クラウドPBXの7つのメリット・5つのデメリット徹底解説!【お役立ち情報】 | OFFICE110

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クラウドPBXの7つのメリット・5つのデメリット徹底解説!

クラウドPBXの7つのメリット・5つのデメリット徹底解説!

クラウドPBXは具体的にどのようなメリットがあるんですか?
クラウドPBXでは、スマホがビジネスフォンとして利用できるので、社外にいても会社の電話がスマホで受けられたり、場所が離れていても無料の内線通話が利用できたり、といったこれまでのビジネスフォンではできなかったことが簡単にできるんです。
すごく便利そうですね!興味あります!
では、クラウドPBXの主なメリットを7つに分類したので、一緒に見ていきましょう!併せて、デメリットになりうるポイントも5点あるので、一緒に押さえておきましょう。
デメリットもあるんですか?
使い方によっては・・・ですが。失敗してしまうリスクをさけるためには、デメリットとなりうるポイントをあらかじめ押さえておくのもとても大切ですよ。
はい!よろしくお願いします!
この記事の目次
  1. クラウドPBXの7つのメリット
  2. クラウドPBX導入のポイントはメーカー選び!
  3. クラウドPBXメーカーによってはこんなデメリットも・・・
  4. OFFICE PHONEのメリット・デメリット
  5. まとめ

クラウドPBXの7つのメリット

クラウドPBXは、これまでのビジネスフォンとは全く異なる次世代の通信サービスです。

ビジネスフォンではできなかったことが簡単にできるようになったり、有料サービスが無料で利用できたりするなどのメリットがあります。

クラウドPBXは手軽に業務効率を向上し、コストの削減を実現できるサービスであるということです。

まずは、クラウドPBX7つのメリットについて解説します。

1-1.初期費用が安い!

クラウドPBXに関して、最も大きなメリットは、初期費用の安さです。

当社がこれまでにクラウドPBXを導入したお客様は、平均して70~95%の初期費用削減効果がでています。

では従来のビジネスフォンと比較しながらクラウドPBXの初期費用の安さについてチェックしてみましょう。

1-1-1.PBXの購入代金が不要

ビジネスフォンを利用するときに、PBXという交換機の役割を果たす機器を社内に設置する必要があります。

交換機とは、ビジネスフォンに内線番号を付与したり、1本の電話回線でたくさんの電話機を使用したりするといったビジネスフォンとしての機能が全て詰まった機器のことです。

1-1-1.PBXの購入代金が不要

従来型のビジネスフォンは、社内に設置したPBX(交換機)をビジネスフォンの電話機と電話回線で接続して使用します。

一方、クラウドPBXではクラウド上(インターネットのネットワーク上)の仮想PBXに接続をすることで、ビジネスフォンの機能を利用可能です。

つまり、クラウドPBXでは従来必要だったPBXという機器が不要であるということです。

PBXの価格は接続できる電話機の台数や機能によって変わりますが、最も小規模なPBXでも1機約20万円~です。

クラウドPBXなら、PBXの初期費用が20万円以上削減できることがあります!

1-1-2.工事費が安い

ビジネスフォンとクラウドPBXとの大きな違いは、初期の工事の違いです。

ビジネスフォンでは、上で紹介したようにPBXを事務所に設置しなくてはなりません。

また、PBXと電話機1台1台をケーブルで接続する必要があり、さらにケーブルは一つひとつ決まった場所に接続しないといけません。

ケーブルを差し込む場所が違うと、電話番号や内線番号も入れ替わってしまいます。

なので従来型のビジネスフォンを設置するためには、専門業者に工事を依頼しなくてはなりません。

工事費用は、規模や接続方法などによって異なりますが、電話機数台程度の簡単な工事でも10万円以上はかかります。

そして、使用する電話機の台数が多くなったり、設定が複雑になればなるほど費用は高くなります。

工事費用が高くなってしまうなら、自分で設置するのは無理なんですか?
残念ながら、電話工事には資格が必要です。それに、主装置の設定作業は専門知識が必要なので、やっぱり専門家以外の方が作業をするのは非現実的ですね。

