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「電話設備の入れ替えを機にソフトフォンを検討したい」「在宅勤務や外出先でもスムーズに通話できる環境を整えたい」こうしたニーズから、ソフトフォンの導入を検討する企業が増えています。
パソコンやスマートフォンを使って電話機能を代替できるソフトフォンは、業務の効率化や通信コストの削減に効果的な手段のひとつです。働き方の多様化が進むなかで、柔軟な通話環境の構築に欠かせない選択肢となりつつあります。
ただし、導入前に押さえておくべきポイントや注意点も多く、「自社に本当に合うのか？」「どのサービスを選べばいいのか？」と悩まれる方も少なくありません。
そこで本記事では、ソフトフォンの仕組みやメリット・デメリット、機能の違い、おすすめサービスまでをわかりやすく解説します。比較検討の判断材料として、ぜひ最後までご覧ください。
なお、当社『OFFICE110』では、業種や働き方に応じた最適な導入プランをご提案しています。機能やコストの比較だけ相談したいという方も、お気軽にご利用いただけます。
監修者
登 雄三（のぼり ゆうぞう）
保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）／電気工事士
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
ソフトフォンとはソフトウェア（アプリ）をインストールすることで、電話機能のないPCやタブレットなどの端末で通話ができるものです。
ソフトフォンは「IP電話（インターネット回線を使った電話の総称）」を利用する手段の一つで、従来は電話機で受けていた電話を『パソコンやスマートフォンで利用可能とするソフトウェア』を指します。
たとえば身近なサービスを挙げると、「LINE」や「Skype」なども広い意味ではソフトフォンの一種です。アプリをインストールし、スマートフォンやパソコンなどのデバイス上で操作することで、通話可能になります。
ただし、会社番号での発着信や代表番号の共有、内線・保留転送などを業務で使う場合は、個人向け通話アプリではなく、法人向けのクラウドPBXや電話サービスの契約が必要になる場合があります。
ここからはIP電話の一つである「ソフトフォン」について分かりやすく解説していきます。
【関連記事】IP電話とは？基本知識から導入方法まで解説
まずソフトフォンを簡単に説明すると、「IP電話」を利用する手段の一つです。
そもそも「IP電話」とは、IP（インターネットプロトコル）という通信方式を利用し、インターネットを通じて音声を届ける電話サービスの総称です。
IP電話の代表的なサービスとして、NTTやauといった回線事業者が提供している「ひかり電話」などが挙げられます。
そしてIP電話サービスを使って電話の受発信を可能とする端末は、大きく分けると以下の3つです。
このうち電話機ではなく「スマホ」や「パソコン」を使った、IP電話を利用する手段の一つが『ソフトフォン』というわけです。
またソフトフォンを利用するためには、ソフトフォンに対応し、かつ利用用途に合ったサービスを契約する必要があります。
たとえば、次のような使い方をしたい場合です。
このような利用用途であれば、基本的に「クラウドPBX」など、会社電話を管理できるサービスの契約が必要です。対応可否は、利用中の番号・回線・契約条件によって異なるため、導入前に確認しましょう。
ソフトフォンで使える機能は、基本的には通常の電話機と同じです。着信があったらアプリが立ち上がり、通話ボタンを押して通話開始をします。
また操作方法は簡単で、パソコンやスマートフォンの画面を操作し直感的に使えます。
ソフトフォンは電話の架電・受電以外の複雑な機能はサービスによって異なりますが、電話業務に関わる様々なことができます。
※利用できる機能は、契約するサービス・プラン・端末環境によって異なります。
では次に、なぜスマートフォンやパソコンを使って電話ができるのか「ソフトフォンの仕組み」をご紹介します。
この仕組みを利用することで、インターネットが利用できる環境であれば、場所を問わず電話を行える場合があります。ただし、通話品質は回線速度やWi-Fi環境、端末性能などの影響を受けます。
ここからは、ソフトフォンと専用の電話機を使ったIP電話機との違いを解説していきます。
基本的な電話機能は、ソフトフォンとIP電話機で大きく変わらない場合があります。
主な違いは、「電話機」を使うか、それとも「スマホ」や「パソコン」を使うかです。また、IP電話機は設置場所で使うのが基本ですが、ソフトフォンならネット環境さえあれば場所を問わず電話ができる点が大きなメリットです。
