ビジネスホンは4ch(チャンネル数)を基準に!回線数から決めるべき理由

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ビジネスホンは4ch(チャンネル数)を基準に!回線数から決めるべき理由

ビジネスホンは4ch(チャンネル数)を基準に!回線数から決めるべき理由

オフィス環境を整えるのには様々な機器を導入する必要が。
例えば、パソコンや複合機、ビジネスホンなどはOA機器としてまず挙がります。

特に、顧客対応に欠かせない”ビジネスホン”は選択肢が多くあり選ぶのも大変です
オフィスの規模に合わないビジネスホンを導入すると、顧客対応が円滑にできないことも。

ビジネスホンを選ぶ上でもっとも大切なのは”チャネル数”を何回線で契約するのか
チャネル数が少なければ対応できる顧客数は減り、多ければ維持費が負担になります。

ちなみに、チャネル数は”4ch”を基準に考えるとちょうどいいサイズのビジネスホンが選べます。

今回は、ビジネスホンを選ぶ上で、4chを基準にすべき理由についてご紹介しましょう。
オフィスの規模に合わせたチャネル数の選び方もまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

▼目次

ビジネスホンは必ず必要とは限らない

「オフィスにはビジネスホンが必要!」と、誰しも最初に導入を検討するものです。
ただ、ビジネスホンはすべてのオフィス(会社)に必ず必要な設備とは限りません。

ビジネスホンは必要とするオフィスだけ

ビジネスホンとは、限られたチャネル数(回線数)を複数の内線電話機で活用できる設備のこと。
例えば、4ch(4回線)に対して20台の内線電話機を導入しても、問題なく管理・運用ができます。

その上、外線・内線・保留・転送などの様々な機能が搭載されていて非常に便利です。
「オフィスにはビジネスホンを導入すべき」と、多くの方が考えてしまうのにも納得できるでしょう。

ただし、オフィス内に1人,2人しか社員がいないのに、ビジネスホンを導入する必要ありません

というのも、ビジネスホンの導入には”工事・管理・維持”と様々な費用がかかります。
一般的な規模でも工事に10万円以上、規模が大きくなると100万円以上することも。

不必要なビジネスホンに予算をかけるのではなく、他のより必要となる設備に予算をかけるべきです。
ビジネスホンを導入するときは、まず「自社にビジネスホンが必要なのか?」から考えることをおすすめします。

ビジネスホンが不必要なオフィスとは?

ビジネスホンは便利ですが、すべてのオフィスに必要な設備とは言えません。
以下に、ビジネスホンが比較的”不必要”とされる条件をまとめてみました。

  • チャネル数(回線数)が2ch以下で十分に対応できる
  • 電話機とファックス(複合機)が1台ずつしかない
  • 基本的にオフィス内に社員(スタッフ)が常駐していない

ビジネスホンは”効率的な顧客対応”のために導入するものです。
その為、小規模オフィスや顧客対応をあまりしない業種だと十分に活用できません。

反対に、上記の条件に当てはまらないオフィスは、ビジネスホンを導入した方が良いでしょう。

ビジネスホンは4chを基準に選ぶべき

ビジネスホンが必要なオフィスだとして、次は導入する設備の規模(チャネル数)を決める必要が。
では、冒頭で紹介した、ビジネスホンは”4ch”を基準に選ぶべき理由についてご説明しましょう。

チャネル数(ch)とは?

チャネル数とは回線数のこと、外線として通話のできる本数のことです。

例えば、1chであれば同時に1台の内線電話機しか外線はできません。
4chであれば同時に4台、10chであれば同時に10台と増えるのです。

当然、社員数だけチャネル数を用意すれば、全員同時に外線できて便利です。

ただし、チャネル数が増えると維持費も高くなるので、一般的には社員数よりも少なくします。
社員数に対してチャネル数をどうするのかで、ビジネスホンの規模が決まってくる訳です。

