ビジネスフォン 家庭用電話機やスマートフォンで代用できる?

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ビジネスフォン 家庭用電話機やスマートフォンで代用できる?

ビジネスフォン 家庭用電話機やスマートフォンで代用できる?

ビジネスフォン(ビジネスホン)は便利で企業活動にはなくてはならない物ですが、導入にあたってコスト面や管理面で負担がかかることも事実です。小規模のオフィスで利用する場合などで簡易的になにか他のもので代用できないかと探される方も少なくないのではないでしょうか?

企業の働き方改革や会社法の改正により、企業活動の形態も多様化しています。
今回の記事では、家庭用電話機とスマートフォンをそれぞれビジネスフォンの代用とできないかについてまとめました。

▼目次

ビジネスフォン導入によってかかる負担

企業で電話機を導入する場合は、一般的にはビジネスフォンを使用します。ビジネスフォンは企業活動に必要な機能がしっかり備わっており、業務効率の面でも導入メリットが非常に大きなものであることは言うまでもありません。

しかしながら、コスト面、管理面で大きな負担がかかることも事実です。

コスト面

電話機購入費用

ビジネスフォンは1台あたり数万円するものがほとんどです。
会社規模にもよりますが、従業員の人数分のビジネスホン電話機を揃えるためにはかなりまとまった金額が必要になります。

リース契約をすることや中古のビジネスフォン電話機を購入することにより初期費用削減のための工夫はできます。

電話回線工事費用

ビジネスフォンを解説するには、PBX(主装置)や電話回線(LAN配線の場合はLAN回線)の設定工事が必要になります。ビジネスフォン工事業者に作業を依頼すると、工事費用が発生します。

リース金額

リース契約にてビジネスフォンを契約した場合は、電話機の購入費用がまとまって初声視しない代わりに月々のリース費用が発生します。リース費用には、電話機の代金の他にビジネスフォン販売会社への保守対応費用などが含まれます。

管理面

ビジネスフォン電話機の修理・交換対応

一定期間ビジネスフォンを利用していると電話機や配線などにトラブルや不具合が発生することがあります。
不具合が発生した時には原因を特定し、必要箇所に修理依頼・トラブル対応を行う必要があります。

事務所移転やリース期間満了、事業拡大時の撤去作業、移設作業、増設作業

事務所の移転や事業拡大によるビジネスフォンの移設や増設、リース満了に伴う撤去の作業が発生します。
作業を電話機工事業者に依頼する場合でも、企業担当者が電話機の台数や使用者の把握、移設後のレイアウト案の作成、増設台数の決定などを行う必要があり、一般的には大きな負担のかかる作業です。

家庭用電話機をビジネスフォンとして代用可能か?

結論から言えば、家庭用電話機でビジネスフォンの代用を行うことは推奨できません。

家庭用電話機のメリット

ビジネスフォンと比較した場合の家庭用電話機のメリットは以下の通りです。

  • 電話機価格が安い・・・新品でも1万円以内で購入できる機種があるなど、ビジネスフォンと比較するとかなり電話機の価格は安いです。
  • 設置が簡単・・・家庭用電話機は、直接電話線をつなげば利用できるので、PBXを経由して複雑な配線を引く必要はありません。そのため、1台、2台程度であれば移設の際の作業負担もほとんどありません

家庭用電話機のビジネスにおけるデメリット・リスク

家庭用電話機はあくまで過程で使用するための機器なので、ビジネスで使用するためには大きなデメリット・リスクがあります。代表的なデメリットを2つ挙げます。

内線が使用できない

家庭用電話機には内線機能がありません。従って、別のスタッフが取った電話を応対するためには、電話機のあるところまで歩いていかなければなりません。電話機の子機を内線用端末として使用できないこともありませんが、子機で通話している最中、親機は通話できないため、著しく不便です。

FAXの送受信の際に不都合が生じる

FAX機能付きの家庭用電話機もありますが、家庭用電話機では電話応答中はFAXの受信ができません。逆に、FAX使用中は電話発信ができません。

個人事業主として1台あるいは2台程度の電話機でビジネスをしている場合はともかく、一般的なビジネスを行う上では家庭用電話機では大きな支障があります。

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

スマートフォンをビジネスフォンとして代用できるか?

