電話工事の勘定科目とは？設備の耐用年数・計上の基礎を簡単解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

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電話工事の勘定科目とは？設備の耐用年数・計上の基礎を簡単解説

ビジネスフォンを導入した際、経費担当者の中にはこのように不安に思う方も多いはずです。
なぜならビジネスフォンの新設や移設は、規模が大きければ大きいほど金額も高くなり、税務署が特に注目して確認する可能性が高いからです。

勘定科目を間違えて会社に不利益が生じてしまえば、自責の念に駆られてしまうことでしょう。
では、ビジネスフォンの新設や移設で発生した電話工事の費用は、どの勘定科目で登録すればよいのでしょうか？

特に電話工事と電話設備の勘定科目に焦点を当て、それぞれの法定耐用年数や会計上の取り扱いについて詳しく解説します。

電話機一式の価格によって異なる会計処理の方法、間違った勘定科目への記入がもたらすリスクとその対策についても触れ、企業が適切な財務管理を行うためのガイドラインを提供します。

勘定科目の概要

ビジネスフォンを設置するために電気工事を行ったら、その費用を経費として計上する必要があります。

しかし、事務を初めて間もない方は、仕訳にどの勘定科目を入力すべきかわからないこともあるでしょう。

その理由は、ビジネスフォン1台分は安いもののトータルで見ると高額であったり、どこまで項目を振り分けるかわからなかったりすることなどが挙げられます。

勘定科目とは

そもそも勘定科目とは、会社や個人の財務状況を把握するために、財務情報を分類するための項目のことです。
収入や支出、資産、負債などがそれぞれの項目として設定されます。

勘定科目の役割

勘定科目は、会計処理において収支や資産負債の変動を記録し、財務報告書や決算書を作成する際に使用されます。
正確な勘定科目の設定は、会社の財務状況を正しく把握するために重要です。

勘定科目をそれぞれの項目に正確に振り分けるメリットは、何にどのくらいお金を使っているかわかる点です。

例えば経費を削減したい場合、必要以上にお金がかかっている項目から削減を始めるでしょう。
しかし、勘定科目が設定されていなければ、経費を削減できそうな項目がわかりません。

収支や資産負債の変動を記録するためにも、勘定科目は正しく記入しましょう。

電話工事の勘定科目・設備の法定耐用年数とは？

電話工事の勘定科目は通信費・修繕費・支払手数料です。
会社によって勘定科目が異なるため、どちらに統一するか決めておきましょう。

また、金額を入力する際は法定耐用年数にも注意してください。

耐用年数とは、固定資産として使える期間のことです。
購入品が高額の場合は、耐用年数に応じて配分した費用を計上する減価償却を行います。

電話工事の勘定科目

電話工事費用は「通信費」を使用してください。

会社によっては「修繕費」「支払手数料」として勘定することもあります。
どの項目が正確という明確な基準はありませんが、税務署から指摘を受けないか不安に感じられる際には「通信費」としておくのが無難です。

電話開設工事費として工事費と電話料金が一緒に請求された場合は合算し、借方に「通信費」、貸方に「普通預金」と記入しましょう。
支払い方法が現金の場合は「普通預金」ではなく「現金」としてください。

リース契約で本体代と工事費を合わせて毎月支払う場合は、「リース料」もしくは「賃貸料」を使用します。

電話機本体の費用に関しては、消耗品費もしくは備品として計上します。
100,000円未満が消耗品費、100,000円以上が備品です。

なお、ビジネスフォンは電話機端末と主装置がセットです。
これらは1単位として取引されるものと判定されるため、勘定科目を分けることができません。

電話設備の法定耐用年数

電話工事費用を仕訳する際、電気設備と混同してしまうことも少なくありません。
間違えて仕訳しないためにも、電話設備の法定耐用年数について説明します。

電話設備の法定耐用年数は、電話機一式（主装置と電話機）と電話ケーブルで異なります。

電話ケーブルの法定耐用年数は、10年と定められています。
ビジネスフォン本体は6年ですが、電話ケーブルは10年のため間違えないようにしましょう。

なお、光ケーブルに関しては平成14年に耐用年数が廃止されています。

そのほかの法定耐用年数について知りたい方は、国税庁の確定申告等作成コーナーにあるよくある質問からお探しください。

電話設備は固定資産として計上できる？

電話機一式にかかった費用が100,000円を超える場合は、「固定資産」として扱われます。
しかし、100,000円以下の場合は固定資産として扱えません。

また、金額によっては損益算入も可能です。
3つの条件についてそれぞれ詳しく解説します。

電話機一式が10万円未満の場合

電話機一式が100,000円未満の場合、「消耗品費」として計上します。
この場合、損金として損金算入が可能です。

損金算入とは損金（税務上のマイナス）を算入することです。
会計計算上は費用とされませんが、税務計算上では損金とされ、会社の利益から損金を減産するため法人税を減らすことができます。

