ビジネスフォン導入で後悔しない！導入手順とコスト削減のコツ
社内外のスムーズなコミュニケーションを支えるビジネスフォンは、企業が業務を効率化するうえで無くてはならないツールです。
ただし、導入には機器の選定や導入費用が発生するため、事前に必要な情報を把握しておく必要があります。
そこで、本記事ではビジネスフォンの導入方法や選び方、費用の目安をわかりやすく解説。さらに、コストを抑えてお得に導入する方法もご紹介します。
自社に最適なビジネスフォンを導入したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
なお、ビジネスフォンを導入する際は、情報が多すぎて迷ってしまうこともあります。当社『OFFICE110』では、無料でお客様に最低な導入プランを作成しております。ぜひお気軽にお問い合わせください。
監修者
登 雄三
（のぼり ゆうぞう）
保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）/電気工事士
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
ビジネスフォン導入で得られる3つの効果
ビジネスフォンを導入すると、業務の生産性向上・コスト削減・情報共有の円滑化といった大きなメリットがあります。
とくに、以下の3点は、多くの企業が導入を決める重要なポイントとなっています。
- 電話対応のスムーズ化で業務効率UP
- 顧客対応のスピードが上がり、問い合わせ対応がスムーズになる。
- 社員同士の連絡が円滑になり、業務の遅れを防げる。
- 外出中でも適切な電話対応ができ、機会損失を防止できる。
→ 業務の生産性が向上し、対応品質もアップ！
- 通信コストを抑え、運用コストを最適化
- 社内通話や拠点間の通信費を削減できる。
- 必要な回線数や機器を最適化し、無駄なコストをカットできる。
- クラウドPBXやリース活用で、初期費用を抑えられる。
→ コスト削減につながり、長期的な経費管理がしやすくなる！
- スムーズな情報共有で社内外の連携を強化
- 迅速な情報共有が可能になり、対応ミスや伝達ミスを防止できる。
- 遠隔地でもスムーズに連絡が取れるようになり、業務の遅れを防げる。
- チームの連携が強化され、組織全体の生産性が向上する。
→ 社内外の連携がスムーズになり、業務効率がさらにアップ！
これらの効果からもわかる通り、ビジネスフォンは単なる通話手段ではなく、企業の成長を支える重要なツールといえます。
ビジネスフォンが企業にもたらす導入効果を理解したうえで、次章ではビジネスフォンの具体的な選び方についてご紹介していきます。
ビジネスフォンの選び方｜種類・機能・メーカー比較
ビジネスフォンを選ぶ際は、企業の規模や業務形態、働き方に応じた最適な種類や機能を選ぶ必要があります。
ここからは、ビジネスフォンの種類や機能、比較ポイントについて詳しく解説します。
種類で選ぶ
ビジネスフォンには、主に「主装置（PBX）型」「クラウドPBX型」「IP電話型」の3種類があり、それぞれ特徴や導入コストが異なります。
オフィスの環境や業務フローに適した種類を選ぶことで、スムーズな運用が可能になります。
■ビジネスフォンの種類
-
主装置（PBX）型
大規模オフィス向けで、安定した通話品質と無料の社内通話を利用できる。ただし、初期費用が高額。 -
クラウドPBX型
小規模オフィスやテレワークが多い企業に適し、初期費用を抑えつつ柔軟な働き方をサポート。 -
IP電話型
低コストで導入可能だが、ネットワーク環境に依存する。予算が限られている企業や個人事業主に適している。
これらのビジネスフォンの種類は、それぞれ特性や導入コストが異なるため、自社の業務形態や通信環境に最適なものを選ぶ必要があります。
- 通話品質や安定性を重視したい ⇒ PBX型
- 初期費用を抑えつつ柔軟な運用をしたい ⇒ クラウドPBX型
- コストを優先したい ⇒ IP電話型
自社の課題や運用環境に合ったビジネスフォンを選び、快適な通信環境を整えましょう。