スマートフォンをビジネスフォンの代用として活用できるサービスが最近広がっています。
従来のビジネスフォンはビジネスフォン電話機を購入するだけでなくPBXの設置や電話回線の工事作業が必要でしたが、これらの設備も不要な非常に手軽なサービスです。

使い方によっては、「代用」以上のメリットが生まれることもあります。

インターネット回線すら不要 クラウド型FMCサービスとは

FMCサービスとは、携帯電話を家庭電話の子機のようにビジネスフォンの内線として利用できるサービスのことです。会社契約の携帯電話同士で内線通話をしたり、携帯電話からの外線発信を固定電話の安い通話料でできたりするというメリットがあります。

クラウド型FMCとはFMCをさらに発展させたサービスです。
社内にPBXを置かずに、クラウド化したインターネット上のPBXに接続することにより、社内のスマートフォンをビジネスフォンとして利用できるサービスです。

クラウド型FMCサービスを導入することにより、PBXはもちろん、電話回線やインターネット回線の設備がなくてもスマートフォンさえあればビジネスフォン設備が設定できます。

クラウド型FMCサービス BIZTELモバイル

クラウド型FMCサービスをイメージしていただくために、具体的なサービスとしてBIZTELモバイルを例に紹介します。

BIZTELモバイルは、ドコモ、au、ワイモバイルの携帯電話、スマートフォンをビジネスフォンとして利用できるサービスです。
利用可能な主なビジネスホン機能として、以下の機能があります。

  • 代表番号発着信
  • IVR(音声ガイダンス)
  • パーク保留・応答
  • グループ着信

一般的なビジネスフォンとしての機能は備わっていますね。

クラウド型FMCサービスならではの低コスト

クラウド型FMCサービスは初期コストが安いことも魅力の一つです。

システム構築のための初期費用として60,000円~、月々の運用費用として30,000円~
上記の金額に携帯電話の契約事務手数料や通話料、クラウド利用オプション料を加えたものが具体的な請求金額になります。

クラウド型FMCサービスならではの手軽さ

クラウドFMCサービスは、社内にシステムを構築する必要がないため、事務所の移転やビジネスフォンの増設の際にも簡単に手続きを行うことができます。

また、通常のビジネスフォンであれば設置まで1か月ほどはかかりますが、BIZTELの場合は最短10日で導入完了します。

クラウド型FMCサービスの利用シーン

クラウド型FMCサービスは最近、様々な企業で導入が進んでいます。
特に、以下のようなところでFMCサービスが活用されています。

・フリーアドレス化しており従業員の席が固定されていない企業・・・社内のどこにいても携帯電話で内線通話ができるので、探す手間が不要です。

在宅ワーカー・・・働き方改革などもあり、在宅ワークを選択するビジネスマンが増えています。クラウド型FMCでスマートフォンを内線化することにより、会社に出社しなくとも内線通話でやり取りをしたり、転送で電話を受けたりすることが可能になります。

飲食店の店舗間連絡用として・・・従来のビジネスフォンと比較して導入が手軽でありコストも安いため、複数拠点を持つ飲食店でも重宝されています。店舗の場合、出店による増設、撤退による撤去も多いので、クラウド型FMCの流動性の高さが非常に大きなメリットになります。

まとめ

ビジネスフォンについて、家庭用電話機、あるいはビジネスフォンで代用できないか否かについてまとめました。

家庭用電話機については、小規模なオフィスでさえビジネスフォン代用機としての利用はお勧めできません。スマートフォンについては、クラウド型FMCサービスを利用することにより、固定ビジネスフォン以上のメリットが得られる場合もあります。月々の運用コストや携帯電話の必要台数の手配など踏まえて検討しましょう。
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