社内電話の使い方とビジネスマナーを徹底解説！例文付きで即実践

多くの企業が重要な連絡手段として導入している「社内電話」。

しかし、新入社員やこれまであまり経験のなかった方にとっては、ビジネスフォンの基本操作やマナーに自信が持てないかもしれません。

そこで、この記事では社内電話の概要から内線のかけ方・受け方・取り次ぎ方まで、分かりやすい例文を交えて丁寧に解説します。

最後まで読めば、誰もが初めは緊張するかもしれない社内電話の正しい使い方を理解できます。さらに、電話業務のスキルを向上させるためのヒントが得られるでしょう。

もし電話対応に自信がなく、不安を抱えている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
本記事を読んで仕事の効率と信頼を築くためにも、スムーズかつ周囲から好感を持たれる電話応対をマスターしましょう。

社内電話とは？概要と活用方法を解説

最近では、メールやチャットが主な連絡手段として増えていますが、はじめて社内電話を使う方は操作やマナーに不安を感じるでしょう。

とくに新入社員は、電話対応や内線の取り次ぎに慣れるのが難しいかもしれません。

ここでは、社内電話の基本操作と活用方法を解説します。

社内電話とは

「社内電話」とは、会社などさまざまな組織内の電話ネットワークに接続されている電話システム、または電話機のことです。

なお、社内電話は「ビジネスフォン」や「内線」とも呼ばれ、接続されている電話機同士は通話料金が発生することなく音声通話を行えます。

円滑なコミュニケーションを行うために不可欠で、多くの企業・店舗・工場・病院・学校・ホテルなど、さまざまな施設で導入されています。

基本的に同じ組織内の仲間と音声通話を行いますが、顔が見えなかったり普段から接する機会のない人だったりすることから、言葉づかいや時間帯に気を配るなど、マナーを守った対応が必要です。

また使用する際の注意点として、内線先の相手の貴重な時間を使っている意識を持つことも大切です。
間違っても、ぞんざいな話し方や不適切な表現で相手に不快な気持ちを抱かせたり、ストレスを与えたりしないように配慮しなければなりません。

社内で効率的なコミュニケーションを行うためには、社内電話の使い方や基本マナーをしっかりと理解することが重要です。これにより、円滑なコミュニケーションが実現し、職場内での良い関係性を築けるでしょう。

ビジネスフォン「内線」の使い方と21の便利機能を一挙紹介！

社内電話の活用方法

社内電話（内線）は、主に以下のような状況で活用すると効果的です。

外線電話を担当者に取り次ぐ

社内電話では、社内からだけでなく社外からかかってきた電話を取り次ぎする場合にも使用されます。

なお、かかってきた電話は社内電話の転送機能を使って、担当者など特定の相手に取り次ぎが可能です。
これにより担当者が別のフロアにいる場合でも、社内電話を活用することで迅速に対応できるようになります。

用件を素早く担当者や担当部署に伝える

業務効率を向上させるには、担当者間や部署間の迅速なコミュニケーションは不可欠です。
例えば、異なるフロアにいる担当者へ緊急度の高い用件を伝える際に、社内電話があれば素早く対応できます。

近年では、スマートフォンをビジネスフォンとして使用できるクラウドPBXを導入し、外出しているスタッフへ無料の内線通話で用件が伝えられるようにしている企業も増えています。

内線電話が外出先でも無料になるクラウドPBXについての詳細は、「クラウドPBXの7つのメリット・4つのデメリットを解説【初心者向け】」もご覧ください。

工場・倉庫・病院・学校の各教室に呼びかけを行う

施設や業務内容によっては、スタッフが社内電話の近くにいなくて着信音が聞こえない場合があります。
そのようなケースでは、社内電話の「ページング（構内放送）機能」を使って、外部スピーカーでスタッフの呼び出しや連絡事項の伝達が可能です。

