ビジネスフォンから携帯へ「不在転送」のやり方から解除まで完全ガイド!

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ビジネスフォンから携帯へ「不在転送」のやり方から解除まで完全ガイド!

ビジネスフォンから携帯へ「不在転送」のやり方から解除まで完全ガイド!

ビジネスフォンの「不在転送」とはどういった機能ですか?ビジネスフォンの導入を検討中で、参考にしようと思いまして・・・
ビジネスフォンの「不在転送」とは、社員がオフィス不在時に携帯へ顧客からの着信を転送する機能です!社内を留守にすることが多い企業やSOHOワーカーさんには人気の機能ですね。
オフィスの代表電話に着信がきたのに、外出中の社員の「携帯」に転送されるのですか?誰かが転送作業をしたわけでもないのに・・・
ひとことではイメージしにくいですよね!では、この記事でビジネスフォンの「不在転送」について解説いたします。また、「不在転送」の他にも携帯へ転送する方法がありますので、そちらもご紹介いたします。
ありがとうございます。導入検討の参考にさせてもらいます!
また、ビジネスフォンの「不在転送」のやり方から解除法など、具体的な部分についても知っておいた方がイメージしやすいと思いますので、「不在転送」について解説いたしますね!
この記事の目次
  1. ビジネスフォンから携帯への転送方法は2種類
  2. ボイスワープ(転送)で携帯へ転送する初期設定方法
  3. ボイスワープ(転送)の解除方法
  4. ビジネスフォンの不在転送には5種類の方法から選択可能!
  5. ビジネスフォン「不在転送」のやり方2STEPを解説!
  6. ビジネスフォン「不在転送」の解除方法!
  7. ビジネスフォン「不在転送」は『OFFICE110』
  8. まとめ

ビジネスフォンから携帯への転送方法は2種類

まずは、ビジネスフォンから携帯へ顧客からの着信を転送する方法について知りたいのですが・・・
かしこまりました!ビジネスフォンから携帯へ転送する方法は大きく分けて2種類あります。

【2種類の携帯への転送方法】

  1. 「ボイスワープ(転送)」サービス
  2. 不在転送機能

どちらの方法でもあらかじめ転送の設定をした「携帯電話番号」へ、会社の代表電話番号にかかってきた顧客からの着信を転送できますよ!

顧客からの着信を転送

例えば、ある企画の担当者である社員Aがオフィス不在時に、企画の件で顧客から会社の代表電話番号へ着信があっても、外出中の担当社員Aの携帯電話に転送して、直接担当社員Aと顧客が打ち合わせ可能です。

特に、この転送機能はオフィスを空けることがどうしても多くなる小規模企業・SOHOワーカーさんに便利です。

んー・・・、ボイスワープ転送と言われるものもあるんですね・・・
一見、難しそうな名称ですが、操作性や内容はいたって簡単ですので大丈夫ですよ!

1-1.回線事業者の「ボイスワープ(転送)」サービスを利用する

「ボイスワープ(転送)」とは、NTT東日本・NTT西日本が提供する外線転送サービスです。

ちなみに、ボイスワープ転送はビジネスフォンや家庭用電話機などの、固定電話機で利用できます。

ボイスワープの特徴は

  1. 自動転送機能
  2. セレクト機能

といった2つの機能があることです。

また、「不在転送」とは違って着信時に、お客様の電話番号がビジネスフォン画面に表示されます。

「自動転送機能」とは、その名の通り、自動で着信を携帯電話へ転送してくれる機能です!
自動で着信を携帯電話へ転送

そして、自動転送機能の中でも「無条件転送」と「無応答時転送」の2種類の設定ができます。

「無条件転送」に設定すれば、顧客から電話を着信した際に、オフィスの電話機を鳴らすことなく瞬時に指定した携帯電話へ転送できます。

その反面「無応答時転送」は、顧客からの電話を着信した際に、数秒間(設定した秒数)オフィスの電話機を鳴らし、誰も出なかった場合に指定した携帯電話へ着信する設定です。

