ビジネスホンの着信は”鳴り分け”で管理!要件ごとに判断しやすくなる?

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ビジネスホンの着信は”鳴り分け”で管理!要件ごとに判断しやすくなる?

ビジネスホンの着信は”鳴り分け”で管理!要件ごとに判断しやすくなる?

ビジネスホンの魅力は限られた回線を複数の内線電話機で共有できること。
例えば、2回線(番号)を5台の内線電話機に振り分けることもできます。

ただし、すべての内線電話機が呼び出しされたとして、誰が取るべきかは判断できないもの。顧客の要望によって営業や技術、経理などもっとも対応に向いている役割は異なります。

そんなときにぜひ活用したいのが”鳴り分け”という設定です

ビジネスホンには電話番号ごとに”鳴り分け”を設定でき、着信音を変更できます。
つまり、顧客がどこに・なぜ電話しているのかが、着信音だけでおよそ判断できるのです。

今回は、ビジネスホンで”鳴り分け”をおすすめする理由について詳しくご紹介しましょう。
ビジネスホンの基本情報についてもまとめていますので、ぜひ合わせてチェックしてください。

▼目次

ビジネスホンと家庭用電話機はどこが違うの?

”鳴り分け”について語るためには、まずビジネスホンの特徴を把握する必要が。
では、まずはビジネスホンと家庭用電話機の違いについて詳しく見ていきましょう。

①家庭用電話機は1契約あたり1回線

家庭用電話機とは一般家庭用に提供されている電話機のこと。
1契約あたり1回線1番号しか管理できないもので、個人事業や小規模オフィス向けです。

基本的に中規模、大規模オフィスでは社員数に合わせて複数の回線を維持する必要が。
回線数が少ないと顧客からの電話に対応できず、顧客満足度にも影響します。

もちろん、家庭用電話機でも複数契約すれば複数回線を維持できます。
例えば、NTTと一般回線で10契約すれば、10回線(10番号)を維持できるなど。

ただし、回線を増やせば維持費も高く、かつ全ての回線が常に使われるとは限りません。
10回線あっても、2,3回線しか使われないのでは残りの回線がもったいないだけです。

②ビジネスホンは1契約あたり複数回線

ビジネスホンとは”多機能電話機”とも呼ばれ、ビジネス向けに提供されている電話機のこと。
1契約あたり1回線、または複数回線を管理できるのでオフィス向けのサービスです

ビジネスホンには主に構内交換機として”主装置”が、子機として”内線電話機”があります。
外線からの着信・発信を主装置が管理し、空いている内線電話機に割り振るということです。

例えば、5回線を10台の内線電話機で共有しているとします。

全ての内線電話機は主装置によって管理され、基本的にどの回線にも対応できる状態です。
仮に、4回線・4台の内線電話機が使用中でも、1回線・6台の内線電話機で対応できます。

その上、ビジネスホンには”内線”という機能が。

主装置が構内交換機としての役割を果たしているので、内線電話機同士の通話は”内線”に。
外線(外部の回線)を使用していないので、どれだけ通話しても料金はかからずお得なのです。

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ビジネスホンは複数の番号を一括管理できる

ビジネスホンには”内線”の他にも様々な魅力があり、電話対応をより便利にしてくれます。
特に、ビジネスホンには複数の番号、機能を”ボタン”で管理できる機能があり魅力的です。

①ビジネスホンは限られた回線数を複数の内線電話機で共有できる

ビジネスホンには限られた回線数を、複数の内線電話機で共有できる機能があります。

というのも、ビジネスホンには”主装置”と”内線電話機”の大きく2つの設備が。
外線からの全ての回線は一度主装置に、そのあと空いている内線電話機に割り振られます。

例えば、1回線に対して10台の内線電話機を設置しても問題ありません。

ちなみに、ビジネスホンには”代表ダイヤルイン”というサービスが。
1回線の中に代表番号と、複数の追加番号を付与できるというものです

つまり、1契約1回線の他に、複数の追加番号を付与して内線電話機を識別できます。

オフィス全体で1つの業務をこなしているのなら、代表番号のみを共有するのでも十分です。
ただし、オフィス内には社長や営業、技術や経理など様々な役割があり顧客の要件も異なります。

