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【図解】代表組とは?ダイヤルインとの違いもわかりやすく解説

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【図解】代表組とは?ダイヤルインとの違いもわかりやすく解説

【図解】代表組とは?ダイヤルインとの違いもわかりやすく解説


「代表組って何?」
「ダイヤルインとの違いは?」
「会社の電話が繋がりにくいのをなんとかしたい」

このような疑問や悩みをお持ちではありませんか?

「代表組」は、アナログ回線、ISDN回線を利用し、複数引いている回線の電話番号を1つにまとめるサービスです。

一方、「ダイヤルイン」は、1つの契約回線で複数の電話番号を持てるサービスです。

この記事では代表組の仕組み、メリット・デメリット、活用事例、ダイヤルインとの違いなどを丁寧に解説します。
それぞれの機能を理解し、ニーズに合った選択ができれば、コスト削減や業務効率化に繋げられます

この記事を参考にしていただき、ぜひオフィスの電話環境改善にご活用ください。

この記事の目次

  1. ビジネスフォンの代表組とは?

  2. ビジネスフォンのダイヤルインとは?

  3. 代表組とダイヤルインの違いを徹底解説

  4. 代表組・ダイヤルインのご提案や手配はOFFICE110にお任せ
  5. まとめ
登 雄三

監修者

登 雄三
(のぼり ゆうぞう)

保有資格:工事担任者(AI・DD総合種)/電気工事士

2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。

2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。

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ビジネスフォンの代表組とは?

この章では、「代表組」に関する以下の内容についてくわしく解説していきます。

  • 代表組とは
  • 代表組の仕組み
  • 代表組のメリット
  • 代表組のデメリット

代表組とは

代表組

「代表組」とは、ビジネスフォンの機能の1つで、代表番号に着信があった場合に空いている電話機で同時に着信できるようにするサービスです。

代表番号は、通常、会社名や部署名などの電話番号として使われます。

代表組を設定することで、代表番号に着信があった場合、以下のようなことが可能になります。

  • 複数の電話機で同時に着信を受けられる
  • 複数の電話機から同時に発信できる
  • 発信者には代表番号が表示される

また代表組では、代表番号となる電話番号を「代表番号」、その他の電話番号を「子番号」として設定します。

代表番号に着信があった場合、空いている子番号でも着信することができます。子番号で着信しても、発信者には代表番号が表示されます。

代表番号に着信があった場合、複数の電話機で同時に着信を受けられるため、業務効率化に役立ちます。

代表組の仕組み

代表組は、主にISDN回線で利用されていた方式です。
「ISDN回線」は、音声をデジタル信号に変換して送信する方式のため、1回線で2つの通話が可能です。

一方、「アナログ回線」は、音声をそのまま電気信号に変換して送信する方式です。そのため、1回線で1つの通話しかできません

例えば、アナログの契約回線が1回線、ISDNの契約回線が2回線あった場合、電話番号は3つですが同時に通話できるのは5チャンネル(5通話分の通話路)の状態です。

この5チャンネルを代表組した場合、代表番号へ電話がかかってくると、5台の電話機の中で決められた順番に着信します。

仮に、5台の電話機のうち3台が通話中で、代表番号への着信があった場合、空いている2台のどちらかに着信がスライドされます。これにより、発信者は話し中になりにくく、通話がスムーズに行えます

この着信スライドの仕方には以下の2種類があります。

着信方式 着信スライドの順番
(電話機①②③の場合)
使用例
順次サーチ
(シーケンシャル)方式
毎回①→②→③ 着信時①の電話機で受け、①が話し中の場合は②、②が話し中で①が開いていたら①で受け、①も話し中の場合は③で受ける
代表番号を受けるのは基本的に①だが、①が話し中の時は他の②や③でも対応する場合
ラウンドロビン方式 1着信目:①→②→③
2着信目:②→③→①
3着信目:③→①→②
最初の着信時①の電話機で受け、①が話し中の場合は②、②が話し中なら③で受ける
代表番号は①②③のだれでも対応可能で、特に順位は決めない場合

また、代表組の料金ですが、上記内容は基本機能となるため無料です。

代表組のメリット

代表番号への着信を複数の電話機で同時に受けられる「代表組」には、以下のメリットがあります。

◼︎複数同時着信でビジネスチャンスを逃さない
代表番号に着信があった場合、複数の電話機で同時に着信を受けられます。これにより、電話がつながらないことで相手に不快な思いをさせず、ビジネスチャンスを逃がしてしまうリスクを軽減できます。