クラウドPBXは、2種類の設置方法があります。

一つ目は、光回線を使用するパターンです。

この場合、ひかり電話を使うためのアダプタ設置工事が必要になります。

また、このとき同時に簡単な初期設定をおこなう必要があります。

工事費用は業者によって異なりますが、基本的には数万円程です。

ただ、工事費用の安い業者を選べば、初期コストを抑えることもできます。

二つ目のパターンは、IP通信回線を使用するタイプのクラウドPBXです。

このタイプは、契約後にスマホにアプリをインストールするだけで利用できます。

初期費用は「工事費用」や「ライセンス費用」などの名目で、0~10,000円程度の場合が多いです。

クラウドPBXなら、ビジネスフォンよりも工事費が10万円程度安くなることがあります。

1-1-3.端末代金さえ不要なことも

ビジネスフォンを導入する際に、意外に費用が高くついてしまうのがビジネスフォン本体の代金です。

ビジネスフォンは1台当たり30,000円前後かかるため、10台購入するとそれだけで30万円かかることになります。

では、クラウドPBXの場合は?というと・・・2つの理由から端末購入費用を安くすることができます。

  • スマホやPCを電話機にできる
    クラウドPBXでは、スマホやPCを電話機として使用することができます。
    しかも、特別な機器を購入することなく、スマホならほぼアプリのダウンロード、PCならヘッドセットの購入+アプリのダウンロードのみで簡単に導入できます。
    従って、1人1台電話機を購入する必要がありません。
  • 安いSIPフォン(置き型電話機)がある
    スマホやPCをそのまま電話機にできる点は便利ですが、従来の置き型ビジネスフォンに慣れている場合には慣れた電話機を使用したいというものです。

クラウドPBXに対応した置き型電話機にはSIPフォンというインターネットに接続できるタイプの電話機があります。

SIPフォンにはさまざまな機種がありますが、1万円前後から販売しています。

SIPフォン

同じ置き型の電話機を比較しても従来型のビジネスフォンよりもクラウドPBXの方が端末購入代金を安くできるということです。

1-1-4.オプション費用が安い

従来型のビジネスフォンでは、オプション機能を追加した場合にまとまった費用がかかります。

例えば、IVR(コールセンターなどでよく使用される自動応答機能)を追加する場合、PBXの中にIVRの機能が入ったユニットという機器を設置しなければならず、ユニット代金と初期設定の費用がかかります。

IVR(コールセンターなどでよく使用される自動応答機能)

IVRだけではなく、転送電話や留守番電話など、機能を追加する際にはユニットを追加することと、ユニットを使用できるようにするための設定が必要です。

自動録音機能など、追加したい機能によっては別売りの機器を購入しなくてはならないこともあります。

ユニットの追加費用がいくらになるのかはケースバイケースですが、目安としては1つ機能を追加するために10万円前後と覚えておくと良いでしょう。

一方、クラウドPBXではこれらの機能が「オプション機能」として設定されています。

オプション機能の金額は、クラウドPBXメーカーによって異なりますが、一般的には1つの機能につき無料~1,000円/月です。

クラウドPBXなら、オプション機能が安く利用できます。

1-2.通話料が安い!

初期費用が安くても、中・長期的に見てトータルコストが高くなってしまったら全く意味がないですよね。

しかし、クラウドPBXが安いのは初期費用だけではありません。

クラウドPBXを導入することで、毎月の通話料を削減できる可能性があります。

この章で、クラウドPBXの通話料の安さについて解説します。

1-2-1.どこでも社員間通話が無料

クラウドPBXの通話料の安さを知る上で欠かせないのは、無料の内線通話です。

従来のビジネスフォンでは、同じPBXに電話回線でつながっている電話機同士のみ無料の社内通話ができます。

簡単に言えば、同じ場所の固定電話同士のみが内線でつながるということです。

クラウドPBXは、自社の電話機が全て内線でつながることができる

クラウドPBXは、自社の電話機として登録した分は全て内線でつながることができます。

従って、本社・支社・店舗・スタッフのスマホ・PCなどの通話が全て無料でつながるということです。

  • 本社と店舗との連絡
  • 外出中のスタッフとの通話
  • テレワークスタッフとの通話

これらの通話を全て無料でつなげることができるようになります。

クラウドPBXなら、どこでも無料の内線通話が使えます。

1-2-2.外線通話が安い

クラウドPBXであっても、取引先や顧客など社外に向けて電話をするときには、通話料がかかります。

この時の通話料は、NTTのひかり電話やIP電話サービスの料金プランが適用されます。

プランの詳細は、契約するクラウドPBXメーカーによって若干前後しますが、最も多いのは8円/3分という料金プランです。

この通話料は、従来のビジネスフォンと比べて非常に安いです。

また、相手方との距離にかかわらず一律の料金が設定されているということも把握しておくとよいでしょう。

クラウドPBXは、外線通話も安い。全国一律で低価格です!

