ビジネスフォンの使い方「内線機能編」【お役立ち情報】 | OFFICE110

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ビジネスフォンの使い方「内線機能編」

ビジネスフォンの使い方「内線機能編」

ビジネスフォンの通話方法は、基本的に「外線電話(外線)」と「内線電話(内線)」の二通りの通話が可能です。

普通の家庭用電話では外線はかけられますが、内線機能はもちろんありません。

内線といえば、普段の社内での連絡方法として今や定着しているものですが、そもそもの機能をご存知の方は少ないのではないでしょうか。

ここからは、当たり前のように使っている「内線電話(内線)」とは何なのか基本的な機能も併せてご紹介いたします。

▼目次

ビジネスフォン内線とは?

ビジネスフォンは、一般的に事業所内に交換機能の役割を担う「主装置」を設置し、その主装置に接続された電話機同士で通話することを「内線電話」と言います。

会社の規模によりますが、各電話機には「内線番号」が割り当てられ、小規模な場合は「10~99」の二桁番号、大中規模なら「100~1000」の三~四桁番号といった番号の割り当てが可能になります。

社内において、近くにいる人なら直接話せば済む事ですが、例えば離れた部署にいる社員や別フロアにいる社員へ、直接会話での打ち合わせが必要な場合、その都度出向くのは仕事の効率上よろしくありません。

そんな時に役立つのが「内線電話」なのです。

内線電話の機能はビジネスフォンには最も欠かせない重要機能です。

もちろん、基本的に事業所内の設備間での通話のやりとりなので、通話料は一切発生しません。

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

ビジネスフォン内線の基本的な機能紹介

一般的なビジネスフォンに搭載されている内線関係の代表的な機能をご紹介します。

以下の機能は、最初の内は難しく感じるかも知れませんが、慣れればとても便利な機能ばかりなので、この機会にぜひ覚えていきましょう。

 

内線オフフック発信機能

コードレス電話を持ち上げるだけで内線発信ができる機能です。

ビジネスホン本体の受話器を持ち上げることなく内線発信を行なうことが可能な「内線オンフック発信機能」は基本中の基本とも言えるビジネスフォンの内線機能です。

別の内線にかかってきた内線電話を指定番号ダイヤルすることでインターセプト(横取り)することができる「内線代理応答機能」も利便性の高い機能の1つです。

 

内線ワンタッチ発信

ボタンに内線番号を登録することによりワンタッチで発信ができます。

 

内線一覧表示

内線番号と名前の一覧をモニターに表示することができます。

 

内線名称(登録)表示

指定内線番号に名前を登録しておくと、未使用時にモニターに登録者の名前が表示されます。

 

一斉呼出機能

自分の電話機から全ての内線に向けて一斉スピーカー放送することができます。

 

リセットコール

指定内線が不応答の際に、続けて別の内線をダイヤルして呼び出すことができます。

この名称は、先にダイヤルした内線番号を自動的にリセットできることからきていると思われます。

 

スライド機能

使用中の内線番号(代表番号設定がされている電話機)にダイヤルした時に、あらかじめ設定した他の内線へ自動的にスライドして繋がります。

外線から代表番号に電話して、話中でも他の電話機で取れるのは、このスライド機能をグルーピングしているからです。

 

一斉呼出

自分の電話機から、全ての内線へ向かって一斉にスピーカー放送をすることができます。

 

グループ呼出

自分の電話機から、あらかじめ設定したグループ全員にむかってスピーカー放送をすることができます。

「呼出ボタン」を押した後に、受話器より呼びかけます。

 

内線独占保留

内線通話を一度保留し、再度繋ぐことができます。

 

内線システム保留

内線通話を保留にされている側の電話機に向かって他の内線から保留解除をして話をすることができます。

 

内線代理応答

他の電話機に内線着信があった場合、自分の電話機の受話器の「代理応答ボタン」を押すことにより、他電話機の内線着信でも受けることが可能となります。

 

不在設定

不在時に、内線を受けなくすることができます。

 

不在転送

不在時に、かかってくる内線を、指定した電話機(内線)に自動的に転送することもできます。

 

話中転送

話中に、他の電話機に自動的に転送することができます。

 

不応答返答

一定コール後に、他の電話機に自動的に転送することができます。

 

不在設定一括解除

全ての電話機の不在設定を一括解除することができます。

 

話中呼出

話中に、プー音を割り込ませ、呼出通知ができます。コードレス子機には装備されていない場合が多いようです。

 

コールウェイティング

呼出相手が話中の際、受話器を持ったまま頑張っていると、話中が終わり次第自動的に繋がります。

 

内線ホットライン発信

工事設定により、受話器を上げただけで設定されている電話機に繋がります。

 

内線会議通話

内線で数名の会議通話ができます。

例えば、「急な作業が入り打ち合わせが必要で、しかも色々と確認の決済がいる。」こんなときは内線会議通話が便利です。

 

ページング接続

電話機のスピーカーからでは届かないような、広範囲の場所に呼出をかけることができます。

ビジネスホン主装置に放送用アンプと外部スピーカーを接続しも受話器からの音声を放送させます。

「こんなに機能があるの!」と驚かれた方もいらっしゃるかと思いますが、機種によって機能が違ったり、別の手続きが必要な機能もありますので、現状で必要な機能は最初によく検討しておくことが大切ですよ。

まとめ

ビジネスホンとは、一般的に主装置に公衆回線も接続されたこの「内線電話」を指しているのです。

その為なのか、内線の機能はどのビジネンホンを使用しても充実しており、使い方を覚えたら仕事の効率アップにつながることは言うまでもありません。

ビジネスホンを導入する時にどんな機能が必要なのか予め決めておくと機種も選びやすくなりますよ。

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