ビジネスフォンのボイスメールとは？メリット・導入・操作方法も解説

「ボイスメールの活用方法が知りたい」
「ボイスメールの設定方法がよくわからない」
「聞き間違い・伝え漏れなどのミス防止に役立てたい」

このようなお悩みをお持ちではないでしょうか？

ビジネスにおいて、電話対応は欠かせない業務の1つです。
しかし、「要件をうまく聞き取れなかった」「内容に集中しすぎてメモを取り忘れてしまった」などのミスが発生するケースも少なくありません。

そんなときにに活用したいのが、ビジネスフォンの「ボイスメール」機能です。
ボイスメールは通話の内容を録音・保存・共有できるため、伝言すべきことを漏れなく正確に伝えられます。

本記事ではボイスメールの基礎知識を解説し、活用するメリット・導入・操作方法をご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスフォンの「ボイスメール」とは？

ビジネスフォンのボイスメールとは、通話の内容を録音・保存し、別の電話機などに音声データとして送れる機能のことです。
これにより、重要な連絡事項を、漏れなく正確に伝えられます。

保存した通話内容は社内の電話機はもちろん、外出先の担当者にメールで送信し、携帯などからも確認できます。

ボイスメールを活用すれば、外出や休みなどで電話に出られない場合でも、あとからメッセージを確認できます。伝言ミスや忘れを防げるので、業務効率化につながります。

ボイスメール機能の主な種類

ボイスメールで利用できる機能は、大きく分けると以下の5つです。

本章では、それぞれの機能について詳しく解説します。

通話録音機能

「通話録音機能」とは、通話内容や留守番電話を録音する機能のことです。
録音された内容は、メールボックスに保管されます。

通話内容の録音方法には、以下の2種類があります。

なお、機種によっては手動録音時に、ボタンを押す前の通話内容も録音できる「さかのぼり録音」機能が搭載されている機種もあります。

これにより、ボタンの押し忘れを防ぐだけでなく、電話対応に不慣れな新入社員の教育にも役立ちます。

留守番電話機能

「留守番電話機能」とは、不在時に着信した電話に自動でガイダンスを流し、メッセージを預かる機能です。

外線だけでなく、内線にも留守番メッセージを流せる機種もあります。

メールボックス機能

「メールボックス機能」とは、録音された音声データを保存する機能です。

ビジネスフォンのメーカーや機種によって、メールボックスの取り扱い方は異なります。
ただし、必要なときに必要な音声データを引き出し、確認できるという基本的な機能は同じです。

リモート機能

「リモート機能」とは、メールボックスに保存された音声データを、スマートフォンやパソコン、タブレットなどへ転送できる機能です。

この機能により、外出先でも社内の通話内容を確認したり、音声データとして管理したりすることができます。

また、メールボックスに自分宛ての音声データが録音された際に、スマートフォンへの通知や音声データを送信できるビジネスフォンもあります。

お待たせメッセージ機能

「お待たせメッセージ機能」は、かかってきた電話に対応できないときに、自動でメッセージを流す機能のことです。

たとえば、営業時間外やゴールデンウィークなどの長期休暇、別の電話に対応している時などに活用できます。

お待たせメッセージには、「デフォルトのもの」「自分の声で録音したもの」「テキストを入力したもの」などがあります。自社のニーズに合ったものを選びましょう。

ボイスメールを活用する4つのメリット

豊富な機能を搭載するボイスメールは、適切に活用することで業務効率アップやトラブル防止に役立ちます。

本章では、ボイスメールを活用する具体的なメリットを4つご紹介します。
メリットを把握して、自社に必要かどうかチェックしましょう。

聞き間違えや伝え忘れがなくなる

ボイスメールを活用することで、通話内容の聞き間違えや伝え忘れを防止できます。

これは、相手と通話した内容をそのまま録音し、そのデータを伝言として使えられるからです。
これにより、担当者に正確な伝言が伝えられるため、取り次いでからの「言った・言ってない」などのトラブルも防げます。

