多機能電話機とは？一般電話機との違いや活用方法を徹底解説

多機能電話機について調べていて、こんなことが気になっていませんか？

多機能電話機は、通話機能だけでなく、内線・転送・録音・構内放送などを備えた業務効率化に役立つビジネスツールです。
柔軟なカスタマイズができるため、さまざまな業種・規模の企業で導入されています。

この記事では、多機能電話機の基本機能から活用シーン、導入のポイントまでわかりやすくご紹介します。

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多機能電話機とは

多機能電話機とは、一般的な家庭用電話機よりも多機能で主にビジネス用途に特化した電話機です。

主な特徴として、以下が挙げられます。

多機能電話機は、主装置（PBX）と呼ばれる中央制御装置に接続して使用します。主装置と接続することで、複数台の電話機を連携運用できます。

「多機能電話機」と「ビジネスフォン」は同じ意味で使われることもありますが、厳密には以下のような違いがあります。

最近では、IPネットワークを活用した「IP多機能電話機」が普及し、オフィスや店舗などの電話対応が多い業務現場で活用されています。

ビジネスフォンとは？

多機能電話機と一般電話機の違い

多機能電話機と一般電話機（家庭用電話機）の大きな違いは、主装置やPBX（構内交換機）の有無です。

主装置とは、外線や内線、内線同士をつなぐ小型交換機のことを指します。
家庭用電話機は電話機に直接アナログ回線を接続するため、主装置やPBXは不要です。

一方、多機能電話機は、オフィスで主装置やPBXと接続して使用するのが特徴です。
ここでは、多機能電話機の特徴について詳しく解説していきます。

主装置と接続することでさまざまな機能を使える

多機能電話機は、主装置と接続することで多くの便利な機能を利用できます。
主装置には複数のユニット（基板）が収容されており、これによってさまざまなオプション機能を追加することができます。

ユニットは、主装置に様々な機能を組み込むための基板です。
お客様の環境や業務で必要な機能に合わせて、主装置をカスタマイズできるのが大きなメリットです。

具体的には、多機能電話機では以下の機能が利用できます。

このように、主装置によって、多機能電話機は一般電話機にはない機能を使用できます。

ビジネスフォンの主装置について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

多機能電話機で使われるユニットの種類

多機能電話機は、主装置（PBX）にさまざまなユニット（基板）を搭載することで、必要な機能を拡張できます。
以下に、主装置に組み込まれる代表的なユニットとその用途をまとめました。

多機能電話機は、これらのユニットを用途に応じて組み合わせることで、オフィスの通話環境を柔軟にカスタマイズできます。

ユニットについては以下の記事でも詳しく紹介していますので、ぜひご参考ください。

多機能電話機の主な機能と使い方

ここでは、電話業務に欠かせない7つの機能とその活用方法をご紹介します。

それぞれ詳しく解説していきます。

外線電話

外線電話は、多機能電話機の基本機能で、外部の回線（ひかり電話、アナログ回線、ISDN回線）との通話を指します。

多機能電話機は、一般の電話機と異なり、複数の回線を同時に使用できます。

外線には「外線1」「外線2」といった番号表記がされているのが一般的です。
例えば、「外線1」が通話中の場合、そのランプが点灯し、他の発着信は「外線2」を使用するという仕組みです。

外線の数は回線を契約すれば増やせるため、大量の発着信があるコールセンターなどでは、多機能電話機の外線機能が必須となります。

内線電話

内線電話は、主装置を介して接続している電話機同士の通話を指し、一般的には「内線」と呼ばれます。
多機能電話機の特徴であり、電話の取り次ぎや社内通話に使われます。

内線電話を利用するメリットは以下の通りです。

例えば、1階が管理部、2階が営業部の場合、内線番号をフロアごとに分けることで業務効率が向上します。
また、外線と内線の着信音をそれぞれ設定すれば、内線の着信が一目で判断できます。

