ビジネスフォンの鳴り分け設定とは？着信音の種類・設定方法・費用を解説

「複数の電話番号を使っているため、どの番号への着信かすぐに判断したい」「部署ごとに電話機の着信音を分けたい」とお困りではありませんか。そのような場合に役立つのが、ビジネスフォンの「鳴り分け設定」です。

鳴り分け設定を活用すると、着信した電話番号や発信者番号、内線・外線などの条件に応じて、着信音や鳴らす電話機を分けられる場合があります。

ただし、設定できる内容や操作方法は、電話機・主装置・PBX・電話回線の契約によって異なります。
すべての鳴り分けにナンバー・ディスプレイが必要なわけでもありません。

この記事では、鳴り分け設定の仕組みや主な種類、導入メリット、必要な設備、費用、設定の流れをわかりやすく解説します。

ビジネスフォンの「鳴り分け設定」とは

たとえば、同じフロアに総務部と人事部の電話機がある場合、それぞれ異なる着信音を設定すれば、音を聞くだけでどの部署宛ての電話か判断しやすくなります。

また、受付番号とカスタマーサポート番号など、複数の電話番号を1つの電話システムで運用している場合にも鳴り分けが役立ちます。

ただし、「鳴り分け」という言葉には、着信音を変える設定だけでなく、特定の電話機だけを鳴動させる設定も含まれることがあります。

必要な契約や設定箇所は、何を基準に、どの電話機を鳴らしたいかによって変わるため、まずは鳴り分けの種類を整理することが重要です。

鳴り分け設定でできること

ビジネスフォンの鳴り分け設定では、機種や電話システムの構成に応じて、主に次のような運用ができます。

• 着信した自社の電話番号ごとに着信音を変える
• 登録した顧客や取引先からの着信音を変える
• 機種・設定に応じて内線と外線を異なる呼出音で判別する
• 部署ごとに鳴らす電話機を分ける
• 特定の電話番号への着信を担当部署だけで鳴らす

たとえば、代表番号への着信は総務部を中心に鳴らし、採用専用番号への着信は人事部だけで鳴らすといった運用が考えられます。

ただし、電話機から着信音を変更するだけで実現できる場合もあれば、主装置やPBX側の設定変更が必要な場合もあります。

鳴り分け設定の主な4種類

本記事では、実務上の違いが分かりやすいよう、何を判別の基準にするかによって主な使い方を4種類に整理します。

鳴り分けの種類	判別する基準	主な利用例	確認すべき設定
着信した自社番号ごとの鳴り分け	どの電話番号にかかってきたか	代表番号・採用番号・サポート番号を区別する	複数番号の契約、主装置・PBXの着信設定
発信者番号ごとの鳴り分け	誰からかかってきたか	重要顧客や特定の取引先を音で判別する	発信者番号を受け取れるサービス、対応機器・システム
内線・外線の呼出音による判別	社内からの内線か、社外からの外線か	社内連絡と顧客からの電話を区別する	電話機・主装置の仕様と設定
部署・電話機ごとの鳴動設定	どの電話機を鳴らすか	営業部宛ては営業部の電話機だけを鳴らす	主装置・PBXの鳴動先設定

