多機能電話機とは？一般電話機との違い・機能・メリット【最新】

「多機能電話機という言葉は聞いたことあるけど、多機能電話機とはどんな電話機のこと？」疑問に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこでこの記事では、多機能電話機と一般電話機（家庭用電話機）の違いや、多機能電話機を使うメリットなどを解説します。

さらにおすすめのメーカーや機種も紹介しますので、多機能電話機の購入を検討している方はぜひ参考にしてください。

多機能電話機とは？

多機能電話機とは「ビジネスフォンの標準電話機」のことです。

多機能電話機は、一般の電話機にはない機能が搭載されていることから多機能電話機と呼ばれるようになりました。

昔の家庭用電話機は使える機能が少なく、電話をかけるくらいしかできなかったところに、あると便利な機能が追加されて誕生したのが「多機能電話機」です。

ビジネスフォンにはコードレスなど、いろいろと種類がありますが、すべてが多機能電話機と言われるわけでなく「その中の標準の電話機が多機能電話機」となります。

多機能電話機が誕生した理由

ここからは、多機能電話機が誕生した理由を紹介します。

電話サービスが始まった当初はひとつの電話回線につき、一つの黒電話しか使用できませんでした。そのため、たくさんの電話回線が必要な企業や役所などでは、その分黒電話もたくさん設置されていたわけです。

それなので当時は電話を取り次ぎたい場合に、その電話機のもとへ受話器を取りに行くか、一度電話を切って黒電話に電話をかけて伝えるしか手段がありませんでした。

これだと電話の取り次ぐことに時間や手間、通話料金もかかるので不便です。

そこで誕生したのが多機能電話機。

多機能電話機は、構内交換機に電話回線を接続し多機能電話機に繋いで内線網を構築できるので、初期のシンプルな機能だけでも大変便利でした。

多機能電話機のおかげで、屋内通話は内線で通話ができて、電話の取り次ぎもとても簡単になったからです。

以上のような理由があり「多機能電話機」が誕生しました。

多機能電話機と一般電話機（家庭用電話機）の違い

多機能電話機と一般電話機（家庭用電話機）の大きな違いは、主装置やPBX（構内交換機）の有無です。

なお主装置とは、外線や内線・内線同士をつなぐ小型交換機のことです。

家庭用電話機は、電話機に直接アナログ回線を接続するのでこの主装置やPBXがありません。

一方、多機能電話機はオフィスに主装置やPBXと接続して使用する必要があることが特徴で、他にもさまざまな便利な機能が使える特徴があります。

そこでここからは、多機能電話機の特徴について詳しく解説します。

主装置と接続することでさまざまな機能を使える

主装置内には複数のユニットが収容されていて、多機能電話機を接続することでさまざまな便利機能を使えます。

ユニット（基板）とは、主装置内に色々なオプション機能を組み込む基盤のことです。

お客様の環境や、業務で使いたい機能に合わせてカスタマイズできる点が大きなメリットです。

しかし「実際にどのような機能が使えるの？」と疑問に思う方も多いと思います。

そこで以下に、多機能電話機で使える主な機能例をまとめました。

このように、主装置があればこその機能を使えるのが多機能電話機と一般電話機の大きな違いです。

多機能電話機の主装置内のユニット例

続いて、多機能電話機の主装置内に収容されるユニットの例を見てみましょう。

ユニットの種類	内容
外線ユニット	アナログ回線・ISDN回線・ひかり回線・050IP電話
内線ユニット	標準電話機・コードレスフォン（アナログコードレスフォン・デジタルコードレスフォン・電話機型コードレスフォン）
単体ユニット	FAX・受付用電話機・ホテル客室電話機
ドアホンユニット	構内放送・ドアホン
IP・SIP系ユニット	スマホ連動・支店間接続