転送機能

多機能電話機は転送機能も充実していて、代表的な転送方法として「内線転送」と「外線転送」の2種類があります。

内線転送

内線転送とは、社内の別の場所にいる社員に取り次ぎを行いたい場合に使う機能です。

一般的な内線転送についての転送方法は次のとおりです。

以上が基本的な内線転送の手順となっています。

内線転送を活用することで、担当者が離れた場所にいる場合でもスムーズに取り次ぎが可能です。

外線転送

外線転送とは、着信があった時に担当者が社外にいる場合に携帯に電話を転送する機能です。

外線転送の基本的な手順は次のとおりです。

外線転送を利用すれば担当者が社外にいなくても電話を取り次げるため、外回りの営業が多い会社におすすめの機能です。

自動応答機能（IVR）

自動応答機能（IVR：Interactive Voice Response）とは、電話をかけてきた相手に自動で音声ガイダンスを流す機能です。
あらかじめ設定した番号入力などに応じて、適切な部署や案内に振り分けられるため、電話対応の効率化と顧客満足度の向上に貢献します。

IVRの主なメリットは、以下の通りです。

たとえば、複数の代表番号への着信を自動で振り分けたり、ひとつの電話番号に集約して窓口を統一したりといった使い方が可能です。
その結果、電話受付にかかる人件費の削減にもつながり、業務全体の効率化が期待できます。

ページング機能（構内放送）

ページング機能とは、多機能電話機を使って主装置の音声をスピーカー経由で館内放送できる機能です。

使い方はシンプルで、ページング用に設定されたボタンを押し、受話器やマイクに向かって話すだけ。
構内が広い工場や施設などで、「〇〇さん、〇番にお電話です」といった呼び出し放送に活用されます。

ショッピングモール・倉庫・病院など、館内連絡やアナウンスが必要な場面で特に便利です。

通話録音機能

多機能電話機の通話録音機能は、家庭用に比べて録音時間が長く、複数の電話機で同時録音も可能です。

録音の開始タイミングも細かく設定でき、以下のような録音スタイルに対応しています。

通話内容を記録しておくことで、メモを取れなかった場面の確認や、クレーム対応・対応品質の向上に役立ちます。

留守番電話機能

多機能電話機の留守番電話機能は、録音時間が長く、複数のメッセージパターンの設定も可能です。

また、便利な「お待たせメッセージ機能」も搭載。
これは、応答までに時間がかかる場合に、発信者に対して「ただいま電話が混み合っています」などのメッセージを自動再生する機能です。

すぐに応答できない場合でも自動メッセージで相手に状況を伝えられるため、取りこぼしを防ぎやすくなります。

現在ご利用中の電話機でこうした機能が使えない場合は、機種の入れ替えもご検討ください。

多機能電話機の導入コスト

オフィスや店舗での業務効率化に欠かせない多機能電話機。

この章では、導入時にかかる代表的な費用の内訳とその相場感、さらに初期投資をかける価値がある理由について解説します。

導入費用の内訳と相場

多機能電話機の導入には、電話機本体だけでなくシステムを支える主装置（PBX）や設置工事、必要に応じてオプションユニットなど、いくつかの費用が発生します。

以下は、主な内訳と価格の目安です。

企業規模や拠点数、業務形態によっても必要な機材は異なるため、上記はあくまで参考の目安としてご確認ください。

初期費用と長期的なメリット

多機能電話機は、一般的な家庭用電話機に比べて初期費用が高くなる傾向にあります。
しかし、その分長期的なコストパフォーマンスに優れているのが特長です。

たとえば…

こうした機能により、従業員の電話対応の手間を減らし、ミスの防止や顧客満足度の向上にもつながります。

また、1度導入してしまえば長く使えるため、結果的には人件費や業務ロスの削減によって投資効果が見込めるのもポイントです。

多機能電話機のビジネスシーンでの活用法

多機能電話機は、単なる通話手段にとどまらず、さまざまな業種・職場で業務効率化や顧客対応の向上に役立っています。
ここでは、代表的な活用シーンを紹介します。

複数フロアでの社内連携に

オフィスが複数のフロアに分かれている場合、部署間の連絡が非効率になりがちです。
そこで便利なのが、多機能電話機の内線通話機能です。

例えば、4階の総務課と2階の営業課がやりとりする場合も、すぐに内線で通話できるため、移動の手間や通話コストがかかりません。
社内の情報共有をスピーディーに行いたい環境に最適です。