またソフトフォンはアプリをインストールして利用するため、専用電話機の設置や配線工事を抑えやすい点も魅力です。ただし、会社番号の利用、番号移行、初期設定、利用人数、通話品質などは契約内容や環境によって異なります。導入前に、ご利用予定のサービスや販売・工事業者へ確認しておきましょう。
ここからは、ソフトフォンを導入したときのメリットを紹介していきます。
ソフトフォンは専用の電話機を用意する必要がなく、パソコンやスマートフォンにソフトをインストールすることで電話を利用できます。
専用の電話機を利用する場合、設置しているその場でしか電話ができませんが、ソフトフォンならネット環境がある場所で利用できます。
具体的には、テレワークを導入したい企業様や、社員の外出や出張が多く電話の取次ぎ問題に課題を抱えている企業様におすすめです。
またソフトフォンをパソコンで使用する場合、マイクとヘッドフォンが一体となった「ヘッドセット」を使うことで通話がしやすくなります。
ソフトフォンをパソコンで使用する際に、相手の音声が周囲に広がってしまい、通話しにくいといった不都合を解消します。さらにヘッドセットを使用することで、両手作業ができるため作業効率UPします。
パソコンやスマートフォンでの電話業務の効率化を図るなら、ヘッドセットもいっしょに準備しておくといいでしょう。
ソフトフォンは専用の電話機を設置する必要がないため、導入コストを抑えやすいのが特徴です。
従来のビジネスフォン導入時に発生していた電話機代や、配線工事費などの初期費用を抑えられる場合があります。
現在利用しているパソコンやスマートフォンに専用のアプリをインストールするだけで、ソフトフォンを利用できるケースもあります。
無料のアプリもあるため、ソフトフォンを利用するための費用をかけず、短期間で導入できる場合もあります。ただし、番号取得・回線手配・審査・初期設定などにより、必要な費用や導入期間は変動します。
ソフトフォンを導入すれば、企業の成長に合わせて自由にレイアウト変更がしやすくなります。
スマートフォンだけで電話業務をおこなう場合、電話機の設置場所に縛られにくくなります。
パソコンを利用する場合も無線LANを利用することで、フリーアドレスなどのビジネススタイルの変化にも柔軟に対応できます。
また、専用の電話機を机に置く必要がないため、机周辺のスペースを有効活用でき、配線周りもスッキリします。
作業に必要なドキュメントを広げたり、簡易なミーティングを行うようなスペースの活用もできます。
ソフトフォンは、パソコンやスマートフォンとインターネット環境があれば、オフィス以外でも電話業務を行いやすくなります。
とくにソフトフォンは、以下の方におすすめです。
かかってきた電話に対して顧客情報を確認したり、過去の問い合わせ内容を把握したりできるので、スムーズな顧客対応が可能になります。
ソフトフォン導入にはメリットがあることを紹介しましたが、デメリットもあるため紹介していきます。
ソフトフォンは、ソフトフォンアプリがインストールされているパソコンを起動しておかないと使用できません。
スマートフォンを使うことで終日電話ができますが、バッテリーが切れると電話ができないため、注意が必要です。
IP電話機の場合は、常時電源に接続し起動しているため、利用できない場面はソフトフォンと比べて少ない場合があります。
ソフトフォンはインターネット回線を使って電話をしているため、ネットワーク環境によっては音質が低下する場合があります。
インターネット回線は、お昼時や夕方など同じ回線を利用している人が多いときや、多くのデータをやり取りしているときに遅くなったりします。
その結果、通話音質が不安定になり、「相手の言葉が聞き取りにくい」「自分の声が届きにくい」といった場合があるので注意が必要です。
通話品質を安定させたい場合は、有線LANの利用、業務用Wi-Fiの整備、同時利用人数に合った回線帯域の確認、ヘッドセットの利用などを検討しましょう。
先述しましたが、ソフトフォンをパソコンで使用する場合、業務効率化を考えるならヘッドセットが必要になります。
ソフトフォンはパソコンを使って電話ができますが、そのまま使用すると相手の声が自分の周囲に広く聞こえてしまったり、自分の声も相手に届きにくくなったりして、通話しにくい場合があります。
ヘッドセットなどの付属品を揃えるには費用もかかりますが、外出先でも快適に使用することを考慮すれば準備しておくと安心です。
また、スマートフォンで会社番号を使う場合は、端末紛失時の対応、退職者アカウントの停止、個人端末利用時のルールなども事前に決めておくと安全です。
ここからはソフトフォンの導入に必要な契約や機器を紹介していきます。
ソフトフォンを利用するため、ソフトフォンを提供しているサービスの契約が必要です。身近なものでは、LINEやSkypeのようなソフトフォンを提供しているサービスがあります。