内線電話機ごとに識別できることで、顧客の要件に合った社員を直接呼び出せる訳です。

②内線電話機には”ボタン”があり機能を割り当てられる

ビジネスホンの内線電話機には複数のボタンが設置されており、”ボタン割付”ができます。

ボタン割付とはボタンごとに外線・内線・保留・転送などの機能を割り振れるというもの。
内線のたびに”000”と番号を入力する必要もなく、ワンタッチで操作できて便利な機能です。

一般的なビジネスホンの内線電話機には”18個”のボタンが、中には36個のものもあります。

内線電話機の寿命は7年〜10年と長く、頻繁に買い換えるものではありません。
内線番号や機能の数、必要となるボタンの数を考慮した上で選んでおくと後々も安心です。

ビジネスフォンは”鳴り分け”で管理しやすくなる

ビジネスフォンでは限られた番号を一括管理でき、かつボタン割付により操作も簡単に。
実は、そんなビジネスフォンの魅力を上手に活用できるのが”鳴り分け”という機能です。

①ビジネスフォンの”鳴り分け”とは

ビジネスフォンにおける”鳴り分け”とは、”番号ごとに着信音を変えられる”というもの

先述した通り、ビジネスフォンでは1回線あたり複数の追加番号を付与できます。
例えば、代表番号(0000)の他に0001・0002・0003などの追加番号です。

0001は営業に、0002は経理に関するものなど割り振れば、着信音だけで要件が分かります。
つまり、”鳴り分け”を活用することで、関係のない社員が取ることなくスムーズに対応できるのです。

ちなみに、ビジネスフォンでは発信に対して、全て代表番号を表示するよう設定もできて便利です。

②鳴り分けをおすすめする3つの理由

番号ごとに着信音を変えるだけと、ビジネスフォンの”鳴り分け”はシンプルな機能です。
ただし、シンプルなだけに”鳴り分け”には以下のようにおすすめする理由が挙げられます。

着信音でおよそ判断できる

ビジネスフォンの”鳴り分け”では番号ごとに着信音を設定できます。

従来のように着信音が一定でも、内線電話機の液晶画面には番号が表示されます。
目視できれば問題なく対応できますが、離れていると誰の顧客かは判断できないのです。

その点、”鳴り分け”を設定しておくと、着信音だけで判断でき適切な対応が可能です

追加費用などはかからない

ビジネスフォンにもよりますが、基本的にどの機種にも”鳴り分け”は装備されています。

つまり、”鳴り分け”の設定・追加に関して費用はかからないということです。
内線や保留、転送など様々ありますが、費用がかからないなら設定しておいて損はありません。

ただし、業者に設定・追加を依頼すると、”作業費”として費用が発生するので要注意です。

設定・管理が意外と簡単

ビジネスフォンと聞くと難しそうに感じますが、”鳴り分け”に関しては簡単に設定できます。

内線電話機の”メニュー”から”初期設定”、”ナンバーディスプレイ”から”鳴り分け”を押すだけ。
あとは鳴り分けに設定したい電話番号、着信音を選択すれば良いだけと簡単です。

ただし、ビジネスフォンによって微妙に設定方法が違うので、説明書などで調べておくと安心です

まとめ

今回は、ビジネスホンを導入するならぜひ活用したい”鳴り分け”についてまとめてみました。

”鳴り分け”とは、着信した電話番号ごとに着信音を設定できる機能のこと
営業や技術、経理などと部署ごとに設定しておくことで顧客の要件がおよそ把握できます。

また、鳴り分けの他にもビジネスホンには保留や転送など便利な機能が満載です
内線電話機のボタンに余裕があるのなら、ぜひ様々な機能を設定して上手に活用してください。

ちなみに、OFFICE110では皆さんに合わせたビジネスホンの活用のサポートをしています。
ビジネスホンの導入、追加を検討中の方はぜひOFFICE110にご相談ください。
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