社内電話(内線)を導入するまでの流れ!ビジネスフォン選びはここから

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社内電話(内線)を導入するまでの流れ!ビジネスフォン選びはここから

社内電話(内線)を導入するまでの流れ!ビジネスフォン選びはここから

オフィスを開設する上で外せないのが”社内電話(内線)の導入”。
いわゆる”ビジネスフォン”は、顧客対応・内線通話と日々の業務には欠かせません。

ただし、実際に社内電話(内線)を検討すると「何から決めればいいのか…」と困るもの

ビジネスフォンの導入には大掛かりな工事が必要になり、少なくない費用がかかります。
「やっぱりこっちの方が…」と、気軽に交換するというのは難しいものなのです。

そこで、今回は社内電話(内線)を導入するまでの流れをご紹介しましょう。
ビジネスフォンを選ぶポイントについてもまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

▼目次

社内電話(内線)は”内線電話機の台数”から

社内電話(内線)の魅力は複数の内線電話機を効率的に運用できることにあります。
では、まずはビジネスフォン選びの基本である”内線電話機の台数”から見ていきましょう。

社内電話(内線)は本当に必要か?

”社内電話(内線)が本当に必要なのか?”を考えてみてください。

「話が違う!」と言われそうですが、ビジネスフォンを選ぶ上で非常に重要なことです。

というのも、日本にある企業の7,8割は中小企業と言われています。
社員数が10〜20人以下の小規模企業が大半を占めているのが現実です

正直、社内電話(内線)の強みは内線電話機の台数が多いことで発揮されます。

反対に、内線電話機が1,2台と少ないのなら、ビジネスフォンである必要はないのです。
ビジネスフォンの必要性がないのなら、”ホームテレフォン(家庭用電話)”という選択肢もあります。

内線電話機は「社員数+会議室」

社内電話(内線)が必要なら、まずは内線電話機の台数から決めていきます。

内線電話機とは各デスクに設置するビジネスフォンの子機のようなものです。
外線・内線・保留・転送など、内線電話機では様々な便利機能が使えます。

一般的に内線電話機の台数は「社員数+会議室」

例えば、社員数が10人、会議室が2部屋あるのなら内線電話機は12台です。
内線を必要としない社員がいるのなら、その分の台数は減らしても大丈夫でしょう。

主装置には”最大接続数”が決まっている

オフィスとしては将来的に社員数が増えることも想定する必要があります。

社員数が増えれば、内線電話機の台数も追加することに。
つまり、社内電話(内線)には将来的な拡張性も求められる訳です。

ただし、ビジネスフォンの主装置には”最大接続数”が決まっています

主装置とは”構内交換機”とも呼ばれ、内線の中心的な設備のことです。
各内線電話機間の通話は、主装置が交換することで”内線”として機能します。

主装置には内線電話機を接続するための内線ユニットが。

内線ユニットに空きがないと、内線電話機を準備しても接続はできません。
初期費用は高くなりますが、内線ユニットに余裕のあるものを選んでおくと安心です。

社内電話(内線)は”回線数(ch数)”も

社内電話(内線)は限られた回線数(外線)でも運用できることが魅力と言えます。
では、次にビジネスフォン選びのポイントとして”回線数(ch数)”についてご紹介しましょう。

回線数とは外線の本数のこと

回線数(ch数)とは外線に接続されている本数のことです。

”外部と通話できる回線の本数”と考えると分かりやすいかもしれません。
例えば、3回線なら同時に3人の顧客と外線通話ができる訳です。

予算に余裕があるのなら、社員数だけ回線の用意もできます。

ただし、回線数を増やすと基本料金も高く、管理も難しくなります。
コールセンターなどは別として、回線数は少なくしても問題ないでしょう。

社内電話(内線)では、いかに少ない回線数で運用するかが大切です。

回線数は「社員の3分の1」

いかに少ない回線数で運用するかですが、「社員の3分の1」が目安です

例えば、社員数が10人なら3〜4回線、20人なら6〜7回線。
オフィスの規模、業種によってはもうちょっと少なくてもいいかもしれません。

ただし、回線数を少なくしすぎると、ビジネスフォンとして機能しないので要注意です。

内線電話機が50台あるのに、回線数が5回線しかないのでは困ります。
あくまで「社員の3分の1」を目安に、状況に合わせて調節するのが良いでしょう。

回線ごとにch数は異なる

実は、社内電話(内線)に使用される回線には種類があります。

  • アナログ回線…1ch/契約
  • ISDN回線…2ch/契約
  • IP電話回線…複数/契約
  • ひかり電話回線…複数/契約

アナログ回線やISDN回線は昔からある”電話回線”で、通信環境に安定感が。
ただし、契約ごとのch数(回線数)が少ないので、費用は高くなりがちです。

IP電話回線やひかり電話回線は”インターネット回線”を使用した最近のもの。
契約ごとに複数のch数が利用できるものの、停電時などは使用できなくなります。

社内電話(内線)をどう活用したいのか、回線数を増やすのかで決めるのが良いです。

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

社内電話(内線)は”新品・中古”の選択肢が

社内電話(内線)の設備には、”新品”と”中古”と大きく2つの選択肢があります。
では、ビジネスフォン選びで重要となる、新品と中古のメリット・デメリットについてご説明しましょう。