何度も同じやり取りを繰り返さなくて済むので、結果的に業務の効率化につながるでしょう。

紙の伝言メモを作成する手間が省ける

ボイスメールがあれば、メモをとる必要がないので会話に集中できます。また、メモする手間も省けて効率的です。

仮に、電話対応を1日に15回、伝言メモの作成に1回2分かかる人がいるとすると、毎日30分の時間が費やされている計算になります。
これをコストに換算すると、大きなロスであることは明白です。

このような場合でも、ボイスメールを活用することでメモ作成による時間のロスを防ぎ、生産性の向上が期待できます。

顧客対応が迅速になり満足度向上に

とくに、営業などで外出する社員が多い企業は、ボイスメールを上手く活用することで顧客対応のスピードアップができます。

その理由は、ボイスメールは社内だけでなく、外出中の社員のスマートフォンや携帯電話でも確認できるからです。

たとえば、着信があった場合に紙の伝言メモで用件を伝える場合、担当者がオフィスに帰ってくるまでは対応できません。

ボイスメールを使えば、出先でも通話内容を確認できます。すぐに折り返し対応ができるので、相手との信頼関係が深まり、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

トラブルやクレームを未然に防げる

ボイスメールのお待たせメッセージ機能を活用すると、不要なトラブルを未然に防げます。

お待たせメッセージを使用すると、営業時間外や長期休暇中であることを音声で伝えられます。
問い合わせ先の電話に出られない理由が明確になり、発信者側のストレスを軽減できます。

これにより、電話をかけた相手からのクレーム防止にもつながり、会社のイメージダウンを避けられるでしょう。

ボイスメールの導入・操作方法を徹底解説

本章では、ボイスメールの導入・操作方法について解説します。

それぞれの方法を事前に確認して、スムーズな導入を実現しましょう。

ボイスメールを導入する方法

多くの場合、ボイスメールを利用するには工事段階での設定が必要です。

留守番電話や通話録音は標準搭載されているものも多いですが、ボイスメールを利用する場合はユニットの追加が必要になります。
ちなみに、NTTの機種は基本的に音声メールユニットの追加が必要です。

一方で、NECのAspireシリーズ以降やサクサの機種など、ボイスメールが標準搭載されている機種もあります。

ただし、標準搭載されている機種の場合、録音容量が1〜4時間ほどしかないケースも多いため、USBメモリを使用した拡張を検討する必要があります。
拡張しなければ、あっという間に容量がいっぱいになってしまう可能性があります。

お使いのビジネスフォンによって対応が異なります。ボイスメールを使用したい場合は、一度販売業者に相談するのがおすすめです。

ボイスメールを再生する方法

ボイスメールの再生方法は使用する機種によって異なりますが、ここでは、NTTの「αNX」を例に、操作方法をご紹介していきます。

■NTT「αNX」のボイスメールの再生方法

なお、メッセージの再生中には、繰り返し・早送り・転送などの機能が使用できます。
また、消去を禁止する「保護」もできるため、大事なメッセージを誤って消してしまう心配もありません。

