社内電話の使い方とビジネスマナーを徹底解説！例文付きで即実践

「社内電話に出るときは何と名乗ればよい？」「内線を担当者へどう取り次げばよい？」と戸惑っていませんか。

社外からの電話では会社名や部署名を名乗り、内線では部署名と氏名を伝えるのが基本です。
相手の会社名・氏名・用件を確認してから保留し、担当者へ正確に引き継ぎましょう。

ただし、内線・保留・転送のボタン名や操作手順は、電話機・主装置・PBX・社内設定によって異なります。
実際の操作は、社内マニュアルや利用中の電話機の取扱説明書もあわせて確認してください。

本記事では、新入社員向けの社内電話対応マニュアルとして、受け方・かけ方・取り次ぎ方を、すぐに使える例文とともに解説します。
電話対応の基本的な流れを押さえ、落ち着いて応対できる状態を目指しましょう。

社内電話の基本マナー【受け方・取り次ぎ方】（例文付）

社内電話を受けるときは、相手を確認し、用件を聞き、担当者へ正確に取り次ぐのが基本です。
社外からの着信と内線では第一声が異なるため、社内ルールも確認しておきましょう。

1.電話を受ける

電話が鳴ったら、できるだけ早く受話器を取り、相手に聞こえる明るさと速さで名乗ります。
社外からの電話では会社名や部署名、内線では部署名と氏名を伝えるのが基本です。

着信音や画面表示で内線・外線を判別できる場合がありますが、表示やランプの仕様は機種や設定によって異なります。内線の出方・取り方に迷う場合は、電話機の表示だけで判断せず、社内マニュアルを確認してください。

相手が名乗ったら、会社名・部署名・氏名をメモします。聞き取れなかった場合は曖昧なまま進めず、丁寧に聞き直しましょう。

2.相手から用件を聞く

会社名・氏名を確認したら、誰への電話か、どのような用件かを聞きます。
担当者へ取り次ぐ前に要点を把握しておくと、担当者が状況を理解しやすくなります。

会社名・氏名・用件・折り返し先は、聞き間違いを防ぐためにメモし、復唱して確認しましょう。
ただし、受付担当者が用件の詳細まで無理に聞き出す必要はありません。「○○の件」のように、担当者が電話の目的を把握できる範囲で確認します。

3.電話を取り次ぐ

取り次ぎ先を確認したら、「少々お待ちください」と伝えてから保留します。
担当者には、相手の会社名・氏名・用件を簡潔に伝えましょう。

担当者が不在または電話中の場合は、その旨を簡潔に説明し、伝言・折り返し・別の担当者への取り次ぎなどを案内します。
帰社時刻は、予定を確認できている場合に限って伝え、推測で案内しないことが大切です。

社内電話の基本マナー【かけ方】（例文付）

社内電話をかけるときは、最初に自分の部署名と氏名を伝え、用件を結論から簡潔に話します。
相手が同じ会社のスタッフでも、業務時間を使っていることへの配慮が必要です。

1.自分の部署と名前を伝える

社内電話をかけたら、挨拶に続けて自分の部署名と氏名を名乗ります。
相手の電話機に内線番号が表示される場合でも、すべての番号が把握されているとは限らないためです。

特定の人に取り次いでほしい場合は、社内の呼称ルールに合わせて役職名や「さん」を付けます。

2.用件を簡潔に伝える

用件は結論から伝え、必要に応じて理由や補足を加えます。
電話をかける前に話す内容をメモしておくと、伝え漏れや長電話を防ぎやすくなります。

同じPBXや主装置に収容された内線同士では、一般に通話ごとの通話料は発生しません。
ただし、クラウドPBXやスマートフォンを使う構成では、サービス利用料やデータ通信料などがかかる場合があります。

社内電話とは？概要と活用方法を解説

社内電話は、会社や施設の中で連絡を取り合うための電話環境を指す一般的な表現です。
「ビジネスフォン」や「内線」と関係はありますが、同じ意味ではありません。

社内電話とは

「社内電話」は、社内で使う電話機や電話システム、電話連絡そのものを広く指す言葉です。
一方、ビジネスフォンは、主装置やPBXを介して複数の外線・内線を管理する法人向け電話システムを指します。

用語	主な意味
社内電話	社内で利用する電話機・電話環境・電話連絡の総称
ビジネスフォン	複数の外線と内線を管理する法人向け電話システム
内線	同じ組織や電話システム内の相手へつなぐ回線・番号・通話

社内電話では、相手の顔が見えないうえ、普段接する機会の少ない部署と話すこともあります。
円滑に連絡するには、相手の業務時間への配慮と、分かりやすい言葉遣いが大切です。

