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「外線を担当者の内線へどうやってつなぐの？」「転送中に電話が切れたらどうすればよい？」と迷っていませんか。
ビジネスフォンの内線転送は、外部からかかってきた電話を保留し、社内の担当者へ取り次ぐための機能です。
この記事では、保留ボタン・転送ボタンを使って外線を内線へつなぐ方法、内線同士の転送、不在・話し中の場合の戻し方、よくある失敗への対処法を整理します。
読み終えるころには、自社の電話機で確認すべき操作と、スムーズに取り次ぐための社内ルールが分かります。
内線転送に対応する電話機や主装置、設定・工事を含むサービス全体を確認したい方は、OFFICE110のビジネスフォン総合案内ページをご覧ください。
監修者
登 雄三（のぼり ゆうぞう）
保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）／電気工事士
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
外線を内線へ転送するときは、相手を保留し、担当者の内線番号を呼び出してから通話を引き継ぐのが基本です。
ただし、保留した外線を担当者が外線ボタンで受ける方法と、専用の転送ボタンで通話を引き継ぐ方法があります。ボタン名称や転送を完了する操作は、電話機・主装置・PBXの設定によって異なります。
保留した外線を担当者が選んで応答する場合は、次の流れで取り次ぎます。
複数の外線を保留している場合は、どの外線を引き継ぐのか分かるように、外線ボタンの番号やパーク保留番号まで伝えましょう。点滅する位置やランプの色は機種・設定によって異なります。
NTT東日本も、外線を保留して担当者の内線を呼び出し、保留した回線を担当者へ伝える流れを案内しています。確認日：2026年7月24日、出典：NTT東日本「保留機能の使い分けとは？ビジネスフォンの基本操作とマナーを解説」
電話機に専用の転送ボタンがある場合は、次のような流れで通話を引き継ぎます。
転送先の担当者が応答したあとに受話器を置くと、転送が完了する機種があります。再度転送ボタンを押す、決定操作を行うなど、完了方法は機種によって異なるため、社内マニュアルや取扱説明書で確認してください。
転送ボタンを使う操作や転送先の指定方法は、電話機・サービスによって異なります。確認日：2026年7月24日、出典：NTT東日本「会社の固定電話への外線着信を転送する3つのやり方」
対応機種であれば、内線通話を別の内線番号へ転送できます。
内線通話を別の内線へ転送できるか、外線転送と同じ操作を使えるかは機種・設定によって異なります。全機種共通の操作として覚えず、使用中の型番に対応する手順を確認しましょう。
NTT西日本の機種別FAQでも、内線通話中に保留操作を行い、別の内線を呼び出して転送する手順が案内されています。確認日：2026年7月24日、出典：NTT西日本「Netcommunity SYSTEM X7000 よくあるご質問」
担当者が応答しない場合は、転送を完了させず、保留中の外線へ戻って状況を案内します。
元の外線へ戻る操作も機種によって異なります。担当者が出なかった場合に押すボタンまで、事前に確認しておくと安心です。
電話の保留操作や保留中のマナーを詳しく確認したい方は、電話保留のやり方とビジネスマナーも参考にしてください。
内線転送は社内の内線番号へ通話を取り次ぐ機能で、外線転送は携帯電話や別拠点など社外の番号へ通話を転送する機能です。
保留は相手を一時的に待たせる操作であり、保留しただけでは担当者へ通話は移りません。それぞれの違いを整理しておきましょう。
※操作方法・利用可否・通話料は、電話機・主装置・PBX・回線サービス・契約条件によって異なります。
外線転送サービスでは、発信者から転送元までと、転送元から転送先までで料金負担者が分かれる場合があります。確認日：2026年7月24日、出典：NTT東日本「会社の固定電話への外線着信を転送する3つのやり方」、NTT東日本「ボイスワープ ご利用料金」
内線転送とは、会社にかかってきた外線通話や内線通話を、社内の別の電話機・内線番号へ取り次ぐ機能です。外線着信を担当者へつなぐ場合は、通話を保留し、担当者の内線を呼び出してから引き継ぐのが一般的です。
内線電話の仕組みや外線との違いから整理したい方は、内線電話の仕組みと外線との違いと、操作の前提を理解しやすくなります。
保留とは、通話相手を一時的に待機させる機能です。保留中は相手に保留音が流れるのが一般的ですが、保留しただけでは担当者へ通話は移りません。その後に内線呼び出しや転送操作を行います。
外線転送とは、会社にかかってきた電話を、携帯電話や別拠点など社外の電話番号へ転送する機能です。電話機・主装置・PBXや回線サービス側の設定が必要な場合があり、契約内容によっては転送区間の通話料が発生します。
内線のかけ方・受け方・設定や便利機能までまとめて確認したい方は、ビジネスフォン「内線」の使い方をご覧ください。
内線転送を適切に使うと、折り返しや伝言の手間を減らし、担当者へ直接つなぎやすくなります。
電話を受けた人と担当者の双方の負担を減らし、相手を長く待たせにくい運用につなげられます。
担当者が在席していれば、その場で外線をつなげるため、担当者が改めて折り返す手間を減らせます。電話番号や用件を伝言する作業も少なくなり、受付側の負担軽減にもつながります。
担当者が別のフロアや離れた席にいても、内線番号を使えば電話機まで移動せずに取り次げます。担当者へ直接つながることで、問い合わせへの対応を始めるまでの時間を短縮できます。
