ドコモ携帯内線化 便利でコストも削減オフィスリンクとは

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ドコモ携帯内線化 便利でコストも削減オフィスリンクとは

ドコモ携帯内線化 便利でコストも削減オフィスリンクとは

近年、携帯電話をビジネスフォン(ビジネスホン)の内線子機として利用できるサービスが広まっています。
携帯電話シェアNO.1のNTTドコモでも「オフィスリンク」というドコモ携帯電話やドコモ光のサービス加入者向けのサービスが展開されており、うまく活用するとコストの削減やコミュニケーションの活性化を図ることができます。

今回の記事では、オフィスリンク、オフィスリンク+について紹介します。

▼目次

ドコモ携帯電話を内線化 オフィスリンクとは

au携帯電話を内線化するサービスとしてKDDIビジネスソリューションというサービスがありますが、ドコモからはオフィスリンクという同様のサービスが展開されています。オフィスリンクには2種類あり、既存の社内のPBXを利用したものとクラウド型のPBXを利用するものがあります。

まずは、オフィスリンクの概要について見ていきましょう。

オフィスリンクとは

オフィスリンクとはNTTドコモの携帯電話(FOMA)やスマートフォンを企業内のビジネスフォンの内線として利用することができるほか、外出先でも内線番号で定額通話できるサービスのことを指します。

社内の電話設備やインターネット環境を、ドコモ携帯電話やドコモ光などのインターネットサービスなどドコモのサービスに加入することにより利用できるサービスです。

固定型PBXと仮想型PBX

オフィスリンクには社内の既存のPBXを利用する固定型PBXのタイプと社内にはPBXを置かずにインターネットを経由してNTTドコモの仮想型PBXを利用するタイプがあります

仮想型PBXの場合は、月々の利用料が発生する代わりに固定資産の軽減を図ることができることと故障時などの修理・メンテナンスが不要で、設備変更の際にも工事が不要というメリットがあります。
一方で、インターネット回線を使用するため通話品質がインターネット環境に左右されるというデメリットがあります。

オフィスリンクの機能

オフィスリンクの機能として、以下の機能があります。

転送機能

ビジネスフォン固定電話にかかってきた電話について、通話中の場合や一定期間電話に応答しなかった場合にドコモ携帯電話に自動転送される機能です。そのほか、無条件にドコモ携帯電話に転送する設定や保留転送の機能もあります。

通常の電話転送で対応する場合には固定電話から携帯電話への通話料が毎回発生しますが、オフィスリンクでドコモ携帯電話を内線化した場合には内線通話として月額通話料のみで通話できます。

発着信機能

コールピックアップ(代理応答)機能・・・あらかじめ設定しておいた他の電話機への内線電話を、ドコモの携帯電話で取ることができます。

コールハンティング機能・・・外線から代表番号に着信があった際に、内線電話機の中でコールする順位を決めておくことができます。1位に設定した回線が最優先でコールし、通話中や圏外により通話できない場合に、2位、3位と順にコールするように設定します。

その他の機能

パーク保留、パーク応答・・・パーク保留とは、通話中に保留にした電話を、企業内の他のビジネスホンからでも応答できる機能です。パーク応答は、他の内線子機がパーク保留をした通話を応答する機能です。これらの他に、自分自身の携帯のみ保留し応答できる通常の保留機能も利用できます。

以上の機能は、固定型PBX・クラウド型PBXいずれのタイプでも変わらず使用できます。

オフィスリンクを利用するために必要な設備

オフィスリンクを利用するためには、以下の設備が必要です。

自社PBXを利用する場合

  • PBX(オフィスリンクに対応可能なもの)
  • VoIP-GW/SIP-GW(NTTドコモ指定のもの)
  • L2スイッチ(ドコモ指定のもの)
  • ルーター(ドコモ指定のもの)

