ビジネスホンをやめるベストなタイミングは？コスト削減方法を紹介

ビジネスフォンの運用コストが負担となり、解約を検討している企業は少なくないのではないでしょうか。

しかし、ビジネスフォンをやめることは事業に支障をきたす可能性もあるため、適切なタイミングの選択や慎重に計画を立てることが重要です。

一方で、ビジネスフォンをやめずに、コストを削減する方法を検討するのも有益な手段といえるでしょう。

この記事では、ビジネスフォンを解約せずにコストを削減する方法や、代替となる電話環境をご紹介。
さらに、ビジネスフォンをやめる場合に確認すべきポイントや、不要になったビジネスフォンの処分・撤去方法についても詳しく解説しています。

今後、自社に最適な電話環境の実現を考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。

ビジネスフォンが必要か判断するタイミング

ビジネスフォンをやめるタイミングとして、主に以下の2つが考えられます。

事業の廃止・停止による場合は、不要になったビジネスフォンを処分・撤去することになります。
一方、リース期間の満了時は、ビジネスフォンを「解約」するか「契約を見直す」チャンスです。

ビジネスフォンのリース契約にかかるコストが負担となっているケースでは、解約をしたくても中途解約には違約金が発生することがネックになります。
したがって、リース期間が満了すれば違約金なしで解約できるので、ビジネスフォンをやめる適切なタイミングだといえます。

ただし、ビジネスフォンをやめることで、業務に支障が出ることも考えられるでしょう。

一般的にはあまり知られていませんが、ビジネスフォンをやめずにコスト削減できる方法があります。
次章では、これまで通りビジネスフォンを利用しながら、コスト削減をする２つの方法をご紹介します。

ビジネスフォンでコストを軽減する2つの方法

ビジネスフォンのリース契約が、コスト面で負担になるケースは珍しくありません。
しかし、ビジネスフォンの利用を続けながらコストを削減できる方法として、以下の２つが挙げられます。

ここでは、それぞれの方法を詳しく解説しますので、自社に適しているか検討してみてください。

中古品のビジネスフォンを購入する

ビジネスフォンでコストを軽減する方法の一つは、中古品のビジネスフォンを購入することです。
リース契約の場合、原則として使用していたビジネスフォンは契約満了時にリース会社へ返却しなければなりません。

したがって、ビジネスフォンを使い続けるには、新規でビジネスフォンを購入する必要が生じます。そこで候補になるのが「中古のビジネスフォン」です。

中古品のビジネスフォンを購入するメリットとして、以下の２点が挙げられます。

●初期コストを大幅に削減できる
中古品のビジネスフォンは、新品と比較して1/4～5、またはそれ以上に安価で購入できます。
中古品のビジネスフォンでも、内線・保留・転送・短縮ダイヤルなど基本機能は搭載されているため、通常の業務であれば問題はありません。
「とにかく初期費用を抑えたい」「便利な新機能はなくても構わない」といった方は、初期コストを大幅に削減してお得に購入できる中古品の購入を検討しましょう。

●豊富な選択肢から選べる
中古品のビジネスフォンは需要が高く、ビジネスフォン市場に数多く出回っています。
最新モデルと遜色のない比較的新しいモデルや、古くても状態のよいモデルなど、豊富な選択肢から選べるのがメリットです。
価格や機能など、重視したいポイントに合わせて、自社に適した機種を選ぶとよいでしょう。

リース終了時に再リースする

ビジネスフォンのコストを削減する手段として、リース終了時に再リースするのが有効です。

再リースでは、月額リース料金が初回のリース契約に比べて、大幅に料金が安くなる傾向があります。
通常、再リース時の月額リース料金は、初回の新規リース料金の約1/8～1/10程度になることが一般的です。

例えば、もともとの月額リース料金が10,000円だった場合、再リースすることでビジネスフォンを毎月1,000～1,250円で利用可能。

再リースは、月額リース料金を抑えるだけでなく、主装置やビジネスフォン機器を入れ替える手間が不要です。使い慣れた機器を継続利用できるメリットもあるため、ビジネスフォンのコスト削減において有益な選択肢です。

ビジネスフォンから家庭用電話機への変更方法

ビジネスフォンをやめるにしても、電話環境は引き続き必要なケースが多いでしょう。
そこで、ビジネスフォンほどの機能がなくてもよい場合の代替案として家庭用電話機へ変更がおすすめです。

ビジネスフォンから家庭用電話機へ変更する流れは、以下の通りです。

➀主装置とビジネスフォンの撤去
主装置とビジネスフォンの撤去を行いますが、主装置の内部は複雑なため、資格を持っている人が行う必要があります。
撤去作業が終了したら、リースの場合はリース会社へ返却し、自社で購入した場合は適切な方法で処分します。

②家庭用電話機の取り付け
ビジネスフォンで利用していた配線を流用して家庭用電話機を取り付けますが、流用不可の場合は配線工事が必要です。
なお、ビジネスフォンから家庭用電話機へ変更する際は、プランや契約内容の見直しが必要になる点にも注意しましょう。