ビジネスフォンの種類について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
機能で選ぶ
ビジネスフォンには、業務の効率化や通話の利便性を高める多彩な機能が搭載されています。
適切な機能を選ぶことで業務負担を軽減し、スムーズな運用が可能になります。
-
転送機能
外出先のスマホに通話を転送。営業担当が外出中でも対応できる。 -
通話録音
通話内容を録音・保存。クレーム対応や商談履歴の管理に役立つ。 -
保留・内線転送
通話を別の担当者へスムーズに引き継ぐ。チームでの業務連携がスムーズに進められる。 -
IVR（自動音声応答）
音声ガイダンスで適切な窓口へ案内。コールセンターや多拠点企業にも最適。 -
スマホ連携
スマートフォンを社内電話として利用可能。テレワークや外出が多い企業に適している。
ただし、不要な機能を追加するとコストが増加するため、自社の業務に必要な機能を見極めることが重要です。
メーカーで選ぶ
ビジネスフォンを選ぶ際は、メーカーごとの性能やサポート体制の違いをしっかり把握しておく必要があります。導入後の使いやすさにも影響するため、自社の業務環境に合った機種を選びましょう。
以下では、主要メーカーの特徴をまとめました。
| メーカー | 特徴 | 価格帯 | 対象企業 |
|---|---|---|---|
| NTT | 幅広い業種で導入実績あり、安定した通話品質 | 中～高 | 大規模オフィス |
| SAXA(サクサ) | 中小企業向け、コストパフォーマンスが良い | 中 | 予算が限られている中小企業 |
| NEC | 拡張性が高く、オフィスの規模に合わせやすい | 中～高 | 拡張性が必要な企業 |
| 岩通(IWATSU) | 業務効率アップに貢献し、環境にも配慮 | 中 | 中小規模の事務所 |
| NAKAYO(ナカヨ) | 低コストで高機能、介護施設や宿泊施設向け | 低～中 | 特定業種向けシステム |
| 日立 | クラウドPBXとの連携が強み | 高い | 高度なシステム連携を求める企業 |
各メーカーの価格・機能・サポート体制などを比較し、自社の業種や規模、将来的な拡張性を見据えて検討することが大切です。
とくに、導入コストや保守サポート、必要な機能のバランスを意識して選ぶことで、長期的に安定した運用につながるでしょう。
ビジネスフォン導入ステップ｜申し込み～設置工事
ビジネスフォンを導入すると、企業のコミュニケーション環境が大幅に向上します。
ここでは、ビジネスフォンの導入する際の4つのステップをわかりやすく解説していきます。
STEP1：ヒアリング・見積もりの作成｜最適機種を検討
まず、ビジネスフォンの取り扱い業者問い合わせ、専門スタッフによるヒアリングを実施します。
■主な確認ポイント
- 業務内容やスタッフ数に適した機種・機能の選定
- 現在の通信環境や課題の整理
- 予算に応じた最適なプランの提案
ビジネスフォン導入が初めての企業でも、納得いくまで何度でも提案を受けることが可能です。
STEP2：見積もり比較｜費用とサービスをチェック
最適な機種が決まったら予算を確認し、複数の業者から見積もりを取得し、比較検討します。
■比較ポイント
- 導入費用（本体価格・工事費）
- 月額料金（回線利用料・メンテナンス費）
- サポート体制（トラブル時の対応・保証期間）
単に価格だけでなく、サポートの充実度や担当者の対応も確認しましょう
STEP3：契約・発注と回線手続き
業者を選定したら、契約・発注の手続きを進めます。
■契約前に確認すべき点
- 提案された機種・プランが業務に適しているか
- 契約内容や料金プランに不明点がないか
- サポート体制や保守契約の有無
また、電話番号の引き継ぎが必要な場合は、通信事業者への手続きも並行して進める必要があります。
STEP4：専門業者による設置工事
契約完了後、専門業者がオフィスに訪問し、設置工事を行います。
■工事当日の流れ
- 設置場所の確認・機器の搬入
- 配線工事・回線接続・設定作業
- 動作確認・スタッフ向けの操作説明
工事日程は事前に調整し、設置後は必ず動作確認を行いましょう。
ビジネスフォン導入費用｜初期費用・月額料金を解説