仮想型PBXを利用する場合

  • 固定IP電話機
  • L2スイッチ(ドコモ指定のもの)
  • ルーター(ドコモ指定のもの)
  • 固定回線と接続用のゲートウェイ

また、固定型・仮想型いずれのタイプにおいても以下のインターネット光回線と契約する必要があります。

  • ドコモ光
  • 光ネクスト

※ドコモ光タイプC、ドコモ光ミニは対象外です。

便利なオプションサービス オフィスリンク+とは

NTTドコモではオフィスリンクをさらに便利に利用できるオフィスリンク+(Phone Appli for オフィスリンク)というオプションがあります。

オフィスリンク+(Phone Appli for オフィスリンク)とは

オフィスリンク+とはオフィスリンクをさらに高機能化できるオプションサービスです。オフィスリンク+では以下の機能を利用することができます。

  • オフィスリンクサポート(内線・外線)・・・電話発信をする際に、携帯電話から直接発信をするかオフィスリンクを利用して発信するかをポップアップで簡単に選択できます。
  • ワンタッチ電話転送・・・あらかじめ設定しておいた転送先にワンタッチで転送することができます。
  • 電話帳ウェブ管理サービス・・・社内の電話帳をウェブ上で一元管理できます。

オフィスリンク+を設定するには

オフィスリンクを設定するためには、回線ごとに200円のオプション料金が発生します。
また、FOMAなどのガラケーは対応していません。スマートフォンのみオフィスリンク+を利用できます。

オフィスリンク+を利用するには

オフィスリンク+はオフィスリンクのオプションということもあり、オフィスリンクサービスの加入が必須条件となっています。
従って、ドコモ光などのインターネットサービスの加入などの設備に加え契約法人名義のドコモスマートフォン回線が必要になります。

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オフィスリンクのメリットと活用例

オフィスリンクのメリットと活用事例を紹介します。
携帯電話を活用したシステム構築は費用が高くなりがちな印象がありますが、内線化を有効活用すればコスト削減にもつながります。

オフィスリンク導入のメリット

オフィスリンク導入によって以下のメリットが見込まれます。

  • 全国のドコモの電波エリアで携帯電話同士、携帯電話と会社のビジネスフォンが内線でつながることにより、通信コストの削減とコミュニケーションの活性化が図れる
  • 保留、応答機能により、電話の折り返しの手間を省くことができ、業務効率化・顧客満足度の向上につながる

特に通信コストの削減の部分において、従来は立地の離れた拠点間の通話に関しては、外線での通話をせざるを得ないためどうしても費用が発生してしまうものでした。

会社支給のドコモ携帯電話を内線とすることによりこうした拠点間でのコミュニケーションが定額化されることは、コストの面でも普段顔を併せないスタッフ同士のコミュニケーションの面でもとても効果的といえます。

活用例1) クラウド型コールセンター設置により応答率100%

個人向けのサービスを展開している企業。顧客からのサービスへの問い合わせは電話が多いものの、担当スタッフは外出していることが多く、不在時の対応は留守番電話のみという状況。

スタッフが営業先から帰社してから留守番電話を聞いて折り返しの電話をするという流れでは、顧客に電話がつながらないことも多く、顧客満足度の低下、営業機会の損失を引き起こしてしまっていることが課題。

こういった場合、オフィスリンクを導入すると事務所に不在時の外線電話をすべてスタッフの携帯電話に直接転送される仕組みを構築することができます。機会損失を防ぐことができることに加え、折り返し電話をする手間と時間も省くことができるので業務効率も飛躍的に改善することが見込まれます。

活用例2) 電話帳一括登録による作業の効率化とセキュリティ管理

オフィスリンク+を利用した活用事例です。

従来は従業員がそれぞれの携帯電話で電話帳の管理を行う必要がありました。そのため、以下の手間とリスクが生じていました。

  • スタッフが新しく入った際や取引先が新たに増えた場合には主導で各々が携帯電話に登録する手間があった
  • 携帯電話を紛失した際に、情報漏洩のリスクがあった

オフィスリンク+を利用すると以下の改善を図ることができます。

  • ウェブで電話帳が一元管理できるため、本社管理スタッフが電話帳の入力・更新作業を行えば、個々の端末での設定は必要ない
  • 電話機本体に電話帳データが残らないので、携帯電話を紛失した際にも情報漏洩のリスクがない

情報漏洩に非常にシビアなご時世だからこそ、非常に心強いサービスです。

まとめ

ドコモの携帯電話をビジネスフォンの内線子機として使用できるサービスオフィスリンクについてまとめました。また、さらに便利なオフィスリンク+についても紹介しました。

ドコモのスマートフォンを内線子機として利用することによってビジネスの効率化やコミュニケーションの活性化が図れることを確認いただけたかと思います。オフィスリンク+を利用すれば情報漏洩のリスク管理にもメリットがあることが確認できました。

ここでは紹介しきれませんでしたが、ビジネスホンの機能と組み合わせることによってさらに便利な使い方もありますよ。
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