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【IVR(自動音声応答)】ビジネスフォン周辺機器 | OFFICE110

IVR(自動音声応答)の導入

IVR(自動音声応答)

IVRで電話業務を効率化。

無駄のない電話応対で顧客満足度アップ。

無駄のない電話応対で顧客満足度アップ。

IVR(自動音声応答)とは

IVR(自動音声応答)は、電話をかけた際に、 音声ガイダンスに従って目的の担当者につなげるシステムです。

IVRは、ユーザーが目的に合わせて番号選択することで、適切な部署へスムーズに案内するシステムです。
コールセンターをはじめ、幅広い企業で導入されています。

IVR(自動音声応答)が必要なシーン

  • 電話応対の
    負担を減らしたい
  • 顧客からの問い合わせに
    スムーズに対応したい
  • 24時間365日対応の
    電話窓口を設置したい

IVR(自動音声応答)のメリット

業務効率化につながる

音声認識技術を用いて、顧客の問い合わせ内容を自動で判断し、適切な担当者につなぎます。オペレーターの対応や取り次ぎの手間を省き、業務の効率化を可能にします。

顧客満足度の向上につながる

自動受付システムで顧客の用件を聞き取り、適切なオペレーターにつなぎ、待ち時間とたらい回しを削減。スムーズな電話対応で、顧客満足度の向上に貢献します。

24時間365日対応できる

IVR導入することで、24時間365日、顧客からの問い合わせに対応可能に。入電情報や顧客の入力情報の登録・処理が自動化され、オペレーターは難易度の高い問い合わせに専念できます。

不要な電話を回避できる

間違い電話や営業電話など、不要な電話を自動的に振り分け。オペレーターは本来の業務に集中でき、業務効率が向上します。

IVR(自動音声応答)の導入がおすすめの業種

電話業務の自動化で、顧客対応をスムーズに

IVRはAI技術の進化により、コールセンターだけでなく、さまざまな業種での顧客対応や情報提供の自動化に活用されています。これにより、電話業務の効率化や顧客満足度の向上が期待できます。

  • 金融／保険業
  • 不動産
  • 士業
  • コールセンター

IVR(自動音声応答)の種類

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社でシステムを構築・運用するため、特定の要件に合わせてカスタマイズが可能です。初期費用や運用コストはかかりますが、長期間利用することでトータルコストを抑えることができます。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上で提供されるシステムなので、初期費用が低く、システム構築や保守が不要です。そのため、予算を抑えて導入することができます。また、必要に応じて柔軟にプランを変更できるのもメリットです。

IVR(自動音声応答)の導入・運用コスト

機器代
約100,000〜150,000円
設置費

機器の種類によって販売価格が変動します。 ※運用コストは発生しません。

IVR(自動音声応答)の商品一覧

TAKACOM サービスホン TS-500

「音声合成機能」を標準搭載！電話音声応答を自動化

パソコンを使って高品質な音声メッセージを簡単に作成できます。アナウンサーの手配が不要で、業務負担が軽減。終業や休日案内、テレホンサービスなど、さまざまなシーンで電話音声応答を自動化できるようになります。

  • 最大32回線まで同時に応答し、全回線頭出し再生が可能
  • 内蔵のフラッシュメモリーにメッセージを録音(録音時間360分、最大100種類録音)
  • 挨拶メッセージ（1種類）＋案内メッセージまたは案内メッセージのみで送出
  • フラッシュメモリー搭載により、停電時のメッセージの消失を防止
  • LAN経由でメッセージ登録/切替、タイマー登録が可能
  • グループ別に(最大10グループ)でメッセージ案内
  • 年間タイマー機能で、電話応答業務を自動化
  • 利用状況のデータ集計し、Excelファイルで確認可能

TAKACOM サービスホン TS-500L

API連携！用途に合わせてオリジナルの電話応答システムを構築

「TS-500L」は、API制御に対応した音声応答装置です。API制御とは、装置の機能や動作をユーザー側で、プログラムを構築してカスタマイズできる仕組みです。これにより、必要なタスクに合わせて、電話応答を自由自在にカスタマイズできます。

  • 収容回線は、4回線から最大32回線まで拡張可能
    ・NTTの「テレドームサービス」「トーキ案内機能」も利用可能
  • API制御に組み合わせによって設定可能な機能例
    ・「選択番号別」音声応答機能：相手の選択番号に応じた音声メッセージを送出
    ・「相手番号別」音声応答機能：発信元の電話番号に応じて、音声メッセージを送出
    ・再生速度操作機能：メッセージ送出中に選択番号を押すことで、動作内容を指定
    ・録音機能：回線からの音声を録音し、外部装置に転送
    ・回線モニター機能：回線からの音声をモニターし、音声出力端子から音声を出力

TAKACOM サービスホン TS-500B

災害時の情報を確実に伝達

テレホンサービスを通じていつでも防災無線放送を聞き返せ、住民への情報提供が確実に行えます。自動録音で最大20回分の放送を保存し、住民は電話で最新の情報から順に再生可能です。これにより、災害時に必要な情報をスムーズに伝達できます。

