業務用プリンターvsレーザーコピー機｜価格・印刷単価・用途別に比較

「複合機の基礎知識」記事一覧 更新日: 2025年12月22日

業務用プリンターvsレーザーコピー機｜価格・印刷単価・用途別に比較

業務用プリンターやコピー機（複合機）の導入を検討していて、こんな疑問や不安はありませんか？

業務用の印刷環境は、一度導入すると数年単位で使い続けることが多く、選び方次第で印刷コストや業務効率に大きな差が生まれます。なんとなく機種を選んでしまうと、「印刷が遅い」「ランニングコストが想定より高い」といった不満につながることも。

だからこそ、ムダなく導入するには、自社の印刷枚数・カラー比率・業務内容に合わせて、プリンターとコピー機の役割や費用感を整理したうえで選ぶことが重要です。

そこでこの記事では、業務用プリンターとレーザーコピー機の違いを整理しながら、価格帯や印刷単価、向いている使い方を比較し、プリンターで十分なケースとコピー機を選ぶべきケースを分かりやすく解説します。

さらに導入前にチェックしたいポイントや、業務用コピー機・プリンターの最適な構成を検討する際の考え方もお伝えしますので、ぜひ最後までご覧ください。

業務用プリンターとレーザーコピー機の違いとは？

業務用プリンターとレーザーコピー機（複合機）は、見た目が似ていても役割や得意分野が異なる別のオフィス機器だと考えると整理しやすくなります。

同じ「印刷する機械」でも、プリンターは主にパソコンからの出力専用、コピー機（複合機）はコピー・FAX・スキャンなどを1台にまとめた統合機という位置づけです。そのうえで、インクジェットかレーザーかによって、印刷方式やコスト構造も変わります。

このセクションでは、業務用プリンターとレーザーコピー機の基本的な考え方や仕組み、オフィスでの役割の違いをはじめて検討する方にも分かりやすく整理します。

「プリンター＝単機能／複合機＝統合」という基本の考え方

業務用機器を選ぶときは、まず「プリンター＝単機能」「複合機＝コピーやFAXなどをまとめた統合機」という前提を押さえておくことが大切です。

一般的に、プリンターはパソコンやスマホからの印刷に特化した機械で、コピー機やスキャナー機能を持たないものを指します。一方、コピー機や複合機は、紙の原稿をそのまま複製するコピー機能に加えて、FAX送信やスキャン、場合によってはクラウド連携などもまとめて搭載しているのが特徴です。

オフィスでは、「とりあえず印刷できればよい」という場面もあれば、「紙の書類をコピー・FAX・スキャンして共有したい」という場面もあります。どちらを重視するかによって、単機能プリンターで足りるのか、複合機が必要なのかが変わってきます。

このように用語を整理しておくと、カタログや見積書を見たときに自社が検討すべき機種の種類が分かりやすくなり、「印刷だけでよいのか、それとも複合機が必要なのか」を迷わず判断しやすくなります。

インクジェット方式とレーザー方式の仕組みの違い

印刷品質やスピード、ランニングコストは、インクを直接吹き付けるインクジェット方式か、トナーを熱で定着させるレーザー方式かによって大きく変わります。

インクジェットプリンターは、液体インクを微細な粒として用紙に吹き付ける方式です。写真やグラデーションに強く、色の再現性が高い一方で、普通紙ではインクがにじみやすく、連続印刷のスピードはレーザーより遅くなりがちです。

これに対してレーザー方式は、トナーと呼ばれる粉末を静電気で用紙に付着させ、熱と圧力で定着させる仕組みです。文字のくっきり感や連続印刷のスピードに優れ、大量印刷やビジネス文書で力を発揮します。

方式の違いを理解しておくと、「写真やデザイン重視なのか」「文書を大量に出力するのか」といった自社の用途に合わせて、インクジェットかレーザーかを迷わず選びやすくなります。

オフィスでの役割の違い（少量カラー vs 大量印刷）

オフィスでの役割を整理すると、業務用プリンターは少量のカラー印刷や個別用途向け、レーザーコピー機は日常的な大量印刷や書類運用の中核を担う存在と考えるのが分かりやすいです。

たとえば、営業資料やチラシをときどき印刷したい、小規模オフィスや個人事業主で利用したいといった場合は、インクジェット方式の業務用プリンターでも十分に対応できます。

一方で、日々の請求書や社内資料を一気に印刷する、拠点全体で共有して使うといった環境では、レーザー方式のコピー機（複合機）のほうが安定して運用しやすくなります。

このように役割をイメージしておくことで、「まずはプリンターで様子を見るのか、最初からレーザー複合機を導入するのか」といった導入方針を決めやすくなります。

業務用プリンター（インクジェット）の特徴

業務用プリンター（インクジェット）は、レーザーコピー機と比べて本体価格が安く、少量のカラー印刷に向いた導入しやすい機器です。

写真やイラストを含むカラーチラシ、プレゼン資料などをきれいに印刷できる一方で、大量印刷や高頻度の利用にはあまり向かないという特徴があります。まずは小さく始めたい個人事業主や小規模オフィスと相性が良い方式です。

