多機能電話機とは？一般電話機との違いや活用方法を徹底解説

多機能電話機について、以下のような疑問はありませんか？

多機能電話機は、ビジネスの効率化に大きく貢献するツールです。
さらに、豊富な機能や柔軟な設定により、様々な業務ニーズに対応できます。

この記事では、多機能電話機の特徴から具体的な活用法、さらにはおすすめの機種まで詳しく解説します。

導入をお考えの方や、より効果的な使用方法を知りたい方は、ぜひ最後までお読みください。

多機能電話機とは

多機能電話機とは、一般的な家庭用電話機よりも多くの機能を備えた、主にビジネス向けの電話機です。単なる通話機能だけでなく、さまざまな便利な機能を搭載しています。

主な特徴として、以下が挙げられます。

多機能電話機は、主装置（PBX）と呼ばれる中央制御装置に接続して使用します。
これにより、複数の電話機を連携させて効率的な通信環境を構築できます。

オフィスや店舗など、電話を頻繁に使用する業務環境で特に重宝されており、コミュニケーションの効率化や顧客対応の向上に貢献します。
最近では、IPネットワークを利用したIP多機能電話機も普及しています。

多機能電話機と一般電話機の違い

多機能電話機と一般電話機（家庭用電話機）の大きな違いは、主装置やPBX（構内交換機）の有無です。

主装置とは、外線や内線、内線同士をつなぐ小型交換機のことを指します。
家庭用電話機は電話機に直接アナログ回線を接続するため、主装置やPBXは不要です。

一方、多機能電話機は、オフィスで主装置やPBXと接続して使用するのが特徴です。
ここでは、多機能電話機の特徴について詳しく解説していきます。

主装置と接続することでさまざまな機能を使える

多機能電話機は、主装置と接続することで多くの便利な機能を利用できます。
主装置には複数のユニット（基板）が収容されており、これによってさまざまなオプション機能を追加することができます。

ユニットは、主装置に様々な機能を組み込むための基板です。
お客様の環境や業務で必要な機能に合わせて、主装置をカスタマイズできるのが大きなメリットです。

具体的には、多機能電話機では以下の機能が利用できます。

このように、主装置によって、多機能電話機は一般電話機にはない機能を使用できます。

ビジネスフォンの主装置について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

多機能電話機の主装置内のユニット例

多機能電話機の主装置内に収容されるユニットの例は、以下の通りです。

ユニットの種類	内容
外線ユニット	アナログ回線・ISDN回線・ひかり回線・050IP電話
内線ユニット	標準電話機・コードレスフォン（アナログコードレスフォン・デジタルコードレスフォン・電話機型コードレスフォン）
単体ユニット	FAX・受付用電話機・ホテル客室電話機
ドアホンユニット	構内放送・ドアホン
IP・SIP系ユニット	スマホ連動・支店間接続

多機能電話機は、さまざまな機能ユニットを組み合わせることで、ビジネスニーズに合わせてカスタマイズできます。

多機能電話機の主な機能と使い方

ここでは、電話業務に欠かせない7つの機能とその活用方法をご紹介します。

それぞれ詳しく解説していきます。

外線電話

外線電話は、多機能電話機の基本機能で、外部の回線（ひかり電話、アナログ回線、ISDN回線）との通話を指します。

多機能電話機は、一般の電話機と異なり、複数の回線を同時に使用できます。

外線には「外線1」「外線2」といった番号表記がされているのが一般的です。
例えば、「外線1」が通話中の場合、そのランプが点灯し、他の発着信は「外線2」を使用するという仕組みです。

外線の数は回線を契約すれば増やせるため、大量の発着信があるコールセンターなどでは、多機能電話機の外線機能が必須となります。

内線電話

内線電話は、主装置を介して接続している電話機同士の通話を指し、一般的には「内線」と呼ばれます。
多機能電話機の特徴であり、電話の取り次ぎや社内通話に使われます。

内線電話を利用するメリットは以下の通りです。

例えば、1階が管理部、2階が営業部の場合、内線番号をフロアごとに分けることで業務効率が向上します。
また、外線と内線の着信音をそれぞれ設定すれば、内線の着信が一目で判断できます。

転送機能

多機能電話機は転送機能も充実していて、代表的な転送方法として「内線転送」と「外線転送」の2種類があります。

内線転送

内線転送とは、社内の別の場所にいる社員に取り次ぎを行いたい場合に使う機能です。

一般的な内線転送についての転送方法は次のとおりです。

以上が基本的な内線転送の手順となっています。

内線転送を活用することで、担当者が離れた場所にいる場合でもスムーズに取り次ぎが可能です。

外線転送

外線転送とは、着信があった時に担当者が社外にいる場合に携帯に電話を転送する機能です。

外線転送の基本的な手順は次のとおりです。

外線転送を利用すれば担当者が社外にいなくても電話を取り次げるため、外回りの営業が多い会社におすすめの機能です。

自動応答機能（IVR）

自動応答機能（IVR：Interactive Voice Response）は、電話をかけてきた相手に自動で音声ガイダンスを流す機能です。
この機能を使うことで、電話対応の効率化や顧客サービスの向上が図れます。

自動応答機能を導入するメリットは、以下の通りです。

これにより、会社の複数ある電話番号の着信を自動で振り分けたり、窓口となる電話番号をひとつにまとめたりできます。
さらに、電話受付にかかる人件費を削減にもつながります。

