クラウドPBXの7つのメリット・4つのデメリットを解説【初心者向け】【お役立ち情報】 | OFFICE110

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クラウドPBXの7つのメリット・4つのデメリットを解説【初心者向け】

クラウドPBXとは、インターネット環境がある場所なら『どこでも』社員の『スマホ』を使って会社の電話応対ができる最新のビジネスフォンシステムです。

具体的には、社外でも会社番号の発着信や、社員同士での無料の内線通話が可能となり、従来のビジネスフォンでは実現できなかったオフィスに縛られない電話環境を構築できます。

このようにメリットばかりのように思えるクラウドPBXですが、実はコスト面や音質面などで懸念されるデメリットがあるため、強み・欠点の双方を把握した上で検討することが重要です。

そこで今回は、クラウドPBXの7つのメリット・4つのデメリットをわかりやすく解説し、必ず押さえておくべきサービスの選び方のポイントまで一挙ご紹介します。

クラウドPBXとは？まずは基本を解説

近年クラウドPBXは数々の企業で導入が進んでいますが、中には、具体的にどのような電話システムなのか理解できていない方も多いでしょう。

そこでまずはじめに、クラウドPBXの基礎知識と従来のビジネスフォンとの違いをわかりやすく解説します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、『クラウド（インターネット）』を活用することで、オフィスの電話応対が完全ロケーションフリーになる次世代型のビシネスフォンです。

従来のビジネスフォンの場合、社内に物理的な「主装置」を設置し、主装置と有線接続した「専用電話機」を使わなければ電話応対できず、電話業務はオフィスに縛れられていました。

しかしクラウドPBXはこの主装置を『クラウド上』に構築することで、インターネットが繋がる場所ならどこでも、社員のスマホを使って会社の電話応対ができるようになります。

具体的にいうと、会社の代表番号を使っての発着信や、社員同士の内線通話、保留転送などのビジネスフォンの機能が、外出先やテレワーク中でも自由自在に可能です。

従来のビジネスフォンとの違い

クラウドPBXと従来のビジネスフォンの最大の違いである、「主装置（PBX）※」の設置場所についてもう少し詳しく解説します。

従来の場合、社内に「主装置」という電話機能をつかさどる機器を設置し、主装置と「専用電話機」を電話線で接続してはじめて、ビジネスフォンの機能を利用できていました。

その一方でクラウドPBXは、仮想の主装置を『クラウド上』に構築し、そのクラウド上のPBXに『インターネット』を介してアクセスすることで通話が可能となるというイメージ。

この仕組みにより、社内に物理的な主装置を設置したり、電話機を有線接続する必要もなく、インターネット環境があれば『どこでも』『スマホで』電話応対ができるようになるのです。

