ビジネスフォンの外線とは？基礎知識と使い方わかりやすく解説

ビジネスシーンで、電話応対は企業の印象を左右する重要な要素です。

外線や内線、なんとなく理解しているつもりでも、いざとなると「外線ってどんな機能？」「内線との違いは何？」と迷うことはありませんか？

この記事では、ビジネスフォンの「外線」について、基本から丁寧に解説します。
操作方法はもちろん、知っておくと業務効率がアップする活用術やよくある疑問もまとめました。

この記事を読めば、外線に対する不安を解消し、自信を持って電話応対できるようになるはずです。ぜひ、最後までご覧ください。

ビジネスフォンの外線とは？電話の基本を解説

ビジネスフォンを初めて使う方の中には、「外線」という言葉に馴染みがない方もいるでしょう。

ここでは、ビジネスフォンにおける外線とは何か、その機能や役割について解説します。

ビジネスフォンの外線とは

ビジネスフォンや電話における「外線」とは、お客様や取引先など社外の方と連絡を取る際に使われる回線のことです。

外線は会社を運営するうえで欠かせません。
家庭用電話やスマートフォンなどは基本的に外線のみ対応ですが、ビジネスフォンは内線と外線の両方に対応している点が大きな特徴となります。

なお、03や06などの市外局番で始まる番号を使って外部と通話する際は、NTTなどの通信事業者が提供する公衆回線を利用するため、通話料金がかかります。

一般の固定電話やスマートフォンと同様に、外線を利用する際には必須のコストである点を覚えておきましょう。

外線と内線の違い

「内線」は同じ会社内でのやり取りに使う回線を指し、外線とは役割や番号が異なります。

主な違いは以下のとおりです。

	外線	内線
連絡する相手	社外（顧客・取引先 など）	社内（部署・スタッフ間）
電話番号	03・050などから始まる10桁の外線番号	12・1047などの内線番号
使用する電話回線	通信事業者の電話回線	自社内の電話回線
通話料	発信時のみ発生	なし

外線着信では10桁の番号が、内線着信では「1047」のような内線番号がディスプレイに表示されるため、どこからの呼び出しかすぐに判断できます。

着信音も内線と外線で変えているケースがほとんどです。
細かな設定は機種や社内の運用ポリシーによって異なりますが、まずは「内線は社内向け」「外線は社外向け」と理解しておくと、スムーズに扱えるようになります。

◆内線電話について詳しく知りたい方は以下の記事をあわせてご覧ください。

外線が必要となるケース

オフィスでの通話業務が多い場合、外線は電話業務の効率化に欠かせません。
複数回線を用意することで同時通話が可能になり、顧客の待ち時間短縮や業務の停滞を防止できます。

また、支店が複数ある企業では外線の活用することで拠点間の連携を強化。
さらに、代表番号に加えて部署ごとの専用番号を設ければ、よりスムーズな顧客対応が可能になり、企業イメージの向上にもつながります。