このセクションでは、業務用インクジェットプリンターのメリットと注意点を整理しながら、どのような使い方を想定して導入すべきかを解説します。

本体価格が安く導入しやすいというメリット

業務用インクジェットプリンターは、レーザーコピー機と比べて本体価格が抑えられており、初期費用をできるだけ軽くしたいオフィスでも導入しやすいことが大きなメリットです。

レーザー方式の複合機は、コピー・FAX・スキャンなど多機能である分、どうしても本体価格が高めになりがちです。これに対してインクジェットプリンターは、印刷専用に絞ることで構造がシンプルになり、導入コストを抑えやすくなります。

特に、開業したばかりの事務所や従業員数が少ないオフィスでは、「まずは最低限の印刷環境があれば十分」というケースも少なくありません。そのような場合、はじめから高価な複合機を導入するのではなく、インクジェットプリンターからスタートする選択肢も有効です。

このように導入段階や予算の状況を整理したうえで、「今はプリンターで十分か、それとも早めに複合機が必要か」を見極めておくと失敗が少なくなります。

写真やカラー資料をきれいに印刷したい場合

写真やイラストを含む資料をよく印刷するなら、インクジェット方式の業務用プリンターは色の再現性に優れ、きれいなカラー印刷に向いていると考えてよいです。

インクジェットは液体インクを細かく吹き付ける方式のため、グラデーションや微妙な色の違いを表現しやすく、写真入りのチラシやカラーパンフレットなども自然な仕上がりになりやすい特徴があります。社内向けの簡易なチラシから、来客向けのご案内資料まで、少量であれば十分実用的な品質が期待できます。

一方で、普通紙に大量に印刷すると、用紙の種類によってはインクのにじみや乾きにくさが気になる場合もあります。写真品質を重視する場合は、対応している写真用紙・厚紙なども含めて確認しておくと安心です。

少量のカラー印刷が中心であれば、「インクジェットで品質を確保しつつ、量が増えてきたらレーザー複合機を検討する」という段階的な導入も有効です。

インクコストと大量印刷時のデメリット

インクジェットプリンターは導入しやすい一方で、印刷枚数が多くなるとインク代がかさみ、1枚あたりのコストが割高になりやすいというデメリットがあります。

インクカートリッジはレーザートナーと比べて容量が小さいものが多く、大量印刷を行うと交換頻度が高くなります。その結果、インク代の累計が増えるだけでなく、交換の手間やインク在庫の管理にも時間がかかるようになります。

また、毎日多くの印刷を行う環境では、プリンター本体の耐久性も重要です。インクジェットプリンターは少量〜中量印刷を前提としたモデルが多いため、月間印刷枚数が多いオフィスでは、早い段階でレーザー複合機への切り替えを検討したほうが結果的にコストを抑えられるケースもあります。

このように印刷枚数やカラー比率を把握しておけば、インクジェットのまま運用を続けるのか、レーザー複合機に切り替えるべきかを判断しやすくなります。

価格帯と印刷単価で比べる「プリンターvsレーザーコピー機」

業務用プリンターとレーザーコピー機（複合機）を比較するときは、本体価格だけでなく1枚あたりの印刷単価や月額コストまで含めて見ることが重要です。

プリンターは初期費用を抑えやすい一方で、印刷枚数が増えるとインク代がかさみ、レーザー複合機は本体価格が高めでも印刷単価が安くなる傾向があります。どちらが有利かは、オフィスでの印刷量や使い方によって変わります。

このセクションでは、本体価格・印刷単価・3〜5年のトータルコストという3つの視点から、プリンターとレーザーコピー機の費用感の違いを整理します。

業務用プリンターとレーザー複合機の本体価格イメージ

業務用プリンターとレーザー複合機を比べると、初期費用は業務用プリンターのほうが抑えやすく、レーザー複合機はそのぶん機能と耐久性に投資するイメージになります。

インクジェットを中心とした業務用プリンターは、印刷専用に絞っているため本体価格が比較的抑えられています。これに対してレーザー方式の複合機は、コピー・FAX・スキャン機能や高速印刷を備えたオフィスの中心機として設計されているため、総じて価格帯は高めです。

また、複合機は購入だけでなくリースで導入されることが多く、月額で均して支払うケースも少なくありません。「本体価格だけを見るか」「リース料金として月額で捉えるか」によっても、費用の印象は変わります。

