ビジネスフォン便利機能 ページング(構内放送)とは

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ビジネスフォン便利機能 ページング(構内放送)とは

ビジネスフォン便利機能 ページング(構内放送)とは

ビジネスフォン(ビジネスホン)のページング機能という言葉を耳にされたことはありますか?
多くの方にとってなじみのない言葉かもしれませんが、一言でいえば構内放送のことです。

通常の構内放送は、放送室からマイクを使って発信を行いますが、ページングの場合はビジネスフォンから内線電話をかけるように発信するだけで構内放送ができます。非常に手軽に構内一斉に放送できるので設置すると非常に便利な機能です。

以下、詳しく紹介していきます。

▼目次

ページング(放送)とは?

ページングとは「呼び出し」を意味し、ビジネスフォン(ビジネスホン)においては構内放送のシステムのことをいいます。
設置すると非常に便利なシステムですので、まずは機能の概要を紹介します。

ビジネスフォンのページングとは

ビジネスフォンにおけるページングとは構内放送のシステムのことを指します。
ページングシステムを設置すると、内線用のビジネスホン電話機からスピーカーを通して構内放送を流すことができます

ページングの使用方法はビジネスフォンの機種により異なりますが、内線電話を掛けるときと同様にページングボタンを押してそのまま発信する、という風にシンプルな操作で使用できる場合がほとんどです。

ページングの利用シーン

ページングは、建物が大きくフロアが広い以下のようなところでよく利用されます

  • 小中高校などの学校
  • 病院などの医療機関
  • 工場
  • 市役所などの公共施設

必要な個所にスピーカーを取り付けておけばページング機能により一斉放送できます。
ショッピングセンターなどでは、担当スタッフが構内を動き回るケースも多くありますが、ページングの場合は構内に一斉に放送できるため相手の居場所が特定できていない場合でも、居場所を探す手間が省けます。

また、工場や倉庫、ショッピングセンターなどではフロアが広大なため電話機の内線の音では担当者に聞こえないケースがあります。
構内放送の場合は確実に担当者の耳に届きますので、内線に気が付かない、内線を気にして電話機の近くを離れられないといった事態が避けられます

放送によって連絡を受けたスタッフは、放送の指示を受けてそのまま行動に移すことができます。あるいは、近くにあるビジネスフォンの子機にて外線電話や内線に対応できます。いずれにしても、一旦事務所に戻る必要がないので業務効率の向上に大きく役立ちます。

ページングの設置方法

ページングを設置するには、ビジネスフォンの設備一式と、放送用のアダプタ、スピーカーが必要です。当然ですが、放送を流す箇所すべてに設置をしなければならないので、必要箇所の洗い出しが必要です。

また、スピーカーのボリュームや用途に応じて、フロア内に複数の設置が必要なケースもあるかと思います。設置工事を行う前に、設置個所の不足がないように綿密にシミュレーションをしましょう。

ページングをより便利に利用するために

ビジネスフォンのページングをより便利に利用するためにはどのような活用法があるでしょうか?

ページングの際のチャイム音の有無

ページング(構内放送)を行う際に、チャイム音の有無を選ぶことができます。

チャイム音を設定した場合は、以下のメリットがあります。

  • チャイムによって放送を聞く側のスタッフに心づもりができ、内容を聞き逃さないよう注意できる
  • 社外のスタッフや顧客など外部の人の出入りがある場合、チャイム音があることで社内スタッフ向けの放送であることを知らせることができる

一方、デメリットとしては以下の点が挙げられます。

  • 放送が頻繁な場合は、チャイム音が煩わしい場合がある
  • 緊急性の高い放送を行う際には、わずかながらタイムロスを生じてしまう

用途や目的に応じて、どのように設定するかを検討しましょう。

PBXに接続してあれば、どの内線子機からでも放送できる

ビジネスフォンとしてPBX(主装置)に接続した端末であれば、どの電話機からも放送できます。
ビジネスフォンの固定電話機だけでなく、ビジネスフォン子機に設定されているスマートフォンなどからでも構内放送ができます。これらによって小回りの利く運用が可能になり、迅速性もアップします。

電話の内線としてだけでなく、様々な構内放送として利用できる

電話機の内線としての機能以上に、構内放送として以下の場面で活用できます。

大型スーパーでのレジ応援やタイムセールの案内

スタッフ向けのレジ応援もお客様向けのセールの案内も手軽に行えます。セールの案内は、スピーカーの設置があれば別フロアにも放送できるので、幅広く即時的に集客をはかることができます。内線用子機としてスマートフォンを設置していれば、現場の状況を見ながらスタッフの応援要請を他のフロアに流すことも可能です。

休憩時間や始令・終令のチャイムとして

始業時間、就業時間、昼の休憩時間などにチャイムを鳴らすことで、従業員に定時のお知らせを手軽に行えます。

緊急放送

天災や事故の発生などを、即時に館内全体に知らせることができます。
構内放送設備の場合は、放送室まで足を運ぶ必要がありますが、ページング機能を利用すれば最寄りの内線電話から一斉放送ができるので迅速性がさらに上がります。

また、避難場所や避難経路、一時避難時の対応方法などを現場から直接アナウンスできます。状況を見ながら、混乱を最小限に抑えることができます。

まとめ

ビジネスフォンのページング機能について紹介しました。

ページングという言葉にはなじみはなくとも、構内放送は非常に身近なものです。ビジネスフォンと構内放送の機能を関連付けることにより、内線の呼び出し以外にもレジ応援や緊急放送などで非常に役に立つことが確認できました。また、スマホをビジネスフォン子機として設定することにより、迅速な放送ができるなど利便性が高まることもわかりました。

ページングを設置するには大掛かりな工事が必要になりますが、ビジネスフォン工事業者と細かな打ち合わせを行ったうえで便利に活用していたただければ幸いです
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