次に「セレクト機能」ですが、あらかじめ登録してある電話番号のみを転送する機能です!
セレクト機能

例えば、顧客Aの電話番号を登録している場合、顧客Aから着信がきたら瞬時に携帯電話へ転送されます。

この「セレクト機能」は、お得意様や現在一緒にプロジェクトを進行している方など、レスポンスを特別早く返したい方がいる場合に便利な機能です。

なるほど!いろいろな機能・設定があり、企業の職種や業務形態によって柔軟に使いこなせるんですね!こんなに便利な機能なら、料金も高額になるんですか・・・?
それほど高額ではありません!目安として、ボイスワープ機能の基本料金を紹介しますね。

【ボイスワープの基本料金(税別)】

サービス名 ひかり電話ボイスワープ ボイスワープ INSボイスワープ
契約対象回線 ひかり電話 一般加入電話 ISDN
月額使用料(住宅) 500円/月 500円/月 500円/月
月額使用料(会社) 500円/月 800円/月 800円/月
工事費 000円

「ボイスワープ」を利用するには、NTTの公式ページの「お申し込みはこちら」から、NTTに直接電話で問い合わせて手続きをおこなうだけで利用可能です。

ボイスワープはNTT東西日本が提供している転送サービスなので、信頼性がありますね。

1-2.ビジネスフォンの機能である「不在転送」機能を利用する

次に、ビジネスフォンの着信を携帯へ転送できる機能が「不在転送」です!

「不在転送」の特徴は、大きく分けて5種類のバラエティに富んだ転送機能があることです。

この5種類の転送機能により、大半の企業・業務形態にフィットする転送機能を利用できます。

その結果、企業全体の業務効率の向上は必然でしょう。

この5種類の転送機能については、後ほどご説明いたします!

何よりも、ビジネスフォンの標準機能として搭載されているため、基本料金がかからずビジネスフォンを導入すれば無料で利用可能です。

ただし、この不在転送は「ボイスワープ」とは異なり、ビジネスフォンの画面に着信先の電話番号が表示されませんので注意が必要です。

また「不在転送」を利用したい方は、「不在転送に対応しているビジネスフォンかどうか?」といった点に気をつけてください。

この条件を満たしていない場合、「不在転送」が利用できません。

不在転送機能が利用できるビジネスフォンかどうかは大抵の場合、商品紹介ページの利用できる機能一覧に載っていますよ!万が一載っていない場合は、メーカーに直接問い合わせると確実ですね。

ボイスワープ(転送)で携帯へ転送する初期設定方法

ボイスワープで携帯へ転送するための初期設定は、「電話」もしくは「インターネット」から簡単に設定可能です!

【電話による初期設定】

電話による初期設定は、音声ガイダンスによって設定します。

ボイスワープ設定用の音声ガイダンスは、申し込みをしている電話番号で「142」または「147」をダイヤルするだけです。

あとは、音声ガイダンスにしたがってダイヤル操作をするのみで簡単に設定できますよ。

この「142」や「147」でつなげた音声ガイダンスでは、初期設定の他にも「転送の開始/停止」「転送先の変更」などの設定が可能です。

ボイスワープを利用する場合は、音声ガイダンスで大半の設定ができると覚えておくといいですね。

【インターネットによる初期設定】

次に、インターネットによる初期設定はパソコンやスマホから「NTTのひかり電話 設定サイト」にアクセスして、ログインをすれば手入力で初期設定をおこなえます。

このインターネットの設定サイトで、不在転送の初期設定以外の諸設定も可能ですよ。

なるほど。とても簡単に3分程度で初期設定ができそうですね!逆に、オフィスに帰ってきてオフィスのビジネスフォンで受電したい場合は、どうすればいいのですか?
ボイスワープ(転送)の解除方法は、初期設定と同様です!次は、ボイスワープの解除方法をご説明いたします。

ボイスワープ(転送)の解除方法

ボイスワープ(転送)の解除方法も、初期設定と同じく「電話」もしくは「インターネット」から設定できます!

