LAN配線で手軽に業務改善!多機能IPビジネスホン

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LAN配線で手軽に業務改善!多機能IPビジネスホン

LAN配線で手軽に業務改善!多機能IPビジネスホン

電話の配線といえば、ビジネスホン(ビジネスフォン)でも一般電話でも電話回線を使用することが当たり前でした。ビジネスホンの場合には、オフィス内で絡み合ったケーブルと格闘された経験のある方も多いのではないでしょうか?

今も電話機には電話線を配線する方式が主流ではありますが、新たにLANケーブルを配線するタイプの電話機も登場しています。そこで今回はビジネスホンのLAN配線使用でのメリット・デメリットを紹介します。

▼目次

ビジネスホン 従来の配線とLAN配線

ビジネスフォンはケーブルを配線することによって使用できるようになります。電話回線を利用した従来の配線方法には2種類あり、それぞれメリットとデメリットがあります。
そして、全く新しいLAN回線を使用したビジネスホンも登場しています。

従来のビジネスホンの2つの配線方法

従来のビジネスホンには、2つの配線方法があります。

スター配線

現在、主流となっている配線方式です。
主装置から複数の配線を使用してそれぞれの電話機に配線します。島・グループごとに1つHUBを設置し、電話機までケーブルを伸ばします。

メリットは、損傷や劣化によってケーブルが一本断線してしまったとしても、他の電話機の配線には影響しないため被害が最小限で済みます。

デメリットとしては、電話機ごとにケーブルが必要なためケーブルが非常に多くなってしまうことと、HUBのポートごとに電話番号や内線番号の割り当てをするので電話機とHUBのポートを紐づけて管理しておかなければならないことです。ちょっとした社員の配置換えをするだけでも非常に大きな手間と労力がかかってしまいます。

バス配線

NTTのアルファシリーズが採用している方式です。
主装置から電話機、電話機からまた次の電話機、電話同士を直列でつないでいきます。

メリットは1つのケーブルで10本まで電話をつないでいけるので、省スペース化できます。
デメリットは、直列つなぎなので1本ケーブルが損傷した場合はそこにつながっている電話機はすべてつながらなくなってしまいます。

LAN配線(IP多機能ビジネスホン)

スター配線、バス配線のいずれも、主装置であるPBXに電話回線を使用して配線します。それに対して、IP多機能ビジネスホンはLAN回線を使用して接続します。ご存知の方も多いかと思いますが、LAN回線とはパソコンや複合機などをインターネットにつなぐためのケーブルです。

LAN配線を利用したIPビジネスホンは、従来通り社内に主装置(PBX)を置くタイプのものと、主装置を社内にはおかずにクラウドPBXを利用契約するタイプのものとがあります。

主装置を社内に置いた方が通話の品質は安定し高くなります。
一方でクラウドPBXは離れた拠点とでも内線で通話できる、自社で主装置の保守対応を行う必要がないなどのメリットがあります。

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IP多機能電話機のメリット

IP多機能電話機のメリットを紹介します。

メリット1、どこで接続しても内線番号が変わらない

従来のスター配線の場合は、HUBのポートごとに内線番号を割り当てているため、オフィスのレイアウト変更や社員の配置変えの際に同じ内線番号を続けて使用するためには、配線ごと移動する必要がありました。配線がテープ止めしてあったり、OAフロアの床下を通っていたりすると、同じフロア内の移動でさえ大変な作業になってしまいます。

また新たに別の内線番号を使用する場合は、社内で内線番号を改めて通知する必要があり管理が煩雑になります。

一方のIP多機能電話機の場合は、電話機ごとに内線番号が割り当てられています
従って、移動先にLANのポートさえあれば電話機を取り外してそのまま移動するだけで作業が完了します。

また、管理面においてもインターネット上に電話帳登録できるなど非常に手軽に作業できます。

メリット2、PCのケーブルと1本にまとめられる

IP多機能電話機には、LANケーブルのポートが2つ付いています。
一つはLAN回線を電話機に接続するためのポートで、もう一つはIP電話機からPCに配線するためのポートです。この結果、HUBの1つのポートから電話機用の配線とPC用の配線の2本が一度に取れるのです。

このことにより、オフィス内の配線も非常にスッキリさせることができますし、移転やレイアウト変更の際の工事の手間も大きく軽減できます

メリット3、PCとの連携による業務効率化

IP多機能ビジネスフォンとPCとインターネット接続をして連携することにより業務の効率化を図ることができます。
具体的には、

  • パソコンを使用した発着信
  • パソコン上での電話帳データの管理や通話記録

などによって業務が改善できます。

IP多機能電話機の注意点

IP多機能電話機を導入することによる注意点もいくつかあります。

注意点1、インターネット光回線の環境がないと使用できない

当然ですが、インターネット光回線の環境がないと、IP多機能電話は使用できません。

よく起こりうるケースとしては新たに拠点を増やす場合。元々、光回線設備のある建物であれば問題ありませんが、新しく光回線工事を施す必要がある場合は工事の完了まで数か月かかることも珍しくありません。

せっかく事業所がオープンしたにもかかわらず、工事が間に合わずに電話が使用できない、という状況に陥ってしまいます。最悪の場合信用問題にもつながります。

注意点2、停電時に使用できない

ビジネスフォンを電話回線で配線する場合は、同時に電源も引っ張ってきます。
一方で、LAN配線でビジネスフォンを使用する際には、必ず電源を必要とします。したがって、停電時には電話できない状態になってしまいます。

発信だけではなく、受電についてもストップしてしまいますので、停電が長時間に及ぶ場合のことを想定しておく必要があります。

注意点3、発信できない電話番号がある

かつて、IP電話は119や110などの緊急電話の番号に発信ができませんでした。
今ではかけられるように改善されている業者が多いですが、114のお話し中調べサービスなど発信不可の番号もありますので、事前に確認しておくことが必要です。

まとめ

LAN回線を利用したビジネスホンについて案内しました。

単にケーブルの数を減らしたり、楽に管理ができたりするというだけでなく、IP電話を利用した通話料の削減やPCとの連携による業務改善にもメリットが生まれることが理解いただけたかと思います。逆に、緊急電話に発信できなかったり、インターネット環境の状況によっては通話が安定しなかったりするなどの注意点も確かに存在します。

従来のスター配線、バス配線にもそれぞれ強みや弱みがありますので、総合的に判断されてはいかがでしょうか?
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