ビジネスフォン「内線」の使い方と21の便利機能を一挙紹介！

ビジネスフォンの「内線」とは？

特に、内線と転送はビジネスフォンならではの特徴になります。

もっとも、家庭用の電話機では、外線（市外局番など）はありますが内線・転送はありませんよね。

また内線通話は、グループ内で各々電話機に内線番号を設定して通話できる電話網を構築することで、通話できる仕組みになっています。

例えば、社員Aへ内線する場合は「11」、社員Bへは「12」といった感じで、内線番号を設定・電話網の構築をして通話します。

※ちなみに、PBX（主装置）とは電話機・ビジネスフォンで内線・外線・転送機能を利用できるようにする装置のことです。
このPBXは、電話機能の全てを司る大脳なるポジションです。

例え、ビジネスフォンがあっても、PBXがなければ内線・外線・転送機能を利用できません。

内線は、たとえば社員間のコミュニケーション・業務連絡があれば、わざわざ他の部署やフロア・別店舗に出向く必要がなく、内線通話一本で連絡が取れます。

業務効率を格段にアップさせる機能が、内線なのです。

ちなみに、内線通話は独自で構築している電話網を介した通話のため、通話料がかかりません。

ビジネスフォンの「内線」の使い方

ここでは、ビジネスフォン内線の

といった主要機能５つの使い方をご紹介いたします。

その前に、ビジネスフォン内線の仕組みをご説明しましょう。

ビジネスフォンの内線通話は、まず各電話機に内線番号を割り当てるのです。

この内線番号は、小規模（90機以下）の場合は「10〜99」の2桁番号を使用し、中規模・大規模の場合は「100〜1000」の3〜4桁番号を使用します。

2-1.内線の「かけ方」

内線のかけ方は、たったの1STEPのみです。

受話器を取り、かけたい内線番号をプッシュするだけで簡単に発信できます。

例えば、社員Aの「12」にかけたい場合は「1→2」をプッシュするだけで内線がかかります。

もっとも、ビジネスフォンの設定にもよりますが、ダイヤルを押せば内線につながる設定になっているものが一般的です。

ちなみに、外線をかける際は決められた外線ボタンを押してから、ダイヤル・番号を押すとかけられます。

もちろん、設定によって受話器をとってそのままダイヤル・番号をプッシュすれば、外線につなぐこともできますよ！

2-2.内線の「取り方」

ビジネスフォン内線の取り方は、一般的な取り方同様に受話器をあげるまたは、通話ボタンを押すだけです。 もっとも、画面に誰からの、どの番号からの着信か表示されるため、内線か外線かの違いは明確になります。

2-3.内線の「保留の仕方」

ビジネスフォンにおける内線の保留は、ビジネスフォン・電話機にある「保留」ボタンを押すだけです。

押すと同時に、設定したメロディーが相手側に流れます。

確認したい情報などがあり、相手側に待ってもらう場合によく使用されます。

2-4.内線の「転送の仕方」

内線の転送は、「転送ボタン」があるビジネスフォンとないもので方法が異なります。

まず「転送ボタン」がある場合は、「転送ボタン」を押します。

この転送ボタンを押した時点で、電話相手には保留音が流れる仕組みです。

続けて、転送したい社員の内線番号をダイヤルして転送する旨を伝えます。

最後に、受話器を置くことで、転送したい社員が電話に出られるようになるのです。

また、転送された社員は特に何も操作せずとも電話がつながりますよ。

次に、「転送ボタン」がないビジネスフォンでは、はじめに「保留ボタン」を押して保留状態にします。

その後、転送したい内線番号をダイヤルして転送する旨を伝えます。

これで転送する側のすることは終了し、あとは転送される社員が「保留されている外線番号」を押すことで転送完了です。

2-5.内線の「設定の仕方」

ビジネスフォンの内線設定は、ビジネスフォンの提供メーカーに依頼することでできます。

複雑なため、自ら設定を変更することは困難です。

ビジネスフォン「内線」の機能紹介！

21コの内線機能を大きく分けると

といった５つに分類できます。

3-1.内線の主要な便利機能！

それぞれ簡潔に解説していきましょう。

3-1-1.内線代理応答

例えば、2Fの営業部の社員Aが通話中、8Fの取締役から内線の着信が来た場合に、同じ2Fにいる営業部の社員Bが「内線代理応答」を活用して、取締役からの内線を受電できます。