ビジネスフォンを導入する際には、初期費用と月額料金の両方が発生します。
導入コストは機器の種類や設置規模、契約する業者によって異なるため注意が必要です。
ここからは、ビジネスフォンの導入費用や運用コスの内訳や相場についてくわしく解説していきます。
導入費用の内訳と相場
ビジネスフォンの導入には、以下の費用がかかります。
-
ビジネスフォン本体の購入費用
1台あたり2万円〜5万円。機能やメーカーによって価格が変動する。 -
主装置（PBX）の設置費用
数万円〜数十万円。オフィスの規模に応じて必要な機器が異なる。 -
配線・設置工事費
5万円〜20万円程度。配線の長さやオフィスの構造によって変動。 -
設定・初期設定費用
1万円〜5万円程度。PBXの設定や各端末の登録作業にかかる費用。
導入費用は機種や工事内容によって異なるため、事前に業者へ見積もりを依頼し、詳細を確認することをおすすめします。
月額料金と運用コストの内訳
ビジネスフォンの運用には、毎月の維持費も発生します。
主な月額コストは以下の通りです。
-
回線使用料
アナログ回線・ISDN回線は1回線あたり月額3,000円から5,000円程度。
クラウドPBXは1ユーザーあたり1,000円〜3,000円程度。 -
機器のレンタル費用（リース契約の場合）
1台あたり月額1,000円〜3,000円程度が相場。 -
保守・サポート費用
故障対応やサポートを受ける場合、月額3,000円〜1万円程度の費用がかかる場合がある。 -
通話料金
社内通話は無料のケースが多いですが、外線通話の料金は回線プランによって異なる。固定電話宛は1分あたり約8円、携帯電話宛は1分あたり約20円が目安。
クラウドPBXを導入すると初期費用を抑えられますが、毎月の利用料金が発生します。導入前にトータルコストを比較し、自社に最適なプランを選びましょう。
※「クラウドPBX」とは、インターネットを利用して通話や内線管理ができるシステム。
クラウドPBXについてくわしく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
ビジネスフォン導入コストを抑える3つの方法
ビジネスフォンの導入には初期費用や月額料金がかかるため、できるだけコストを抑えたいと考える企業も多いでしょう。
ここでは、ビジネスフォンの導入コストを削減する3つの方法を解説します。
1. 導入方法を状況に応じて選ぶ
ビジネスフォンの導入方法には、新品購入、リース契約、中古ビジネスフォンの活用、レンタル契約の4つがあります。
| 導入方法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| 新品購入 | 最新機種を自由に選択でき、長期利用に適している | 初期費用が高額 |
| 中古ビジネスフォン | 初期費用を大幅に削減できる | 耐用年数や故障リスクに注意が必要 |
| リース契約 | 初期費用を抑えつつ、定期的な機器更新が可能 | 長期的な支払いが発生 |
| レンタル契約 | 必要な期間だけ利用でき、短期利用に最適 | 長期運用にはコストが割高になる場合がある |
企業の状況に応じた導入方法を選ぶことで、無駄なコストを抑えながら最適な運用が可能です。
ビジネスフォンの導入方法別の費用については、以下の記事でくわしく解説しています。
2. 流通の多いモデルを選ぶ
ビジネスフォンの機種選びは、コスト削減に影響します。
流通量の多い人気機種を選ぶことで、以下のメリットがあります。
- 導入コストを抑えやすい（大量生産されているため価格が安定）
- 保守・修理対応がしやすい（交換部品の供給が豊富）
- 中古市場での取扱いが多い（中古機器の購入や増設が容易）
とくに、NTT製やSAXA（サクサ）製、Panasonic製のビジネスフォンは流通量が多く、価格が比較的安定しているため、導入しやすい機種として人気があります。
将来的に台数を増設する可能性がある場合も、普及している機種を選ぶことでスムーズに追加導入できます。
3. キャンペーン活用で費用を削減
販売店や通信事業者が実施しているキャンペーンを活用することで、導入コストを大幅に削減できる場合があります。
