ビジネスフォン「内線」の使い方｜21の便利機能を一挙紹介！

「会社電話の内線のかけ方がわからない…」
「内線をもっと便利に使って、業務を効率化したい…」

このようにお困りではありませんか？

内線は、社内での連絡に欠かせない機能です。
せっかくビジネスフォンを導入したのなら、内線を使いこなしてスムーズなコミュニケーションを実現したいですよね。

この記事では、図解を使って内線の基本的なかけ方から転送、保留といった便利な機能まで、わかりやすく解説します。
「今すぐ内線を使いこなしたい！」そう思った方は、ぜひ最後までお読みください。

内線をもっと効率的に活用したい方や、ビジネスフォンの見直しをご検討中の方へ。
当社『OFFICE110』では、最適な機種選びや導入プランのご提案も無料で承っています。お気軽にご相談ください。

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ビジネスフォンの「内線」とは？

ビジネスフォンには、スムーズなビジネスコミュニケーションを実現するためのさまざまな機能が搭載されています。
なかでも「内線機能」は、社内の連絡を効率化し、業務全体の生産性を高めるうえで欠かせない機能です。

本章では、内線の基本知識や利用メリットについてくわしく解説します。

ビジネスフォンにおける内線の重要性

ビジネスフォンでは、内線通話だけでなく外線通話、転送サービスなどの機能を利用できます。
とくに、内線と転送は家庭用電話にはないビジネスフォンならではの機能です。

内線を使用することで社内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率の向上が期待できます。

内線通話の仕組み

内線通話は、PBX（構内交換機）と呼ばれる装置を通じて社内の電話機同士を接続する仕組みです。

各電話機に内線番号を割り当てることで、部署やフロアが異なる社員とも通話料を気にせずスムーズに連絡ができます。

例えば、営業部の社員Aに「101」、経理部の社員Bに「102」といった3-4桁の内線番号を割り当てることで、部署間の連携がスムーズになります。

内線を利用するメリット

前述した通り、内線を利用することで社員間のコミュニケーションが円滑になり、業務効率が大幅に向上します。

従来のように、わざわざ相手の席まで行かなくても内線ですぐに連絡を取れるため、移動時間や手間を削減できます。

また、内線通話は社内ネットワークを利用するため、通話料が発生しないというメリットも。
これらの理由から、内線はビジネスにおいて非常に重要な機能であると言えます。

内線の基本知識についてよりくわしく知りたい方は、以下の記事をご参考ください。

これだけ覚えればOK！内線の基本機能（設定）と使い方

ビジネスフォンの内線機能は、社内での連絡や業務連携に欠かせない便利な機能です。
新人の方やビジネスフォンを初めて扱う方でも、基本操作を理解すればスムーズに活用できます。

この記事では、「かけ方」「取り方」など、内線の基本機能とその使い方を順番に紹介します。
業務の中でよくあるつまずきポイントや注意点もあわせて解説しているので、実践にもすぐ役立ちます。

2-1. 内線の「かけ方」

内線をかけるときは、まず受話器を取り、相手の内線番号をダイヤルします。
機種や設定によっては、受話器を取るだけで番号の入力が可能です。

たとえば、社員Aの内線番号が「102」の場合は、「1」「0」「2」と順に押せば通話が始まります。

2-2. 内線の「取り方」

内線の着信時は受話器を取って応答します。機種によっては受話器を取るだけでなく、通話ボタンの操作が必要なタイプもあります。

多くのビジネスフォンでは、ディスプレイに着信元の情報が表示されるため、内線か外線かを事前に確認可能です。内線の場合、部署名や担当者名が表示されることもあり、スムーズな対応につながります。

2-3. 内線の「保留のやり方」

保留は、通話中に確認したい情報がある場合や、他の担当者に引き継ぐ必要があるときに使う機能です。

通話中に「保留」ボタンを押すと保留メロディが流れ、相手は保留状態になります。再度「保留」ボタンを押せば通話に戻れます。

2-4. 内線の「転送のやり方」

内線を転送する手順は、ビジネスフォンの機種によって異なります。
転送ボタンがある場合は、「転送」ボタンを押してから転送先の内線番号をダイヤルし、最後に受話器を置くと転送が完了します。

一方で、転送ボタンがない機種では「保留」ボタンを押し、転送先の内線番号を入力。その後、「パーク保留」などの機能を使って他の端末で通話を引き継ぐ流れになります。

※パーク保留：一時保留後、別の電話機から通話を回収できる機能

2-5. 内線の「設定方法」

内線番号の設定は、ビジネスフォンの機種やメーカーによって異なります。

一般的には、導入時や変更時に専門業者に依頼するケースが多く、社内での設定変更には制限もあります。

※クラウドPBXとは
クラウドPBXは、インターネットを利用して提供される電話システムです。物理的な機器を必要とせず、電話の管理や設定をクラウド上でおこなえるため、導入が簡単でコスト削減や柔軟な拡張が可能です。