内線代理応答を使用するには

といった2STEPのみです。

3-1-2.話中転送

「内線代理応答」では、社員Bがダイヤルして自発的に出る必要がありました。

しかし「話中転送」は、社員Bがダイヤルせずともあらかじめ社員Bへ転送すると設定しておいて、自動的に内線着信を転送できるのです。

3-1-3.内線オフフック発信機能

通常、コードレス電話は持ち上げて「通話ボタン」を押す必要がありますが、「内線オフフック発信機能」はこの「通話ボタン」をプッシュする手間を省略できます。

3-1-4.話中呼出

例えば、至急連絡したいことがある場合に、着信音を鳴らして現在出ている電話を一旦「保留」にし、内線電話をつなぐ際に用いられます。

話中呼出のかけ方は、内線通話を繋ぎたい社員の内線番号をダイヤルし、その後あらかじめ割り当てられた話中呼出の番号をダイヤルするだけです。

また話中呼出に出る方法は、スピーカーから着信音・呼び出し音が聞こえたら「保留ボタン」を押すだけで自動接続されます。

いったん現在出ている電話を保留にし、内線通話をおこなうことができます。

3-1-5.コールウェイティング

そのため、受話器をおくことなくそのまま内線がつながります。

3-2.便利な内線設定！

これらの内線設定を自社独自で設定して、内線をさらに操作しやすくしてくださいね。

3-2-1.内線ワンタッチ発信

例えば、ある内線番号・担当者に連絡することが多い場合に、その内線番号を登録・設定すると手間が省けてらくらく発信ができます。

3-2-2.内線ホットライン発信

この機能は、１つの内線番号にしか連絡できなくなるため、「部署間の連絡用電話機」など役割を特定するシーンでの利用をおすすめします。

3-2-3.内線一覧表示

担当者に内線をしたいが、内線番号を忘れてしまった場合に便利ですね。

3-2-4.内線名称(登録)表示

また、自分の電話機の未使用時にはモニターに登録者（自分）の名前が表示されます。

3-3.不在時の便利機能！

3-3-1.不在設定

相手は、発信を試みてもできないため、不在であることが一瞬にして分かります。

そのため、不在で内線に出られない場合に、相手が電話を取るまでの待ち時間をなくすことができます。

3-3-2.不在転送

不在転送は、あらかじめ転送する内線番号を登録・設定しておくことで機能を利用できます。

3-3-3.不応答返答

先ほどの「不在転送」とは違って一度コールしてから、応答がない場合に内線の着信を自動であらかじめ決めた内線番号に転送します。

3-3-4.不在設定一括解除

例えば、退勤時に不在設定をして帰る会社では、いちいち全ての電話機の不在設定を解除するのは面倒だと思います。

そこで、「不在設定一括解除」で翌朝の出勤後に、全電話機の不在設定を一括で解除できます。

3-4.内線の保留機能！

この２つの保留機能を駆使して、より一層業務効率の向上を目指せます。

3-4-1.内線独占保留

3-4-2.内線システム保留

3-5.その他の便利機能！

3-5-1.一斉呼出機能

3-5-2.リセットコール

この名称は、先にダイヤルした内線番号を自動的にリセットできることから由来しています。

3-5-3.スライド機能

3-5-4.グループ呼出

3-5-5.内線会議通話

例えば、「急な作業が入り打ち合わせが必要で、しかも色々と確認の決済がいる」といった場合には、内線会議通話が便利になります。

3-5-6.ページング接続

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ビジネスフォンを導入する際は、「OFFICE PHONE」も検討してみてくださいね。

まとめ

ビジネスフォン内線は、誰もが使いやすい操作性で使い方は非常に簡単です。

もっとも、ビジネスフォン内線は「21の便利な機能」を兼ね備えており、それぞれの企業によって設定を変更することで、より一層効率的に内線・業務をおこなえます。

ぜひビジネスフォンを導入する前に、この記事を参考にしてみてくださいね。

また、ビジネスフォンを導入する際は、「OFFICE110」を参考に各メーカーを比較して、自社に合ったメーカーを選んでください。