ビジネスとしてソフトフォンを利用すると、
などの利用要件がある場合があります。
この場合には、「LINE」や「Skype」では対応が難しいため、クラウドPBXと呼ばれるサービスの契約を行う必要があります。
クラウドPBXとは、クラウド上にある電話の制御装置のことです。この装置を利用して、一つの電話番号を複数人で利用できるようにしたり、内線電話を使えるようにしたりなどの要件を満たせる場合があります。
クラウドPBXは、インターネットに接続できる環境があれば導入しやすく、専用の主装置を置かずに利用できる場合があります。設定を変更したい場合もWebブラウザから操作できるサービスが多く、迅速な対応につながります。
このようにクラウドPBXを導入するメリットは多いため、ビジネスでソフトフォンを利用する場合は、クラウドPBXの契約を行う場合が多いです。
ソフトフォンを利用するためには、インターネット環境が必要です。
スマートフォンの場合、モバイル回線（5GやLTE）を利用できます。
しかし、パソコンの場合は、ソフトフォンを利用する場所で無線LAN（Wi-Fi）や有線LANなどのインターネットへ接続する環境の整備が必要です。また、オフィス内でソフトフォンを利用する場合、利用人数やソフトフォン以外で利用する通信帯域を検討して、インターネット環境を整備する必要もあります。
ソフトフォンを利用するためには、パソコンやスマートフォンなどのデバイスが必要です。
パソコンを利用する場合は、ヘッドセットなどの付属品を用意する必要があります。
また、同じ会議室で複数人同士と電話する場合、別途スピーカーがあった方が会話がしやすい場合があります。
ソフトフォンを利用するためには、ソフトフォンアプリをパソコンやスマートフォンにインストールする必要があります。
ソフトのインストール自体は無料で行える場合があります。
ただしソフトによっては端末のOSやバージョンが古い場合、使えないことがあるため注意が必要です。たとえばWindowsやmacOS、iOS、Androidの対応バージョンはサービスによって異なるため、導入前に公式情報を確認しましょう。
ソフトフォンを利用するためには、アプリをインストールする必要があります。ここからは、ソフトフォン利用におすすめのアプリやサービスを紹介します。
料金や対応端末、提供条件は変更される場合があるため、導入前には各サービスの公式情報で最新条件をご確認ください。
『MOT/PBX』は株式会社バルテックが提供するクラウドPBXです。スマホ内線化やCTI連携、録音など、電話業務を効率化する機能が用意されています。料金や機能の最新情報は公式サイトをご確認ください。
『OFFICE PHONE』とは、OFFICE110が提供するクラウドPBXサービスです。スマートフォンをビジネスフォンのように使えるため、外出先や拠点間で会社番号・内線・保留転送などを活用したい場合に検討できます。キャンペーンや料金条件は変動するため、最新情報はOFFICE PHONEのTOPページをご確認ください。
ソフトフォンを初めて導入したい方は、料金だけでなく、現在の電話番号を引き継げるか、必要な人数で同時通話できるか、通話品質やサポート体制が自社に合うかを確認しましょう。
導入前の確認ポイントソフトフォンは便利な一方で、番号条件・回線環境・端末管理によって使い勝手が変わります。少しでも気になる方は、『OFFICE110』で現在の電話環境や利用人数を整理したうえでご相談いただけます。
ソフトフォンは、パソコンやスマートフォンで会社電話を使える便利な仕組みです。ただし、現在の電話番号を引き継げるか、代表番号を複数人で受けられるか、通話品質を安定させられるかは、回線・端末・契約内容によって変わります。
OFFICE110では、ソフトフォン・クラウドPBX・ビジネスフォンを含めて、現在の電話環境や利用人数に合わせた導入方法をご提案しています。「まずは自社にソフトフォンが合うか確認したい」という段階でも、見積もり前の整理からご相談いただけます。
ソフトフォンの導入で失敗しないためにも、機能だけでなく、番号・回線・端末・運用ルールまで含めて確認しておくと安心です。
この記事では「ソフトフォンの特徴」と「IP電話機との違い」、「おすすめのアプリ」を紹介していきました。
これからビジネスフォンとしてソフトフォンの導入を検討している方には、この記事を参考にしてみてください。
ソフトフォンの導入にはメリットも多くありますが、デメリットもあるため、きちんと特徴を理解して導入することをおすすめします。
ソフトフォンやスマホ内線化を含めて自社に合う電話環境を整理したい場合は、ビジネスフォン総合ページで導入方法や選び方を確認できます。
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