パソコンがビジネスフォンに!?ソフトフォンで導入費カット!

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パソコンがビジネスフォンに!?ソフトフォンで導入費カット!

パソコンがビジネスフォンに!?ソフトフォンで導入費カット!

ひと昔前までは、”オフィス電話=ビジネスフォン”が当たり前でした。

ビジネスフォンとは”主装置”と呼ばれる親機と、”専用電話機”と呼ばれる子機を組み合わせたもの。
少ない回線を多数の子機で共有できる上、内線や保留など多彩な機能を使えるのが魅力です。

ただ、各デスクにビジネスフォンを設置すると、パソコンと子機と書類などと使いにくくなることもあります

最近はパソコンやスマホなどを利用したIP(インターネットプロトコル)の技術も発展し、
ビジネスフォン以外にも、オフィスで使用できる電話の選択肢が広がっています。

例えば、パソコンを利用した”ソフトフォン”

ソフトフォンであればパソコンがビジネスフォンの代わりに。
デスク周りがスッキリする上に、主装置もないので設置・管理にかかる費用を節約できます。

そこで、今回はパソコンをビジネスフォンにする”ソフトフォン”について詳しくご紹介しましょう。
パソコン(ソフトフォン)とビジネスフォン、どちらを選ぶべきかについてもまとめますので参考にしてください。

▼目次

パソコンをビジネスフォンにする”ソフトフォン”ってなに?

冒頭で登場した”ソフトフォン”ですが、まだあまり知られていない電話です。
では、まずは”ソフトフォン”とは何か、メリット・デメリットについて見ていきましょう。

①ビジネスホンを使わずに電話ができる

ソフトフォン(ソフトウェアフォン)とは、パソコンを電話機の代わりに使うIP技術のこと。
パソコンに専用ソフトをインストールすることで、ビジネスホンのように使える技術のことです

例えば、コールセンターなどで、パソコンの前でヘッドセットをつけて会話するのを見たことがあるのでは?
ビジネスホンのように電話機がないので、パソコンにヘッドセットを直接接続するだけで通話できます。

その上、ビジネスホンではできなかった、パソコンならではの便利機能が搭載されているのも特徴です。

②LINEやSkypeもソフトフォンの一種

ちなみに、LINEやSkypeなどに代表される”無料通話アプリ”もソフトフォンの一種。

”無料”で使える上に、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどでも使えて便利です
ただし、同じアプリ間でしか通話できない上に、ビジネスフォンのように専用番号(市外局番)は使えません。

もちろん、オフィス内やチーム内だけでのやり取りであれば無料通話アプリも選択肢の1つと言えます。しかし、会社全体や取引先との通話、やり取りを考えるのであればやはりビジネスフォンやソフトフォンでしょう。

③ソフトフォンのメリット・デメリット

パソコンに専用ソフトをインストールするだけ、ビジネスフォンのように使えるのが”ソフトフォン”です。
専用番号が使えるなど、一見するとメリットばかりですがパソコンならではのデメリットもあります。

ソフトフォンのメリット

以下に、ソフトフォンのメリットをまとめてみました。

◆ビジネスフォンが不要に
パソコンから発信・着信ができるので、ビジネスフォンが不要です。

パソコンにビジネスフォン、書類にとデスク周りが手狭になっているのでは?
パソコンをビジネスフォンの代わりにできれば、デスク周りをスッキリとできます。

スペースを有効活用できる上に、周りが整頓されていれば作業効率UPも期待できます。

◆導入費用も割安に
既存のパソコンに専用ソフトをインストールするだけなので、導入費用を抑えられます。

というのも、ビジネスフォンを導入するには、主装置はもちろん専用電話機を購入する必要が。
主装置や専用電話機の設置にも10万円以上はするので、大きな出費につながります。

