ビジネスフォンの着信拒否で迷惑電話を撃退！5つの対策や設定方法を解説

このようなお悩みを抱えている企業担当者へ、解決策があります。

それはビジネスフォンを活用し、早急に迷惑電話への対策をおこなうことです。
ビジネスフォンには、迷惑電話に対する着信拒否機能を始めとした便利な機能が搭載されています。

これらの機能を活用することで、迷惑電話の影響を軽減し、業務に集中できる環境を整えることができるでしょう。
そして、迷惑電話からの業務のストレスを軽減し、効率的な職場環境を築いていけます。

さらにビジネスフォンの導入により、オフィスの通信環境を最適化することで業務の改善にもつながります。
ビジネスフォンを活用すれば効率的なコミュニケーションを実現し、スタッフのモチベーション向上にも貢献できるでしょう。

ぜひ、本記事を参考にしてみてください。

ビジネスフォンの着信拒否とは？迷惑電話対策の重要性

迷惑電話は、業務の中断や頻繁な着信により、従業員のモチベーション低下などさまざまな問題を引き起こす可能性があります。

そこで、ビジネスフォンで活用できる迷惑電話対策について、着信拒否や企業が対策を重視すべき理由について詳しく解説していきます。

ビジネスフォンの着信拒否とは

ビジネスフォンの着信拒否は、特定の番号や非通知設定になっている電話からの着信を拒否する機能です。
着信拒否設定を正しく設定し、営業電話やいたずら電話などが防げます。

着信拒否設定を活用すれば、従業員の業務が中断されずに快適な業務運営ができるようになります。

企業が迷惑電話対策をするべき理由

企業が迷惑電話対策をするべき理由は、悪質な電話を着信拒否して業務の妨げを回避し、スムーズに業務が進められるからです。

企業に迷惑電話がかかってきた場合、電話対応した従業員の業務が止まってしまうなど、仕事そのものに支障をきたしてしまいます。

迷惑電話の種類は「しつこい迷惑電話」「いたずら電話」「悪質なクレーム」など多岐にわたります。
上記のような迷惑電話は、従業員のモチベーションが下がるだけでなく、時間を浪費したり、精神的苦痛を伴ったりする場合も考えられるでしょう。

従業員のモチベーションを下げないためにも、ビジネスフォンの着信拒否設定を活用する必要があります。

ビジネスフォンの着信拒否の有効活用にはナンバー・ディスプレイの契約が必須！

着信拒否関連の機能を使うには、ナンバー・ディスプレイへの加入が条件となっている場合がほとんどです。

「ナンバー・ディスプレイ」とは、NTT東西が提供している固定電話のオプションサービスです。
このオプションに加入しておくと、かけてきた相手の電話番号がわかる仕組みになっています。

相手の番号がわかるため、後からかけ直したり、迷惑電話対策や特定の番号のみ着信音を変更したりするなどの機能が利用できます。

ナンバー・ディスプレイを使うには、対応した電話機の利用が必要です。
また、ナンバー・ディスプレイの月額料金は、加入電話・ひかり電話の場合440円（税込）です。

NTT東西のナンバー・ディスプレイ申し込みは、以下のサイトからおこなえます。

NTT西日本 ナンバー・ディスプレイ申し込みサイト
NTT東日本 ナンバー・ディスプレイ申し込みサイト

ビジネスフォンで利用できる5つの着信拒否機能

ビジネスフォンを利用している方は、さまざまな迷惑電話対策の機能が利用できます。
それぞれの着信拒否機能を組み合わせれば、さらに高い効果が発揮できるでしょう。

ここからは、ビジネスフォンで利用できる5つの着信拒否機能について詳しく解説します。

迷惑電話ボタン

ビジネスフォンで多機能電話を利用している方は、ファンクションキーに割り当てられている迷惑電話ボタンを押すことで、着信拒否できます。

具体的には、「通話中に迷惑電話ボタンを押す」、もしくは「着信履歴で該当の電話番号を表示させ、迷惑電話ボタンを押せば着信拒否設定が完了」します。

迷惑電話ボタンを利用するには、迷惑電話ボタンがついている機種かつNTT東西のナンバー・ディスプレイに加入することが条件です。

指定番号の着信拒否設定

ナンバー・ディスプレイに加入している場合、相手の電話番号が表示されるため、電話機に備わった指定番号の着信拒否設定を活用することで、特定の番号からの着信を拒否できます。

なお、拒否された番号からの電話がかかってきた場合には、「おことわりメッセージ」を自動的に再生させることが可能です。これにより迷惑電話を遮断し、快適な通話環境を実現できるでしょう。

また指定番号の着信拒否設定をおこなえば、着信音も鳴らなくなるので安心です。
ただし、ナンバー・ディスプレイに加入していない場合、相手が非通知設定しているか判別できないため、非通知の電話は着信拒否できない点に注意しましょう。