これらのユニットで、多機能電話機の機能をカスタマイズできます。

多機能電話機にはどんな便利機能がある？

多機能電話機には具体的にどんな機能があるのでしょうか。

そこでここからは、代表的な便利機能を紹介します。

外線電話

外線電話とは、外線へ電話をかけたり着信したりする多機能電話機の基本的な機能です。

外線とは、主に外部の回線（ひかり電話、アナログ回線、ISDN回線）との通話を指します。

多機能電話機は、一般電話機と違い複数の回線を同時に使用できるため、外線に「外線1」「外線2」といった番号表記がされているのが一般的です。

「外線1」が通話中の場合は「外線1」のランプが点灯し、その間の発着信は「外線2」を使用するというような仕組みです。

外線の数は回線を契約すれば増やせるので、大量の発着信があるコールセンターなどでは、多機能電話機の外線機能が必須になります。

内線電話

内線電話とは、主装置から接続している電話機同士の通話のことで、略称として「内線」とも呼ばれます。

内線は多機能電話機ならではの機能で、電話の取り次ぎや社内通話で使われるのが一般的です。

内線電話の便利な点をまとめると以下になります。

多機能電話機の各電話機には、2〜4桁の内線番号で振り分けられていて、通話をしたい内線番号をダイヤルすることで内線の発信ができます。

また、階（フロア）ごとに内線番号を分けることができるため、1階は10から、2階は20からといった分けられる便利な使い方が可能です。

例えば、1階が管理部で2階が営業部といったように別の階に部署がある場合、フロアごとに番号を分けていればスムーズに取り次ぎができるため業務効率の向上にもつながります。

さらに外線と内線の着信音は異なるので、内線を着信した相手には内線がかかってきたのがわかる仕組みになっています。

転送機能

多機能電話機は転送機能も充実していて、代表的な転送方法として「内線転送」と「外線転送」の2種類があります。

内線転送

内線転送とは、社内の別の場所にいる社員に取り次ぎを行いたい場合に使う機能です。

一般的な内線転送についての転送方法は次のとおりです。

以上が基本的な内線転送の手順となっています。

内線転送を活用することで、担当者が離れた場所にいる場合でもスムーズに取り次ぎが可能です。

外線転送

外線転送とは、着信があった時に担当者が社外にいる場合に携帯に電話を転送する機能です。

外線転送の基本的な手順は次のとおりです。

外線転送を利用すれば担当者が社外にいなくても電話を取り次げるため、外回りの営業が多い会社におすすめの機能となっています。

自動応答機能（IVR）

自動応答機能（IVR）とは、「Interactive Voice Response」の略称です。自動応答機能を使えば多機能電話機内蔵の音声ガイダンスが自動で応答してくれます。

自動応答の応用で、「品質とサービス向上のため録音させていただきます・・・」「〜に御用の方は◯番を・・・」というようなガイダンスも流せるので以下のようなケースにピッタリな機能です。

ページング機能（構内放送）

ページング機能は、多機能電話機の主装置から出る音声をアンプで拡張して複数のスピーカーから流せる機能になります。

使い方は簡単で、ページング機能に指定しているボタンを押して電話機に向かって喋るだけです。

構内が広い工場で「〇〇さん、〇番にお電話です」というように電話を取り次いだり、ショッピングモールなどでは館内放送として使われたりしています。

通話録音機能

多機能電話機の通話録音は、長時間の録音や複数の電話機で同時録音など、家庭用電話機よりも大幅に拡張できる機能です。

また、録音のタイミングを細かく設定できて、以下のような設定もできます。

メモが取れない状況で音声を残したり、電話受付の品質向上やトラブル解決に役立てられます。

留守番電話機能

多機能電話機の多彩な留守番電話機能も便利です。多機能電話機では、家庭用電話機よりも長時間の録音が可能です。

さらに多機能電話機には、「お待たせメッセージ機能」もあります。

お待たせメッセージ機能とは、電話をかけてきた相手に対して一定時間経過しても応答できない場合に、かけてきた相手に自動的にメッセージを流して待ってもらえる機能です。

顧客や取引先からかかってきた電話に話し中ですぐに対応できない場合に、とても便利な機能となっています。

多機能電話機を使うメリットは？

多機能電話機のさまざまな機能を紹介しましたが、それらの機能を使う具体的なメリットも気になりますよね。ここからは多機能電話機を使うメリットを解説します。

同じ電話番号を複数の電話機で同時に通話できる

多機能電話機ならではのメリットは、同じ電話番号を複数の電話機で使えることです。例えば、多数の電話機を同時に使用するコールセンターなどでは必須の機能になっています。

小規模の事業所でも2人以上が同じ電話番号を同時に使えなければ、電話が使えない間に営業や仕事などの機会を失う可能性があります。

離れたフロアの社員にも迅速に電話を取り次げる

2つ目のメリットは、離れたフロアの社員にも迅速に電話を取り次げるので業務を大幅に効率化できることです。

多機能電話機なら、電話を取り次ぐ際に通話を保留して、担当者が該当の外線を取るだけでそのまま通話を取り次げます。わざわざ担当者を呼びに行ったり、一度通話を切って電話をかけ直したりする必要もありません。

