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「ビジネスフォンって自社に必要？」 「導入するとどんなメリットがあるんだろう？」
こんな疑問をお持ちではありませんか？
ビジネスフォンを使うことで、業務効率の向上や通信コストの削減、顧客満足度の向上など、企業にとって多くのメリットがあります。
この記事では、ビジネスフォン導入のメリット7つをわかりやすく解説します。 さらに、導入時の注意点や初期費用を抑えるコツもご紹介。
ビジネスフォンの活用法をチェックして、自社に必要かどうか判断する際の参考にしてみてください。
ご不明な点や具体的な導入のご相談は、弊社の専門スタッフが無料でお答えいたします。 お気軽にご相談・見積もりください。
▼ ビジネスフォンの仕組みや導入メリットを短時間で知りたい方はこちら
この記事の目次
監修者
登 雄三（のぼり ゆうぞう）
保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）/電気工事士
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
ビジネスフォンは、現代のビジネスシーンに欠かせないコミュニケーションツールです。 導入により業務効率化やコスト削減、顧客満足度の向上などさまざまなメリットがあります。
ここでは、ビジネスフォンの導入によって得られる7つのメリットについてくわしく解説していきます。
ビジネスフォン導入の最大のメリットの一つは通話料の削減です。
ビジネスフォンを導入することで、通信費や通話料などの固定費を効率よく抑えられます。
このように、ビジネスフォンの導入は内線・外線・IP電話の活用により、通話料の大幅な削減に繋がることが大きなメリットと言えるでしょう。
ビジネスフォンを導入することで電話対応の時間を短縮し、業務効率を大幅に向上できます。
着信転送や保留などの多彩な機能を活用することで、よりスムーズな電話対応が可能になります。
これらの活用によりスムーズな取次ぎができるので、顧客を待たせることなく担当者に電話を転送可能です。 また、CTI機能でパソコンと連携し、着信時に顧客情報を表示することで、対応履歴の確認も簡単に行えます。
これにより、電話応対にかかる時間を短縮し、スタッフはその他の重要な業務に集中できるようになります。
ビジネスフォンの導入は、顧客満足度の向上にも大きく貢献します。
ビジネスフォンには、顧客とのスムーズな電話応対を可能にする機能が搭載されています。
ビジネスフォンの便利機能を活用した電話応対により、顧客のストレスが軽減されて企業への信頼度が向上します。
電話でのコミュニケーションが多い企業にとって、ビジネスフォンは欠かせないツールになるでしょう。
近年、自然災害やパンデミックなど、企業活動を脅かすリスクが増加しています。 ビジネスフォンは、BCP対策（事業継続計画）としても有効です。
ビジネスフォンを導入することで以下が可能になり、リスク発生時にも事業を継続できる体制を構築できます。
特に、クラウドPBXなどのビジネスフォンシステムは災害に強い特徴があります。
■クラウド型PBXとは クラウド上にシステムが構築され、オフィスが被災した場合でも別の場所から電話応対や業務の継続ができます。 また、多拠点間での連携を強化すれば、一方のオフィスが機能停止した場合でも他の拠点で業務を代替可能です。
このように、ビジネスフォンは災害時の事業中断リスクを抑え、事業の継続をバックアップする心強いツールとなるでしょう。
ビジネスフォンは、テレワークや在宅勤務など多様な働き方をサポートします。
クラウドPBXやスマートフォン連携を活用することで、オフィスの外でも会社の電話番号を使って発着信が可能になります。 また、ソフトフォンを導入すればパソコンでの電話応対ができるため、リモートワーク環境でもスムーズなコミュニケーションを実現できます。
さらに、FMCサービスを利用することで携帯電話と固定電話を連携させ、内線番号での発着信が可能になります。
ビジネスフォンを活用すれば場所に縛られず柔軟に働ける環境が整い、企業の多様な働き方の推進を後押しできます。
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ビジネスフォンは、企業の信頼性やイメージアップにもつながります。
特に、以下の要素が企業の信頼感を高めるポイントとなります。
このように、ビジネスフォンを導入することで顧客対応の質を向上させるとともに、企業全体の信頼性アップにも貢献します。
ビジネスフォンは、従業員の業務負担を軽減することで働きやすさの向上にもつながります。
従業員が快適に業務に取り組める環境の整備は、従業員の満足度向上に不可欠です。 具体的には、以下のビジネスフォン機能により、業務の効率化やトラブル対策まで活用できます。
このように、ビジネスフォンは従業員のストレスを軽減し、業務効率性を向上させることで働きやすい環境を実現します。
ビジネスフォンは、現代のビジネスコミュニケーションに不可欠なツールです。導入により、業務効率化やコスト削減など多くのメリットが得られます。
ここでは、ビジネスフォンの仕組みや家庭用電話機との違い、基本機能について解説していきます。
ビジネスフォンシステムの中核は主装置です。 この主装置が通信会社からの回線を接続し、専用電話機、複合機、コードレスフォン、ドアフォンなど、さまざまな機器を統括します。
主装置は外線の振り分けや内線通話の管理など、システム全体を制御する重要な役割を果たします。
ビジネスフォンの導入メリットを理解する上で、主装置の役割を把握することが重要です。 主装置に関して詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
ビジネスシーンでの電話応対において、ビジネスフォンは家庭用電話機と比較して多くのメリットがあります。
