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オフィスの移転は大きなプロジェクトですが、中でも特に重要なのが「電話（ビジネスフォン）の移設」です。
しかし、電話移設工事を行うにあたって「どこにどうやって申し込めばいいのか」「いつから準備すればいいのか」「電話番号をそのまま利用できるのか」と疑問が浮かぶかもしれません。
そこで今回は、オフィスや店舗などビジネス現場での電話移設工事に関して、確認すべきポイントや申し込み方法、費用相場、注意点までわかりやすく解説します。
申し込みから工事完了までのステップを把握しておけば、オフィス移転に伴う電話移設という難題をスムーズに終えられるでしょう。
電話の移設はプロにお任せする工事ですが、電話移設を申し込む前に確認すべきことがいくつかあります。 最初に、利用者が事前に確認・把握しておくべきことを3つご紹介します。
まずはじめに、移転先で現在の電話番号が利用できるかどうかを調べましょう。 基本的に、今と同じ市区町村であれば現在の電話番号が使えますが、別の市区町村や異なる都道府県への移動では変わることがほとんどです。
移設に伴って電話番号が変わるかどうかは、NTT東西の公式サイトを参照するか、局番なしの「116」への電話で確認できます。
詳細は以下のとおりです。
電話移設の前には、現在の電話回線の種類の確認も必要です。 なぜなら回線の種類によっては、移設時に手続きの違いが生じるためです。
主な電話回線の種類は下記のとおりとなります。
どの回線を利用しているかわからない場合は、局番なしの「116」への電話や料金明細より確認できます。
また、移設を機に、電話回線の見直しもおすすめです。 新しいオフィスの環境に合わせ、最適な通信手段を選択すると業務の効率化が図れるでしょう。
電話移設の前には、現在契約している事業者も確認しましょう。 電話移設工事については、基本的に現在契約中の事業者に問い合わせる必要があるためです。
移設手続きの流れや必要書類、期間などは事業者ごとに異なるため、料金明細や契約書を確認し、事業者の連絡先を調べておきましょう。
必要事項を確認したら、電話移設工事を申し込みましょう。 ここからは、事務所移転などに伴う電話移設工事の流れを解説します。
最初に、電話回線を扱う通信事業者に移設を申し込みます。 移設の申し込みは、電話番号が変わらない場合・変わる場合で以下のように手順が異なります。
電話番号が変わらない場合、現在契約している通信事業者に問い合わせます。 電話移設後も同じ事業者との契約を継続できます。
電話番号が変わる場合、まず移転先で契約する通信事業者に新規の申し込みをします。
その後、今の通信事業者で解約手続きを行います。 NTT東日本とNTT西日本のエリアをまたぐ移転などで必要になる手続きです。
つづいて、事業者や専門業者と日程調整を実施します。 具体的には、まずオフィスの移転日を確定させ、日程に合わせて専門業者と連絡を取ります。
たとえば、オフィスのレイアウトや電話線の配置など、細かいニーズを事前に伝えることで、工事がスムーズに進行するでしょう。 また、繁忙期や特定の時期には事業者の予約が混み合う可能性があるため、余裕を持って調整を行うことが肝心です。
つづいては、ビジネスフォン（オフィスの電話システムの総称）の移設準備です。 現在の事務所からビジネスフォンの撤去を行いますが、その前にいくつか重要な手順があります。
まず、ビジネスフォンシステムの構成要素と現在の設定を確認し、撤去に必要な手順や設備を整理しましょう。 たとえば、多くのオフィスでは、主電話機・サブ電話機・サーバー・配線などが組み込まれています。
これらの機器を適切に撤去しなくてはいけません。 加えて、移設を担当する業者に現在のシステムの詳細を伝えることで、移転先での再設置がスムーズに行われます。 特に、設定や機能に関する情報を正確に伝えるようにしましょう。
つづいては、移転先へのビジネスフォンや回線設置工事です。 外から電話線を引き込む工事で、主にNTTが担当します。
工事の所要時間は、電話線の有無やオフィスの場所、設計によって異なるものの、小規模オフィスなら1時間以内で済むこともあります。
電話回線を引き込んだ後は、ビジネスフォンを設置するための電話工事が始まります。 室内の配線や電話機の設置、主装置の設定などです。