外線のメリットと注意点

外線により、保留・転送など、ビジネスフォンならではの機能が利用でき業務効率が向上します。
部署ごとに番号を使い分けることで、顧客対応の向上にもつながります。

ただし、回線数が増えると費用も増加するため、運用ルールの明確化が必要です。

「クラウドPBX」などの新しいシステムでは、外線の仕組みや概念が従来とは異なる場合があります。そのため、最新の動向を踏まえた慎重な検討が必要です。

◆クラウドPBXについて知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。

ビジネスフォンの外線の基本のかけ方・取り方

固定電話や携帯電話と異なり、ビジネスフォンの場合はかけ方・取り方に複数の方法があります。

ここからは、ビジネスフォンの外線の基本的なかけ方・取り方をご紹介していきます。

外線をかける方法

一般的にビジネスフォンは、受話器を上げただけの状態では「内線モード」になっているため、外線発信するときは「外線モード」に切り替えなければなりません。

本章では、外線をかける方法として2種類の切り替え方法を解説します。

①外線ボタンを押して発信する場合

まず、外線ボタンを使用して外線発信をする方法です。

なお、手順は以下のとおりです。

また、回線が空いているかどうかはランプの点灯の有無で確認できます。

ほかの人が通話中・保留中で、使用している外線ボタンのランプが点灯しているため、外線発信する際はランプが消えている外線ボタンを選択しましょう。

②0発信する場合（0＋電話番号）

続いて、自動で空いている回線を選べる機種の場合は、外線ボタンではなく「0」を使用する方法もあります。
このケースを一般的に「0発信」と呼びます。

0発信を使用して外線電話をかける方法は、以下のとおりです。

例えば、03-1234-5678に電話をかけたい場合は、「0＋03-1234-5678」とプッシュすることで外線発信ができます。

外線を取る方法

外線ランプが点滅して着信があった場合には、一般的には受話器を上げるだけですぐに通話が始まります。

しかし、受話器を取った後、外線ボタンを押さなければ通話が開始しないパターンもあります。

どちらのタイプになっているかは会社によって異なるため、詳しくは社内の上司や先輩など詳しい方に確認しましょう。

ビジネスフォンで外線を取り次ぐ方法（保留・転送）

オフィスで電話を受けていると、社外の方からの着信を社内のほかの従業員に取り次がなければならないケースが発生します。

そこで本章では、ビジネスフォンで外線を取り次ぐ方法についてご紹介します。操作の流れをマスターして、スムーズに取り次げるよう準備しておきましょう。

外線を保留する方法

転送先の担当者が席にいるかを確認するなど、一時的に通話を中断したいときには「保留」機能を使用します。

保留機能には「通常保留」と「パーク保留」の2種類があり、会社の使用するビジネスフォンや状況に合わせて使い分けることが重要です。ここでは、2種類の保留の特徴と使い方について解説します。

①保留（自己保留）の場合

「保留」機能は、保留ボタンを押すと相手には音楽が流れ、こちらの声は一切聞こえなくなります。

操作方法は以下のとおりです。

電話を取り次ぐ場合は、保留を解除した後に「転送」を行う必要があります。

②パーク保留の場合

ビジネスフォンならではの保留機能が「パーク保留」です。

パーク保留とは、保留した電話機以外（あらかじめ設定が必要）でも保留中の通話に対応できる機能です。

保留中は、設定したすべての電話機の「パーク保留ボタン」が点灯します。
そして、設定されたすべての電話機のどの端末からでも解除し、通話を取り次げます。

パーク保留は、会社の規模が大きく、複数の従業員が同じ外線番号を共有している場合や、同じ業務を多数の担当者で行っている場合に有効です。

ビジネスフォンの保留のやり方について詳しく知りたい方は、以下の記事もご参考ください。

外線を転送する方法

外線着信を担当者に転送する場合、社内にいるか社外にいるかで方法が異なります。

本章では、担当者が社内・社外にいる場合の転送方法をそれぞれ解説します。

①社内の担当者に取り次ぐ場合

社内の担当者に電話を取り次ぐ場合は、自分の近くにいるか・遠くにいるかで方法が変わります。

■近くの人に口頭で取り次ぐ場合

■部屋やフロアが違う人に内線で取り次ぐ場合

部屋やフロアが違う場合は、担当者の内線番号が必要になるため、内線番号表または、座席表をすぐに確認できる場所に置いておくことでスムーズに対応しやすくなります。

②社外の担当者に取り次ぐ場合

社外の担当者に外線を取り次ぐ場合は「外線転送（外線間転送）」を使用します。

「外線転送」とは、オフィスのビジネスフォンで受けた電話を、社外の担当者のスマートフォンなどに転送する機能のことです。

ここでは外線転送の方法を、NECのビジネスフォンを例にしてご紹介します。

こちらもスムーズに転送できるよう、社員の社用携帯番号を一覧表にして見える場所に掲示しておくと便利です。

外線発信に役立つビジネスフォンの便利機能5選

ビジネスフォンには、業務を効率化するための便利な機能が豊富に搭載されています。

ここでは、外線発信をよりスムーズにする便利機能をご紹介します。
基本的な使い方とあわせて覚えておくと、電話対応の負担を大幅に減らせるでしょう。

電話帳機能

スマートフォンと同様に、ビジネスフォンにも「電話帳機能」が利用できます。
よくかける番号をあらかじめ登録しておけば、名刺を探したり、番号を入力したりする手間が省けて業務がはかどります。