ボイスメールを送信する方法

ボイスメールを送信する際の操作方法を、上記と同じくNTTの「αNX」を例にご紹介していきます。

■NTT「αNX」のボイスメールの送信方法

αNXの場合は、出先から社内の電話機に音声メッセージを送ることも可能です。

ボイスメールが使えるおすすめビジネスフォン3選！

ボイスメールに対応したビジネスフォンを選ぼうとすると、さまざまな機種があり、どれを選べばよいか悩んでしまう方も多いでしょう。

そこで、本章では、ボイスメールが使えるおすすめビジネスフォンを3つご紹介します。

NTT：αN1

※価格につきましては、お気軽にお問い合わせください。

NTTが販売する「αN1」は、ボイスメールの基本機能を搭載しているほか、通話内容を録音することを事前に伝えられる「録音前ガイダンス」を搭載しています。

通話内容の録音は、ビジネス上必要な場合もありますが、無断で行うことは相手に不快感を与え、クレームの原因になることがあります。

通話開始時に「この通話は録音されています」とアナウンスすることで、相手に録音していることを明確にし、不快感を軽減できるでしょう。

また、主装置には「エコモード」が搭載されており、業務終了後やお昼の時間など、営業時間帯によってビジネスフォンの消費電力を自動的に低減
できます。
無駄な電力を使わなくなるため、ランニングコストを削減にもつながります。

「αN1」は、コンプライアンスの面から録音時の告知をしたい場合や、電気代を削減したい場合におすすめのビジネスフォンです。

SAXA：PLATIAⅡ

※価格につきましては、お気軽にお問い合わせください。

SAXAの「PLATIAⅡ」は、ボイスメールが標準搭載されたビジネスフォンです。

録音容量は約60分と多くありませんが、USBメモリ（オプション使用時）を使用することで約2,000時間にまで延長可能です。

約2,000時間分の録音ができれば、1回5分と長めの通話でも400件の録音が可能です。
過去のクレームや複雑な内容の通話など、大事な内容の音声データを長期間保存できるので、オフィスでも十分に活用できるでしょう。

また、スマートフォンと連携することで、会社の外からでも代表番号で発着信が可能です。
外出や在宅勤務などでオフィスに人が少ない場合でも、社外にいる従業員がスマートフォンで対応できるため、スムーズな電話応対が可能になります。

「PLATIAⅡ」は、ボイスメールはもちろん、ビジネスフォンのスマートフォン連携を使用したい企業におすすめです。

ナカヨ：NYC-iF

※価格につきましては、お気軽にお問い合わせください。

ナカヨの「NYC-iF」は、2013年発売と機種こそ最新ではありませんが、ボイスメールはもちろん、スマートフォンとの連携など便利機能が豊富に搭載されたビジネスフォンです。

基本機能のほか、「戻って録音」ボタンを設定することで、内線転送した際、取り次ぎ者の通話までさかのぼって録音できます。

これにより、複雑な内容や大きなクレームを受けた際の細かいニュアンスまで理解できるため、よりスムーズな対応につなげることができます。

また、主装置には地震通報装置が搭載されており、作動するとあらかじめ登録しておいたメールアドレスに安否確認メールが一斉送信されます。
万が一の災害時でも、社員の安否確認を迅速に行うことができるため、BCP対策としても有効です。

「NYC-iF」は、通話録音で相手のより細かいニュアンスまで理解したい、BCP対策を進めたいという企業におすすめです。

ビジネスフォンの導入や買い替えは専門業者OFFICE110へ

ビジネスフォンの導入・買い替えで迷ったら、「OFFICE110」にご相談ください。

「OFFICE110」には、ビジネスフォンに精通したプロスタッフが多数在籍しており、お客様の状況をヒアリングした上で、最適なビジネスフォンをご提案いたします。

また、ボイスメールや着信転送など、業務の課題を解決する機能についてもご案内可能です。

ビジネスフォンでお困りごとがあれば、「OFFICE110」にお気軽にご相談ください。

まとめ

ボイスメールを導入することで、聞き逃しや伝達ミスの心配がなくなり、手書きの伝言メモを書く手間も省けます。
これにより、業務の効率が向上し、生産性がアップします。

ただし、ボイスメールを利用する際には、一部の機種では追加のユニットが必要な場合があります。
また、標準搭載の機種でも容量が不足していることがあり、その場合は追加のオプションを契約する必要があります。

ボイスメールを導入する際は、企業ごとに状況が異なるため、不明点がある場合はビジネスフォン業者に相談することをおすすめします。
これにより、よりスムーズにボイスメール機能を導入できるでしょう。