外出中の社員へのスムーズな取次ぎ

外回りや出張中の社員宛てにかかってきた電話も、保留転送機能を使えばスムーズに対応可能です。

保留した状態で、社内の担当者やスマートフォンと連携した端末に転送できるため、少人数のオフィスでも取りこぼしのない電話対応が実現します。

コールセンター業務の効率化に

複数の問い合わせを同時にさばく必要があるコールセンターでは、多機能電話機が不可欠です。
複数台の電話で1つの外線番号を共有し、同時着信が可能なため、少ない回線でも効率よく対応できます。

また、ガイダンス機能などを活用すれば、受付業務を自動化して人員負担を軽減できるのも大きなメリットです。

工場や大型店舗での広範囲通話に

工場やショッピングモールのように広い敷地を移動しながら業務を行う現場では、コードレスタイプの多機能電話機が活躍します。

アンテナを増設すれば、広い範囲でも安定した通話が可能になり、 さらにページング（構内放送）機能を使えば、「○○さん、お電話です」といった館内放送も簡単に行えます。

日常業務の中での呼び出しや伝達もスムーズになり、全体の業務効率向上につながります。

多機能電話機のおすすめメーカーと機種をOFFICE110が厳選

ここからは、12万社以上の企業にビジネスフォンを導入してきた当社「OFFICE110」が、おすすめの多機能電話機を厳選してご紹介します。

「OFFICE110」では、お客様のニーズに合わせて、新品はもちろん中古のビジネスフォンも取り扱っています。

多機能電話機（ビジネスフォン）の導入を検討している方は、ぜひ参考ください。

おすすめ①「NTT」

NTTはビジネスフォンの国内トップシェアメーカーで、シェア率は50％を誇ります。
そのため、中古品のラインナップが他メーカーよりも充実しているのが特徴です。

また、NTTは販売代理店も多く、大手ならではの安心感やサポート体制も整っています。

NTTのおすすめ機種は以下の通りです。

NTTの機種を詳しくみる

おすすめ②「SAXA」

SAXAは、NTTに次いでビジネスフォン市場で高いシェア率を誇っています。

ビジネスフォンの確かな技術力を持ち、コストパフォーマンスにも優れた製品を提供しています。SAXAには、コンパクトで薄型なデザインの機種が多いのが特徴です。

SAXAのおすすめ機種は以下の通りです。

SAXAの機種を詳しくみる

おすすめ③「日立」

日立のビジネスフォンは、電話機の接続台数を拡張しやすく小規模〜大規模オフィスまで対応します。

また、家電メーカーならでの使いやすさにこだわった製品展開で、手に馴染みやすいデザインや使い心地の良さが特徴です。

日立のおすすめ機種は、以下の通りです。

日立の機種を詳しくみる

まとめ

多機能電話機は、内線通話・転送・録音・構内放送など、業務効率や顧客対応を支える多彩な機能を備えたビジネス向け電話機です。

初期費用はかかるものの、人件費削減やトラブル防止といった面で長期的に高い効果が期待できます。

工場や店舗、コールセンターなど幅広い業種で導入されており、用途や規模に応じて柔軟に構成できるのも魅力です。

「どの機種が合うかわからない」「設置や設定に不安がある」「できるだけコストを抑えたい」そんな方は、ぜひ一度『OFFICE110』へご相談ください。

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