ビジネスフォンの便利機能「外線・通話系」【お役立ち情報】 | OFFICE110

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「ビジネスホン便利機能」記事一覧

ビジネスフォンの便利機能「外線・通話系」

ビジネスフォンの便利機能「外線・通話系」

ビジネスフォンの機能には、電話をかける・通話する機能が充実しています。

普通の電話なら、受話器を上げて相手の番号をダイヤルして電話しますが、ビジネスホンならそんな動作も必要なくなることがあるのです。

ここからは、ビジネスフォンの「外線・通話」にかかわる便利な機能をご紹介いたします。

▼目次

スマートフォンに電話を転送【外線間転送】

外線間転送とは、例えば会社に電話がかかってきた時に担当者が不在だった場合、前もって登録しておいたその担当者の携帯電話やスマートフォンにその電話を転送することが出来る機能です。

簡単に表現すると、「携帯電話やスマートフォンを内線電話のように使える機能」ということです。

後からかけ直したりする手間が省け、業務をスムーズに行うことができます。

本来、内線は同じ主装置に接続された電話機同士でなければできませんでしたが、インターネットの拡大によってこの外線間転送は可能となり、ここ数年で発売されたビジネスホンの機種の多くに搭載されている機能となりました。

また、外線間転送は「外線自動転送」と「外線手動転送」の2つに分類されています。

それぞれの特徴を見ていきましょう。

外線自動転送

会社にかかってきた電話を、事前に登録していた担当者の携帯電話や外出先の電話に自動で即座に転送する機能です。

また、担当者に転送がつながらない場合、メールで相手先の電話番号と着信時間を伝える外線転送不成立メールが送信される機能がセットになっていることがほとんどです。

この通話は、会社にある主装置を介して2つの外線を繋げますが、転送したあとの通話は、一定の時間が経過すると自動的に切断されます。

これにより、外線が長時間ふさがってしまうことを防いでいるのです。

外線手動転送

転送する先が携帯電話や家庭の電話という点に違いがあるだけの従来の内線のことです。

具体的には、

  1. 会社に電話がかかってくる
  2. 電話を取った人が、保留ボタン押し、通常の内線と同様に転送先の相手の携帯を呼び出す
  3. 相手が出たら、外線がかかっていることを伝えて転送する

という流れになります。

この機能が搭載されているビジネスホンなら、是非積極的に使っていただきたい機能の一つです。

後からかけ直したりする手間が省け、業務をスムーズに行うことができます。

なお、会社で使用している回線がISDNなら問題はないのですが、もしアナログ回線であるならば、この外線間転送をするためには外線間転送ユニットというものを主装置に取り付ける必要が出てきます。

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

電話機から発信させない外線を設定【外線発信規制】

外線発信規制とは、電話機から発信させない特定の外線番号を設定する機能です。

例えば、電話による営業活動やアナウンス業務を行っている企業では、情報提供は必要ないと言われた相手に再度連絡をすることは避けなければいけません。

自分では管理をしていたとしても、社内の別の人が電話をしてしまうこともあり得ます。

外線発信規制はこうしたトラブルを防ぐために、特定の電話に発信することができないようにする機能です。

次のような設定をしたいと仮定して説明します。

  • 内線11は制限を一切行わない
  • 内線12~16の発信を許可する外線を1、2に限定する

設定画面の開き方は次のとおりです。

➀ メインメニュー → ➁ 電話の詳細設定 → ➂ パスワード入力 → ➃ 内線電話機設定

手順は以下の通りです。

➀ プルダウンメニューから、設定する内線番号(11から16まで)を選択し「編集」をクリック

➁ 設定画面が表示されます

➂ 設定項目「発信時外線捕捉規制」で発信させない外線を指定します

この場合、1と2以外の外線を全て指定します。
ちなみに、デフォルトでは回線1と2に設定されている全外線を規制しない設定になっています。

➃ 「設定」ボタンをクリックすれば、内戦11から17までの電話機に対する発信規制は完了

内線20と21で発信捕捉させない外線を設定する場合、PBX発信時捕捉外線の設定で発信捕捉させない外線のチェックボックスからチェックを外せばOKです。

また、発信時外線捕捉規制に設定している外線は着信応答や保留応答することができます。

さらに、発信自害船捕捉規制の設定は、内線11から16のみの設定項目になります。

設定方法は、お使いの機種のマニュアルでご確認をお願いします。

ハンドセットを置いたままで、内線通話【ハンズフリー機能】

ハンズフリー機能とは、その名の通り、受話器を置いたまま通話できる機能です。

ビジネンフォンには、基本的に電話機本体にスピーカーとマイクが装備されています。これによって、受話器を取らなくても通話が可能なのです。スピーカーからは相手の声が聞こえ、マイクを通して自分の声が相手へ届きます。
ビジネスフォンの機種によって操作方法が異なることがありますが、基本的な操作方法は次の通りです。

