小規模オフィスにはホームテレホンでも大丈夫!ビジネスフォンを選ぶ基準

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小規模オフィスにはホームテレホンでも大丈夫!ビジネスフォンを選ぶ基準

小規模オフィスにはホームテレホンでも大丈夫!ビジネスフォンを選ぶ基準

「オフィスにはビジネスフォンが絶対に必要!」、本当にそうでしょうか?

確かに、ビジネスフォンには外線・内線・保留・転送など様々な便利機能が。
内線であれば電話回線(外線)を使うことなく、通話無料とお得です。

ただし、ビジネスフォンの導入には工事・維持・管理とコストがかかります

小規模なものでも10万円以上、大規模なものだと100万円以上することも。
最近では、ビジネスフォン(IP回線)が乗っ取られる被害も増えています。

つまり、”ホームテレホン”を普段の業務に活用するのも1つの選択肢な訳です

そこで、今回はホームテレホンとビジネスフォンの違いについてご紹介しましょう。
ビジネスフォンを導入する基準についてもまとめていますので参考にしてください。

▼目次

ホームテレホンってなに?

「オフィス=ビジネスフォン」と思われがちですが、ホームテレホンという選択肢もあります。
では、ホームテレホンとはどのようなものか、オフィスでも契約できるのかを見ていきましょう。

ホームテレホンとは”家庭用電話機”のこと

ホームテレホンとは、いわゆる”家庭用電話機(一般電話機)”のことです。

「1家に1台」と言われるほどホームテレホンはどこの家庭にもあるもの。
一般的には”1契約1回線(1ch)”の電話機のことを指しています。

回線数(ch数)によって1度に通話できる電話機の台数が決まります

つまり、ホームテレホンでは1契約1回線なので、1度に1台までです。
家庭用なら十分ですが、オフィス用としては少し物足りない気もします。

ホームテレホンはオフィスでも契約できるの?

結論を申し上げると、ホームテレホンはオフィスでも契約ができます

というのも、ホームテレホンというのは通称のようなものです。
1契約1回線と、一般向けに提供されているだけで契約者を限定していません。

例えば、大規模オフィスが100契約100回線して運用することも可能です。
もちろん、契約数(回線数)が増えるほどに基本料金が負担になります。

契約数が増えるようなら、ビジネスフォンにした方がお得に運用できる訳です。

ホームテレホンとビジネスフォンの違い

ホームテレホンは1契約1回線、家庭用と呼ばれる通り”一般向け”のサービスです。
では、ホームテレホンとビジネスフォンの違いについて詳しくご紹介しましょう。

ホームテレホンの特徴

以下に、ホームテレホンの特徴をまとめてみました。

導入・維持コストが低い

家庭用なだけにホームテレホンの導入は非常に簡単です。

基本的には電話会社(NTTなど)と契約し、回線を開通させるだけ。
最近の一軒家・マンション・アパートにはすでに回線が通っていることもあります。

工事費用が安いのはもちろん、基本料金も1契約数千円のみです。

設定・管理がしやすい

ホームテレホンは設定・管理がしやすいのも魅力的です。

というのも、家庭用だけに誰でも設定・管理しやすいよう設計されているため
機械が苦手…、という方でも説明書を読めば問題なく設定できます。

また、回線数が少なければ不正利用されるリスクも少なく管理しやすい訳です。

顧客窓口を限定できる

ホームテレホンは1契約1回線と、1度に通話できる電話機が限られます。

つまり、顧客窓口が限られるので、社員数が少なくても問題ありません。
顧客窓口を1,2人に限定し、他の社員は日々の業務に集中できるのです。

最近では社内でのスマホ利用も進んでおり、電話回線の必要性が薄れています。

ビジネスフォンの特徴移動の手間がかかる

以下に、ビジネスフォンの特徴をまとめてみました。

通話料金が抑えられる

ホームテレホンもビジネスフォンも、外線の通話料金はあまり変わりません。

ただし、ビジネスフォンには”内線機能”というものがあります。
内線電話機間の通話をすべて内線として処理する機能のこと

外線(外部の回線)を使用しないので、通話料金は”無料”とお得です。

移動の手間がかからない

オフィス内に複数のホームテレホンがあると、各番号(回線)に着信があります。

その為、ホームテレホンでは離れた電話機が着信すると、そこまで移動して対応する必要が。
その点、ビジネスフォンはどの内線電話機でも着信(または、発信)に対応できます

デスク間を移動する必要がないので、日々の業務が少しだけスマートになるのです。

便利機能が使える

ホームテレホンには基本的に発信・着信・保留の3つの機能しかありません。

反対に、ビジネスフォンには”転送”や”自動応答”、”ナンバーディスプレイ”などの基本機能。
”音声録音機能”や”リモートコールバック”、”追っかけ転送”などの追加機能が充実しています。

最近ではスマホと連動した機能もあり、常に動き回っている営業職には必須です。

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ホームテレホンを導入する基準

ホームテレホンとビジネスフォンの違いから分かる通り、どちらにもメリット・デメリットがあります。
では、ホームテレホンまたはビジネスフォンを導入する基準はどこにあるのでしょうか?

社員数が5人以下

社員数が5人以下、”小規模オフィス”はホームテレホンをおすすめします。

というのも、ビジネスフォンの回線数は”社員の3分の1”が基本なため
社員数が5人以下ということは、回線数も1〜2回線のみです。

どの内線電話機でも対応できるという、ビジネスフォンの強みも生かせないのです。

オフィスが1室のみ

”オフィスが1室のみ”、またはフロアが狭いのであればホームテレホンで十分です。

ビジネスフォンではオフィス全体、ビル全体を1つの内線エリアとして運用できます
つまり、内線エリアが広いほど、回線数が多いほどビジネスフォンが向いている訳です。

反対に、内線エリアが狭いと、ビジネスフォンを導入してもあまり使い道がありません。

社員の役割が明確

営業・技術・経理など、社員の役割が明確ならホームテレホンというのも1つの手です。

ビジネスフォンに求められる役割は大きく2つ、”顧客窓口”と”内線電話”。
特に、顧客窓口としての役割は、およそ営業職が対応するべき内容と言えます。

技術・経理などがビジネスフォンを使わないのなら、ホームテレホンだけで十分です。

まとめ

今回は、「オフィスにはビジネスフォン」という考えに対して、”ホームテレホン”を提案しました。

というのも、日本の企業の7,8割は中小規模のオフィスです。
特に、社員数が20人以下の小規模オフィスで構成されています。

つまり、回線数が1,2chもあれば十分に対応できるものばかりなのです

ビジネスフォンには様々な機能や”内線”と、確かに便利な設備と言えます。
ただし、ビジネスフォンの導入には大掛かりな工事、少なくない維持・管理コストが。

ビジネスフォンを無理に導入するのではなく、他のより必要な設備に予算を回すべきです。

ホームテレホンかビジネスフォンかを選ぶ基準は以下の3つ。

  • 社員数が5人以下
  • オフィスが1室のみ
  • 社員の役割が明確

まずは、本当にビジネスフォンが必要なのかから検討し、ホームテレホンも視野に入れてみましょう。

ちなみに、OFFICE110ではビジネスフォンを始め、オフィス環境に関する様々なサポートを行っています。「オフィスにビジネスフォンが必要だろうか…」という方は、ぜひOFFICE110にご相談ください。
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