1-3.スマホを内線化できる!

クラウドPBXの機能の中で最も特徴的な機能と言えば、スマホの内線化かもしれません。

クラウドPBXでは「スマホの内線化」といって、スタッフのプライベートのスマートフォンをビジネスフォンとして使用することができるようになります。

イメージとしては、自社のビジネスフォンがそのままスマホのアプリになり、社外にも持ち運べるようになったような感じです。

スマホを内線化することで、上で紹介したような社外でも内線を使って社員間無料の通話ができるようになります。

さらに、スマホの内線化には3つのメリットがあります。

1-3-1.転送機能が不要になる

スマホを内線化することで、外出先でも外線電話を直接受けることができるようになります。

従来のビジネスフォンの場合、例えば事務所を不在にしてしまうときには、転送設定をしてから外出をすることで電話の取り逃がしを防いでいたと思います。

しかし、転送電話には次のようなデメリットがあります。

  • 事務所から携帯への転送時に通話料がかかる
    →スタッフ一人あたりの転送費用が毎月1万円程度に膨らんでしまっていることも・・・
  • 転送を受ける際にどこから電話がかかってきたのかわからない・・・
    →携帯には事務所の電話番号が表示されます
  • 電話に出られなくて折り返しの電話をする際には、自社の電話番号が使えない
    →スタッフのプライベートの携帯電話からかけなおしをする羽目になることも・・・

スマホを内線化すると、会社の電話機をそのままスマホに入れて外に持ち歩いているようなイメージなので、これらのデメリットが全てクリアになります。

1-3-2.どこでも会社の電話番号が使える

スマホを内線化すると、社外にいても会社の電話番号で発信をすることができます。

例えば、個人客の場合、携帯電話からの着信は怪しまれて電話に出てもらえないなどのデメリットが生じることがありますが、スマホを内線化しておくとそのようなデメリットがありません。

また、スタッフがプライベートの携帯電話番号を顧客に知られずに済むというメリットもあります。

クラウドPBXなら、外出先でも会社の電話番号で受発信できます!

1-3-3.スマホの貸与や通話料の清算が不要

ビジネススピードが高速化した現代では、外出中のスタッフともいつでも連絡が取れるようにしておかなくてはなりません。

そのための主な方法は、スタッフに社用携帯を貸与するか、プライベートのスマホを使用して通話料を会社で負担するかのいずれかです。

しかしながら、スマホを貸与する場合には、端末代金や毎月の基本料金などが会社負担になってしまいます。スタッフにとっては携帯電話を2台持ちしなくてはならないという負担も生じます。

一方で、通話料を清算する方法は、スタッフ本人にとっても経理部のスタッフにとっても業務負担が増えてしまいます。

スマホを内線化すれば、会社の電話として通話した分の利用料金が自動的に会社に請求され、プライベートの使用分はスタッフ本人に請求されるので、これらの負担や手間が一切なくなります。

クラウドPBXを導入すれば、スタッフのスマホにアプリをダウンロードするだけで、社用携帯が不要になります。

1-4.契約台数の増減がしやすい

従来型のビジネスフォンにおいて、大きなデメリットが契約台数の増減が簡単ではないことです。

特に、スタッフの増員などにより契約台数を増やす場合が大変です。

PBXには、接続できる電話機の台数が決まっており、使用中のPBXのキャパを超える増設の場合、PBXを入れ替える必要があります。

この時、もともと接続されている電話機を全ていったん外して、改めて全ての電話回線をつなぎなおさなくてはならなくなるため、非常に大掛かりな工事になってしまいます。

工事費が発生することに加え、工事作業中は電話機が使用できなくなる時間が生じてしまいます。

電話機を増やすために時間も費用も掛かってしまうということです。

クラウドPBXの場合、ライセンス数を調整するだけで契約台数の増減ができるので、従来のビジネスフォンによって電話機の使用台数によって頭を悩ませる必要はなくなります。