まとめると、物理的な機器の設置が必要だったビジネスフォンが完全にクラウド化し、オフィスに縛られなくなったというイメージですよ。

クラウドPBXを導入する7つのメリット

ここからは、クラウドPBXのメリットを以下3つの分野に分けて合計7つご紹介します。

①業務効率化に関するメリット

業務効率化に関する、以下の3つのメリットを具体的に解説していきます。

外出先でも会社番号で受発信できる

クラウドPBXを導入すると、インターネットさえ繋がる場所であれば、社内外問わずどこでも「会社番号」を使って発着信できるようになります。

それによって以下のようなことが可能となり、従来よりも業務効率が大幅に向上するでしょう。

電話業務がオフィスに縛られないことで生産性が上がるだけではなく、外出先やテレワーク中でも顧客や取引先を待たせずにスムーズに応対できる点も大きなメリットです。

離れた拠点間や社員同士で内線通話できる

クラウドPBXでは、離れた拠点間や社員同士で無料で内線通話ができるのも魅力です。

オフィス・外出先・自宅の社員間だけではなく、本社・支店など離れた拠点間でも無料で内線通話ができるため、複数拠点を持つ企業にも最適です。

クラウドPBXを導入すると、働く場所・拠点を問わず社員同士は外線での電話のやり取りが一切不要となるため、通話料を『完全ゼロ』に抑えることができます。

ビジネスフォン以上の便利機能が使える

さらにクラウドPBXは、ビジネスフォンの基本機能＋αの便利機能を使えるのもメリット。

内線通話をはじめ、保留転送や留守番電話、通話録音、構内放送などのビジネスフォンの機能を利用できるのはもちろろん、クラウドを活用した以下のような機能も使えます。

従来のビジネスフォン以上の機能性を持つクラウドPBXは、業務効率化の一助となります。

②コスト削減に関するメリット

続いてはコスト削減に関するメリットとして、以下2点をご紹介します。

導入時の初期費用を削減できる

クラウドPBXでは、導入時の初期費用を大幅に削減できます。

ビジネスフォンの場合、主装置・電話機の設置と業者による配線工事が必要でしたが、クラウドPBXはこれらが不要のため、従来は数十万円かかっていた導入コストを抑えることが可能です。

またクラウドPBXは『社員個人のスマホ』で利用できるため、従業員に社用携帯を貸与する必要がなく、デバイスの導入費用がかからない点も大きなメリットです。

クラウドPBXは、プライベートスマホにアプリを入れるだけで手軽に利用できるのが魅力的ですよね。
また発信する電話番号（会社の電話番号orプライベート番号）は、アプリで簡単に切り替えられますよ。

外線や転送不要で通話料を削減できる

クラウドPBXを導入すると、外線通話や転送不要で通話料を削減できるのもメリット。
離れた場所にいる社員同士でも内線通話ができるため、拠点間の通話が多い企業に最適です。

また従来のビジネスフォンの場合、会社番号への着信を社外で対応するためには、機械転送やボイスワープを活用して『転送』する必要がありました。

しかし転送で電話を受ける場合、相手からの着信でもこちらが通話料を負担しなければならないため、転送回数や通話時間によっては高額なコストがかかってしまいます。

しかしクラウドPBXでは転送という概念がなくなり、社外の従業員にも「保留転送」として内線でまわせるため、転送コストがゼロになります。

③その他のメリット

次に、業務効率化やコスト削減以外のメリットを2点をご紹介します。

増設・移設やオフィスのレイアウト変更が簡単

クラウドPBXでは、増設・移設やオフィスのレイアウト変更が簡単にできます。

ビジネスフォンの場合、オフィスのレイアウト変更ですら業者による配線・設定工事が必要でしたが、クラウドPBXならそのような作業が不要で柔軟に可能です。

クラウドPBXなら、都度業者に工事を依頼する必要がありません。
将来的な事業の拡大・縮小にも柔軟に対応できるため、ビジネスの効率性が上がると言っても過言ではありませんね。

災害や緊急時に備えるBCP対策に有効

クラウドPBXは、災害や緊急時に備える「BCP（事業継続計画）対策」に有効です。

災害や緊急事態が発生すると、オフィスへの出社が難しくなるケースが想定されますが、クラウドPBXはインターネットさえ繋がれば自宅でも通常通り電話業務を行えます。

クラウドPBXの「BCP対策」について詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

クラウドPBXの4つのデメリットと対策

クラウドPBXには多くのメリットがありますが、懸念点もいくつかあります。
そこで続いては、クラウドPBXのデメリットとその対策を４つに分けてご紹介します。

通信環境によって通信品質（音質）が低下する

クラウドPBXのデメリットの一つは、通信環境によって通信品質（音質）が低下することです。

インターネット回線を活用する電話システムのため、ネットが繋がりにくいなど通信環境が悪い場所では、ノイズや途切れなどのトラブルが発生する可能性があります。

また音質に影響を与えるもう一つの原因として、『メーカー（サービス）』も挙げられます。

品質はメーカーによって大きく差があり、総務省が定める品質基準で最高級を実現しているものもあれば、技術開発が不十分で低品質なものもあるため、選定には注意が必要です。

音質低下を防ぐための対策

まずは、通話品質に定評があるベンダーを選んで契約しましょう。
具体的には総務省の品質判定で「クラスA」を獲得していると安心です。

さらに、通信速度が速く安定したインターネット回線を導入することも重要です。
もしも現在のオフィスのネット環境が不安定であれば、クラウドPBXの導入を機に回線やネットワーク構成、機器などを見直すことを推奨します。