内線の仕組みや外線との違いを詳しく知りたい方は、「内線電話とは？外線との違い・かけ方・保留転送の基本を解説」もご覧ください。

社内電話の活用方法

社内電話は、社外からの電話の取り次ぎ、部署間の連絡、施設内の呼び出しなどに活用できます。

外線を取り次ぐ際は、保留・転送機能を使って担当者へつなぎます。
外線の基本については、「ビジネスフォン外線の使い方｜かけ方・取り方から便利機能まで」も参考にしてください。

また、ページング機能に対応する構成では、電話機や外部スピーカーから一斉に呼び出せる場合があります。
利用できる機能や名称、操作方法は機種・主装置・設定によって異なります。

内線の操作方法を確認したい方へ

内線をかけるときのボタン操作や発信方法は、電話機・主装置・PBX・社内設定によって異なります。
本記事では社内電話の受け方・かけ方のマナーや取り次ぎ方を中心に解説しているため、具体的な内線操作については専用記事で詳しくご案内しています。

内線と外線の違い、内線番号を使った基本的なかけ方、保留・転送の仕組みを確認したい方は、「内線電話とは？外線との違い・かけ方・保留転送の基本を解説」をご覧ください。

ビジネスフォンで電話を取り次ぐ方法

外線電話を担当者へ取り次ぐときは、相手に断って保留し、担当者へ用件を伝えてから転送します。
保留と転送は役割が異なるため、順番を分けて確認しましょう。

保留機能を使用する

保留機能は、通話を一時的に中断し、相手に待ってもらうときに使います。相手へ「少々お待ちください」と伝えてから、電話機の保留ボタンを押すのが一般的です。

保留中は保留音が流れる機種が多く、その間に担当者の所在や対応可否を確認します。
確認に時間がかかる場合は、一度通話へ戻り、状況を説明してから待ってもらえるか確認しましょう。

保留の操作やマナーについて詳しくは、「電話保留のやり方とビジネスマナー」をご覧ください。

転送機能を使用する

転送機能は、保留した外線電話を別の電話機や担当者へ引き継ぐときに使います。
一般的な流れは次のとおりです。

「転送」ボタンの要否、保留解除の方法、内線番号の入力順は機種や設定によって異なります。
操作が分からないまま受話器を置くと通話が切れる場合があるため、事前に社内マニュアルや取扱説明書で確認してください。

取り次ぎ先が不在または電話に出られない場合は、元の通話へ戻り、伝言や折り返しなどの対応を案内します。
内線転送の種類や操作例については、「ビジネスフォンの内線転送とは？外線を内線につなぐやり方と失敗対策」も参考にしてください。

社内電話・内線運用のお悩みは「OFFICE110」にご相談ください

電話対応のマナーを整えても、着信が一部の担当者へ集中している、外出中のスタッフへ取り次げない、保留や転送の操作が複雑といった課題は、運用ルールだけでは解決しにくい場合があります。

OFFICE110では、現在の電話機・主装置・回線・利用人数・働き方を確認したうえで、既存設備を活かせるか、ビジネスフォンやクラウドPBXのどちらが運用に合うか、必要な設定や工事を含めてご相談いただけます。

たとえば、内線番号の整理、取り次ぎ方法の見直し、スマートフォンの内線化、拠点間の連絡方法など、電話対応を効率化する選択肢を比較できます。対応可否や費用は、利用環境・地域・機器構成によって異なります。

相談時に、現在の電話機や主装置の型番、利用台数、困っている操作、外出先での利用希望を伝えると、必要な機能や変更範囲を整理しやすくなります。自社に合う電話環境を検討したい方は、以下のフォームからご相談ください。

社内電話に関するよくある質問

まとめ

社内電話を受けるときは、相手の会社名・氏名・用件を確認し、復唱してから担当者へ取り次ぐのが基本です。内線をかけるときは、自分の部署名と氏名を名乗り、結論から簡潔に用件を伝えましょう。

保留・転送・スマホ内線の操作は、電話機・主装置・PBX・社内設定によって異なります。共通手順と思い込まず、社内マニュアルや取扱説明書を確認することが大切です。

はじめは電話対応に緊張して言葉遣いを間違えることもありますが、まずは落ち着いた声で、相手の話を聞き、確認した内容を復唱することから意識しましょう。

社内電話の操作や内線運用を含めて電話環境を見直したい場合は、OFFICE110へご相談いただけます。操作に不安がある方は、先に社内電話を使う前に基本操作の全体像を確認すると理解しやすくなります。導入方法は、ビジネスフォン総合ページで確認できます。