クラウドPBXは、常に必要最小限の契約のみでOKです。

1-5.緊急時の対策になる

クラウドPBXは、緊急時にも非常に強いという特徴があります。

緊急時の対応については「BCP(事業継続計画)」という考え方があります。

BCPとは、大規模な自然災害やテロ・疫病の大流行など、事業を継続するには困難な状況が生まれたときに、基幹業務をいかにスムーズに再生させるかという計画しておくことです。

クラウドPBXが緊急時に強い理由は次の通りです。

  • 本社が倒壊するような大規模な災害が起きても、インターネット上のクラウドが存続していれば、ビジネスフォンとしての機能が使用し続けられる(クラウド上のサーバーは複数個所に分散されて管理されています)
  • スタッフが本社に出勤できないような状況に陥っていたとしても、スマホ内線化をしていれば自宅で会社の電話を受けたり、発信したりすることができる
  • クラウド上に保存した電話帳データなどを、インターネットを通じて利用できる
1-5.緊急時の対策になる
クラウドPBXを導入することがBCP対策の策定にもなります。

1-6.契約後に即時導入できる

クラウドPBXの大きなメリットは、契約後すぐに導入できることです。

従来型のビジネスフォンの場合は、契約をしても工事の段取りを組んだり、NTT側での準備を待たなくてはならかなかったりするため、最短で1~2か月程度の待機が生じてしまいます。

クラウドPBXの場合は、一概には言えませんが、数日程度で導入できます。

1-7.各種便利ツールが利用できる

クラウドPBXには、ビジネスツールとして提供されているアプリの機能が無料で搭載されていることも珍しくありません。

便利ツールとは例えば以下のツールです。

  • 名刺管理ツール
    スマホで写真を撮影するだけで、名刺の情報をデータとして管理してくれる
  • 勤怠管理
    タイムカードの打刻やスタッフの出社日数・残業時間・休日日数などの勤怠に関する情報をアプリで管理する機能。 集計した情報は、自動的にエクセルなどと連携し、自動的に計算や管理をおこなう
  • グループウェア
    社員間でメッセージのやり取りをしたり、資料共有をしたりする機能。プロジェクトごとの進捗状況の管理も可能。

このように、ビジネスツールとして十分に魅力的なツールが、クラウドPBXには標準搭載されていることがあります。

クラウドPBX導入のポイントはメーカー選び!

クラウドPBXのメリットはだいたいイメージ出来ました!
良かったです。では次はデメリットについてです・・・。
クラウドPBXにもデメリットがあるんですか?
きちんとしたメーカーを選びさえすれば、デメリットらしいデメリットはほとんどないですよ。

「次世代のビジネスフォン」とも呼ばれるクラウドPBXは、従来のビジネスフォンができることはほぼそのまま利用できるため、デメリットはありません。

そして、前の章で紹介したように、メリットは豊富です。

とはいうものの、使い方や導入の仕方・メーカーの選び方などによってはデメリットが生じる可能性もあります。

デメリットを生じさせてしまわないためには、あらかじめどのようなデメリットが生じうるのかを把握し、対策することが大切です。

対策をほどこすことで「次世代の通信機器」であるクラウドPBXの魅力を最大限に活用し、最高のビジネスツールとすることができます。

クラウドPBXメーカーによってはこんなデメリットも・・・

メーカー選びに失敗してしまった場合に、どのようなデメリットが生じるのかは気になってしまうところですよね?

逆に言えば、あらかじめデメリットになるかもしれない注意点を把握しておくことができれば、クラウドPBXを選ぶときに失敗しがちなパターンを避けることができます。

この章では、クラウドPBXメーカー選びに間違ってしまった場合のデメリットについて解説します。

3-1.月額料金がかかる

最初のデメリットは、クラウドPBXを利用するためには月額の費用がかかってしまうことです。

クラウドPBXの料金プランは、メーカーによって異なるため、具体的にどのくらいの金額がかかるかについては、個別にチェックする必要があります。

ただし、月額料金がかかる点についてはトータルで見ればデメリットとは言えない可能性の方が高いです。

というのも、これまでに紹介したようにビジネスフォン本体や主装置といった機器代金のリース費用が不要になることや、通話料の削減のメリットから、毎月の月額以上のコスト削減が得られるということです。