導入時には、「初期費用を抑えたいのか、業務の中心機としてしっかり投資するのか」を整理してから機種選びを考えることが大切です。

1枚あたりの印刷単価と月額コストの目安

ランニングコストの観点では、少量印刷なら業務用プリンターでも十分ですが、枚数が増えるほどレーザーコピー機のほうが1枚あたりの印刷単価を抑えやすいと考えるのが一般的です。

インクジェットはインクカートリッジの容量が小さく、カラー印刷が多いと交換頻度が増えます。そのため、1枚あたりのインクコストはレーザー方式より高くなりがちです。一方でレーザー複合機は、トナーの容量が大きく、モノクロ文書の大量印刷に強いため、印刷単価を抑えやすくなります。

印刷単価と月額コストをイメージするうえでは、「モノクロ中心かカラー中心か」「月間印刷枚数はどの程度か」が大きな判断材料になります。

月額コストを見積もるときは、「想定する1枚あたり単価 × 月間印刷枚数」に加えて、保守料金やトナー・インク代も含めて考えることがポイントです。

3〜5年使ったときのトータルコスト比較

3〜5年といったスパンで見ると、初期費用が安いプリンターよりも、印刷量によってはレーザーコピー機のほうがトータルコストを抑えられるケースが少なくありません。

プリンターは本体価格が安いため導入しやすいものの、インク代や故障リスクを含めると、印刷枚数が多いオフィスではランニングコストが積み上がりやすくなります。逆にレーザー複合機は、本体価格やリース料金こそ高めでも、カウンター保守契約で印刷単価を管理しやすく、長期的にはコストが安定しやすいのが特徴です。

トータルコスト（TCO）を比較する際は、「本体価格またはリース料金」「インク・トナーなど消耗品」「保守・メンテナンス」「故障時のダウンタイム」をセットで考える必要があります。

このように3〜5年単位で費用とリスクを整理しておくと、「いま安い選択」ではなく「長く見て納得できる選択」がしやすくなり、結果としてムダな入れ替えや買い直しを防ぎやすくなります。

▼ 複合機・コピー機のリース料金や料金相場を比較して選びたい方はこちら

どっちを選ぶ？プリンターで十分なケース／コピー機が安心なケース

業務用プリンターとレーザーコピー機（複合機）のどちらを選ぶかは、オフィスの規模や印刷枚数・必要な機能によって最適な答えが変わります。

「なんとなく高機能な複合機を入れておけば安心」と考えがちですが、実際にはプリンターで十分なケースもあれば、逆に複合機を選ばないと後から不便になるケースもあります。まずは自社の状況を客観的に整理していくことが大切です。

このセクションでは、業務用プリンターが向いているケースとコピー機（複合機）が安心なケース、それぞれの条件を整理しながら、迷ったときにチェックしたい判断基準を解説します。

業務用プリンターが向いているオフィスの条件

業務用プリンターが向いているのは、「印刷枚数が多くなく、コピーやFAXの利用頻度もそれほど高くない小規模オフィスや個人事業主」のような環境です。

たとえば従業員数が数名〜10名程度で、月間印刷枚数もそれほど多くない場合、複合機をフル活用する場面が少ないことも珍しくありません。チラシや提案資料をときどきカラーで印刷できれば十分というオフィスでは、インクジェットの業務用プリンターで必要な業務をまかなえるケースが多いです。

また、メイン拠点には複合機があり、サテライトオフィスや在宅ワーク用に「ちょっとした印刷環境」を用意したい場合にも、業務用プリンターは相性がよい選択肢になります。

このような条件に当てはまる場合は、まずは業務用プリンターでスタートし、印刷量や業務内容の変化に応じて複合機の導入を検討する段階的な運用が有効です。

レーザーコピー機（複合機）を選んだ方がよい条件

一方で、レーザーコピー機（複合機）を選んだほうがよいのは、「日常的に文書を大量印刷し、コピー・FAX・スキャンもまとめて使う中核拠点のオフィス」です。

たとえば、請求書や契約書、社内資料などを毎日のように印刷・コピーするバックオフィス部門や、店舗・営業所など複数のスタッフが1台を共有して使う環境では、プリンターでは追いつかず、レーザー複合機の高速印刷と耐久性が大きなメリットになります。また、FAX送受信やスキャンデータの共有が日常的に発生する業務では、複合機に機能をまとめておくことで運用がシンプルになります。

加えて、セキュリティやログ管理の観点からも、ユーザー認証や印刷履歴管理などの機能を備えた複合機のほうが安心なケースが増えています。

このような条件に当てはまる場合は、「多少初期費用が高くても、レーザー複合機を導入して安定稼働とコストの見通しを優先する」ほうが結果的に安心と言えます。

迷ったときの判断基準（枚数・人数・業務内容）

プリンターとコピー機のどちらにすべきか迷ったときは、「印刷枚数」「利用人数」「業務内容」の3つを基準に整理すると判断しやすくなります。

まず、月間印刷枚数がどの程度かを把握することで、インクジェットでも問題ないレベルなのか、レーザー複合機を前提に考えるべきレベルなのかがおおよそ見えてきます。次に、その機器を何人ぐらいで共有するのか、コピーやFAX、スキャンがどのくらいの頻度で必要なのかを確認します。