それぞれの違いを理解することで、企業にビジネスフォンが必要な理由や導入メリットが明確になるでしょう。
参考記事：ビジネスフォンと一般電話機の違い[図解解説]
ビジネスフォンは、オフィスの電話業務に役立つ多くの機能が利用できます。 効果的に機能を活用することで電話業務を大幅に効率化し、ビジネスの成長を後押しします。
ビジネスフォンには、業務効率を劇的に改善する多くの機能が搭載されています。
主な機能とメリットは以下の通りです。
このように、ビジネスフォンでは多くの便利機能を利用できます。 自社の業務に合わせて活用することで、電話業務の効率化や業務全体の生産性向上、コスト削減、顧客満足度の向上など、多くのメリットが得られるでしょう。
ビジネスフォンは多くのメリットがある一方で、導入にあたっては注意すべき点がいくつか存在します。
注意点を事前に把握しておくことで、導入後のミスマッチを防ぎ、ビジネスフォンのメリットを最大限に活かせます。
ここでは、ビジネスフォン導入時に注意すべき4つのポイントについて解説していきます。
ビジネスフォン導入時の最も重要な注意点の一つが、導入コストが発生することです。 ビジネスフォンは家庭用電話機と比較して高機能である分、導入には相応の費用がかかります。
具体的な費用の内訳は以下の通りです。
これらの費用に加えて、配線工事費や設定費用などが発生する可能性があります。 導入するビジネスフォンの種類や規模、工事内容によって費用は大きく変動します。必ず事前に見積もりを取得し、予算内に収まるか確認しましょう。
なお、初期費用を抑えたい場合はリース契約の選択肢もあります。初期費用や長期的な費用対効果を見極めた上で、導入を検討することが重要です。
ビジネスフォンの導入方法別の価格について知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
ビジネスフォンは多機能なため、設定や管理が複雑で専門知識が必要になる場合があります。 家庭用電話機と比較して設定項目が多く、初期設定や機能設定、故障時の対応などで専門的なサポートが必要になることも。
社内に専門部門があれば対応できますが、そうでない場合は外部業者のサポートを検討しましょう。 ビジネスフォンを導入する際は、設定や管理体制について事前に計画を立てておくと安心です。
ビジネスフォン導入時は、既存システムとの互換性の確認が必須となります。
互換性を確認せずに導入すると追加費用が発生したり、一部の機能が使えなかったり、最悪の場合、導入自体ができない可能性があります。 これらの問題は、業務効率の低下や顧客対応の品質低下に直結します。
互換性がないビジネスフォンを導入した場合に、起こりうる具体的なトラブル例をいくつか紹介します。
このような事態にならないために、導入前に既存システムとの互換性を必ず確認しましょう。
ビジネスフォンは多くのメーカーからさまざまな機種が販売されており、それぞれ機能や価格帯が異なります。 企業の規模や業種、利用目的によって最適な機種は異なるため、自社に合った機種を選定するのは容易ではありません。
また、主装置（PBX）の選択も重要で、同時通話数や必要な機能、将来的な拡張性などを考慮する必要があります。
カタログやWebサイトだけでの情報収集には限界があるため、専門業者に相談し、企業のニーズに合った機種を提案してもらうことをおすすめします。
ビジネスフォンの導入は企業にとって大きな投資となりますが、適切な方法を選択すれば導入費用を抑えられます。
ここからは、ビジネスフォンの導入費用を抑えるための3つの重要なポイントについて解説します。
ビジネスフォンを選ぶ際、まず自社に本当に必要な機能を見極めることが重要です。 必要以上に高機能な製品を選ぶと、不要なコストがかかってしまいます。
これらの点を慎重に検討することで過剰な投資を避け、コスト効率の良い選択が可能になります。
新品のビジネスフォンにこだわらず、中古品の導入を検討するのもおすすめの方法です。
中古ビジネスフォンには以下のようなメリットがあります。
ただし、中古品は「メーカー保証がない場合が多い」「新品と比べて故障のリスクが高い」といった点に注意が必要です。
信頼できる販売元から購入し、保証やサポート体制を確認することでリスクを軽減できるでしょう。
従来型のビジネスフォンシステムに代わる選択肢として、クラウドPBXの導入を検討することも有効です。
クラウドPBXには以下のようなメリットがあります。
ただし、クラウドPBXは電話番号が変更になる可能性や、インターネット回線の品質が通話品質に直接影響する点には注意しなければなりません。
インターネット環境が整っている企業や柔軟な働き方を推進している企業にとっては、魅力的な選択肢となるでしょう。
関連情報：ビジネスフォンの代替・代用にはクラウドPBXがおすすめ！
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中古や型落ち、クラウドPBXの活用で主装置・工事費を圧縮します。
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本記事では、ビジネスフォンのメリットや注意点、導入費用を抑える方法について解説しました。
改めて、ビジネスフォン導入がもたらすメリットは以下の通りです。
ビジネスフォンはただの通話機能を超え、企業の競争力を高める重要なツールです。 電話業務を効率化するだけでなく、企業の成長を後押しする「戦略的な投資」として活用されています。
導入時には初期費用や設定作業が必要ですが、業務改善や顧客満足度の向上といった成果で、そのコストは十分に回収可能です。
短期的なコストだけでなく、長期的な成長を見据えた選択が重要です。 ビジネスフォンは、企業の課題解決と成長を支える心強いパートナーとなるでしょう。
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