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ビジネスフォンの保留(パーク保留)使い方を全てご紹介!

ビジネスフォンの保留(パーク保留)使い方を全てご紹介!

ビジネスフォンは家庭用電話機と違ってボタンが沢山ありますよね。
その数あるボタンの中で、一番使う頻度が多いのが「保留」ではないでしょうか。

保留機能は家庭用電話機にも備わっていますが、ビジネスホンの保留は「転送」とセットで利用されるものです。
また、通常の保留とは別に、「パーク保留」という使い方があるのはご存知ですか?

そこで今回は、ビジネスホンの保留(パーク保留)の使い方をご紹介。合わせて、保留のとき流れる保留音をオリジナルのものに設定する方法もご紹介いたします。

▼目次

ビジネスフォンの「保留」の使い方

“保留” は、言葉のイメージ通り、通話を一時的に保留状態にする機能。
家庭用電話機にも備わっていますが、ビジネスフォンは保留するだけでなく、転送ができる機能も備わっています。

一般的に、どの電話機にも「保留ボタン」が搭載され、ビジネスホンでは電話機本体の右下にピンクやオレンジなどの目立つ色の「保留ボタン」があるはずです。

そこで、様々なケースでの保留機能の使い方をご紹介。一連な流れでご説明いたします。

通話を保留して解除する

通常の保留機能の使い方は、通話中に他の用事で話ができないとき、「保留」を押すと保留状態にしてくれます。
このとき、通話状態の外線・内線ボタンが点滅し、受話器を置いても通話が切れることはありません。

保留状態を解除して通話に戻りたいときは、受話器を上げて点滅している外線・内線ボタンを押せば通話が再開できます。

通話を保留して他の人に転送する

ビジネスホンの仕組みは、主装置という機器が必要になり、そこに電話機を繋ぐことで通話ができます。
その際、各電話機には内線番号が割り振られて、保留・転送といった機能が力を発揮するのです。

内線番号の割り振り方はそれぞれですが、101、102・・・が一般的。

仮に、「外線01」を着信して、内線「106」の社員への電話だった場合、当然電話を取り次がなければなりません。
通話を取り次ぐとき、内線「106」の人が近くにいれば、

  • ➀保留ボタンを押して保留状態に
  • ➁「◯◯さん、外線01に△△さんから電話ですよ」と伝える
  • ➂内線「106」の社員が外線01を押せば通話ができます。

次に、内線「106」の社員が別室や別フロアだったとき、ビジネスホンの基本機能として「保留=内線呼び出し」の状態になるので

  • ➀保留ボタンを押して保留状態に
  • ➁「106」をプッシュすれば、内線「106」の呼び出し音が鳴ります。
  • ➂内線「106」の社員が電話に出たら、「外線01に、△△さんから電話ですよ」と伝えて受話器を置く
  • ➃内線「106」の社員が外線01を押せば通話ができます。

このように、自分の通話保留のために利用するのはもちろん、主に外線電話を取り次ぐときに保留は利用されます

また、保留ボタンを押すと保留状態になりますが、相手にはメロディが流れます。
無音ということはないので心配はいりませんが、あまり保留が続くと相手は不快な気分になるので、できるだけ早く保留解除や転送するようにしたいですね。

ビジネスフォンの「パーク保留」とは?便利な利用方法

前項では、一般的な「保留」の使い方をご紹介しましたが、「パーク保留」という機能があるのはご存知ですか?

パーク保留とは、ビジネスフォンに備わった機能の一つ。
予め設定してあるパーク保留ボタンを押すと保留状態となり、その電話を受けたいときは、どの電話機からでも同じ数字のパーク保留ボタンを押すだけで、通話ができる機能になります。

つまり、外線を受けたとき、予め設定してある「パーク01」のボタンを押すと同時に外線は保留状態となり、設定してある全てのビジネスホンの「パーク01」が点滅し、どのビジネスホンからでも「パーク01」を押せば外線に出られる機能。

例えば、同じ□□という仕事を複数の担当者が行っているケースでは、とても便利。

  • ➀外線01を受けて、□□の件の問い合わせで誰に取り次げば良いのか分からないとき、一旦「パーク01」を押して保留状態に
  • ➁「パーク01に□□の件で問い合わせの電話です」と周囲に伝える
  • ➂該当する担当者は自分の電話機で「パーク01」を押せば通話ができます。

といった利用法ができます。
また、前項で紹介した通常の保留と同じ機能のように感じる方も多いのではないでしょうか?
しかし、通常の保留は、保留した電話機の保留ボタンを押さないと解除されず、特定の相手にしか転送できません。
一方のパーク保留は、設定してある全ての電話機で、そのパークボタンを押せば通話ができます。

以上のように、パーク保留は主に、同じ仕事を複数の担当者が行っているケースや、数多くのグループに分かれているような企業や会社などで利用される保留機能です。

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ビジネスフォンにオリジナルの保留音を流す方法

ここまで、通常の保留とパーク保留を説明してきましたが、保留状態のとき相手には保留音が流れます。

その保留音は、すべての機種に備わっている基本機能として、機種によっては8種類程度の保留音を内蔵している機種もあります。
しかし、ビジネスホンの保留音は、定番のノクターンやメヌエットなどが多く、どの会社に電話しても同じ印象がありますよね。

そこで、会社のイメージに合わせてオリジナルの保留音を流す方法があるのはご存知ですか?

  • イメージソング
  • 会社の商品・サービス案内
  • 地域や季節の音楽 などなど

独自の保留音を流したいときは、外付けの外部保留音源から主装置に収録して外部保留音を流すという方法

その外部保留音源は、㈱タカコム「デジタルアナウンサー DA-310」がおすすめ。
フラッシュメモリーカードに、カセットテープと同じように簡単に録音可能。総録音時間は30分で最大3種類の案内が録音できます。価格は38,000円(税抜)。独自の保留音を流すだけで、イメージはかなり上がるものです。

ただし、接続は素人では難しく、主装置のデータ設定など専門知識が必要になるので、電話設備工事会社に依頼するようにしましょう。

まとめ

ビジネスフォンに必ず備わっている機能が「保留」。
家庭用電話機にも備わっていますが、ビジネスフォンは保留するだけでなく、転送ができる機能も備わっています。

保留の使い方といっても熟知している方は多いかと思いますが、職場の環境に合わせてパーク保留を利用すれば、さらに便利な保留の使い方ができるのではないでしょうか。

また、保留音についても、少々お金はかかりますが、オリジナルの保留音に設定できるので、会社のイメージアップに繋がりますよ。
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