最後に、「今だけ」でなく今後3〜5年を見据えて、事業の拡大や拠点数の増加によって印刷量や利用シーンがどう変わりそうかを考えておくと、短期間での入れ替えを避けやすくなります。

この3つの観点をチェックしておけば、プリンターとコピー機のどちらが自社の状況に合っているかを、感覚ではなく条件に基づいて判断しやすくなります。

導入前にチェックしたい業務用コピー機選びのポイント

業務用コピー機を選ぶときは、月間印刷枚数やカラー比率、リース料金や保守体制などの条件を事前に整理しておくことが重要です。

同じコピー機でも、印刷量や使い方によって適したクラスや契約条件が変わります。導入後に「思ったよりコストがかかった」「サポートが足りない」とならないように、基本となるチェックポイントを押さえながら比較することが大切です。

このセクションでは、印刷枚数やカラー比率・用紙サイズ、契約・サポート条件、将来の拠点拡大まで含めて、導入前に確認しておきたいコピー機選びのポイントを整理します。

月間印刷枚数・カラー比率・用紙サイズ

業務用コピー機選びの出発点は、月間印刷枚数・カラー比率・使用する用紙サイズを具体的に把握することです。

まず、1か月にどのくらい印刷・コピーを行っているかを把握することで、必要な印刷速度（枚数/分）や耐久性のクラスが見えてきます。次に、モノクロが中心なのか、カラー印刷の比率が高いのかを確認すると、モノクロ機かカラー機か、どの料金プランが適しているかを判断しやすくなります。

さらに、A4だけで足りるのか、図面や資料でA3を使うことがあるのかといった用紙サイズも事前に整理しておく必要があります。用紙サイズの要件を間違えると、後から別機を追加せざるをえないケースも出てきます。

このように印刷枚数・カラー比率・用紙サイズを整理しておくことで、自社の利用実態に合ったクラスと機能を持つコピー機を選びやすくなります。

リース料金・保守契約・サポート体制

次に重要になるのが、リース料金やカウンター料金といった費用条件に加え、保守契約やサポート体制をセットで確認することです。

コピー機は本体を導入したら終わりではなく、長期間にわたって使い続ける機器です。そのため、月々のリース料金やカウンター料金（1枚あたりの保守料金）のほか、トナー代の扱い、故障時の対応スピード、対応エリアなども含めて比較する必要があります。

特に、印刷トラブルが長時間続くと業務が止まってしまう可能性があります。どの程度の時間で駆けつけてもらえるのか、電話やリモートサポートでどこまで対応してもらえるのかといった点も、事前に確認しておきたいポイントです。

これらの条件をリース料金だけでなくセットで比較しておくと、「月額は安いがサポートが弱い」といったミスマッチを避け、安心して使い続けられる契約を選びやすくなります。

将来の拠点追加や増設まで見据えた選び方

コピー機の導入は、現在の状況だけでなく、将来の拠点追加や人数増加も見据えて選ぶことが重要です。

いまは小規模オフィスでも、数年のうちに社員数が増えたり、新しい拠点や店舗を開設したりする計画があれば、そのときにどのようにコピー機を増設していくかを事前に考えておく必要があります。ネットワーク構成やクラウド連携なども含めて設計しておくと、後から機器を増やしたときもスムーズに運用できます。

また、本社・支店・在宅拠点など複数の拠点を持つ場合は、機種やメーカーをある程度そろえておくことで、管理やサポート窓口を一本化しやすくなります。

このように中長期の計画も踏まえて検討しておくと、コピー機を単なる「1台の機械」としてではなく、拠点全体の文書運用を支えるインフラとして位置付けて選べるようになります。

▼ 中古複合機のメリット・デメリットや選び方を押さえたい方はこちら

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まとめ

業務用プリンターとレーザーコピー機（複合機）は、「少量のカラー印刷中心」か「大量印刷と複合機能重視」かで役割が分かれます。自社の印刷枚数や業務内容に合わせて、どちらを主役にするかを整理しておきましょう。

月間印刷枚数やカラー比率、用紙サイズ、リース料金・カウンター料金、保守・サポート体制、将来の拠点追加まで確認しておくことで、3〜5年単位でも納得しやすい選択ができるでしょう。

どちらを選ぶか判断に迷うときは、条件を書き出して整理しつつ、業務用コピー機やプリンターに詳しい私たちOFFICE110に相談して、自社に合った構成を一緒に検討することをおすすめします。