新品のメリット・デメリット

新品のビジネスフォンのメリット・デメリットを以下にまとめてみました。

◆メリット

  • 最新機能が充実している
  • メーカーの保証もある
  • リース契約にも対応している

内線電話機は毎年のように新機種が発表されています。

当然、各新機種には様々な”最新機能”が搭載されより便利に。
デザイン性の高いものもあり、新しいオフィスを彩ってくれます。

また、最近は”フラッシュメモリ”が搭載されている機種も。
万が一に停電しても顧客データは守られるので安心です。

◆デメリット

  • 価格がお高め
  • 基本機能は同じ

新機種が発表されても、多くは従来の機種を少しリニューアルしたもの。

中古と比較しても、基本機能はそれほど変わりません。
外線・内線など基本機能しか使わないのなら、新品である必要はないのです。

その上、新品なだけに本体価格は中古よりもお高めです。
社員数だけ揃えるとしたら、新品だと経費の負担につながります。

中古のメリット・デメリット

中古のビジネスフォンのメリット・デメリットを以下にまとめてみました。

◆メリット

  • 価格は安め
  • 基本機能は使える

新機種が発表されるということは、同時に中古も増えるということ。

すでに使用されていることもあり、中古の価格は1,2割ほど安めです。
去年まで最新のものが、今年は中古として手に入ることもあります。

また、”中古”とは言っても、ビジネスフォンとしての基本機能は同じです。
1年後には中古になっていることを考えると、中古でも十分と言えます。

◆デメリット

  • 最新機能はない
  • 傷や汚れがある
  • 故障のリスクがある

インターネットは1年間に、他の業界の10年分の進歩を遂げます。

例えば、最近は携帯端末(スマホ)を利用した”スマホ型ビジネスホン”が。
スマホとビジネスフォンとの連携も積極的に進められているのです。

当然、中古には最新機能はなく、欲しい機種が手に入らないかもしれません。
傷や汚れのあるもの、故障のリスクのあるものも考慮する必要があります。

社内電話(内線)を導入するまでの流れ

予算に余裕があるのなら新品、基本機能で十分なら中古も視野に探すのが良いでしょう。
では、最後に社内電話(内線)を導入するまでの流れについて詳しく見ていきます。

電話工事までの流れ

社内電話(内線)では設備選びから電話工事まで、業者に依頼するのが一般的です。

以下に、設備選びから電話工事までの流れについてまとめてみました。

1.業者にお問い合わせ
2.担当からのヒアリング
3.担当による現地調査
4.要望ごとのお見積もり
5.正式なご契約(発注)
6.電話工事の開始

上記から分かる通り、社内電話(内線)では”どこの業者に依頼するのか”が重要です。

業者選びのポイントは、”相見積もりを取る”ということです。

相見積もりとは、複数の業者に対して同じ条件で見積もりを取ること。
担当の対応、価格などを比較できるのでより要望に合った業者と契約できます。

電話工事の費用

社内電話(内線)の電話工事には様々な設備の設置・設定が含まれています。
主装置・内線電話機・配線などで、特に配線はオフィス全体に及びます。

例えば、主装置1台に対して内線電話機5台、FAX1台に配線30mだとします。

  • 作業員(1人)…10,000円
  • 主装置(1台)…13,000円
  • 電話機(5台)…45,000円
  • FAX(1台)…8,000円
  • 配線(30m)…15,000円

上記の設置費用だけで91,000円ほど。
設定まで含めると100,000円以上は考えておく必要がある訳です。

まとめ

今回は、社内電話(内線)を導入するまでの流れについてまとめてみました。
社内電話(内線)は、まずビジネスホンには欠かせない3つのポイントから。

  • 内線電話機は社員数だけ
  • 回線数は「社員の3分の1」
  • 設備は新品または中古

上記のポイントを押さえれば、ちょうど良いサイズのビジネスホンが見つかるはずです。

ただし、社内電話(内線)の導入には”業者をどこにするか”がもっとも重要です

というのも、ビジネスホンを導入した後も、管理・整備などで業者を活用する必要が。
信頼できる業者と契約しておくことで、安心してビジネスホンを活用できると言えます。

ちなみに、OFFICE110ではビジネスフォンの導入に関するサポートを行っています。
「社内電話(内線)を取り入れたい…」という方は、ぜひOFFICE110にご相談ください。
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