ビジネスフォン内線番号設定時の最適ルールとは

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ビジネスフォン内線番号設定時の最適ルールとは

ビジネスフォン内線番号設定時の最適ルールとは

ビジネスフォン(ビジネスホン)の大きな特徴の一つである、内線機能。内線機能をうまく使いこなすためには、各ビジネスフォン電話機に適切な内線番号を割り当てることです。

新オフィスのオープンやスタッフの異動により内線番号を設定、変更する際にはどのように作業を行えばよいのでしょうか?また、その作業にあたってどのような準備をすればよいでしょうか?

内線番号を管理するためには、明瞭なルール作りが重要です。
今回の記事では、内線番号のルール作りの2つのパターンやそれぞれのメリット・デメリット、また、内線番号を作成する際の注意点についてもお伝えします。

是非、内線番号設定の参考に役立ててください。

▼目次

ビジネスフォン 内線番号の設定方法について

新オフィスのオープンや、スタッフの増員などにより、ビジネスフォンを新設・増設しなければならない機会は少なくないと思います。
そんな時、ビジネスフォン担当者としてはどのような作業を行えばよいでしょうか?

内線番号の設定は業者に依頼

結論から申し上げますと、ビジネスフォンの多くは担当者が自身で内線番号を設定することができません。というのも、ビジネスフォンはPBX(主装置)のプログラムで電話番号や内線番号が管理されており、高度な設定を必要とするからです。PBXの説明書を片手に作業をしようとしても、普段作業を行っている専門家でなければ作業できないでしょう。

逆に、使用中の他の電話回線にエラーを起こしてしまったり、混線させてしまったりと思わぬエラーが生じる可能性もあります。
ちょっとした内線番号の追加や変更の際にも、まずビジネス電話工事業者に相談してください。

仮想型PBXの場合は簡単に作業できることも

上記の理由により、前提としては業者の方に依頼することを強く推奨しますが、近年は担当者自身で簡単に内線番号の設定や追加ができるクラウド型PBXも販売されています。

商品によって設定方法が異なりますので一概には申し上げられませんが、ウェブ上の簡単な登録作業で内線番号の追加や変更ができる場合もあります。
逆に言えば、このような場面で手軽に作業を行えることがクラウド型PBXの大きな強みです。

内線番号の設定を業者に依頼する場合の準備について

内線番号の設定を業者に依頼するときに、設定作業はすべて業者が行います。しかし、だからと言って何もしなくてもよいわけではありません。

社内の内線番号を大きく変更する場合でも、追加したスタッフを加えるだけでの小規模な変更・追加の場合でも、企業の担当者が行っておくべき準備があります。それが、内線番号のルール作りです。

あらかじめ内線設定に関するルールがきちんと整備されている企業では、ルールに従って内線番号を追加、変更していけばよいので、番号の設定が非常にスムーズです。逆にルール化されていない企業は、この機にルール作りをしましょう。

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

ビジネスフォン 内線番号のルール化について

オフィス内で、各スタッフに内線番号を割り振る場合にはルールを決めておくことが重要になります。
ルールを明確にしておくことで、後にスタッフが増員した場合や退職した場合、新たにチームができた際などに管理しやすくなります。行き当たりばったりの対応にならない様、先を見据えて内線番号の管理をしましょう。

内線番号のルールについて

内線番号は、オフィスの規模やビジネスホンの種類によって2~5桁の数字で管理されていることと思います。

内線番号をやみくもに設定してしまうと、以下のような弊害が生じます。

  • 内線番号が部署ごと、フロアごとに統一されておらず、非常に見栄えが悪い。
  • 部署ごとに内線番号がバラバラだと、内線番号が覚えづらく効率も悪い
  • 昇格や途中入社により後から役職者になったスタッフの内線番号が、一般社員の間に紛れてしまう