パーソナルハンズフリー

ハンドセット(受話器)を置いたままで内線通話をすることができます。

  1. 「スピーカーボタン」を押下
  2. 「マイクボタン」を押下
  3. 相手の電話番号をダイヤル
  4. 相手の方の声が聞こえたらビジネスホンのマイクに向かって話し、相手の声はスピーカーから聞こえます
  5. 話しが終われば「スピーカーボタン」を押します

外線ハンズフリー

ハンドセットを置いたままで、外線通話をすることができます。

  1. ビジネンホンの空いている「外線ボタン」を押下
  2. 「マイクボタン」 を押下
  3. 相手の電話番号をダイヤル
  4. 相手の方の声が聞こえたら多機能電話機の「マイク」に向かって話し、相手の声はスピーカーから聞こえます
  5. 話しが終われば「スピーカーボタン」を押します

ハンズフリーで電話を受けるには

  1. ビジネスホンの着信音が鳴り、着信ランプと外線ランプが点滅
  2. ランプが点滅している「外線ボタン」を押下
  3. 「マイクボタン」を押下
  4. 多機能電話機の「マイク」に向かって話しができ、相手の方の声はスピーカーから聞こえます
  5. 話しが終われば「スピーカーボタン」を押します

ほとんどの機種で内線と外線をハンズフリーで使用する場合の操作方法はほぼ同じなので、すぐに簡単に使える機能ですよ。

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

各拠点間で多人数と同時通話をする【会議通話機能】

多人数での「会議通話機能」は、ビジネスフォン(多機能電話機)でのみ利用可能な機能です。

一般電話機ではもちろん利用できません。

会議通話で同時に通話できる台数はビジネスフォン・PBXの種類やメーカーによって異なりますが、最大でおおよそ32台程度までの会議通話が可能です。

会議通話は主に2種類あり、各々の電話から音声でのみ複数で通話するタイプと、ビデオ通話にて音声と映像で複数通話可能なタイプがあります。

基本的な会議通話の手順は次の通りです。

  1. ビジネスフホンで外線通話する
  2. この状態でビジネスホン会議ボタンを押して、通話の相手を通話保留状態にする
  3. 会議通話に参加してもらいたい内線番号をダイヤルして内線呼び出しをする
  4. 内線が通話状態になったら、呼出元のビジネスホンの会議ボタンを再度押します。そうすると、3人参加の会議通話状態になります
  5. 参加する人数を増やしたい時はこの手順を繰り返します

外線を交えてちょっとした打合せにも利用できるので使い方によっては非常に便利な機能です。

発信禁止番号【固定電話発信制限】

発信禁止番号では、あらかじめ特定の電話番号を登録しておくと、あとでその電話番号に電話をかけることができないようにすることが可能です。

例えば、営業電話などで電話をかけても相手先から電話を拒否されることがあります。

商品取引所法の改正(2005年5月~)に伴い、断られたお客様への再勧誘ができなくなっていますが、気がつかないうちに同じ所に再度電話をかけてしまうことがあります。

それを防ぐための機能なのです。

設定方法は、一般的には次の通りですが、機種によって異なりますので確認をお願いいたします。

  1. 受話器を置いたまま、登録する電話番号をダイヤルします
  2. 「発信規制ダイヤル」ボタンを押します
  3. 「1:登録 2:削除」と液晶画面に表示されます
  4. 「1」をダイヤルして登録します

時的に使用する回線数を制限【回線使用制限】

一時的に使用する回線数を制限することによって、呼び出し状態のまま相手を待たせるような事態を避けることができます。

例えば、

  • 外線着信の本数よりも在席者が少ない
  • 1人しか在席していないので同時に複数本外線着信しても対応しきれない
  • 一時的に特定の外線のみ着信を許可したい

などのケースで回線使用制限を行います。

呼び出し状態のままになってしまうと「休みなのか?」と思わせることもありますので、有効に活用したい機能ですね。

電話機の通話内容を、ほかの電話機でチェック【通話モニタ】

通話モニタとは、通話中の別の電話機の通話内容を他の電話機でモニタリングする機能です。

基本的にモニタリングするだけで、その通話に参加することはできません。

モニタリングする側の音声が通話中の電話機から聞こえることはありません。

例をご覧ください。

➀ 内線1と内線2のビジネスホン同士で内線通話をします。

➁ 別の内線10のビジネスホンから、内線1と内線2の通話をモニタリングするための操作を行います。

  1. 内線10の受話器を上げる
  2. 通話モニタ特番(#など)を押します。
  3. 通話モニタを行う電話機の内線1を押します。

➂ 内線10のビジネンホンから内線1と内線2の通話の様子をモニタリングします。

まとめ

日常仕事をする上で、外線や通話は当たり前のように使用している機能ですが、ご紹介した機能を使用すればさらに効率がアップすることは言うまでもありません。

さほど難しい操作もありませんので、是非、日常の業務で有効に活用していきましょう。

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