3-2.市外局番に関するデメリット

クラウドPBXは、メーカーの選び方によっては市外局番に関するデメリットが生じる場合もあります。

市外局番に関するデメリットは、次の2点にまとめることができます。

3-2-1.市外局番が引継ぎ利用できない

大きなデメリットになりうるのが、東京03や大阪06などの市外局番が利用できないという点です。

つまり、もともと会社で利用していたNTTの電話番号の引継ぎができなくなってしまい、新たに別の電話番号を取得しなくてはならなくなるということです。

→ちなみに、クラウドPBXには電話番号の引継ぎが「できるタイプ」と「できないタイプ」があります。

  • 「できるタイプ」・・・インターネット光回線を利用するタイプのクラウドPBX
  • 「できないタイプ」・・・アプリをダウンロードすればそのまま使用できるIP回線を使用するタイプのクラウドPBX

タイプの違いによって、ビジネスフォンとしての使い勝手が大きく変わってしまうので、注意が必要です。

市外局番が利用できるかできないかはクラウドPBXのメーカーに問い合わせて確認することです。

市外局番

このとき、注意したいのはIP電話を利用するタイプのクラウドPBXで、メーカー独自のサービスとして主要都市の市外局番の電話番号を発番できるサービスを展開していることです。

利用者としては非常に利便性の高いサービスであることには違いありませんが、事務所の所在地と市外局番が一致しないという問題が生じる可能性があります(例えば、東京以外の会社であっても03の番号を取得することが可能であるため)。

IP通信事業者が電話番号を付与するサービスの是非について、このような制度が悪用される危険性などから総務省を中心として議論されているところであり、どちらかといえば推奨されないという風向きとなっています。

今後の政府・行政の話し合いの結果、ユーザーレベルでどのような影響が生じるのかは不透明ですが、市外局番の番号を使用したい方は、光回線を利用したタイプのクラウドPBXをおすすめします。

参考:情報通信審議会 電気通信事業政策部会 電気通信番号政策委員会「固定電話番号を利用する転送電話サービスの在り方

電話番号が変わってしまうのは避けたいですね・・・。
電話番号を変えたくない時には、インターネット光回線のクラウドPBXを契約しましょう!

3-2-2.新規で取得できる電話番号が「050」

IP回線を利用するタイプのクラウドPBXでは、新規で取得できる電話番号が050などのIP電話の番号に限られることがあります。

クラウドPBXの業者によっては、独自に03や06などの大都市の市外局番の電話番号を発行しているケースもあります。

日経XTechのアンケートによると、「050」の電話番号には抵抗があると回答しているビジネスユーザーの割合は全体の約70%です。

「電話番号が変わっても問題ない」「新規で電話番号を取得する」といった企業においても、どのような電話番号が取得できるのかを確認したうえで、クラウドPBXを申し込むと良いでしょう。

参考:日経XTech

※IP回線を利用するタイプではなく、インターネット光回線を利用したタイプのクラウドPBXなら、通常どおり市外局番(03・06など)の電話番号を新たに発行することは可能です。

3-3.通話品質が良くない

クラウドPBXのメーカーの選び方によっては、通話品質が安定しないメーカーもあります。

通話品質が安定しない場合、次のデメリットがあります。

  • ノイズが入る
  • ハウリングする
  • 音声が途切れやすい
  • 音質が悪く、互いの声が聞き取りづらい

これらが目立ってしまうと、電話の内容に集中することができず、仕事どころではなくなってしまいますよね?

