多機能電話機とは？一般電話機・ビジネスフォンとの違い、できること、導入前の確認点を解説

「多機能電話機とビジネスフォンは同じ？」「一般電話機で代用できる？」「自社に必要か判断したい」と迷っていませんか。

多機能電話機は、内線や転送などの業務用機能を使いやすくした電話端末ですが、使える機能や対応回線は構成によって変わります。

この記事では、多機能電話機の定義、一般電話機・ビジネスフォンとの違い、できること、導入前の確認点を整理します。

読み終えるころには、自社に多機能電話機が必要か、どの条件を確認すべきか判断しやすくなります。

多機能電話機とは何か

多機能電話機とは、内線、転送、保留などの業務用機能を使いやすくした電話端末です。

オフィスや店舗で使われることが多く、一般電話機よりも複数人・複数台での運用に向いています。
ただし、多機能電話機とビジネスフォンは、厳密には同じ意味ではありません。

多機能電話機は業務向けの電話端末

多機能電話機は、主にビジネスフォンで使う業務向けの電話端末です。

一般電話機よりも、内線、転送、保留、複数台運用に向いており、代表番号への着信を複数人で受ける会社や、担当者へ電話を取り次ぐ場面が多い会社で活用しやすい機器です。

ビジネスフォンは電話システム全体を指す

ビジネスフォンは、多機能電話機だけでなく、主装置や回線、設定を含めた電話システム全体を指すことが多い言葉です。

つまり、多機能電話機は「端末」、ビジネスフォンは「主装置を含む電話環境」と整理できます。
電話機・主装置・回線がどのようにつながるか全体像から理解したい場合は、ビジネスフォンの仕組みをさらに詳しく解説で確認できます。主装置の役割や価格の考え方まで確認したい場合は、ビジネスフォンの主装置とは？価格相場・PBXとの違い・選び方をわかりやすく解説も参考になります。

PBXや主装置との違い

PBXは、外線と内線の接続や、内線同士の接続を制御する電話交換機の総称です。
ビジネスフォンの主装置も、オフィス内の電話機や回線を制御する中核機器として使われます。

出典：NTT東日本

多機能電話機と一般電話機の違い

多機能電話機と一般電話機の違いは、業務で必要になる連携機能を前提にしているかどうかです。

一般電話機は、1台で発着信できれば足りる場面に向いています。
多機能電話機は、代表番号への着信を複数人で受けたり、担当者へ取り次いだり、席をまたいで電話対応したりする環境に向いています。

※多機能電話機で使える機能は、電話機本体だけでなく、主装置やPBX、回線、オプション構成によって異なります。

内線や転送を前提に使いやすい

多機能電話機は、内線・保留・転送などの操作をしやすくした設計です。

社内の別の席や別部署へ電話を取り次ぐ場面では、一般電話機よりも運用しやすいことが多いです。
ただし、どこまで使えるかは電話機だけでは決まりません。
実際には、主装置やPBXの構成、回線、設定内容によって変わります。