■代表的なキャンペーン例
- 基本工事費無料キャンペーン（工事費用を削減）
- 機器本体の割引キャンペーン（電話機本体の価格を割引）
- ビジネスフォン導入支援プラン（一定条件を満たすと特別価格で提供）
最新のキャンペーン情報は、販売店の公式サイトや代理店のWebページで確認できます。
見積もりを依頼する際に、各社のキャンペーンの有無をチェックしておくといいでしょう。
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ビジネスフォン導入時によくある質問
ビジネスフォンの導入を検討する際、多くの企業が気になるポイントをまとめました。
導入スケジュールや機能、契約に関する疑問を解消することでスムーズに導入できるでしょう。
導入にはどれくらいの時間がかかりますか？
導入期間は、回線の有無によって異なります。
- 既存の電話回線がある場合 → 最短2日で導入可能
- 新規回線の手配が必要な場合 → 最短4日で対応可能
導入スケジュールを計画する際は、業者への相談と事前準備が重要です。
スマホと連携するビジネスフォンはありますか？
はい、スマートフォン対応のビジネスフォンも多数あります。
外出先でもオフィスの番号で通話が可能になります。
テレワークを導入している企業にとって、スマホ連携は利便性向上に役立つ機能です。
業務形態に合わせて、スマホ連携機能を備えたビジネスフォンを選びましょう。
電話加入権は必要ですか？
以前は電話加入権が必要でしたが、現在はIP電話などを利用することで不要なケースも増えています。
- IP電話・クラウドPBXを利用する場合 → 電話加入権は不要
- 従来の固定電話回線を利用する場合 → 加入権が必要になるケースあり
ただし、IP電話を利用する場合でも月額レンタル料金が発生する場合があるため、契約内容を事前に確認しましょう。
電話加入権について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
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■ OFFICE110のサービス内容
-
ビジネスフォンの販売・設置
最適な機種を選定し、すぐに使える状態に設定。通信費の削減と業務効率化を実現します。 -
コスト削減アドバイス
通信費や機器運用の見直しにより、無駄なコストをカット。業界トップクラスの料金で導入可能。 -
サポート・メンテナンス
設置後も定期メンテナンスやトラブル対応を実施。安心・安全な業務環境を継続的にサポート。 -
システムのカスタマイズ
お客様のニーズに合わせた最適なビジネスフォンシステムを構築し、業務の生産性を向上。 -
オフィス機器の販売・設置
業界30年の実績でビジネスフォンはもちろん、コピー機などのオフィス機器の導入まで一括サポート。
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まとめ: ビジネスフォン導入で企業の成長を加速
ビジネスフォンは、企業規模を問わず事業成長を促進する強力なツールです。
導入により、以下のさまざまなメリットが期待できます。
- 顧客対応の質向上
- 社内コミュニケーションの円滑化
- 業務効率の大幅な改善
- 通話料などのコスト削減
初期費用や月額料金が気になる方も、導入方法の工夫やキャンペーン活用でコストを抑えることが可能です。
ビジネスフォンの選び方や導入ステップ、費用に関する詳細な情報が必要な場合は、専門家によるサポートが役立ちます。
「OFFICE110」では、お客様のニーズに合わせた最適なビジネスフォン導入プランをご提案いたします。
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| 関西 | 京都・滋賀・奈良・三重・和歌山・大阪・兵庫（神戸） |
| 中国 | 鳥取・岡山・島根・広島・山口 |
| 四国 | 香川・徳島・愛媛・高知 |
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