たとえば、複数の電話番号を取得して部署ごとに使い分けたい場合は、着信音だけでなく、各番号をどの電話機へ着信させるかという設定も必要になることがあります。

複数番号を利用する仕組みについては、以下の記事も参考にしてください。

内線・外線の着信音との違い

内線は社内や施設内の電話機同士で行う通話、外線は顧客や取引先など社外との通話です。

ビジネスフォンでは、機種や社内設定によって内線と外線の呼出音が異なり、音を聞いて社内からの電話か社外からの電話かを判断できる場合があります。

一方、電話番号や発信者ごとの鳴り分けは、同じ外線着信の中でも、さらに条件を細かく分ける設定です。

そのため、「内線と外線を音で区別したい」のか、「複数の外線番号を区別したい」のかを先に整理すると、必要な設定を判断しやすくなります。

内線の仕組みや外線との違いについては、以下の記事で詳しく解説しています。

ビジネスで鳴り分け設定を導入する3つのメリット

鳴り分け設定は、複数の電話番号や部署を運用している企業の電話対応を整理するのに役立ちます。

ここでは、ビジネスフォンへ鳴り分け設定を導入する主なメリットを3つ紹介します。

電話の宛先を判断しやすく、取り次ぎを減らせる

部署や電話番号ごとに着信音を分けると、どの部署や窓口にかかってきた電話かを判断しやすくなります。

自部署宛ての電話を担当者が直接受けられる運用にすれば、別の部署が一度応答してから取り次ぐ回数を減らせる可能性があります。

たとえば、代表番号と採用専用番号で着信音を分けておけば、採用担当者が採用専用番号への電話へ優先的に対応できます。

ただし、着信音を変えるだけで電話対応が必ず効率化するわけではありません。誰がどの音に応答するか、社内ルールもあわせて決めることが大切です。

複数の電話番号・部署を運用しやすい

同じフロアで複数の電話番号や部署を運用している場合、すべての着信が同じ音で鳴ると、誰が応答すべきか判断しにくくなります。

鳴り分け設定を活用すれば、次のような窓口を音や鳴動先で区別しやすくなります。

• 代表窓口
• 新規問い合わせ窓口
• カスタマーサポート
• 採用専用窓口
• 店舗・拠点ごとの電話番号
• 総務部・営業部・人事部などの部署

新しい部署や専用窓口を設ける際にも、着信方法をあらかじめ整理しておけば、既存部署への電話と混同しにくくなります。

担当部署がすばやく応答しやすい

電話の宛先を着信音や鳴動する電話機で判断できれば、用件に合った部署が直接応答しやすくなります。

たとえば、カスタマーサポート専用番号への着信を担当部署だけで鳴らす設定にすれば、別部署を経由せずに応答できる可能性があります。

その結果、顧客を長く待たせたり、複数回取り次いだりする状況の軽減につながります。

ただし、担当者の不在時にも対応できるよう、代理応答や転送などの運用をあわせて検討しておくことが重要です。

鳴り分け設定を利用するための条件と費用

ビジネスフォンの鳴り分け設定は、すべての電話機や回線で同じように利用できるわけではありません。

導入前に、電話機・主装置・PBX・電話回線・契約中のオプションが希望する鳴り分けに対応しているか確認しましょう。

電話機・主装置・回線が対応しているか確認する

鳴り分け設定の可否を確認する際は、電話機だけでなく、電話システム全体を確認する必要があります。

電話機が鳴り分けに対応していても、主装置側の設定や契約中のサービスが対応していなければ、希望どおりの運用ができない場合があります。また、古い電話機や主装置では、選べる着信音や登録できる条件が限られていたり、鳴り分け自体に対応していなかったりする可能性があります。

対応状況が分からない場合は、電話機と主装置の型番を確認し、取扱説明書や導入時の販売店、保守会社へ問い合わせましょう。

「電話機の型番は分かるものの、主装置や回線まで対応しているか判断できない」という場合は、OFFICE110へ現在の機器情報と希望する鳴り分け方法をお伝えください。設定変更だけで対応できるか、機器・回線の見直しが必要かを確認できます。

ナンバー・ディスプレイが必要なケース

ナンバー・ディスプレイは、電話に出る前に、かけてきた相手の電話番号を対応機器へ表示するサービスです。

特定の顧客や取引先など、発信者番号を基準に着信音を変える場合は、発信者番号を受け取れるサービスと、その情報を使った鳴り分けに対応する機器・システムが必要です。

一方、次のような鳴り分けでは、ナンバー・ディスプレイ以外の契約や主装置設定によって実現する場合があります。

• 自社のどの電話番号に着信したかで音を変える
• 内線と外線を呼出音で判別する
• 部署ごとに鳴らす電話機を分ける

そのため、すべての鳴り分け設定にナンバー・ディスプレイが必須とは限りません。
希望する鳴り分けの種類を整理したうえで、必要なサービスを確認してください。

NTT東日本・NTT西日本は、ナンバー・ディスプレイの利用には対応電話機や対応機器が必要であると案内しています。ビジネスフォンでは、電話機だけでなく主装置、PBX、アダプターなどを含めた接続構成も確認しましょう。
出典：NTT東日本「ナンバー・ディスプレイ ご利用上の注意」、NTT西日本「ひかり電話 ナンバー・ディスプレイ」｜確認日：2026年8月10日