サービスによっては電話番号を引き継げない

二つ目のデメリットは、サービスによって電話番号を引き継げないことです。

クラウドPBXには大きく分けて「機器設置型」と「完全クラウド型」が存在しますが、そのうち『完全クラウド型』は電話番号を引き継げない可能性が高いといえます。

完全クラウド型は、導入がスピーディで低コストな反面、できることが限られると覚えておくと良いですよ。

電話番号を引き継ぐための対策

この場合、ご自身の導入ケースでは電話番号が引き継げるかどうか、まずはベンダーに問い合わせることが重要です。

例えばホームページに「市外局番の引き継ぎが可能」と記載があっても、現在の契約状況などによっては引き継ぎできない場合もあるため、ベンダーに相談するのが確実です。

なお、一般的に引き継ぎが可能とされる番号は以下の通りですが、不安な方はOFFICE110にお問い合わせいただけますと、専門スタッフより回答させていただきます。

月額制サービスのためランニングコストがかかる

クラウドPBXは一般的に月額制サービスのため、ランニングコストがかかります。

料金体系はサービスによって異なりますが、基本料金に加えてアカウントの数だけライセンス料金が発生し、相場としてはトータル「3,000〜6,000円」ほどです。

例えばビジネスフォンの場合、導入後の月々の支払いは通話料のみですが、クラウドPBXは長期間運用すると想像以上にトータルコストがかさむ可能性があると頭に入れておきましょう。

とはいえ、クラウドPBXでは機器の購入費用や通話コスト、保守・メンテナンス費用を削減できると考えると、従来よりも割高になるわけではありませんよ。

ランニングコストを抑えるための対策

まずは、2〜3社程度に目星をつけてサービス内容・料金を比較し、自社にとって機能面とコスト面がバランスのよいところを選びましょう。

料金体系に関しては、アカウント数で月額料金を定めたプランもあれば、基本料金・アカウント料金が別々のプランもあるため、自社の契約内容に最適なサービスをお選びください。

クラウドサービスのためセキュリティ面が不安

さらに、クラウドPBXはクラウドをベースとしたサービスのため、セキュリティ面に多少不安が残ることもデメリットです。

例えばメーカー側のセキュリティ対策が脆弱だと、データ流出や音声の傍受による情報漏えいが発生する恐れがあります。

またユーザー側も、不注意でユーザー名やパスワードが漏れてしまうと、悪意を持った第三者に不正アクセスされる危険性があるでしょう。

セキュリティを強化するための対策

まずは、通信の暗号化や2段階認証などのセキュリティ対策が充実しているサービスを選ぶことが重要です。

さらに自社内でも、ファイアウォールの設定などネットワークセキュリティを強化した上で、社員のセキュリティ意識を高める教育やトレーニンングを実施すると良いでしょう。

クラウドPBXの導入に関するご相談は、どんなことでもOFFICE110にお気軽にご相談ください！メール・お電話お待ちしております。

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3ステップで分かるクラウドPBXの選び方

クラウドPBXを導入する際は、以下の3ステップでベンダーを選ぶことをおすすめします。

それでは次に、各ステップの詳細を見ていきましょう。

ステップ①サービスや機能が自社に合うか確認する

まずは、サービスや機能が自社に合うか確認しましょう。
自社のニーズと、クラウドPBXが提供しているサービスがマッチするか比較検討します。

例えば以下のような点を考慮しておくと、ある程度希望に沿ったサービスの目星をつけることが可能です。

ステップ②トータルコストが希望に沿うか確認する

次に、トータルコストが希望に沿うかも確認しましょう。

導入料金・月額料金を複数のサービスで比較して、コストを見積もりましょう。
追加したいオプションや契約アカウント数（ID数）も考えて、シミュレーションします。

ホームページ上での金額は一例である場合も多いため、具体的な料金が知りたいなら、サービスに実際に問い合わせることをおすすめします！

ステップ③トライアルで音質や使用感を確認する

候補となるサービスが決まったら、トライアルで音質や使用感を確認しましょう。

いくら評判の良いサービスでも、「自社で使うと音質が音程しなかった」「必要な機能が使えなかった」など、実際に使ってみなければわからなかった不具合が見つかるかもしれません。