電話の場合は、同じく「142」「147」のどちらかをダイヤルして、音声ガイダンスにしたがって解除します。

ボイスワープ(転送)の「自動転送機能」の場合も「セレクト機能」の場合もこの音声ガイダンスで解除可能です。

そして、インターネットによる解除も先ほどと同様の「NTTひかり電話 設定サイト」で解除します。

なるほど!では、ボイスワープは「142・147による音声ガイダンス」または「設定サイト」のどちらかで大半の設定が可能なんですね。わかりやすいです!
そうですね!では、次はビジネスフォンの標準機能である「不在転送」の5種類の転送機能についてみていきましょう。
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ビジネスフォンの不在転送には5種類の方法から選択可能!

ビジネスフォンの「不在転送」は、各企業の業種や業務形態に合うように大きく5種類の転送機能が用意されています。

【5種類の転送機能】

  1. 外線手動転送
  2. 外線自動転送
  3. 無応答転送
  4. 話中転送
  5. ツインコール外線転送

これら5種類の転送機能をうまく使い分けることで、より一層業務効率の向上が期待されます。

4-1.外線手動転送

外線手動転送とは、不在転送の中でも自動ではなく、オフィスの社員に手動で携帯へ転送してもらう機能です。

例えば、担当社員Aがオフィス不在時に、顧客からオフィスにいる社員Bに着信があった場合、社員Bを通して外出中の社員Aの携帯へ手動で転送します。

社員がオフィスにいる場合に、有効な不在転送ですね。

4-2.外線自動転送

外線自動転送とは、先ほどの「外線手動転送」とは反対に、主装置が自動で外出中の担当者の携帯へ転送してくれる機能です。

この機能は、SOHOワーカーさんなど小規模な企業に向きます。

例えば、全社員がオフィス不在時に、顧客からの着信をあらかじめ設定した携帯電話番号へ自動で転送してくれます。

この時、オフィスへの着信はこないで、瞬時に携帯へ着信します。

4-3.無応答転送

無応答転送とは、先ほどの「外線自動転送」とは違い、先にオフィスに数秒着信をして応答できなかった場合に、あらかじめ設定した携帯電話番号へ着信する機能です。

できる限り、オフィスで受電したいがどうしてもできない場合の保険として携帯へ着信を転送したいときに有効です。

ただし、先にオフィスのビジネスフォンに数秒間コールするため、発信相手はつながらないと見切りをつけて電話を切ってしまう可能性もあります。

そのため、無応答転送を利用する場合は、オフィスでコールする時間の設定には注意する必要がありますね。

4-4.話中転送

話中転送とは、通話中に外線着信があったとき、あらかじめ登録してある別の電話機・携帯番号を呼び出す機能です。

例えば、社員Aが別の電話に出ているときに顧客から着信があった場合、あらかじめ設定しておいた社員Bの携帯で顧客からの着信に出ることができます。

できる限り、顧客からの着信を受電することで、大事な電話を取り損ねるデメリットや、ビジネスチャンスを逃すデメリットを防げますね。

4-5.ツインコール外線転送

ツインコール外線転送とは、オフィスのビジネスフォンとあらかじめ設定した携帯電話の両方を同時に着信できる機能です。

オフィスの社員でも、外出中の社員でも電話を取れるため、この不在転送機能が受電しやすい機能ですね。

ツインコール転送機能では、1つの着信に対して1つの携帯電話へのみ転送します。

また、ツインコールとは別に、「ツインショット転送機能」とよばれる機能があります。

このツインショット転送は1つの着信に対して、登録してある2ヶ所の転送先を同時に呼び出せるという機能です。

その他にも、ツインコール外線転送と似た機能で、「順次転送」と呼ばれる機能もあります。

「順次転送」は、1つ目の転送先・携帯電話が通話中や不応答だった際に、2つ目の転送先・携帯電話を呼び出す機能です。

これだけ豊富な不在転送機能があれば、大半の企業にフィットする機能が見つかりそうですね!自社では、社員がオフィス不在になることが頻繁にあるので、「外線自動転送」を使うことが多そうですね。

ビジネスフォン「不在転送」のやり方2STEPを解説!