また、特定の番号を着信拒否する方法の一つに「識別着信機能」があります。
識別着信機能を使えば具体的に以下の設定ができます。

識別着信機能を利用すれば、誰から電話がかかってきたか判別できます。そのため、最適な担当者が電話対応したり、あるいは電話にでなかったりするなどの対策ができます。

ナンバー・リクエスト

「ナンバー・リクエスト」とは、電話番号を通知せずにかけてきた相手に対して、電話番号を通知する状態に設定してからかけ直すよう、音声メッセージで応答するサービスです。

ビジネスフォンの標準機能でも利用できるため、月額料金を払う必要はありません。
非通知拒否の設定には、「自動ガイダンスを流す」「話し中の音声メッセージを流す」などの方法があります。

もし、加入電話を利用している方がナンバー・リクエストを使いたい場合は、「ナンバー・ディスプレイ」の加入が必要です。

IVR機能

「IVR機能」とは、「〇〇のご要件の方は1を押してください」など、要件別に最適な窓口・担当者へ電話をつなぐ機能です。
この機能を使えば、迷惑電話を抑止できたり営業電話かどうか切り分けたりできます。

また、顧客が確実に担当者につなげられるだけでなく、営業電話などであれば、業務に影響が生じにくい一般の電話窓口に集約できます。

悪質な迷惑電話は、IVR機能で担当者につながるまでのプロセスを複雑にすることで抑止できるでしょう。

IVR機能はオプションとして用意されているわけではなく、さまざまな会社が提供しています。
契約するサービスによって、導入スピードや費用が変わるので注意しましょう。

通話録音機能

近年では電話を使った特殊詐欺が社会問題となっていますが、そんな中、通話録音機能に対応した電話機が増えています。

「通話録音機能」とは、通話開始と同時に録音が始まるものや、着信があった際に「この通話は品質向上のために録音されています」とガイダンスが流れるなどの機能です。

通話録音機能を活用すれば、迷惑電話や特殊詐欺などの悪質な電話を牽制でき、かかってくる件数の削減にも役立ちます。

ビジネスフォンの着信拒否・非通知着信拒否の設定方法【NTT NX2の場合】

『NTT NX2シリーズ』を例に、ビジネスフォンの着信拒否設定・非通知着信拒否設定の方法をご紹介します。

ビジネスフォンの着信拒否・非通知着信拒否には、主装置での事前設定が必要です。
また、音声メールユニットが主装置にない場合は設定できないので、注意しましょう。

着信拒否の設定方法

着信拒否の設定方法には、主に「通話中に着信拒否登録する方法」「着信履歴から着信拒否登録する方法」の2つがあります。

通話中に着信拒否登録する方法は以下のとおりです。

着信履歴から着信拒否登録する方法は以下のとおりです。

通話中に着信拒否登録するには、かかってきた電話での通話中に着信拒否する必要があります。
自分からかけた電話の通話中にサービスボタンを押しても、着信拒否登録はできないので注意しましょう。

非通知着信拒否の設定方法

「非通知着信拒否」は通常の非通知電話だけでなく、公衆電話や番号通知ができないエリアからかかってきた際にも設定できます。

非通知着信拒否の設定方法は以下のとおりです。

※非通知着信拒否を設定するには、ナンバー・ディスプレイの契約が必要です。

ビジネスフォンの取り扱い方法でお困りの場合は「OFFICE110」へ

ビジネスフォンでおこなえる迷惑電話対策は、重要な電話の見逃しや対応する社員のストレスを防ぐために非常に重要です。また、このことは会社の売り上げに直結する大切なものともいえるでしょう。

ですから、電話回線の導入や入れ替えを検討している場合は、業者選びを慎重に行うことが大切です。
信頼性の高い業者が提供する適切なサービスを選ぶことで、スムーズなビジネス運営や業務の効率化が実現できるでしょう。そして、売上アップに向けた重要なステップとなります。

ビジネスフォンを取り扱う「OFFICE110」には、以下の点で大きなメリットがあります。

ビジネスフォンを導入する際は、電話回線の導入や入れ替え、チャネル数などさまざまな点を考慮する必要があります。
そのため、経験豊富な知識を持っている現場担当者の意見が参考になるでしょう。

また、ビジネスフォンでも機種が古い場合は、着信拒否機能に対応していない可能性もあります。
現在、迷惑電話に困っており新しいビジネスフォンを導入予定の場合、着信拒否機能に対応した機種を選びましょう。

もし、機種選びで悩んでいる方、ご不明点がある方はぜひ一度「OFFICE110」にお問い合わせください。

まとめ

本記事では、ビジネスフォンで着信拒否をする方法について解説しました。
しつこい営業電話やいたずら電話、悪質なクレームなどの迷惑電話は、従業員の業務を中断させ、ストレスやモチベーション低下につなげてしまいます。

本記事でご紹介している迷惑電話の着信拒否設定を参考に、自社でも迷惑電話対策に取り組むことをおすすめします。

「OFFICE110」は、業界25年の実績があり、豊富な知識を持つ担当者がそれぞれのお客様に合わせた最適な電話サービスのご提案いたします。

これからビジネスフォンを導入する予定の方も、機種が古く買い替えをご検討されている方も、まずは「OFFICE110」にご相談ください。安心して電話対応ができるように、弊社が全力でサポートいたします。