◼︎発信も同時に可能で企業のイメージアップにつながる
代表組を設定している場合、発信も同時に行えます。相手には代表番号からの着信表示をさせ、実際には代表番号ではない「子番号」から発信できます。

複数同時着信や発信が可能になれば、ビジネスチャンスを逃さず、企業のイメージアップにもつながるでしょう

代表組のデメリット

代表組のデメリットは、細かな分類分けができないことです。
特定の電話番号に、どのように着信を割り振るかの制御が難しく、全ての電話機を一斉に呼び出すことになります。

例えば、特定の部署や担当者宛の電話が、関係のない電話機でも鳴ることになるため、不要な対応が求められることに。

その結果、業務の効率を著しく低下させてしまう原因となる場合があります。

ビジネスフォンのダイヤルインとは?

ビジネスフォンの「ダイヤルイン」とは、複数の電話番号を利用するサービスのことです。

ここからは、ダイヤルインについて詳しく見ていきましょう。

ダイヤルインとは

ダイヤルインのイメージ
ダイヤルインは、1つの契約回線で複数の電話番号を持てるサービスです。
コストを抑えたい方や、電話番号を多く必要とする方におすすめです。

コストを抑えたい方や、電話番号を多く必要とする方におすすめです。ただし、同時発着できないというデメリットがあるため、電話の利用頻度が高い方は注意が必要です。

ダイヤルインの仕組み

NTT回線を利用しているダイヤルインの仕組みは以下の表の通りです。

契約番号にかかってくる場合 契約番号の電話回線を通り契約番号が設定された電話機に着信
追加番号にかかってくる場合 契約番号の電話回線のいずれかを通って届いた着信情報をNTTが主装置(PBX※)に通知→主装置(PBX)が該当電話機に着信させる

※主装置は外線と内線・内線同士を繋ぐ小型交換機、PBXは外線と内線・内線同士を繋ぐ大規模オフィス向け交換機

ダイヤルインでは契約回線が複数あっても同様に、各契約電話番号の回線を通って届いた着信情報を、主装置(PBX)に通知し、主装置(PBX)が該当回線を通って該当電話機を鳴らします。

契約番号と同様に相手に追加番号を表示して、外部への発信が可能です。
ただし、同じ番号で同時に発着信はできません。

ダイヤルインのメリット

従来の電話回線と比較すると、以下の2つの大きなメリットがあります。

1. コスト削減
■ 電話回線数の削減
必要な回線数を減らすことで、設置コストと維持コストを大幅に削減。
■ 追加番号の低価格
1番号あたりの月額料金は、基本プランなら880円で済みます。

2. 業務効率化
■ 直通電話番号の付与
部署や担当者ごとに直通電話番号を付与することで、外線からの電話をスムーズに担当者に振り分けできます。
■ 発信番号の表示
発信時に部署や担当者を明示することで、受信者がすぐに電話の目的を把握。

例えば、総務部・営業部・人事部など、社内に複数の部署がある場合、ダイヤルインを使えば、それぞれの部署に個別の電話番号を割り当てることができます。

  • 総務部:03-0000-0003
  • 営業部:03-0000-0004
  • 人事部:03-0000-0005

このように、ダイヤルインを活用することで、電話の取り次ぎ業務を効率化し、顧客満足度の向上にもつながります
ダイヤルインは、コスト削減と業務効率化を同時に実現したい企業におすすめのサービスです。

ダイヤルインのデメリット

ダイヤルインのデメリットは、同じ契約回線の発着信を同時に行えない点です。
1契約回線につき1通話しかできないため、通話中に同じ番号に着信があると話し中になってしまいます。