ナンバー・ディスプレイのサービス内容や料金、ひかり電話での利用条件については、ナンバーディスプレイの料金・使い方・工事要否を詳しく確認する記事もあわせてご覧ください。

設定・工事・機器交換に費用がかかるケース

鳴り分け設定にかかる費用は、現在の設備と希望する設定内容によって異なります。

費用項目	費用が発生する主なケース	確認先
回線オプション料金	ナンバー・ディスプレイなどの追加サービスを契約する場合	契約中の通信事業者
電話機の設定費	販売店や保守会社へ設定を依頼する場合	販売店・保守会社
主装置・PBXの設定費	鳴動先や番号ごとの着信設定を変更する場合	工事会社・保守会社
訪問・工事費	現地作業、配線変更、回線工事が必要な場合	工事会社・通信事業者
機器交換費	既存の電話機や主装置が機能に対応していない場合	販売店・工事会社

電話機のメニューから利用者自身で変更できる設定であれば、新たな月額料金が発生しない場合もあります。
ただし、主装置やPBXの設定を業者へ依頼する場合は、設定費や訪問費がかかる可能性があります。

ナンバー・ディスプレイの料金は回線サービスやプランによって異なります。
2026年8月10日時点のNTT東日本・NTT西日本の例では、一般向けの「ひかり電話」は月額440円、「ひかり電話オフィスタイプ」は月額1,320円です。「ひかり電話オフィスA（エース）」では、ナンバー・ディスプレイが月額基本料金に含まれています。
出典：NTT東日本「ひかり電話 ナンバー・ディスプレイ」、NTT西日本「ひかり電話 ナンバー・ディスプレイ」、NTT東日本「ひかり電話オフィスタイプ 料金」、NTT東日本「ひかり電話オフィスA（エース）料金」、NTT西日本「ひかり電話オフィスタイプ 料金」、NTT西日本「ひかり電話オフィスA（エース）料金」｜確認日：2026年8月10日

上記とは別に、電話サービスの基本料金、対応機器、工事費、光回線料金などが必要になる場合があります。
光コラボレーション事業者の電話サービスでは、名称や料金、提供条件が異なることもあるため、実際の契約先へ確認してください。

ビジネスフォンの鳴り分け設定を導入する方法

鳴り分け設定の具体的な操作方法は、メーカー・機種・主装置・社内設定によって異なります。

ここでは、機種を問わず確認しておきたい一般的な導入の流れを解説します。

1.鳴り分けたい条件を整理する

最初に、「どのような電話を、どの電話機で、どの音で鳴らしたいか」を整理します。

たとえば、「採用専用番号への着信は人事部の電話機だけを鳴らし、担当者不在時は総務部でも応答できるようにしたい」と具体化すると、必要な設定を判断しやすくなります。

着信音を変えることと、鳴らす電話機を変えることは別の設定になる場合があるため、両方の希望を整理しておきましょう。

2.電話機側で設定できるか確認する

次に、電話機の取扱説明書や設定メニューを確認し、利用者側で着信音を変更できるか調べます。

確認する項目は、主に以下のとおりです。

1. 電話機のメーカー名と型番を確認する
2. 取扱説明書で「着信音」「鳴り分け」「指定着信」などの項目を探す
3. ナンバー・ディスプレイなど必要なサービスが有効か確認する
4. 設定変更に管理者権限が必要か確認する
5. 設定前の状態を記録する

