ビジネスホンの不在転送とは?機能の種類と転送解除法

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ビジネスホンの不在転送とは?機能の種類と転送解除法

ビジネスホンの不在転送とは?機能の種類と転送解除法

営業などで会社を不在、または会議中や商談中で電話に出られない。
そんなときは、ビジネスフォンの不在転送機能を利用すればとても便利!電話に出られないという問題は解消されます。

その不在転送機能も、今では誰もが所有しているスマホやケータイにも転送可能。
外出先でも会社の着信がスマホで対応できれば、業務効率は格段にアップしますよね。

そこで今回は、ビジネスフォンの不在着信機能の種類や使い方、転送解除法をご紹介いたします。

▼目次

ビジネスホンの不在転送機能とは?種類と使い方(転送解除法)

ビジネスホンの転送機能はご存知ですよね。
基本は、転送は「保留」とセットで使われ、外線電話を取り次ぐときに利用されます。

例えば、外線を着信して、別フロアの社員宛の用件だったとき、一旦「保留」ボタンを押して保留状態にして、その社員の内線番号に電話して、電話が入っていると伝えて電話を取り次ぐといった利用が一般的。

そこで、「不在転送機能」とは、読んで字のごとく、会社に外線着信があったときに担当者が不在だった場合、あらかじめ登録してある担当者の携帯電話やスマホ、または外出先の電話にその電話を自動で転送できる機能になります。

不在転送を利用すれば、伝言を残したり、後からかけ直したりする手間が省け、業務効率アップに繋がる便利な機能です。

不在転送機能の種類と使い方

不在転送と一口にいっても、現在では以下のような種類があり、利用環境に合わせて使い方も選べるのです。

  • 外線手動転送
  • 外線自動転送
  • 無応答転送
  • 話中転送
  • ツインコール外線転送

主にこの5種類が利用され、現在販売されているビジネスフォンの大半の機種には、いずれかの不在転送は標準搭載されているはずです。それでは、個々に使い方をご説明いたします。

外線手動転送

外線手動転送とは、従来の転送機能の使い方とほとんど同じ。
違いといえば、転送する先が担当者の携帯やスマホ、外出先の電話になるだけです。

例えば、会社に電話がかかってきたとき担当者が不在だった場合、一旦保留ボタンを押して保留状態にします。
その後、通常の内線転送と同様に、担当者の携帯電話などの番号で呼び出し、担当者が電話に出たら、外線がかかっていることを伝えて転送する。

というように、外線手動転送は人の手で外出先の担当者に電話を転送する方法になります。

外線自動転送

外線自動転送とは、こちらも読んで字のごとく。
あらかじめ登録している担当者宛に外線着信があったとき、その担当者が不在だった場合、登録してある携帯電話や外出先の電話へ即座に自動で転送する機能です。

その際、担当者に電話が転送できなかったときは、着信時間、相手先、相手先の電話番号などの情報をメールで送信する「外線転送不成立メール」といった機能もセットになっています。

また、通話が2重になるのでは?と感じますよね。
しかし、かかってきた外線は、ビジネスホンの頭脳である主装置を仲介して2つの外線を繋げる仕組みとなり、転送したあとの通話は、一定時間を経過すると自動的に切断されます。

無応答転送

外線電話がかかってきたとき担当者が不在だった場合、応答せずに一定時間経過すると、あらかじめ登録してある担当者の携帯電話や、他の内線電話機を呼び出す機能です。

ただし、着信後から転送するまでの時間はあらかじめ設定しておく必要があり、会社の自席に居るときは転送解除しておかないと、転送状態のままになってしまいます。

話中転送

電話中に別に外線がかかってきて、電話に出られないといったケースは多いですよね。

話中転送は、通話中に外線着信があったとき、あらかじめ登録してある別の内線電話機を呼び出す機能になります。
転送する相手は設定でき、別の内線電話機はもちろん、留守番電話にも転送できるので、転送する相手まで不在のときでも安心です。

話中転送は、通話中の着信のみ対応してくれる機能。
事前に設定しておけば、通話中でも他の社員が電話に出てくれるので、大事な電話でも出られないという事態は避けられます。

ツインコール外線転送

ツインコール外線転送は、会社の内線電話機と同時に、あらかじめ設定してある携帯電話などにも同時に着信するという機能です。

また、ツインコールとは別に、ツインショット転送機能とよばれる機能があり、通常の転送機能は1つの通話に対して1ヶ所のみ転送するのが、登録してある2ヶ所の転送先を同時に呼び出すというもの。
その他にも、1つ目の転送先が通話中や不応答だった場合、2つ目を呼び出す「順次転送」と呼ばれる機能もあります。

このように1つの着信に対して、内線電話機と同時に着信、2箇所同時に転送、または順次転送といった機能があります。

以上、2つの不在転送機能をご紹介しましたが、現代では携帯電話やスマートフォンを大半の人が所有していることから、外出先への転送が以前よりも容易になっています。

まとめ

今回は、ビジネスフォンの不在転送について説明してきましたが、特にSOHOといった小規模オフィスでは便利に利用できる機能
少人数で仕事をしていく中で、電話中で他の電話に出られない、外出する機会が多ければ電話が心配になるものです。

そんなとき、ご紹介した不在転送を利用すれば、事前にお使いの携帯電話に転送するよう設定しておけば、重要な仕事の電話も逃すことがなくなります。ビジネスフォンを選ぶときは、不在転送といった機能が搭載されているかも注目して選ぶようにしたいですね。

その際、どのビジネスホンを選べば良いかお悩みの方は、お気軽にOFFICE110までお問い合わせください。
担当者がしっかりヒアリングを行い、お客さまに最適なビジネスホンをご提案いたします。
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