電話はビジネスの生命線にもなりうるものなので、安易にメーカーを選んで上記のようなデメリットが目立ってしまうと、業務効率の悪化や機会損失を招いてしまうことになります。

通話品質

通話品質が悪くなってしまう原因を一言で表すと、メーカーの技術力不足です。

ますますメーカーの見極め方が重要になるわけですが、傾向としては料金の安さのみをうたっている後発のメーカーは、技術力が追い付いておらず、トラブルが発生しがち、という傾向があります。

3-4.特殊番号にかけられない

IP電話網を利用したクラウドPBXの場合には、警察110や消防119などの緊急ダイヤルが利用できません。

万が一の時のことを考えると、最寄りの警察署や消防署などの電話番号を携帯電話などに登録しておくなどの対策が必要です。

ただし、インターネット光回線を利用するタイプのクラウドPBXであれば、緊急電話を利用することができます。

※IP電話を利用するタイプのクラウドPBXは「110」や「119」などの緊急ダイヤルを利用することができないということです。

3-5.メーカーの保守・メンテナンスに不安

クラウドPBXは機能がクラウド上にあるため、万が一に不具合やトラブルが起こってしまったときは、メーカーでなければ対処できません。

→厳密に言えば、電話機の端末が不調の場合やインターネット環境が不調の場合などさまざまなケースが考えられます。

理想的な対処法としては、インターネット回線・クラウドPBX・電話機の機械のどこにトラブルが生じているのかを見極めてから、自社で対応できるかどうかをチェックして、業者を手配することが必要です。

ただし、保守・メンテナンスに力を入れていない業者や十分な知識・技術を持ったスタッフが在籍していないメーカーは、トラブルの対応を依頼してもスムーズに対応してくれないことがあります。

反対に、対応に長けている業者の場合には、状況からどの部分にトラブルが起こっているのかを見極めて対応してくれるなど、高度な対応も期待できます。

メーカーの保守・メンテナンス対応のレベルは、いざというときの復旧の早さや正確性に関わります。

OFFICE PHONEのメリット・デメリット

クラウドPBXのメリット・デメリットを踏まえると、メーカーの選び方が非常に大切であることが分かると思います。

7つのメリットが全て得られるかどうか、5つのデメリットが生じないかどうかという点は、クラウドPBXを導入すべきかどうかという点にまで影響するほど大きな要素ばかりです。

一方で、クラウドPBXのメーカーは多数あります。

「自社のニーズにマッチして、メリットが大きなメーカーはどこなのだろうか?」

という疑問も自然と生じてくると思います。

当社の考えるクラウドPBX選定の基準は次の通りです。

  • 音質が優れていること→確かな実績があること
  • インターネット光回線を利用したサービスであること
  • サポート体制が整っていること
  • コストパフォーマンスに優れていること

これらの要件を全て満たしたクラウドPBXメーカーであれば、メリットを最大限に活かすことができ、デメリットを最小限に抑えることができるでしょう。

そして、当社の「OFFICE PHONE」はまさに、これらの要件をしっかりと満たしたサービスです。

  • 19年間、延べ20,000社以上への導入実績
    →音質は、従来のビジネスフォンとの違いが分からないほど安定・高品質
  • インターネット光を利用したサービス
    市外局番が利用できる!電話番号の継続利用も可能
  • サポート体制の充実
    営業担当者とコールセンターが導入や運用を徹底サポート。 万が一のトラブル時には、、当社はインターネット回線や携帯電話も取り扱っている企業なので、トラブルの原因がどこにあるのかをいち早く探し出して、しっかりとサポート!
  • コストパフォーマンスに優れていること
    業界最高品質でありながら、価格は3,400円/10台~(契約台数などによりさまざまなプランを用意しています)! また、グループウェア(無料)・名刺管理(無料)・ネットFAX(無料)・自動録音(1,000円~)・IVR(1,000円)など、安くて便利なオプションも充実しています。

さらに今ならキャンペーン適用で工事費用無料キャンペーン実施中です!

OFFICE PHONEのクラウドPBXが、どれだけ便利でコストパフォーマンスに優れているか、イメージしていただけたのではないでしょうか?

興味のある方は、ぜひ気軽に当社までお問い合わせください。

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まとめ

「次世代のビジネスフォン」といわれるクラウドPBXの7つのメリットと5つのデメリットを紹介しました。

7つのイメージを一つひとつチェックすると、自社にクラウドPBXを導入したときのイメージが実感しやすいのではないでしょうか?

注意しておきたいのは、メリット・デメリットはクラウドPBXメーカーによって異なってくるという点です。

例えば、音質や工事費用、使用できるオプションなどは、業者によって異なるためです。

当社の提供する「OFFICE PHONE」は、メリットを最大限に活かしつつ、デメリットは全く感じないという、特に優等生なクラウドPBXです。

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