「メニュー→初期設定→ナンバー・ディスプレイ」といった操作は、すべてのビジネスフォンに共通するものではありません。

実際のボタン操作や設定項目は機種によって異なるため、必ず使用中の機種の取扱説明書を確認してください。

3.主装置・PBX側の設定が必要なら業者へ依頼する

電話機から着信音を変更できない場合や、鳴らす電話機そのものを変更したい場合は、主装置やPBX側の設定が必要になることがあります。

次のようなケースでは、販売店・工事会社・保守会社への相談を検討しましょう。

• 部署ごとに鳴らす電話機を変更したい
• 新しい電話番号や部署を追加したい
• 複数番号をどの電話機へ着信させるか変更したい
• 電話機の設定メニューに必要な項目がない
• 管理者用の設定情報が分からない
• 設定変更後に電話が受けられなくなるのが不安
• 既存の電話機や主装置が対応しているか分からない

業者へ相談する際は、以下の情報を準備しておくと、設定可否や費用を確認しやすくなります。

拠点をまたいで着信先を変更したい場合や、管理画面から着信ルールを変更できる環境を求める場合は、その機能に対応したクラウドPBXが選択肢になることもあります。

クラウドPBXの仕組みや従来型ビジネスフォンとの違いは、以下の記事で詳しく解説しています。

4.テスト着信と社内共有を行う

設定後は、実際に電話をかけて希望どおりに鳴るか確認します。

最低限、次の項目をテストしましょう。

• 各電話番号へ外部から電話をかける
• 登録した発信者番号から電話をかける
• 内線と外線の呼出音を確認する
• 指定した部署・電話機だけが鳴るか確認する
• 担当者不在時に別の電話機で応答できるか確認する
• 保留・転送・代理応答など既存の操作に影響がないか確認する

動作を確認したら、部署ごとの着信音や応答担当を社内で共有します。

「着信音Aは代表番号」「着信音Bはサポート番号」のような一覧を作成しておくと、新入社員への説明や部署変更時の引き継ぎにも役立ちます。電話機や主装置の対応状況が分からない場合や、設定変更による影響が心配な場合は、無理に操作せず専門業者へ確認することをおすすめします。

鳴り分け設定以外の操作もまとめて確認したい方は、ビジネスフォンの基本操作を整理した鳴り分け以外の便利機能ガイドへ進むと、外線・内線・保留・転送などの使い方を確認できます。

鳴り分け設定や電話設備のご相談はOFFICE110へ

ビジネスフォンの鳴り分け設定は、電話機だけで変更できる場合もあれば、主装置やPBX側の設定が必要な場合もあります。

また、使用中の機種や回線サービスによっては、希望する着信音や鳴動先を設定できず、電話機・主装置の入れ替えが必要になる可能性もあります。

OFFICE110では、現在の電話機・主装置・回線構成を確認したうえで、鳴り分け設定だけで対応できるか、機器の変更が必要かをご案内しています。

部署の新設や電話番号の追加、複数番号の着信先変更、古いビジネスフォンの見直しについてもご相談いただけます。

「現在の設備で鳴り分けできるか分からない」「自社で設定して電話が使えなくなるのが不安」という方は、OFFICE110へご相談ください。

鳴り分け設定に関するよくある質問

鳴り分け設定の応答範囲や家庭用電話機での利用、費用、対応機種について、よくある疑問をまとめました。実際の可否は電話機・主装置・回線の構成によって異なるため、自社の設備と照らし合わせて確認してください。

まとめ

ビジネスフォンの「鳴り分け設定」を活用すると、着信した電話番号や発信者番号、内線・外線などに応じて、着信音や鳴らす電話機を分けられる場合があります。

部署や窓口ごとに着信を区別できれば、電話の宛先を判断しやすくなり、不要な取り次ぎを減らすことにもつながります。

ただし、鳴り分けには複数の種類があり、必要なサービスや設定箇所は同じではありません。発信者番号による鳴り分けではナンバー・ディスプレイなどが関係する一方、部署ごとの鳴動先変更では主装置やPBX側の設定が必要になることがあります。

まずは、何を基準に、どの電話機を、どのように鳴らしたいかを整理し、電話機・主装置・回線の対応状況を確認しましょう。

現在の設備で設定できるか分からない場合や、部署追加・複数番号の運用に合わせて電話環境を見直したい場合は、OFFICE110へご相談ください。