またオフィス内だけでなく、外回りやテレワークのスタッフにも試してもらうことで、全社的に快適に使用できるクラウドPBXを選定することが可能となります。

高品質×低料金のOFFICE PHONEでまずは無料お試し！

高品質・低コストで導入しやすいクラウドPBXをお探しなら、弊社「OFFICE110」が取り扱っている『OFFICE PHONE』を試してみませんか？

OFFICE PHONEは、導入累計数2万社を超えるクラウドPBXサービスで、中小企業から大規模なコールセンターまで、数多くの企業様から高い評価をいただいております。

ここでは「OFFICE PHONE」が多くの企業様から選ばれる理由をご紹介します。

初期費用0円！スモールスタートにも最適な価格設定

「クラウドPBXは初期費用が安く済む」と耳にしたことがある方も多いかもしれませんが、実際は、簡単な機器設置や設定作業などに数万円の初期費用がかかるケースが多いです。

しかしOFFICE PHONEでは、今ならキャンペーンにより初期費用を完全無料としておりますので、「開業に伴う導入でなるべく費用を抑えたい」といった企業様にもおすすめです。

またランニングコストもリーズナブルのため、企業の規模を問わず、無理なく運用いただけます。

項目	料金
初期費用	2万4,800円→0円 キャンペーン実施中
月額利用料金	3,400円～
ライセンス料金（端末1台あたり）	98円～
有料オプション	通話録音機能：1,000円（税抜）/月 追加容量：400円（税抜）/10GB クラウド勤怠管理：1アカウント200円（税抜）/月 など
通話料	固定電話：8円/3分 携帯電話：15.4円/1分

さらにOFFICE PHONEは契約期間の縛りもないため、「まずは試しに使ってみたい」「スモールスタートで慎重に導入していきたい」という場合にも最適ですよ。

総務省の品質基準で固定電話と同じ「クラスA」を実現

OFFICE PHONEは、総務省が定める品質基準で最高級の「クラスA」を獲得するほどハイクオリティです。

長年の研究開発と度重なる音声変換エンジンの改良によって、限りなくクリアな音質とノイズ除去を実現しており、固定電話と比べても謙遜ないくらい快適に通話いただけます。

さらにOFFICE PHONEの場合、大手のNTTの「ひかり電話」をベースとしたサービスのため、音質が安定しているのはもちろん障害も起こりづらく安心して運用できる点も魅力です。

ただしトンネルの中など電波が入りづらい場所では途切れることもありますが、通常の生活圏内では問題なくご利用いただけますよ。

無料トライアル実施中！オンラインで丁寧にレクチャー

OFFICE PHONEでは「無料トライアル」を実施しており、音質や使用感を実際にお試しいただけます！

専門知識豊富なスタッフが、Zoomでアプリのインストールから使い方まで丁寧にレクチャーしますので、「機械に疎くて操作できるか不安…」という方もご安心ください。

なおトライアル中は、クラウドPBXやオフィスの電話業務に関する疑問・お悩みに直接回答できる機会ですので、どんなに些細なことでも担当スタッフにご質問くださいね。

設定時間はわずか5分でカンタン、お忙しい方でもスピーディにご体験いただけますので、まずはぜひお気軽にトライアルにお申し込みください！

まとめ

クラウドPBXのメリット・デメリットを解説しましたが、いかがでしたか？
最後にクラウドPBXのメリットを簡潔にまとめると、以下のとおりです。

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンの『オフィスに縛られる』という弱点をカバーした、最先端の電話システムです。

本記事でご紹介したとおり、デメリットもいくつか存在するとはいえ、しっかりと対策を講じれば大きな問題にはならないでしょう。

• テレワーク中などオフィスの外でも会社の電話応対をしたい
• 社員同士の連絡にかかる通話コストを削減したい
• ビジネスフォンの設備が古くなってきていて、リプレイスを考えている

…このような方は、ぜひクラウドPBXをお試しください。

弊社の「OFFICE PHONE」も随時、トライアルを受け付けておりますので、まずはどのようなもの使用感なのか体験してみたい方はお気軽にご相談ください。