ビジネスホンの着信を確実にお知らせ フラッシュベル(パトライト)とは

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ビジネスホンの着信を確実にお知らせ フラッシュベル(パトライト)とは

ビジネスホンの着信を確実にお知らせ フラッシュベル(パトライト)とは

ビジネスホン(ビジネスフォン)は、外線や内線を着信した場合には一般の電話機と同様、音と光で知らせてくれます。
受話音量や点灯パターンはそれぞれの電話機で設定できますが、大きな騒音が頻繁に生じる工場や、逆に着信音がならない方が望ましい事務所では、異なる方法で着信を確実に知らせてくれるものが必要になります。

そうしたところで役に立つのがフラッシュベル(パトライト)です。
今回の記事ではフラッシュベルとはどのようなものかを説明し、活用事例などを紹介します。

▼目次

ビジネスホンの着信を音と光で知らせてくれるフラッシュベル

フラッシュベル(パトライト)はビジネスホンの着信を音と光で知らせてくれる装置です。
まずは、フラッシュベルがどのようなものかを紹介します。

フラッシュベル(パトライト)とは

フラッシュベル(パトライト)とは、着信していることを音と光で知らせてくれる商品のことをいいます。
パトライトはフラッシュベルの一種で、パトカーの表示ランプなどを作っている株式会社パトランプが制作している商品です。

フラッシュベルやパトライトを設置すると、ビジネスフォンの着信音量では着信音が聞こえにくい場所や、音を鳴らすと業務上支障をきたしてしまう場合などでも、大きな音や明るい光で着信を確認できます

フラッシュベル(パトライト)が活躍する具体的な場面

ビジネスにおいてフラッシュベルやパトライトが活躍する場面とはどのようなところでしょうか?

着信の確認に大きな音が役立つ場面

  • 大きな機械音や作業音が生じてしまう工場内
  • 耳の遠いスタッフが多いシルバー人材を活用した職場
  • 高齢の患者や入居者の多い医療機関やデイサービス
  • 事務所が電車の線路沿いや幹線道路に面していて、外からの騒音が大きい場合

光で着信を確認できることが役立つ場面

  • 会議やセミナーを頻繁に行う場所で電話着信音に進行を遮られると都合が悪い場合
  • コールセンターなど他の電話の着信音を聞こえないようにしたい場合
  • フラッシュベルによって音量を上げてもなお着信音が聞こえにくい工場内

などなど、様々な場面でフラッシュベルが活用されています。

フラッシュベル(パトライト)設置にあたっての注意点

フラッシュベル(パトライト)を設置する上で注意すべき点は以下の3点です。

ビジネスホン用のものを選ぶこと

フラッシュベル(パトライト)には家庭の電話機用のものもありホームセンターや家電量販店で販売されています。家庭用電話機向けのフラッシュベルはビジネスホンに接続しても作動しません。必ずビジネスホンフォンを対象としたものを購入し設置しましょう。

フラッシュベル(パトライト)の種類によって機能が異なること

フラッシュベル(パトライト)の種類によって機能が異なります。

  • 電源を必要とするものと電話線からの電源供給で足りるもの
  • 音のみ、光のみの設定ができるもの・できないもの
  • 音量・光量の調整ができるもの・できないもの

用途やオフィス、工場の状況に応じて必要・最適なものを選びましょう。
一般的に、電力を別途するものの方が大きな音や明るい光を出力できます。逆に、電話回線から電力を取るものについては、電話回線から供給される電圧までしか出力できないので、音量や光量が小さく、調整できないものが多いです。

目や耳への負担に注意すること

音量が大きく、光がまぶしいフラッシュベルの場合は、目や耳に大きな負担になる場合があります。
フラッシュベルの場合100db(電車が通るときのガード下と同程度のボリューム)まで出力できるものもありますが、常に最大ボリュームというわけではなく、業務に支障をきたさず、耳にも快適なボリュームの調整を心がけましょう。

光で着信を知らせる場合も同様です。
テスト導入し、まず光を重視するか音量を重視するかを考え、光量やボリュームを調整してください。

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フラッシュベルの導入事例

ビジネスホンにフラッシュベルやパトライトが活用されているのはどのような場面でしょうか?
実際によく導入されている事例を紹介します。

大きな音の出る工場、倉庫にて

工場や倉庫では、

  • 在庫や作業の進捗状況確認
  • トラブル対応
  • 本部からの指示、連絡

など内線としてビジネスホンを使用する機会がたくさんあります。

しかしながら、大型の工業機械やフォークリフト、ラインの動作音により電話機の着信音には気づかれないことが往々にしてあります。

内線に気づかれない結果、本社スタッフが工場に足を運ぶ羽目になったり、確認が遅れることにより作業工程に遅れが生じたりすることも珍しいことではありません。

このような工場・倉庫では、工場内の誰の目にも見える位置に表示灯を付けると良いでしょう。

また、フラッシュベルの表示灯の色についても、工場に適した色を選ぶと良いでしょう。
もし、黄色や赤が機械のライトの色と重なってしまい紛らわしいのであれば、青やグリーンのライトを選ぶことにより紛らわしさを防ぐことができます。

さらに、内線の子機を増やしたり、従業員の携帯電話をビジネスホン子機として利用できるように設置したりしておくなどの対処をすることにより、広大な工場でも作業効率を落とさずに他部署と密に連絡を取り合うことができます

コールセンターの管理用に

コールセンターを管理する際にもフラッシュベル(パトライト)の機能を応用し、さらに便利に活用します。
具体的に説明すると、待ち呼の可視化、管理にフラッシュベル(パトライト)を活用することにより、業務改善に成功している事例があります。

待ち呼とは、コールセンターのオペレーターが全員電話対応中で、顧客がオペレーターとつながるのを待っている状態のことをいいます。顧客側には、「ただいま、電話が混みあっているためもうしばらくお待ちください」とのアナウンスが流れます。待ち呼の状態が長くなればなるほど、顧客の満足度は低くなり、信用も下がってしまいます

フラッシュベルを活用すると、フロアのスタッフ全員(設備の設置方法によっては他のフロアのスタッフも)に待ち呼が生じている状況を表示灯で知らせることができます。その結果、以下の対応を取ることができます。

1.オペレーター一人ひとりは、待ち呼が生じていることを表示灯によって確認でき、通話しながらも次の電話にそなえることができます。また、内線対応中や事務作業中のスタッフがいる場合は、待ち呼の対応を優先しなければならないことがすぐに確認できるため、内線や作業をいったん中断して、外線の対応にあたります。

2.オペレーターの管理者は待ち呼が発生していることをフラッシュベル(パトライト)で確認することで、人員の配置や休憩時間の調整などの対応をしやすくなります。表示灯の店頭が長く続いている場合などは、解消のために応援人員を呼んだり、スタッフに残業を依頼したりするなどの対応を行います。待ち呼の対応は迅速性が重要のため、タイムラグなく一目で確認できることが大きなポイントです。

まとめ

ビジネスフォンのフラッシュベル(パトライト)について紹介しました。
言うまでもないことですがビジネスでは電話の一本一本が非常に重要であり、フラッシュベル(パトライト)はそれを確実に知らせてくれます。

必要とされる職場ではフラッシュベルはなくてはならない物であり、コールセンターでは待ち呼の対応にも活用されています。フラッシュベルの設置には、電話工事業者の工事が必要ですので、工事業者に問い合わせください。
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