例えば、コスト削減の名目で電話回線数を減少させると、同時通話の要求に応えられず、結果的に顧客の満足度を低下させてしまうでしょう。

一方、不必要な電話回線や電話機が存在すると無駄なコストにつながります。

したがって、効率的なダイヤルインの運用には、適切な回線数とコストのバランスが必須です。

代表組とダイヤルインの違いを徹底解説

代表組とダイヤルインにはそれぞれメリットとデメリットがあり、ニーズに応じて使い分けが必要です。
この章では、それぞれの違いや活用事例、便利な使い方を解説します。

代表組とダイヤルインの違い

以下の表で、代表組とダイヤルインの違いをまとめました。

代表組 ダイヤルイン
1つの電話番号で複数の
電話機から発着信が可能

代表番号と子番号のみ
発着信可能

複数の電話機から
同じ番号の発着信可能
同時発着信
契約回線数分の
同時発着信が可能
×
同じ番号の着信には
同時に対応できない
有効なケース 着信先が1回線に
集中するケース
着信先が
複数存在するケース
基本利用料 無料 1追加番号ごとに880円
新しい番号を
追加した場合の初期費用
電話加入権:3万9,600円
契約料:880円
無派遣工事費用:1,100円
基本工事費用:1,100円
交換機など工事費用:770円/1番号あたり
端末設定費用:2万2,000~3万3,000円
新しい番号を
追加した場合の月額料金

1回線あたり最低でも月額
契約回線料が2,530円※

1追加番号あたり月額880円
(契約回線料は不要)
細かい分類 ×
代表番号のみ決められる

各電話機(各チャンネル)
に分類できる

※アナログ回線・ISDN回線の月額利用料は「図解|ダイヤルインとは?仕組み&メリット&費用を分かりやすく解説」で確認できます。

図解|ダイヤルインとは?仕組み&メリット&費用を分かりやすく解説

代表組とダイヤルインの活用事例は下記の通りです。
どちらを導入すればよいかお悩みの方は、下記内容を参考にしてください。

代表組の活用事例・便利な使い方

代表組には、以下のような活用事例があります。

  • 自社のホームページに掲載する「代表番号」
  • 求人に利用する「採用窓口」
  • 不特定多数の一般顧客から同じ番号で着信ある「問い合わせ窓口」

上記のように、電話での問い合わせが集中しやすい場合は、代表組がおすすめです。

また、着信数が多い回線を代表番号にし、使用頻度の少ない回線を子番号にすることで効率的に回線を使用できます。これにより、着信が多い回線につながりやすくなります。

ダイヤルインの活用事例・便利な使い方

ダイヤルインには、以下のような活用事例があります。

  • 部署や担当課ごとに、電話番号を割り振る
  • 各商品やサービス情報を音声ガイダンスで対応する

主に、ダイヤルインでは「業務効率化」「顧客満足度向上」などの課題がある企業におすすめです。
例えば、毎回電話対応の取り次ぎが多く、業務が捗らない場合は、ダイヤルインの導入が適しているでしょう。

結論:代表組とダイヤルインは用途に応じて使い分けを

代表組とダイヤルインを選ぶ際は、用途に合わせて検討する必要があります。

たとえば、契約回線が複数あり、あまり利用されていない番号がある場合は「代表組」が適しています。
一方、契約回線が少なく、個別の番号が必要な場合は「ダイヤルイン」がおすすめです。

また、両者を組み合わせて代表ダイヤルインとして利用することも可能で、複数の部署への直接着信や通話が同時に行えます。なお、通常は代表ダイヤルインの利用が一般的です。

代表組・ダイヤルインのご提案や手配はOFFICE110にお任せ

複数の回線を契約していて、管理が大変…
コスト削減したいけど、何から始めればいいかわからない…

そんなお悩みをお持ちの皆様、ぜひ「OFFICE110」にお任せください!

「OFFICE110」では、ビジネスフォンの販売・設置・設定・アフターサポートまで、トータルでサポートいたします。

お客様の課題解決とニーズに寄り添い、豊富な経験と実績に基づいて最適なプランをご提案します。ぜひ、お気軽に「OFFICE110」までお問い合わせください。

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まとめ

「代表組」は、代表として設定した電話番号への着信を、空いている他の電話回線で対応するサービスです。
代表番号への着信を複数で同時に行える点が特徴となります。

一方、「ダイヤルイン」は契約電話番号が1回線でもあれば、回線契約なしに複数の電話番号を持つことできるサービスです。

代表組とダイヤルインは、オフィスの電話環境や使用する用途に応じて選択する必要があります。
本記事を参考に、自社に最適な回線サービスの導入を検討してみましょう。

ビジネスフォンには、代表組やダイヤルインなど、業務効率化を図れるさまざまな機能・サービスがあります。

現在の電話環境を改善したい場合は、ぜひ一度OFFICE110にご相談ください。

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