所要時間は、工事する地域や建物の種類、電話機の数などによりさまざまですが、電話機5台で3〜4時間程度、10台で1日以内としている業者が多く見られます。
自社オフィスに必要な設定をすべて完了するために、立ち会いや動作確認が必要になることがあります。
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それでは、電話移設工事にかかる費用相場はいくらぐらいなのでしょうか？ NTTが公表している工事費や、一般的な工事業者の相場をご紹介します。
NTTなどが扱う通信事業者には、回線を引き込む工事費用を支払う必要があります。 一例として、NTTの工事費用・工事項目は以下のとおりです。
費用の総額は、これらの工事を合わせて最低でも22,000円からとなります。
電話回線引き込みに加えて、ビジネスフォンや周辺機器の設置工事費用が発生します。 電話工事の費用相場は以下のとおりです。
電話工事には材料費や人件費、主装置の設置費などが含まれます。 これらの費用を合計すると、総額は約4万円から10万円程度になることが一般的です。
業務に支障をきたさず電話移設工事を終えるには、よい計画と各種変更への適切な対応が必要です。 そこで続いては、電話移設工事の際の注意点を解説します。
電話移設の手続きは、必ず１ヶ月以上前に行いましょう。
電話工事は複雑で、工事内容やスケジュール決定までに多大な時間を必要とするためです。 NTTの公式サイトでも１ヶ月前の手続きを強く推奨しています。
また、12月や年度末にあたる2〜4月は、会社や事務所の移転・新規立ち上げが多く、電話回線工事も集中しやすいため注意が必要です。
前もって申し込んだつもりでも、すでに予約が埋まり希望の日程が取れないケースも多くあります。 できるだけ、１ヶ月以上の余裕を持たせて移設工事を申し込みましょう。
電話移設工事では、できる限り移転日に合わせて工事日程を設定しましょう。 理由は以下の2点です。
1つ目は、移転の準備と並行して電話工事の手配を行うと、移転後すぐに業務を開始できるようになるためです。 移転日と電話工事日が異なると、移転は終わってもしばらく通話できない期間が発生してしまいます。
2つ目は、他の移転関連工事との調整がしやすくなるためです。 できる限り同日に工事をまとめて実施すれば、移転の手間と期間を最小限に抑えられます。
ただし、やむを得ず別日で電話工事を行う必要があるケースもありますので、その場合には出来るだけ早期に回線工事を終えておくとよいでしょう。
電話移設工事を計画する際、工事が間に合わない場合の対策を立てることも重要です。
移転日に電話システムが使用できない状況を想定し、事前に代替手段を用意しておくことで、業務の中断を防ぐことが可能です。
具体的な対策の一つとして、ボイスワープ設定があります。 ボイスワープとは、かかってきた電話をあらかじめ設定しておいた電話番号に転送するサービスです。
例えば、移転日に工事が間に合わない場合、既存のオフィスの電話番号から社員の携帯電話に転送設定をすれば、会社にかかってきた電話を受けることができます。
このような対策を講じることにより、もし移転日に電話システムの設置が間に合わなくても、業務に大きな影響を与えずに済みます。
NTTの電話サービスを利用している場合、事務所移転に伴う電話番号変更の際は、NTTの無料アナウンスサービスを活用しましょう。
このサービスを利用すると、移転前の旧番号に電話がかかってきた際、最大３ヶ月間、NTTの交換機が自動で「この番号は○○-○○○○に変更になりました」といった新番号への案内アナウンスを流してくれます。
これにより、番号変更にともなって顧客や取引先からの電話がつながらなくなるリスクを軽減できるため、ビジネスチャンスを逃す心配もありません。
オフィス機器全般を専門的に扱っている「OFFICE110」は、オフィスの電話機移設に関してお客様に最適な電話工事をご提案します。
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電話移設工事は複雑ですが、下調べと事前準備でスムーズに終えられます。 移設工事の流れや電話機・周辺機器の配置、注意点も踏まえて、計画的な移設を行いましょう。
今回ご紹介したポイントを参考に、無駄なく効率的な移設が実現できれば幸いです。 綿密な準備をしておけば、新しいオフィスでの業務再開もスムーズに始められるでしょう。