ビジネスフォン「内線」｜21の便利機能と使い方

ビジネスフォンの内線には、業務効率を向上させるためのさまざまな機能が搭載されています。

これらの機能を活用することで、日々の業務をよりスムーズに進められます。

3-1. 業務に欠かせない内線機能5選

ビジネスフォンの内線には、業務を効率化するさまざまな便利機能があります。

ここでは、代表的な5つの機能について特徴と使用例を紹介します。

1. 内線代理応答｜担当者の不在時でも安心

他の社員宛ての内線を代わりに応答できる機能です。担当者が不在でもすぐに応答でき、対応の遅れを防げます。

【使用例】
営業部の社員Aが離席中に内線が鳴った場合、近くにいる社員Bが代理で応答できます。

2. 話中転送｜通話中でもスムーズに対応を引き継げる

通話中の電話を、あらかじめ設定しておいた別の電話機に自動転送できる機能です。取り次ぎの手間を減らせます。

【使用例】
営業担当が不在の場合、内線は営業事務に自動で転送されます。

3. 内線オフフック発信｜急ぎの連絡もすぐに対応

受話器を上げるだけで内線が発信できる機能です。発信操作の手間が省け、緊急時にも迅速な連絡が可能です。

【使用例】
看護師が緊急対応時に、コードレス電話を持ち上げてすぐに医師へ連絡できます。

4. 話中呼出｜通話中でも緊急の着信に気づける

通話中の相手に着信音などで呼び出しを行える機能です。緊急時の重要連絡にも対応できます。

【使用例】
顧客から至急の電話があった際、担当者が通話中でも呼出音で気づけるようにします。

5. コールウェイティング｜大事な電話を逃さない

通話中に別の内線着信があった場合、待機状態にして通話終了後に自動でつなげる機能です。

【使用例】
1件目の電話が終わると同時に、保留中だった次の内線が自動的に接続されます。

これらの機能を活用することで、社内の連携がスムーズになり、対応スピードや業務効率の向上にもつながります。

3-2. 内線操作をスムーズにする設定機能4選

内線設定をカスタマイズすることで、業務に合った使い方ができ、内線の利便性をさらに高められます。

ここでは、便利な4つの設定機能を紹介します。

1. 内線ワンタッチ発信｜頻繁に連絡する相手への連絡をスムーズに

よく連絡する相手の内線番号をボタンに登録しておくことで、ワンタッチで発信できます。
発信のたびに番号を入力する手間がなくなり、時間の節約にもつながります。

【使用例】
営業部のアシスタントが、担当営業の内線番号をワンタッチで呼び出せるように設定可能です。

2. 内線ホットライン発信｜特定の相手への連絡を最優先に

受話器を上げるだけで特定の相手に発信できる設定です。特定部署や役職者と頻繁に連絡を取りたい場合に便利です。

【使用例】
受付が受話器を上げると、総務部に自動で内線がつながるよう設定できます。

3. 内線一覧表示｜内線番号を忘れても安心

内線番号と担当者名の一覧を電話機に表示する機能です。番号を覚えていなくてもすぐに確認できるため、問い合わせ対応や転送時に役立ちます。

【使用例】
新人社員が、部署ごとの内線一覧を見ながらスムーズに連絡できます。

4. 内線名称（登録）表示｜誰からの電話か一目でわかる

自分の内線番号に名前を登録しておくことで、相手の電話機に自分の名前を表示できます。誰からの着信かがひと目で分かるため、受け手側の対応もスムーズになります。

【使用例】
経理部の電話に「経理・山田」などと表示され、相手がすぐに担当者を判断できます。

内線設定を少し工夫するだけで、よく使う機能にすばやくアクセスできるようになります。重要な連絡を逃さず対応できるため、日常業務もよりスムーズに進められるでしょう。

3-3. 不在時に自動対応できる内線機能4選

外出や離席中など電話に出られない状況でも、内線の設定を活用すれば対応の抜け漏れを防げます。

ここでは、不在時に便利な4つの機能を紹介します。

1. 不在設定｜着信をシャットアウト

不在中は内線着信を拒否する設定が可能です。電話に出られない状況でも、相手に無駄な呼び出しをさせずに済みます。

【使用例】
外出時や休憩中に設定しておくことで、不要な着信音を防ぎます。

2. 不在転送｜着信を別の電話機へ転送

自分が不在のとき、内線着信をあらかじめ指定した別の電話機に自動転送できます。社内の他のメンバーが代わりに対応可能です。

【使用例】
外出時に自席宛の内線を、同じ部署の上司の電話機に転送する設定できます。

3. 不応答返答｜応答がない場合に自動転送

内線着信に一定時間応答がない場合、自動的に別の電話機へ転送する機能です。うっかり出られなかった場合でも、次の対応者にすぐつながります。

【使用例】
電話に出られないまま時間が経過した場合、内線が自動的にチームリーダーの電話機に転送されます。

4. 不在設定一括解除｜翌日の業務開始をスムーズに

設定したすべての電話機の不在設定を、まとめて解除できる機能です。出社時に1台ずつ解除する手間が省け、朝の業務開始がスムーズになります。

【使用例】
朝の始業時に部署全体の不在設定を一括解除して、すぐに通常の内線対応が可能になります。

このような機能を活用することで、不在時の内線対応も抜け漏れなく行うことができます。