電話機一式が10万円以上30万円未満の場合

電話機一式が100,000円以上300,000円未満の場合、備品費として計上します。

本来は、減価償却か一括償却が必要です。
ただし、「中小企業者の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」の条件に当てはまれば損益参入ができます。

電話機一式が30万円以上の場合

電話機一式が300,000円以上の場合は資産であるため、備品費として計上します。
この場合、耐用年数に応じた減価償却が必要です。

電話設備（ビジネスフォン）の法定耐用年数は6年と定められているため、導入時の費用は6年間に分割して経費計上してください。
なお、中古の場合は（6年－経過年数）＋経過年数×20％で耐用年数を計算します。

電話工事費や機器代を計上するタイミング

費用を仕訳する際、発生時期に基づいて計上することが基本です。
そのため、電話工事も電話代も請求書が到着したときに計上します。

ただし、料金発生時とずれが生じることもあります。
ずれが生じた際は少し書き方が異なるため、注意してください。

電話工事の費用

電話工事は料金発生時とずれが生じることは少ないため、請求書到着時に経費に計上しましょう。

勘定科目は「通信費」もしくは「修繕費」「支払手数料」などとして、現金で支払った場合は貸方に「現金」、銀行振り込みの場合は「普通預金」と記入します。

銀行振り込みの際、振込手数料が発生したら借方に「支払手数料」として計上しましょう。

ビジネスフォンの機器代金

ビジネスフォンの機器代金も、請求書が到着した時点で計上しましょう。
100,000円以上のビジネスフォンは法定耐用年数が決まっているため、減価償却を忘れずに行ってください。

なお、電話代は後払いであることが多いです。
そのため、料金発生時と支払い時にずれが生じます。

例えば1月に発生した料金を3月に支払う、などです。
決算をまたぐときは「未払費用」を使って通信費に計上しましょう。

例えば3月決算で2月と3月の電話代が未払いの場合、借方に「通信費」貸方に「未払費用」として金額を記入してください。

電話工事の勘定科目を誤って記入した場合のリスク

「勘定科目を間違えるとどうなるのだろう？」と思う方も多いはずです。
そこで、電話工事の勘定科目を誤って記入してしまった際に考えられるリスクについて説明します。

経費科目の中で登録を間違えたケース

勘定科目を間違えても、特に問題がないケースもあります。

例えば消耗品費を福利厚生費として間違えて登録しても、どちらも経費科目の1つにあたるため計算結果に影響がありません。

家計簿で考えると、食費として計上するべきものを外食費として登録してしまうようなパターンです。

最後にはどちらも支出として計算されるため、毎月どのくらいのマイナスがあったのか判断するにはあまり関係ありません。

ただし、勘定科目を間違えると会社を運営するうえで正しい判断ができにくくなります。
例えば、実際は通信費が高いのに消耗品費が高いとなると、経費削減が難しくなるでしょう。

また、ビジネスフォンの電話工事となると金額が大きくなるため、勘定科目を間違えると「理由はわからないがなぜか支出が増えている」状態になります。
減価償却していなければ、さらに金額が増えて混乱してしまうでしょう。

決算後に高額な費用の仕訳を間違ってしまったことが発覚し、会社の売り上げに影響するようであれば、減給やボーナスカットなどの処分が下る可能性もあります。

損益グループと貸借グループを間違えたケース

損益グループは収入科目と経費科目、貸借グループは資産科目・負債科目・資本科目のことです。
損益グループ内で勘定科目を間違えても、税金の額に影響が少ないため気にしなくても問題ありません。

しかし、損益グループで登録するべきものを貸借グループで登録すると、税金の金額に影響が出るため注意しましょう。
ミスを防ぐためには、2人以上でのダブルチェックがおすすめです。

金額が大きいケース

金額が大きい、つまり金額の重要度が高い科目は税務署に追及されやすくなります。
そのため、電話工事にかかった金額が高ければ高いほど、経理担当者は厳格な処理を求められるでしょう。

きちんと登録していても、税務署から確認の電話が入ることがあります。
ビジネスフォンの導入費用は決して安くないため、前年度の経費よりも高額になってしまい不自然に見えることがあるからです。

税務署職員に質問されたとき、ただしく説明できるようきちんと登録すべきグループに計上しておきましょう。

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まとめ

ビジネスフォンを導入した際は、電話機一式と工事費用はそれぞれ別に仕訳してください。

電話機一式は耐用年数によって勘定科目が変わりますが、工事費用の勘定科目は「通信費」で問題ありません。

ただし、会社によっては「修繕費」「支払手数料」として計上することもあります。

初めて導入する場合は「通信費」として問題ありませんが、前任者が「通信費」以外の勘定科目を使用していたのであれば、同様の勘定科目を使用しましょう。

また、勘定科目を誤って記入した際は、いくつかのリスクが発生することが考えられます。

同グループ内で間違えてしまった場合は、あまり問題はありません。
しかし、損益グループを間違えてしまった場合は税金の金額に影響が出てしまうため注意しましょう。