その点、パソコンがビジネスフォンの代わりになるので、予算が少なくとも導入できる訳です。

ソフトフォンのデメリット

以下に、ソフトフォンのデメリットをまとめてみました。

◆音声通話が不安定に
パソコンとインターネットの組み合わせなだけに、音声通話の不安定さが気になるところです。

大切な商談中に会話の内容を聞き逃す、途中で切れてしまうのは問題では?
もちろん、コールセンターなどで使用されるだけあり、基本的には気にならないレベルです。

ただ、少しでも不安を残したくないのなら、ビジネスフォンの方が安心でしょう。

◆パソコンの起動が必須に
パソコンをビジネスフォンの代わりにしているので、常に起動させておく必要が。

ビジネスフォンに比べ、パソコンの方が消費電力は大きいので電気代がかかります。
その上、不在時にもパソコンを起動させていると、セキュリティ面での不安が残ります。

通話はビジネスフォン、データ管理はパソコンと住み分けするのも1つの手です。

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

パソコンだからこそできる便利な機能が

音声通話の不安定さ、セキュリティ面での不安などソフトフォンにはデメリットが。
しかし、ビジネスフォンにはない、パソコンだからこそできる便利機能がソフトフォンにはあります。

①相手と顔を合わせながら話せる

インターネットに接続しているので、WEBカメラがあれば相手と顔を合わせながら話せます。

例えば、”TV会議”と同じことが、日本国内はもちろん海外にいても簡単にできる訳です。
また、パソコンのメール機能、チャット機能を使えば会話しながらデータのやり取りも

同じオフィス内に集まる必要がないというのは、業務の幅を広げてくれます。

②CTIと連携して情報を取得できる

パソコンの処理機能があれば”CTI(コンピュータ電話統合)”との連携もできます。

CTIとは音声通話と情報管理システムを統合させたもので、過去の情報を取得できるシステムです。
例えば、ネット通販のコールセンターにかけると、担当者が変わっても同じように対応できるなど。

過去の顧客情報を即座に取得できるので、より効率的な電話対応が可能になります。

③豊富な情報履歴を管理できる

パソコンには単体でも完成された処理機能、記録媒体が搭載されています。

その為、ビジネスフォン(専用電話機)と比べて、より豊富な情報履歴を管理できます
例えば、発着信履歴・顧客情報はもちろん、書類などに関しても1つにまとめられます。

顧客と顔を合わせながら通話し、同時に書類の作成・送信までとマルチタスクができる訳です。

パソコン(ソフトフォン)とビジネスフォンのどちらを選ぶべき?

パソコンに専用ソフトをインストールした”ソフトフォン”の魅力についてご紹介してきました。
では、結局のところパソコン(ソフトフォン)とビジネスフォンのどちらを選ぶべきなのでしょうか?

①パソコン(ソフトフォン)は小規模オフィス・コールセンターに

先述した通り、ソフトフォンの1番の魅力は”パソコンだけ”でビジネスフォンの役割を果たすということ。
ビジネスフォンを設置するスペースがなくなる上に、設置・管理にかかる費用も節約できます。

ただ、パソコンとインターネットの組み合わせなので、ネット環境に合わせて音声通話が不安定に。
常にパソコンを起動状態にしていると、どうしてもセキュリティ面での不安も残ります。

予算を抑えたい”小規模オフィス”、顧客データを効率的に取得したい”コールセンター”におすすめです。

②ビジネスフォンは中・大規模オフィスに

ビジネスフォンの1番の魅力は”安定した通話環境”が手に入るということ。

チャット機能が主流となりつつある現代ですが、ビジネスにおいて”電話”の存在はいまだに重要です。
特に、”信頼性”という面においては、きちんとした電話やファックスが設置されているかでも判断されます。

ただし、ビジネスフォンでは限られた回線を社員全員で共有する必要が。
会社としての規模が大きくなるにつれ、どうしても設置・管理にかかる費用が増えます。

ビジネスの幅を広げたい”中規模オフィス”、安定した通話環境を求める”大規模オフィス”におすすめです。

まとめ

今回はビジネスフォンの代わりになる、パソコンの活用についてまとめてみました。

パソコンに専用ソフトをインストールするだけ、”ソフトフォン”であれば設置・管理を気軽にできます。また、”CTI(コンピュータ電話統合)”と連携できるのもパソコンならではの魅力です。

ただし、パソコンとインターネットの組み合わせなだけに、ソフトフォンには音声通話に不安定さが残ります。常にパソコンを起動させておく必要もあり、セキュリティ面での強化も必須です

もし、ソフトフォンのデメリットに不安があるのなら、ビジネスフォンを選んだ方が安心です。

ちなみに、OFFICE110ではビジネスフォンを始め、オフィス内の通信環境作りのお手伝いをしています。豊富な知識・経験のある技術者、担当者が万全のサポートをいたしますのでぜひご相談ください。
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