コードレスタイプなら広範囲で移動しながら通話できる

コードレスタイプなら、独立アンテナを増設できるので、工場など広い敷地でも移動しながら広範囲で多機能電話機の機能を使えます。

ページング機能と組み合わせると、構内にいる担当者の呼び出しや電話の取り次ぎがワンタッチで可能です。

多機能電話機はどんなビジネスシーンにおすすめ？

続いて、多機能電話機のメリットを活かせるのは、具体的にどんなビジネスシーンなのかみていきましょう。

複数フロアにわたり社員同士の通話が多いオフィス

社員同士の通話が多いオフィスでは多機能電話機の内線が活躍します。複数のフロアがあり従業員も多い企業では、オフィス内の社員同士の通話も多くなりますよね。

例えば、4Fに総務課があり2Fに営業課があるオフィスでは売上や契約の確認でなにかと連絡を取り合うのではないでしょうか。その度にオフィスへ足を運んだり携帯にかけていると、手間や通話料がかかってしまいます。

そこで、多機能電話機の内線を使えばすぐに相手を呼び出せる上に通話料が発生しません。

事務所で受けた電話を外出中の社員に取り次ぎたいシーン

小規模オフィスや従業員が少ない会社を含め、営業回り中の社員宛に事務所へ連絡を受けることはよくあるのではないでしょうか。そんなシーンで保留転送機能が役立ちます。

保留転送機能とは、通話中の電話を保留にして担当者へ転送する機能です。

多機能電話機をスマートフォンと連携すれば、外出中の社員のスマートフォンにも電話を転送できるので、少人数の事業所でも多機能電話機の機能を活かせます。

複数人で同時に電話を発着信するコールセンターなど

コールセンターには多機能電話機が必須です。必要な回線数を契約すれば同じ電話番号でも大量の電話機で同時に発着信できます。

また、部署ごとに営業終了の案内やガイダンスの設定もできるので、使い方によって従業員の労力も削減が可能です。

工場や倉庫、大型店舗など広い範囲で電話を使いたいシーン

構内が広い工場や大型店舗では、移動しながらの電話や離れた社員との通話も頻繁にしたいというシーンもあるでしょう。コードレスタイプならアンテナを増設すれば、その分広範囲で多機能電話機の機能が使えます。

また、構内放送が可能なページング機能を使えば工場内での呼び出しや、ショッピングモールの館内放送にも応用可能です。

多機能電話機のおすすめメーカーと機種を厳選

多機能電話機を導入したいときに、メーカーや機種に悩んでしまうのではないでしょうか。

ということで、今までビジネスフォンなどを12万社以上の企業に導入してきたOFFICE110が、おすすめの多機能電話機のメーカー&機種を厳選しました。

OFFICE110では、お客様のニーズに合わせて新品のビジネスフォンはもちろん、中古も取り扱っています。

多機能電話機（ビジネスフォン）の導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

おすすめ①「NTT」

NTTはビジネスフォンの国内トップシェアメーカーです。ビジネスフォンのシェア率は50％と言われており、シェア率が高いことから他のメーカーよりも中古品が充実しています。

またNTTは販売代理店も多く、大手ならではの安心感やサポート体制も万全です。

NTTの新品・中古のおすすめの機種は次のとおりです。

＞NTTのメーカー詳細ページはこちら＜

おすすめ②「SAXA」

SAXAは、NTTに次ぐビジネスフォンシェア率のメーカーです。

ビジネスフォンの製造に確かな技術力を持っていて、コストパフォーマンスも優れています。SAXAには、コンパクトで薄型なデザインの機種が多いのが特徴です。

SAXAの新品・中古品のおすすめ機種は以下のとおりです。

＞SAXAのメーカー詳細ページはこちら＜

おすすめ③「日立」

日立のビジネスフォンは、電話機の接続台数を拡張しやすく小規模〜大規模オフィスまで対応できます。

また、家電メーカーならではの手に馴染むデザインやシンプルな使い心地も特徴です。

日立の新品・中古品のおすすめ機種は次のとおりです。

＞日立のメーカー詳細ページはこちら＜

まとめ

今回は、多機能電話機と一般電話機（家庭用電話機）の違いや、多機能電話機の便利機能について解説してきました。

多機能電話機とは「ビジネスフォンの標準電話機」のことで、多機能電話機は一般の電話機にはない機能が搭載されています。

シーンに合わせて多機能電話機の機能をカスタマイズすれば、さらに便利に電話を使えるでしょう。

「OFFICE110」では、多機能電話機の導入に悩まれている方に、低コストで最適な多機能電話機の導入方法をご案内しております。

「どんな多機能電話機が最適かわからない」「低コストで多機能電話機を導入したい」といった悩みがあれば、OFFICE110にご相談ください。