IVRを適切に設定することで、電話対応の効率化とサービス品質の向上を同時に実現可能です。

ページング機能（構内放送）

ページング機能は、多機能電話機の主装置から出る音声をアンプで拡張して複数のスピーカーから流せる機能になります。

使い方は簡単で、ページング機能に指定しているボタンを押して電話機に向かって喋るだけです。

構内が広い工場で「〇〇さん、〇番にお電話です」といった電話の取り次ぎや、ショッピングモールなどでは館内放送として使われています。

通話録音機能

多機能電話機の通話録音は、長時間の録音や複数の電話機での同時録音など、家庭用電話機に比べて大幅に優れています。

また、録音のタイミングを細かく調整でき、以下の設定ができます。

メモが取れない状況でも音声を記録することができ、電話受付の品質向上やトラブルの解決に役立ちます。

留守番電話機能

多機能電話機の留守番電話機能は、家庭用電話機に比べて長時間の録音が可能です。

さらに、「お待たせメッセージ機能」も搭載されています。
この機能は、電話をかけてきた相手に対し、一定時間応答できない場合に自動的にメッセージを流し、待ってもらえるというものです。

顧客や取引先からの電話に対して、話し中で対応できない場合に非常に便利です。

多機能電話機の導入コスト

多機能電話機の価格は、電話機本体と主装置、必要なオプション機能のユニットによって異なります。

一般的な多機能電話機の価格は、1台あたり3万円〜10万円程度です。
また、主装置の価格は10万円〜30万円程度となります。これに加え、導入時には設置工事費用や配線費用がかかることもあります。

初期投資は高くなりますが、ランニングコストが安さや業務の効率化、通話品質の向上といった長期的なメリットを考慮すると、費用対効果は高いと言えるでしょう。

多機能電話機のビジネスシーンでの活用法

ここからは、多機能電話機のビジネスシーンでの活用法をご紹介します。

実務に役立つ具体的な方法ばかりですので、ぜひ参考にしてください。

複数フロアでの効率的なコミュニケーション

多機能電話機の内線機能は、複数フロアにわたるオフィスでの社員同士の通話に非常に便利です。

例えば、4階の総務課と2階の営業課が頻繁に連絡を取る必要がある場合、内線を使うことで迅速に連絡が取れ、通話料もかかりません。

これにより、オフィス内のコミュニケーションがスムーズになり、手間やコストを削減できます。

外出中の社員への電話取り次ぎ

外出中の社員に事務所で受けた電話を取り次ぐ際には、多機能電話機の保留転送機能が役立ちます。

保留転送機能を使えば、通話中の電話を保留にして担当者に転送できます。

さらに、多機能電話機をスマートフォンと連携させることで、外出中の社員のスマートフォンにも電話を転送可能です。小規模オフィスや少人数の会社でも効果的に活用できます。

コールセンターでの効率的な電話対応

コールセンターには多機能電話機が必須といえるでしょう。
その理由は、同じ電話番号で複数の電話機が同時に発着信できるため、必要な回線数を契約するだけで大量の通話を効率的に処理できます。

さらに、部署ごとに営業終了の案内やガイダンスを設定でき、従業員の労力を削減し、業務をスムーズに進めることが可能です。

広範囲での電話利用が必要な工場や大型店

工場や大型店舗など広い範囲での電話利用には、多機能電話機が最適です。
コードレスタイプの電話機ならアンテナを増設することで、広範囲にわたって移動しながらの通話が可能です。

さらにページング(構内放送)機能を使えば、工場内での呼び出しやショッピングモールの館内放送にも応用でき、効率的なコミュニケーションを実現します。

多機能電話機のおすすめメーカーと機種を厳選

ここからは、12万社以上の企業にビジネスフォンを導入してきた当社「OFFICE110」が、おすすめの多機能電話機を厳選してご紹介します。

「OFFICE110」では、お客様のニーズに合わせて、新品はもちろん中古のビジネスフォンも取り扱っています。

多機能電話機（ビジネスフォン）の導入を検討している方は、ぜひ参考ください。

おすすめ①「NTT」

NTTはビジネスフォンの国内トップシェアメーカーで、シェア率は50％を誇ります。
そのため、中古品のラインナップが他メーカーよりも充実しているのが特徴です。

また、NTTは販売代理店も多く、大手ならではの安心感やサポート体制も整っています。

NTTのおすすめ機種は以下の通りです。

＞NTTのメーカー詳細ページはこちら＜

おすすめ②「SAXA」

SAXAは、NTTに次いでビジネスフォン市場で高いシェア率を誇っています。

ビジネスフォンの確かな技術力を持ち、コストパフォーマンスにも優れた製品を提供しています。SAXAには、コンパクトで薄型なデザインの機種が多いのが特徴です。

SAXAのおすすめ機種は以下の通りです。

＞SAXAのメーカー詳細ページはこちら＜

おすすめ③「日立」

日立のビジネスフォンは、電話機の接続台数を拡張しやすく小規模〜大規模オフィスまで対応します。

また、家電メーカーならでの使いやすさにこだわった製品展開で、手に馴染みやすいデザインや使い心地の良さが特徴です。

日立のおすすめ機種は、以下の通りです。

＞日立のメーカー詳細ページはこちら＜

まとめ

多機能電話機とは「ビジネスフォンの標準電話機」であり、一般の電話機にはないさまざまな機能が搭載されています。

シーンに合わせて、多機能電話機の機能をカスタマイズすることで、さらに便利に利用できます。

「OFFICE110」では、多機能電話機の導入に悩まれている方に、低コストで最適な多機能電話機の導入方法をご案内しています。

「どの多機能電話機が最適かわからない」「低コストで電話機を導入したい」など、どんなお悩みでも構いません。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。

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