複数台での運用に向いている

一般電話機は1台ごとの利用に向いていますが、多機能電話機は複数台をまとめて運用する前提で導入されることが多いです。

代表番号の着信対応や内線番号の割り当てがしやすいため、受付、事務所、バックヤードなど、電話を受ける場所が複数ある環境では差が出やすくなります。

ビジネスフォンと一般電話機の違いをもう少し整理したい場合は、ビジネスフォンと一般電話機の違いを図解で解説も参考になります。

多機能電話機でできること

多機能電話機では、内線・保留・転送・外線の発着信など、会社の電話対応で使いやすい機能を利用できます。

ただし、代表的な機能は共通していても、実際に使える範囲は機種や構成によって変わります。

多機能電話機の代表的な機能

一般的に、多機能電話機では次のような機能が使われます。

こうした機能は、電話対応の多い職場ほど便利です。
特に内線や転送は、受付や事務所で電話の取次ぎが多い環境で使いやすさを感じやすい部分です。

機能は電話機本体だけで決まらない

多機能電話機の便利さは、電話機本体だけで完結するわけではありません。

たとえば、NTT αZX type Sのような機種でも、スマートフォン内線化や録音などの機能は、構成やオプション条件によって対応範囲が変わります。

機能一覧を見るときは「使えるかどうか」だけでなく、どの構成なら使えるのかまで確認しましょう。

機能を軸にビジネスフォンを選びたい場合は、機能で選ぶビジネスフォンの選び方｜必要機能の見極め方と見積もり前の確認ポイントも参考になります。

多機能電話機が向いている会社・向かない会社

多機能電話機が向いているのは、電話を1台で完結させず、複数人・複数席で運用したい会社です。

一方で、固定電話の利用頻度が少ない場合や、1台でのシンプルな発着信が中心の場合は、一般電話機や別構成で足りることもあります。

多機能電話機が向いている会社

次のような環境の会社では、多機能電話機の必要性が高くなります。

上記のような環境では、一般電話機よりも多機能電話機の方が運用しやすいことが多いです。
代表番号を複数人で受けたり、内線で担当者へつないだりする場面が多いほど、導入効果を感じやすくなります。

一般電話機や別構成でも足りるケース

一方で、次のような場合は、必ずしも多機能電話機が第一候補とは限りません。

「多機能だから良い」と考えるのではなく、自社の電話運用に合うかどうかで判断しましょう。
ビジネスフォン全体の選び方を確認したい場合は、ビジネスフォンの選び方｜失敗しない4つのポイントと見積もり前の確認事項も参考になります。

＼ ビジネスフォン全体を確認する ／

多機能電話機の導入前に確認したいポイント

多機能電話機を検討するときは、電話機だけでなく、回線・番号・配線・主装置の条件を確認することが重要です。

電話機の機能だけで判断すると、今の番号を引き継げない、必要な機能が使えない、工事費が想定より増えるといったズレが出る場合があります。

既存の回線や番号をそのまま使えるとは限らない

今の固定電話番号を継続したい場合でも、回線種別や提供条件によって可否は変わります。

たとえば、ひかり電話オフィスA（エース）では、接続できない番号が案内されています。
番号継続や接続可否を前提にする場合は、導入前に条件を確認しましょう。
出典：NTT東日本

既存の回線や電話番号がそのまま使えると決めつけず、現地確認や見積もり時に条件を確認すると安心です。

費用は台数・工事・機能で変わる

多機能電話機の導入費用は、電話機本体だけで決まりません。

主装置、工事、配線、回線、必要な機能によって総額は変わります。
録音や転送、スマホ連携など追加したい機能がある場合は、対応する主装置やユニット、設定が必要になることもあります。

多機能電話機を検討する際は、電話機本体価格だけでなく、工事費や主装置などの費用もトータルで確認しておきましょう。選び方の考え方を整理したい場合は、ビジネスフォンの選び方も参考になります。

回線の説明は古い情報に注意する

固定電話まわりは、古い情報が残りやすい領域です。

出典：NTT東日本「INSネット」のサービス終了

多機能電話機の導入方法を整理したい方へ

多機能電話機が必要かどうかは、電話機の機能だけでは判断しにくいものです。

利用人数、代表番号の受け方、内線や転送の有無、既存回線や番号の扱い、設置場所、導入後の保守まで整理すると、自社に合う電話環境を考えやすくなります。OFFICE110では、ビジネスフォンの販売・工事・保守までまとめて相談できます。

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よくある質問

まとめ

多機能電話機は、オフィスでの内線、転送、保留、複数台運用をしやすくする業務用の電話端末です。

一般電話機との大きな違いは、主装置やPBXと連携して、複数人で電話業務を回しやすいことにあります。
一方で、録音、IVR、スマホ連携、番号継続、対応回線などは一律ではありません。
電話機単体ではなく、構成全体で決まるため、導入前には必要な機能、今の回線や番号を流用できるか、何台で運用するかを整理しておくことが大切です。

ビジネスフォンの基礎知識や機種一覧、選び方をまとめて確認したい方は、ビジネスフォンTOPページもご覧ください。

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