例えば、社内電話がバックヤードにあるスーパーや薬局などでは、ページング機能でレジや品出しで忙しくて電話に出られないスタッフにも用件の伝達ができます。

ビジネスフォンの基本操作①【内線のかけ方】

ビジネスフォンを使って内線をかける方法は、固定電話と携帯電話で異なります。
両者の違いを知っておくことで、迷わずに内線がかけられるようになるでしょう。

ここでは、ビジネスフォンの基本操作として、固定電話と携帯電話のそれぞれの内線のかけ方を解説していきます。

固定電話からかける場合

内線を固定電話からかける場合、基本的に以下の2ステップで操作します。

内線を受ける側の電話機では、内線用の着信音と発信元の内線番号が表示され、電話を受けると内線通話が始まります。

なお、受話器を上げただけの状態では外線に接続されているので、内線回線に切り替えるためには「内線ボタン」を押す必要があります。これが一般的な内線の使い方です。

携帯電話からかける場合

外回りのスタッフが多い企業では、携帯電話（スマートフォン）から内線電話をかける機会も増えています。

内線を携帯電話からかける場合は、以下の手順で操作します。

「＊」を長押ししても「，（コンマ）」が表示されない場合は、電話番号の横に表示されている三点マークから「一時停止」を追加します。

ビジネスフォンの基本操作②【電話の取り次ぎ方】

「電話の取り次ぎ」とは、外線でかかってきた電話を担当者に代わったり、電話連絡があった旨を担当者に伝えたりすることです。

万が一担当者が不在なら、名前と連絡内容をメモしたり、後でかけ直すように伝えることもあります。

ここからは、電話の取り次ぎに必要不可欠な「保留機能」と「転送機能」について、社内電話の基本操作を説明していきます。

保留機能を使用する

ビジネスフォンの「保留機能」は、電話口の相手を待たせる際に使います。
なお、保留機能の基本操作は、電話機の「保留」ボタンを押すのが一般的です。

また「保留」ボタンを押すと、相手の電話に音楽が流れて通話先の音は聞こえなくなります。
その間に、取り次ぐ相手や他のスタッフと情報交換をして、対応を決めます。

転送機能を使用する

保留した電話を他の電話機に引き継ぐ際に使用するのが「転送機能」です。
転送機能を使用する際の基本操作は、以下の手順で行います。

取り次ぎ先の担当者が不在、または忙しくて電話に出られない場合も考えられます。

その場合は、保留ボタンを解除して通話を再開し、担当者が不在または電話に出られない旨を伝えます。

効率的な対応をするためには、相手の名前、用件、連絡先など、必要な情報をしっかり聞き取ることが大切です。

社内電話の基本マナー【かけ方】（例文付）

社内電話（内線）は、相手が同じ会社のスタッフであるとはいえ、マナーを守った話し方や言葉づかいが重要です。
ここでは、社内電話（内線）をかける際の基本マナーとして、以下の２つのポイントを解説します。

それぞれの概要や例文もご紹介しますので、状況に合わせて参考にしてみてください。

1.自分の部署と名前を伝える

社内電話（内線）をかける際の基本として、自分の部署と名前を伝えることが最低限のマナーになります。

通常、相手は内線番号を確認してから電話に出ますが、すべての内線番号を把握していないケースもあるため、必ず自分の部署と名前を伝えましょう。

また、名乗る前に簡単な挨拶を添えることも基本マナーに含まれます。

【例文】
「いつもお世話になっております。○○部の○○と申します。」
「おはようございます。○○部の○○です。」

簡単な挨拶で「お疲れさまです」ともいえますが、「ご苦労さまです」は目上の人が使う言葉であるため注意が必要です。

特定の人に取り次いでほしい場合は、名前の後に役職を、役職のない人の場合は「さん」を付けます。

【例文】
「○○課長はいらっしゃいますか？」
「○○さんはいらっしゃいますでしょうか？」

2.用件を簡潔に伝える

社内電話（内線）をかける際の基本マナーとして、用件を簡潔に伝えることも重要です。

内線通話は通話料がかかりませんが、相手の時間を取っていることを忘れないようにしましょう。
通話中は作業の手が止まることも考えられるため、無駄な時間やコストが発生しないように用件は分かりやすく簡潔に伝えます。