従って、一定のルールに基づいて社内の内線番号を管理することが重要です。
ポイントは2点です。

1、 分かりやすく見栄えが良いこと
2、 後から追加や変更が生じた際にも対応しやすいこと

もし、社員の追加により番号の追加のみを行う予定の場合でも、もし現状ルール付けがうまくされていない場合は、追加を機に内線番号を一新するのも良いかもしれません。

内線番号のルールとしてよく利用されるパターン2例

内線番号のルールとして利用されるパターンとそのメリット・デメリットをいくつか紹介します。
大まかな考え方としては、人に番号を紐づけるか座席に番号を紐づけるかのいずれを選択するかということになります。

内線番号を社員番号で管理するパターン

メリットとしては、以下のようなものがあります。

  • 内線番号を覚えやすい
  • フリーアドレス制を取るオフィスなどでは、座席ごとに番号を設定すると逆に紛らわしくなる場合があります。そうした場合は、スタッフ一人ひとりの番号として管理した方が管理しやすいかもしれません

デメリットとしては、以下のようなものがあります

  • スタッフが新たに入社・移動した際にその都度内線番号を設定しなければならない
  • フロアごと、部署ごとで番号が統一できない
  • スタッフが退職した際に空き番号が生じる

※同じような設定方法で、入社年月順などの個人別で管理しやすい番号を割り振ることもあります。

内線番号をフロア・部署・座席で管理する場合

メリットとしては、以下のようなものがあります。

  • 従業員の異動や入社・退職の際にも内線番号の管理がしやすい
  • 部署ごとに親番号が決まっているので、内線をかける側も番号を一人ひとり覚える必要がない
  • 番号順に部署ごとに管理ができるので、内線表の見栄えが良い

デメリットとしては、以下のようなものがあります。

  • 同じ番号の使いまわしができる反面、異動や変更があった場合には速やかに周知する必要がある
  • 内線番号の桁数が少ない場合は、人数の多い部署では番号が不足する可能性がある。逆に1人、2人の部署にも部署番号を確保する必要がある

内線番号を設定する際に気を付けること

内線番号を設定する際の注意点です。

キリがよくわかりやすい内線番号はあらかじめ確保しておくこと

3桁の場合は<200>、<300>、4桁の場合は<1200>、<1300>など番号は役職者の直通内線ダイヤルとして、あるいは部署の共有内線番号として確保しておきましょう。

例えば、役職者が他の部署と兼任のためデスクを設置していない場合などがあると思いますが、番号を空けておかないと将来的に困るケースが生じます。

「1」で始まる番号の使用は控えること

<100>、<110>、<1100>、<1110>などの番号は緊急短縮ダイヤル<110><119>の誤発信の原因になってしまいます。そもそも誤発信は良くないことですが、緊急短縮ダイヤルへの誤発信は迷惑行為にもなりますのでできるだけ避けたいものです。

特に内線番号をフロアごとで管理をする場合1階内線番号の頭には「1」を使用したくなるとおもいますが、使用しない方が望ましいでしょう。

見やすく使いやすい内線番号表を作ること

社内用・来客者用の内線番号表は見やすく使いやすいものを作りましょう。

愚弟多岐には、フロアごと、部署ごとに役職上位者順のリストが望ましいでしょう。
また、読みやすい文字の大きさであること、用紙が大きすぎたり小さすぎたりしないことも重要です。

最近は、受付の代わりに内線電話を置く企業も増えています。初訪問の来客者でもすぐに必要な部署に連絡ができるようにしておくのは顧客サービスにもつながります。

来客対応のダイヤルを一本化している(総務部の代表回線など)企業については、その番号のみ赤字・太字で記載するなどしておくと非常にわかりやすいかと思います。

さらに、こうした内線番号表は定期的に作り替え、常に現状に見合ったものを用意しておくことが重要です。

まとめ

ビジネスフォンの内線の設定について案内しました。
ビジネスフォンの内線設定については、仮想PBX型のビジネスフォンを除いて、原則としては作業がややこしく、エラーを起こした場合の被害が重大なものになりかなえないため、電話工事業者に依頼しましょう。

電話工事業者に依頼する前に、内線番号をルール化しわかりやすくするとともに将来的な変更に対応しやすくしておくことが重要です。
内線番号を明瞭課することは、社内の業務改善だけでなく来客者に対するおもてなしにもつながります。細かなことではありますが、定期的に新たなものを作成しましょう。
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