担当者へ直接通話を引き継げれば、受付担当者が詳しい用件を聞き取り、後から伝言する場面を減らせます。その結果、会社名・氏名・用件などの情報が抜けたり、意図が正しく伝わらなかったりするリスクを抑えられます。
内線転送を利用しても、取り次ぎ前の確認が不要になるわけではありません。相手の会社名・氏名・用件を確認してから担当者を呼び出しましょう。
内線転送では、担当者の不在確認やボタン操作を誤ると、相手を長く待たせたり、通話を切断したりする可能性があります。
よくある状況ごとの対処法を確認し、迷ったときに元の通話へ戻れるようにしておきましょう。
担当者が不在だった場合は、いったん保留中の相手へ戻り、不在であることを伝えます。そのうえで、折り返し・代理担当者への転送・伝言のいずれを希望するか確認しましょう。
相手の了承を得ずに、個人の携帯電話や別の担当者へ転送するのは避けましょう。社外転送の可否や代理対応のルールは、あらかじめ社内で決めておくことが大切です。
担当者が話し中の場合も、元の外線へ戻って状況を案内します。代理担当者へつなぐ、折り返しを案内する、伝言を受けるといった選択肢を示しましょう。
携帯電話など社外番号への転送は、社内ルールで許可され、電話システムや回線契約が対応している場合に限って行います。
内線番号や保留した外線を間違えると、別の担当者や別の通話につながるおそれがあります。内線番号を復唱し、複数の外線を保留している場合は、外線ボタンの番号やパーク保留番号を担当者へ明確に伝えましょう。
どの通話を選べばよいか分からない場合は、受話器を置いて転送を完了させる前に確認してください。
転送中に電話が切れる主な原因として、保留する前に受話器を置いた、転送完了前に操作を終了した、機種ごとの手順と異なる操作をした、といったケースが考えられます。
同じ操作で繰り返し切れる場合や、特定の電話機だけ転送できない場合は、電話機・主装置・PBXの設定に問題がないか、社内管理者や設置業者へ確認しましょう。
機種によっては、専用の転送ボタンを使わず、保留ボタンや液晶画面の操作メニューで担当者へ取り次ぎます。ボタンの名称や表示位置は、機種・設定によって異なります。
ボタンが見当たらない場合は、電話機の型番を確認し、取扱説明書や社内マニュアルを確認してください。必要な機能が表示されない、または操作できない場合は、管理者や設置業者へ設定状況を確認しましょう。
同じ操作で繰り返し電話が切れる、または特定の電話機だけ転送できない場合は、電話機のメーカー・型番と発生している症状を控えておきましょう。OFFICE110では、操作方法だけでなく、主装置・PBX側の設定状況も含めて確認できます。
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ご相談・見積依頼
内線転送をスムーズに行うには、操作方法だけでなく、確認する情報と担当者不在時の対応ルールをそろえることが大切です。
新人や代理対応者でも迷わないように、取り次ぎ前の確認項目と、元の通話へ戻る方法を共有しておきましょう。
担当者を呼び出す前に、少なくとも次の情報を確認します。
担当者には「会社名・氏名・用件」の順で簡潔に伝えると、取り次ぎ後の会話を始めやすくなります。
在席表示、社内チャット、スケジュール表などを確認し、担当者が電話に出られる状態か確かめます。不在が分かっている場合は、最初から折り返しや代理対応を案内した方が、相手を長時間保留にせずに済みます。
部署代表やサブ担当者など、担当者が不在・話し中だった場合の代替先を決めておきます。社外転送を利用する場合は、転送可能な番号、通話料、個人情報の扱いも含めて社内ルールを明確にしましょう。
転送方法は、同じメーカーでも型番や設定によって異なる場合があります。「保留する」「内線を呼び出す」「元の外線へ戻る」「転送を完了する」の各操作を確認し、電話機のそばに簡易マニュアルを置いておくと安心です。
転送ボタンが見当たらない、手順どおりに操作しても通話が切れる、特定の電話機だけ転送できない場合は、電話機や主装置・PBX側の設定確認が必要な可能性があります。
内線転送の操作は、電話機のメーカー・型番や現在の設定によって異なります。誤った操作を繰り返す前に、使用中の機種や電話環境を確認しましょう。
ご相談の際は、電話機のメーカー・型番、転送時に起きている症状、同じ症状が出る電話機の台数をお伝えください。OFFICE110では、操作手順だけでなく、主装置・PBX側の設定や機器構成まで含めて確認できます。
ビジネスフォンで外線を内線へ転送する基本は、相手を保留し、担当者の内線番号を呼び出して用件を伝え、通話を引き継ぐ流れです。
専用の転送ボタンを使う機種もあれば、保留した外線を担当者が外線ボタンやパーク保留ボタンで受ける機種もあります。受話器を置くタイミングや元の通話へ戻る操作も異なるため、使用中の電話機に合った手順を確認しましょう。
正しい操作と社内ルールを整えることで、折り返しや伝言の負担を減らし、スムーズな電話対応につなげられます。
内線転送の設定・操作で迷ったらOFFICE110へ
内線転送の操作は、電話機のメーカー・型番・主装置・PBXの設定によって異なります。転送ボタンが見つからない、電話が切れる、一部の電話機だけ転送できない場合は、操作だけでなく設定や機器構成の確認が必要です。
OFFICE110では、現在の電話環境を確認し、設定変更・増設・機器の入れ替え・工事を含めた対応方法を整理できます。
内線転送に対応するビジネスフォンの導入方法や、販売・工事・保守の対応内容を確認したい方は、OFFICE110のビジネスフォン案内をご覧ください。
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