用件を簡潔に伝えるコツは、結論を先に述べることです。
それから必要に応じて詳細や補足情報を順序だてて話すことで、相手に理解してもらいやすくなります。

伝えたいポイントを忘れないように、電話をかける前に用件をまとめておくかメモしておくことは重要です。

社内電話の基本マナー【受け方・取り次ぎ方】（例文付）

社内電話を受けるとき、取り次ぐときの基本マナーを、以下の３つの段階に分けて解説します。

社内電話は、社外からの電話を受けることもあるので、自社のイメージを守るためには基本操作や基本マナーを知っておく必要があります。

ここでは、各段階で気をつけるべきポイントを例文を交えて解説しますので、参考にしてみてください。

1.電話を受ける

電話を受ける際の基本マナーは以下のとおりです。

【例文】
「はい、○○社です。お電話ありがとうございます。」
「お電話ありがとうございます。○○社○○部の○○です。」

相手が名前を名乗ったら、会社名・部署名・名前をメモします。

ただし、相手が名乗らないこともまれにありますので、丁寧に名前を聞くように心掛けましょう。

聞き取った後は、名前を復唱して簡単な挨拶を添えると相手からの印象もよくなります。

【例文】
「恐れ入りますが、お名前と会社名をお伺いしてもよろしいでしょうか？」
「○○社の○○さまでいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。」

2.相手から用件を聞く

会社名・名前を聞いたら次は用件を聞いていきます。
取り次ぎを頼まれる場合も、用件を聞いておけば担当者はスムーズに対応できます。

また、用件次第では出るか出ないかの判断をすることもあるでしょう。

会社名・氏名と同様、用件に関しても、忘れないようにメモを取ります。
聞き取ってから復唱し、「少々お待ちください」と伝えて担当者に取り次ぎます。

用件に関して詳細を聞き出す必要はなく、「○○の件」のように担当者が電話の目的を理解できれば問題ありません。

3.電話を取り次ぐ

取り次ぎを頼まれたら、「○○課の○○ですね。少々お待ちください」などと取り次ぎ先を確認してから「保留」ボタンを押します。
取り次ぐ際のフレーズを、状況別に以下にまとめます。

【例文】
・取り次ぐ担当者が近くにいる場合
「○○さん、○○社の○○さんから○○の件でお電話が入っています。」

・取り次ぐ相手が近くにいない場合
「ただいまおつなぎいたしますので、少々お待ちください。」
「○○さん、○○社の○○さんから○○の件で外線1番にお電話です。ご対応いただけますか？」

担当者の不在時や電話中の場合、時間を使わせたことを配慮しつつ、いつ頃に対応できるか、または折り返し電話する旨を伝えます。
ここでのポイントとして、担当者が対応できない理由を伝えるだけでなく、帰社時間の目安を伝えると親切です。

【例文】
「たいへん申し訳ございません。ただいま○○は席を外しております。」
「申し訳ございません。○○は営業に出ておりまして、帰りは17時頃になるかと存じます。」
「差し支えなければご伝言を承ります。」
「○○から折り返し連絡させますので、お電話番号を頂戴してもよろしいですか？」
「お急ぎでしたら他の者におつなぎしますが、いかがいたしましょうか？」

まとめ

ここまで、社内電話（内線）の基本的なかけ方・受け方・取り次ぎ方を、ビジネスフォンの基本操作やマナーについて紹介してきました。

社内電話で、気持ちのよいスムーズなコミュニケーションを行うには、マナーを守った社内電話の使い方を知っておく必要があります。
しかし、マナーにこだわりすぎてあまり難しく考えすぎると、かえってスムーズなコミュニケーションができなくなります。

はじめは電話対応に緊張して言葉づかいを間違えてしまうかもしれませんが、まずは元気な声でゆっくり丁寧に対応しましょう。

ビジネスフォンの基本操作や基本マナーは、一度身に付けてしまえば自信をもって、スムーズに電話対応ができるようになるでしょう。

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