チャネル数は回線によって違う

ビジネスホンのチャネル数が決まったら、次に”契約する回線”を決める必要が。

実は、ビジネスホンで使用される回線には種類があり、チャネル数も異なります。

  • アナログ回線…1ch/契約
  • ISDN回線…2ch/契約
  • IP電話回線…複数/契約
  • ひかり電話回線…複数/契約

「たくさん契約できた方が便利では?」と思われますが、一概には言えません。

というのも、アナログ回線やISDN回線はいわゆる”電話回線”のこと。
特にアナログ回線は災害・停電時に強い回線として安定感に定評があります。

反対に、IP電話回線やひかり電話回線は”インターネット回線”のこと。
データ容量(チャネル数)は多いものの、不安定になりやすいのが特徴です。

必要なチャネル数、求める性能を比較した上で決めるのが良いでしょう

4chを基準に選ぶべき理由

ビジネスホンのチャネル数は”4ch”を基準に考えることでちょうど良い規模が見えてきます。
以下に、チャネル数の基準として4chをおすすめする3つの理由をまとめてみました。

チャネル数は社員の3分の1

ビジネスホンのチャネル数としては”社員の3分の1”が目安と言われます

営業・技術・経理など役割があり、社員全員が電話対応するわけではないため。
社員数のチャネル数を準備しても、ほとんどの回線が使われないためです。

ただし、コールセンターなど業種によって変動するので、あくまで目安としてです。

中規模オフィスは10〜20人

日本は7,8割の企業が中小企業、特に”小規模企業”の多い国です。

中規模・小規模のオフィスの社員数は10〜20人ほどが一般的。
つまり、社員の3分の1だと、3〜7chが適切なチャネル数になります

”平均4ch”ほどチャネル数があれば、およそ問題なく対応できる訳です。

スマホで補うという手もある

最近、スマホを利用したビジネスホンとして”スマホ利用型ビジネスホン”というサービスが。

専用アプリをインストールするだけで、スマホをビジネスホンのように使えるというもの。
社員同士の内線通話はもちろん、社外では普通にスマホとして外線通話もできます。

個人スマホを利用すれば端末を購入する必要もなく、チャネル数も維持費も節約できてお得です。

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

ビジネスホンは会社の規模に合わせる

チャネル数は”社員の3分の1”、かつ日本には20人以下の中小企業が多いことから”4ch”が基準です。
では、最後に小規模・中規模・大規模と、オフィスの規模に合わせたビジネスフォンについてご紹介しましょう。

小規模オフィスに求められるビジネスフォン

小規模オフィスとは社員数が10〜20人の企業を指しています。

内線電話機としては10〜15台前後、チャネル数は4ch以下で良いでしょう。
ただ、将来的に中規模・大規模オフィスの目指すのなら、拡張することも考える必要が

ISDN回線(2ch/契約)のように複数チャネルに対応したビジネスフォンを選ぶのがおすすめです。

中規模オフィスに求められるビジネスフォン

中規模オフィスとは事業によって社員数が50〜300人以下の企業のこと。

内線電話機としては20台〜30台前後、チャネル数は4ch〜10chほどで十分です。
また、社員数が増えるとビジネスフォンの役割も変化し、より多様な機能が求められます。

”外線自動転送”や”スマホ連携機能”など、用途に合わせてビジネスフォンを選ぶのが良いです。

大規模オフィスに求められるビジネスフォン

大規模オフィスとは事業によって社員数が50〜300人以上の企業のこと。

内線電話機としては30台〜50台以上、チャネル数は10ch以上は必要です。
ただし、電話対応に関係していない社員も多く、チャネル数はそれほど増えません。

反対に、営業や技術など、役割ごとにビジネスフォンを使い分けることが求められます。

まとめ

今回は、ビジネスホンで悩みやすい”チャネル数(回線数)”についてまとめてみました。
結論を言うと、チャネル数は”4ch”を基準に選ぶとちょうど良いサイズの設備が決まります

というのも、日本には社員数が10〜20人の中小企業が多いということ。
チャネル数は”社員の3分の1”を目安に決めるのが一般的ということなためです。

ただし、ビジネスホンに求める役割、業種によってはチャネル数が大きく変化します。
例えば、コールセンターであれば社員数だけチャネル数がないと顧客対応はできません。

”4ch”というのはあくまで目安として、ビジネスホンをどう活用したいか考えるのが良いでしょう

ちなみに、OFFICE110では各オフィスにぴったりなビジネスホンの導入をサポートしています。
「ビジネスホンのチャネル数をどうしよう…」という方は、ぜひOFFICE110にご相談ください。
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