  • タイムスタンプにより、録音内容を放送された月日時刻を設定して案内可能
  • 経過時間を設定して、自動的に録音内容を消去(個別消去と一括消去あり)
  • 防災録音を使わない時は、広報案内などをテレホンサービスとして使用可能
  • 緊急・非常時は、緊急案内を優先的に録音して案内
  • 住民からの電話に、まず選択案内で対応し、防災案内か通常案内を選択する方式
  • 内蔵のフラッシュメモリーに最大録音時間360分を録音可能
  • 収容回線は、4回線から最大32回線まで収容可能
    ・NTTの「テレドームサービス」「トーキ案内機能」も利用可能
  • パソコンで応答メッセージを作成できる「音声合成機能」を標準搭載
  • 利用状況のデータ集計し、Excelファイルで確認可能

TAKACOM IVR-2430Ⅱ

多様な機能を一台に凝縮し、業務をさらにスムーズに

電話自動応答システムでは、パソコンで簡単にメッセージ作成が可能です。緊急時のメッセージ変更もスムーズに行えます。また、アナウンサーによる録音が不要な高音質な音声機能により、手間やコストを削減できます。

  • 音声で自動応答し、選択番号で希望の部門へ転送
  • お待たせモード
    ・電話着信時に応対ができない時は、メッセージ案内で「お待たせ」の状態にできる
    ・お待たせの状態が続く場合は、第二メッセージでご案内
  • 長時間、電話応対応答できない時は、他の転送先に接続可能
  • 営業時間外や休日は音声で自動応答
  • 年間のタイマー機能で、自動応答の開始/終了日時・転送先を設定
  • 利用状況のデータ集計し、Excelファイルで確認可能
  • リアルタイムで着信件数や応対状況を管理者パソコン上で確認（LAN接続時）

TAKACOM IVR-24VoIPⅡ

多様な音声応答で、電話応対業務を効率化

様々な音声応答に対応し、NTTひかり電話直収も可能です。8つの音声応答機能を備え、営業時間外や休日のサポートから登録電話番号の制御まで、電話業務をスマートに管理し、効率化を実現します。

  • 8つの音声応答機能を搭載
    ・ツリー転送
    ・ダイレクト転送
    ・外線転送
    ・お待たせ
    ・応答専用
    ・要件録音
    ・通話録音
    ・着信規制/発信規制
  • 音声合成機能：高音質の音声合成機能で、パソコンから簡単にメッセージ作成
  • タイマー切替
    ・カレンダーで日付や時間帯などを指定して、自動的にモードを切り替え可能
  • 電話着信時の動作・タイマー運用をグループごとに設定
  • 着信グループごとに、最大着信ch数を指定可能
  • 着信時刻、IVR応答時間、放棄呼の記録は、Web画面からCSV形式でダウンロード・削除

IVR(自動音声応答)の便利機能

自動振り分け機能

顧客の問い合わせ内容をもとに、最適なオペレーターに振り分けられます。顧客は待ち時間やたらい回しを減らし、ストレスを軽減。また、オペレーターは自分のスキルに合った問い合わせに対応できるため、業務効率が向上します。

折り返し予約機能

顧客が電話をかけた際に、オペレーターの空き時間に折り返し電話を予約する機能です。顧客は待ち時間を短縮でき、ストレスを軽減できます。また、営業時間外でも問い合わせに対応できるので、顧客は安心して待つことができます。

オートコール機能

指定した顧客に対して、自動的に電話をかける機能です。オペレーターの手作業による電話発信を省略できるため、手間と時間を節約できます。また、自動音声を流すだけで作業が完了するため、電話業務の効率化につながります。

ビジネスフォンの便利機能ランキング

IVR(自動音声応答)を搭載したビジネスフォン（ビジネスホン）一覧

IVR(自動音声応答)に関するよくある質問

IVR導入時の注意点はありますか？

以下の2つのポイントを押さえることが重要です。

1. 覚えやすいメニュー設定
多すぎるメニューは顧客の負担になり、離脱の原因になります。簡潔で分かりやすいメニュー構成を心がけましょう。
2. オペレーターへの案内
顧客は最終的にオペレーターと話すことを希望する場合が多いです。IVR以外の問い合わせ方法も明確に案内しましょう。

これらの点を意識することで、顧客満足度向上と業務効率化を実現できます。

すべてのビジネスフォンにIVR機能が付いていますか？

IVR機能は、すべてのビジネスフォンに標準で搭載されているわけではありません。
利用する場合は、オプションとして追加できます。

IVRの活用方法を教えてください。

IVRを導入したら、定期的に運用状況を分析して改善しましょう。
製品やサービスの仕様の変更や、顧客のニーズや行動が変わった場合、IVRのシナリオを調整する必要があります。IVR導入後も定期的な見直しとデータ分析が欠かせません。

IVRは、なぜコールセンターで広く導入されているのですか？

コールセンターでIVRが広く導入されている理由は、人材不足問題の解決にあります。
人材定着率が低い状況で、IVRの導入はオペレーターの負担を減らし、人材不足を緩和できると考えられています。