では、先ほど説明していただいた「不在転送」は具体的にどのように設定するのですか?
「不在転送」の設定は、とても簡単で数秒で設定できますよ!もっとも、設定は2STEPで完了可能です。

【不在転送のやり方2STEP】

  1. 不在転送用に設定された番号をダイヤルする
  2. 携帯の電話番号を入力する

これだけ単純でスピーディーな操作性のため、急用でオフィスを不在にする場合でもササッと不在転送設定ができますね。

この不在転送のやり方はメーカーによって若干異なることもあります。

5-1.不在転送用に設定された番号をダイヤルする

まずは、ビジネスフォンの受話器を上げて、それぞれのメーカーによって設定された「不在転送」用の番号をダイヤルします。

受話器を上げないとダイヤルできないため、注意してくださいね。

5-2.携帯の電話番号を入力する

次に、ビジネスフォンの受話器を上げたまま、転送先にしたい携帯電話の番号をダイヤルします。

ダイヤル後は、受話器を下ろせば設定が完了です。

こんなに簡単にできるんですね!たしかに、急用で急いでいるときでもほんの数秒でサッと設定できますね。

ビジネスフォン「不在転送」の解除方法!

「不在転送」のやり方は分かったのですが、オフィスに帰ってきた後の解除方法はどんな感じですかね・・・
「不在転送」の解除方法も、手順は設定方法と同じですね!

【不在転送の解除方法】

  1. 不在転送解除用に設定された番号をダイヤルする
  2. 転送設定をした携帯の電話番号を入力する

6-1.不在転送解除用に設定された番号をダイヤルする

まずは、「不在転送」設定時と同様に、ビジネスフォンの受話器を上げて、不在転送解除用に設定された番号をダイヤルします。

※設定番号は、メーカーによって異なります。

不在転送設定用の番号とは違うため、間違えないように注意してくださいね!

6-2.転送設定をした携帯の電話番号を入力する

次に、ビジネスフォンの受話器を上げたまま、転送設定をした携帯の電話番号をダイヤルします。

そして、ビジネスフォンの受話器を下ろして、解除完了です。

転送設定のときと、ダイヤルする番号以外は全く同じですね。覚えやすいです!
そうですね、シンプルかつ効率的な操作性をとことん追求したものが、ビジネスフォンです!
ここまで「不在転送」について聞いてきて、実際にビジネスフォンを導入してみようと思います!ただ、ビジネスフォンにも数多くのメーカーがあるため、どのように比較すればいいのか・・・
そうですね、ビジネスフォンのメーカーは数十社ありますね。では、御社にあったビジネスフォンを見つけるために、参考例として『OFFICE110』のビジネスフォンをご紹介いたします!

ビジネスフォンの導入と同時に、「不在転送」機能も導入したい企業へは、『OFFICE110』のビジネスフォンがおすすめです!

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ビジネスフォン「不在転送」は『OFFICE110』

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これも、業界25年の『OFFICE110』ならではのサービスです。

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01サポートとは

  1. 経営の課題
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  4. 外国人の採用
  5. セキュリティ
  6. ホームページ作成
  7. OA機器
  8. 通信コスト
  9. 光熱費
  10. 各種工事
  11. オフィス移転

といった大きく分けて11のサポートをするサービスです。

ビジネスフォンの導入を検討中の方は、ぜひ『OFFICE110』のビジネスフォンを参考に比較してみてくださいね。

詳しくはこちら:『OFFICE110

まとめ

ビジネスフォンから携帯へ転送するやり方には、「不在転送」と「ボイスワープ(転送)」の2種類があります。

もっとも、どちらも便利な機能があり、ならではの特徴を持っています。

また、「不在転送」も「ボイスワープ」もやり方・解除方法は非常に簡単で、わずか数秒で設定できてしまうほどです。

ビジネスフォンの導入を検討している方は、ぜひ導入前にこの記事を参考にしてみてくださいね。

また、ビジネスフォンメーカーの比較をする際は、ぜひ『OFFICE110』のビジネスフォンを比較の参考例として用いてみてください。

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