名前での検索はもちろん、グループ名やメモリ番号での検索など機種によって柔軟に利用できるのもポイントです。

リダイヤル発信

「リダイヤル発信」とは、着信履歴や発信履歴から番号を選ぶだけで再度発信できる機能です。

毎回番号を入力する必要がないため、スピーディに電話をかけられます。
機種によっては話中だった相手に自動でかけ直す「オートリダイヤル機能」が搭載されており、何度も発信し直す手間が省けて便利です。

短縮ダイヤル

「短縮ダイヤル」は、よくかける電話番号を2〜4桁の短い番号に登録できる機能です。

通常の10桁番号を毎回入力する必要がなくなるので、頻繁に連絡する相手がいる場合は特に重宝します。

番号を押し間違えるリスクが減り、大量の電話番号から検索する手間も省けるため、業務効率アップにつながります。

◆短縮ダイヤルについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

ワンタッチダイヤル

「ワンタッチダイヤル」は、あらかじめ登録したボタン1つで瞬時に電話をかけられる機能です。

短縮ダイヤルより登録件数は少ない場合が多いですが、わずか1回のボタン操作だけで架電できるため、スピーディな対応が可能になります。

オンフックダイヤル

「オンフックダイヤル」とは、受話器を置いたままダイヤルし、発信する機能です。

電話番号をダイヤルして電話がつながるまでは受話器を持つ必要がないため、業務を続けながら待てる点がメリットです。

ただし、相手につながったら周囲に会話が聞こえないよう、早めに受話器を取って応対する必要があります。

ビジネスフォンの外線に関するよくある質問

最後に、ビジネスフォンの外線についてのよくある質問についてQ＆A形式でお答えします。

ビジネスフォンの外線に関する疑問や不安を解消し、業務に役立てましょう。

固定電話やスマホとビジネスフォンの外線の違いは？

固定電話やスマホは、公衆回線を直接利用して外線通話のみを行います。

一方、ビジネスフォンは主装置（PBX）を介して内線と外線の両方を管理でき、以下の特徴があります。

こうした独自の機能により、ビジネスフォンはオフィスでの通話業務を効率的にサポートします。

なぜ0発信をするのですか？

ビジネスフォンは、何も操作しないと内線モードのままです。

そのため、市外番号や携帯番号をダイヤルしても外線発信ができません。
そこで、最初に「0」を押すことで内線モードから外線モードへ切り替わり、社外へ電話できるようになります。

外線ボタンがない場合どうしたら良いですか？

外線ボタンは、電話機のディスプレイ下付近などに設置されている場合が多いです。

ただし、使用中のビジネスフォンに外線ボタンが見当たらないときは、まず「0」を押してダイヤルする「0発信」を試してみましょう。
これにより、内線から外線モードに切り替わり、社外へ発信できるようになります。

通話を転送する際は「保留」→「外線ボタン」ではなく、「転送ボタン」→「担当者の内線番号入力」の手順を使うのが一般的です。

ビジネスフォンの導入や機能のご相談は「OFFICE110」へ

ビジネスフォンの導入や機能面でお悩みの方は、ぜひ「OFFICE110」にご相談ください。

当社では、ビジネスフォンに精通したプロスタッフが多数在籍しており、お客様の状況やご要望に合わせた最適なご提案いたします。

販売はもちろん、設置工事・設定・アフターサービスまで一貫して対応しているため、連絡先が一つで済むのが大きなメリットです。
複数の業者とやり取りする必要がなくなるので、管理業務の手間を大幅に削減できます。

現在お使いのビジネスフォンに関するお困りごとがあれば、どうぞお気軽に「OFFICE110」へお問い合わせください。

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まとめ

ビジネスフォンの外線は、家庭電話とは「かけ方」「取り方」が異なる場合があります。

また、「保留」や「転送」を使うと、社内外の取り次ぎがスムーズに。ビジネスフォンの操作をうまく活用できれば、業務効率が大幅に向上します。

一度覚えてしまえば簡単なので、早めに操作をマスターしてスムーズに仕事を進めましょう。

ビジネスフォンでお困りの際は、「OFFICE110」にご相談ください。
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