3-4. 目的に応じて選べる2つの保留機能

ビジネスフォンには、状況に応じて使い分けができる2種類の保留機能があります。

それぞれの特徴を理解しておくことで、より的確な電話対応が可能になります。

1. 内線独占保留｜自分だけが取り出せる安心感

保留中の通話を、保留を設定した本人だけが再開できる機能です。間違って他の人が対応してしまうのを防ぎたい場合に有効です。

【使用例】
担当者が他の資料を確認してから、折り返す予定の通話を自分専用で保留できます。

2. 内線システム保留｜誰でも対応可能な状態に

保留中の通話を、社内の他の電話機からでも再開できるようにする機能です。複数人で対応可能な体制を整える際に役立ちます。

【使用例】
受付が保留した電話を、近くの営業担当が他の電話機から対応できます。

これらの保留機能をうまく使い分けることで、対応ミスや連携ミスを防ぎ、社内の電話対応をよりスムーズに行えます。

3-5. グループ連携・通知に便利な内線機能7選

ビジネスフォンの内線通話には、内線・保留・転送以外にも、業務をサポートするさまざまな便利機能があります。

ここでは、ビジネスフォンのおすすめ便利機能を7つご紹介します。

1. 一斉呼出機能｜緊急時の連絡に

すべての電話機に一斉にメッセージを放送できる機能です。災害時や緊急連絡の際に社内全体に素早く情報を伝えることができます。

【使用例】
停電や火災など、緊急時に全フロアへ一斉放送で指示を出す。

2. リセットコール｜スムーズな電話対応をサポート

内線番号に応答がない場合、あらかじめ設定された次の内線番号へ自動的に呼び出しを切り替える機能です。

【使用例】
担当者が離席している場合、自動的にその上司の内線へ転送される。

3. 不応答返答｜応答がない場合に自動転送

一定時間応答がない場合に、別の電話機に自動で転送する機能です。不在転送と似ていますが、こちらは「応答しなかった場合」の設定に適しています。

【使用例】
着信に気づかず出られなかった場合、サブ担当者の内線に自動転送される。

4. スライド機能｜着信を逃さない

通話中の内線にかけた場合、あらかじめ設定された他の内線に自動的に着信を切り替える機能です。対応できる他のメンバーへつなげられます。

【使用例】
営業Aが話中のとき、かかってきた内線が営業Bの電話に自動で転送される。

5. グループ呼出｜部署全体への連絡に

事前に設定した内線グループ全体に向けて、一括でスピーカー放送ができる機能です。連絡ミスを防ぎ、スムーズな情報共有に役立ちます。

【使用例】
会議の開始時に、管理部全員に一斉に呼びかけて集合を促す。

6. 内線会議通話｜手軽に会議を実現

複数の電話機で同時に通話ができる会議機能です。外部ツールを使わずに社内での打ち合わせが可能になります。

【使用例】
支店と本社をつないで、3拠点間で短時間の定例会議を実施。

7. ページング接続｜広範囲への呼びかけ

内線のスピーカーからでは届かないような広い場所でも、構内放送装置を通じて呼びかけができる機能です。

【使用例】
倉庫や工場内など、広いフロアにいるスタッフを探して呼び出す。

これらの機能を活用することで、オフィス全体の連携力や業務のスピードが向上します。

なお、ビジネスフォンの機種や設定によって利用できる機能は異なります。
取扱説明書を確認するか専門業者に相談して、自社に最適な便利機能を設定しましょう。

内線をもっと便利に使いたいならOFFICE110にご相談ください

内線機能は操作に慣れたり、便利な機能を使いこなしたりすることで社内連携や業務の効率化にもつながります。

もし、現在ご利用中のビジネスフォンに不便さを感じていたり、これから導入を検討されている場合はコスト・品質・サポートのバランスをしっかり確認することが大切です。

『OFFICE110』では、内線を含めたビジネスフォン全体の使いやすさを重視し、高品質な電話機を業界最安水準で提供しています。
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外出先でも代表番号や内線での通話が可能になるため、働き方に合わせた柔軟な運用が実現できます。

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まとめ

ビジネスフォンの内線はシンプルな操作で誰でも使いやすく、社内連携をスムーズにする便利な機能です。

さらに、業務効率を高める「21の便利な機能」が搭載されており、設定をカスタマイズすることで自社の運用にぴったり合った使い方が可能になります。

内線機能の活用を見直したい方やこれからビジネスフォンを導入する方は、ぜひ本記事を参考に導入前の検討材料としてお役立てください。

なお、ビジネスフォンは機種によって操作性や機能が異なるため、「設定がわかりにくい」「操作が煩雑」といったお悩みがある場合は、より使いやすい機種への見直しも一つの選択肢です。

『OFFICE110』では、国内主要メーカーを比較しながら、お客様の環境やご希望に合ったビジネスフォンをご提案しています。今お使いの機器や運用に不安がある方も、まずはお気軽にご相談ください。