ビジネスフォンをやめるときに確認すべき4つのポイント

ビジネスフォンをやめるときに確認すべき4つのポイントは、以下の通りです。

ここでは、それぞれのポイントについて解説します。

1.現在の契約内容

ビジネスフォンをやめるときに確認すべき１つ目のポイントは、現在の契約内容です。

なお契約形態としては、おもに以下の3つがあります。

一括購入した場合は、契約に関する制約は特になく、ビジネスフォン機器も自社の所有物として処分できます。

ただしリース契約は、原則としてリース期間中の解約（中途解約）ができず、やめる場合はリース残額や違約金の支払いが必要です。
なおリース契約の場合、５～７年の長期契約が多いため、やめる前に契約条件をよく確認するなど慎重な判断が求められるでしょう。

また、レンタル契約はリース契約よりも短期間での利用を想定していて、利用期間の決まりはありません。

ビジネスフォンの場合、一般的には月額レンタル料金を支払いますが、日割り対応している場合もあります。したがって、月の途中で解約する場合には、無駄なコストを支払わないように注意が必要です。

2.電話番号

ビジネスフォンをやめるときに確認すべき2つ目のポイントは、電話番号です。

不要になった外線（電話番号）は、契約している電話会社に連絡して解約手続きを行いますが、解約に伴って使えなくなるサービスがないか確認しておく必要があります。

例えば、クレジットカードの決済端末・ガスの検知回線・警備などで外線を利用している場合、解約と同時にサービスは利用できなくなるため注意しなければなりません。

解約前に外線の利用状況を確認して、必要な変更手続きを済ませておくと安心です。

3.接続されている機器

ビジネスフォンをやめるときに確認すべき3つ目のポイントは、接続されている機器です。

ビジネスフォンをやめることで、各種電話機だけでなく接続されている以下のような機器が使えなくなります。

ドアホンの親機代わりにビジネスフォンが動作していた場合、親機と子機をセットで交換しなければならず、機器の購入や設置工事でコストが発生します。

放送設備と接続されているケースでは、放送用のマイク装置を新たに購入しなければなりません。
「マイクの設置場所からしか放送できなくなる」「電話機から放送に応答できなくなる」など使い勝手も悪くなります。

ビジネスフォンをやめる前に、接続されている全ての機器をリストアップして、使えなくなることによる問題が生じないか確認しましょう。

4.契約している外線の数・利用機能

ビジネスフォンをやめるときに確認すべき4つ目のポイントは、契約している外線の数・利用機能です。

契約している外線の本数が多い場合は、不要な外線を解約することで、通信費の削減につなげられるでしょう。

ビジネスフォンには、家庭用電話機にない以下のような便利な機能が搭載されています。

外線の契約にビジネスフォン向けの便利機能がある場合は、契約の見直しが必要です。

家庭用電話機に切り替える場合は上記の便利機能が使えなくなるため、業務に支障が出ないか確認しましょう。

不要のビジネスフォンを処分・撤去する方法

ビジネスフォンをやめるにあたり、使用している電話機など機器類が不要になります。
ここでは、不要のビジネスフォンを処分・撤去する方法を、「購入品の場合」と「リース契約の場合」に分けて解説します。

購入品の場合

「購入したビジネスフォンの場合」、機器類は自社の所有物になるため、使用者が責任を持って処分・撤去する必要があります。

ビジネスフォンの撤去は、オフィスの規模を問わず複雑です。
特に主装置にはさまざまな配線がなされていて、作業を誤ると社内のシステムにトラブルが発生する恐れがあります。
取り外し作業を確実に行うためには、撤去工事の専門業者に依頼するのが安心です。

また、取り外したビジネスフォンは産業廃棄物扱いとなり、家庭用電話機のように処分はできません。
産業廃棄物処理事業者、または各自治体の産業廃棄物課へ問い合わせて、指示に従い廃棄処理を行いましょう。

リース契約の場合

「リース契約のビジネスフォンの場合」、機器類はリース会社の所有物になるため、自社で勝手に処分・撤去はできません。

リース契約の場合、ビジネスフォンを撤去した後に、機器類をリース会社へ返却するのが一般的です。
一部のリース会社では、利用者が処分したり、リース品を買取できたりする場合があります。

いずれにしても、撤去工事や処分にかかる費用は使用者負担になります。

ビジネスフォンの撤去に関しては、基本的に工事業者でしか行えません。特に配線に関わることは専門知識が必要になり、素人が行うのは難しいですから、ビジネスフォンの撤去は専門業者に依頼しましょう。

電話のコスト削減に関するご相談なら「OFFICE110」へ

リース期間の満了時は、ビジネスフォンの契約を見直して電話のコストを削減するチャンスです。

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まとめ

リース契約の満了時に、コスト削減のためにビジネスフォンをやめることを検討する企業も少なくないでしょう。

「ビジネスフォンの便利な機能が使えなくても構わない」といった場合は、代替案として家庭用電話機へ切り替える方法がおすすめです。

また、ビジネスフォンをやめるときに確認すべき4つのポイントは、以下の通りです。

ビジネスフォンをやめることで、今まで使っていた機能が使えなくなり、事業に支障が出ることもあるため注意が必要です。

その場合は、ビジネスフォンの利用を続けながらコスト削減できる以下の方法を検討できるでしょう。

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