日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）入会のお知らせ｜複合機による文書業務支援の充実へ｜OFFICE110

平素よりOFFICE110をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。

OFFICE110（オフィスイチイチマル）を運営する株式会社ベルテクノスは、このたび、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以下「JIIMA」）に維持会員として入会いたしました。

今回の入会を機に、文書情報の電子化・管理・活用に関する理解を深め、OFFICE110における複合機の選定から導入後の文書業務までを見据えたご提案と情報提供の充実につなげてまいります。

日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）とは

JIIMAは、文書情報マネジメントの普及・啓発に取り組む公益社団法人です。紙や電子データなどの文書を、作成・取得から保存、活用、処分まで組織として管理・運用する考え方を広め、文書情報の適切な活用を支えています。

調査研究、セミナーや刊行物を通じた情報提供、人材育成に加え、JIS原案の作成やISO/TC171の国内審議などの標準化活動にも取り組んでいます。文書を電子化する技術と、それを組織で管理・活用するための知識の両面から、文書業務の向上に関わる活動を行っています。

OFFICE110は、コピー機・複合機の販売から設置、保守まで、企業のオフィス環境を支えています。複合機のスキャン機能は、紙の書類を電子データとして業務へ取り込む身近な入口でもあります。

電子化した文書を日々の業務で使うには、読み取る機能に加え、保存先や共有の方法、担当者が変わったときの扱い方も関わります。機器の機能と、電子化した文書の保存・共有の方法をあわせて考えることが、複合機の導入を文書業務の改善につなげるうえで大切です。

当社は、JIIMAが発信する情報などを通じて理解を深め、業務全体の中で複合機が担う役割を確認する姿勢を大切にします。機器でできることと、社内で決めておく運用を整理し、お客様が導入後の使い方を具体的に考えられるご説明に活かしてまいります。

複合機を選ぶ理由、利用できる機能と条件、導入後の使い方が一つの流れで分かるよう、ご提案・ご説明を充実させてまいります。

扱う書類の種類や枚数、読み取り後に行う作業によって、必要なスキャン機能や使い勝手は異なります。どの書類を、誰が、何のために電子化するかを伺い、現在の作業で困っている点と、見直したい業務の流れを整理します。

印刷量や利用人数だけでなく、保存先や社内での受け渡し方も踏まえ、必要な機能を選ぶ理由をお伝えします。お客様が自社の業務に照らして比較できるよう、日々の文書業務に合った複合機の選定と活用のご案内につなげてまいります。

スキャンした文書を探して使えるようにするには、機器の保存・送信機能と、フォルダーやファイル名、共有する相手などの社内ルールをあわせて考える必要があります。

利用できる機能や連携先は、機種・設定・利用環境によって異なります。機器が対応できる範囲と、お客様側で確認・整理しておく運用を分かりやすくお伝えし、導入後の使い方について認識の行き違いが生じないようご説明してまいります。

文書業務を続けるには、操作方法に加え、保存先や共有の方法が利用する方に伝わり、引き継げることも重要です。導入時には、実際に操作する方や管理する方が迷いやすい点にも目を向けてまいります。

導入・保守に関するご相談から分かった使い方の疑問を、機能説明や活用情報の改善に活かします。文書を取り込んだ後の業務まで見据え、導入後も無理なく使い続けるためのご案内と情報提供に努めてまいります。

文書情報マネジメントへの理解を深めるとともに、その知見を複合機の提案・説明へ反映し、お客様が日々の業務で活用できる支援を整えてまいります。

機器の導入・保守を通じて寄せられる疑問を振り返り、文書を扱う現場で役立つ説明と情報提供を積み重ねます。身近なオフィス機器を支える立場から、文書情報マネジメントの普及と業界の健全な発展に貢献できるよう取り組んでまいります。

OFFICE110は、JIIMAへの入会を新たな機会として、文書情報マネジメントに関する知見を深め、お客様の業務に合った複合機の導入と活用を支援してまいります。コピー機・複合機の選定や入れ替えをご検討の際は、お気軽にご相談ください。

今後ともOFFICE110をご愛顧賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。