オフィス引っ越しの際にスムーズにビジネスフォンを移設するには?

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オフィス引っ越しの際にスムーズにビジネスフォンを移設するには?

オフィス引っ越しの際にスムーズにビジネスフォンを移設するには?

オフィスの引っ越しを行う際に、引っ越しに伴ってビジネスフォン(ビジネスホン)の移設が必要になります。
ビジネスホンは企業活動にとってはライフラインともいえるほど重要な設備ですので、スムーズに手続きが行えるよう確認事項をきちんと押さえておきましょう。

また、オフィスの引っ越しに伴いビジネスホンの契約内容の見直しをされる企業も増えています。特に最近は、IP電話や仮想型PBXなど便利でコストの安いビジネスフォンも出てきていますので、オフィスの引っ越しが良い機会になる場合も増えています。

今回は、ビジネスフォンの移設についてまとめましたので、是非参考にしてください。

▼目次

ビジネスフォン移設前の確認事項

オフィスの引っ越しを行う場合は、それに伴ってビジネスホン(ビジネスフォン)の移設が必要です。
まずは、ビジネスフォン移設前に確認しておく事項を案内します。

ビジネスフォンの契約状況

移設前に現在のビジネスホンの契約状況を確認しておく必要があります。

具体的にはビジネスホンの機種、メーカー、PBXの型番、使用台数、契約条件(購入品であるかリース品であるか)を確認しておきましょう。ビジネスホンの移設は工事業者に依頼することになるかと思いますが、現在の状況を正確に伝えると工事の打ち合わせがスムーズになります。

リースのビジネスフォンも購入したものと同様、移設できます。ただし、電話機の見直しや電話機のバージョンアップを行いたいときには、解約ができないなどにより制約が生じますので希望通りにならないこともあります。

電話番号変更の有無

同じ市町村や区の中での引っ越しであっても、同じ電話番号をそのまま使用できない場合があります
引っ越し先の住所が決まったら、通信会社に電話番号の変更の必要性があるか否かを確認しましょう。

もし電話番号の必要がある場合は、名刺やホームページの変更などの作業が発生しますので、早めに確認をしておきましょう。

新オフィスのレイアウト案

新オフィスのテナント物件が決まったら、レイアウト案を作成しましょう。
ビジネスホンを利用するには、電話回線やLAN回線を接続する必要があります。また、PBX(主装置)を設置する必要があります(クラウド型ビジネスフォンの場合は不要)。

レイアウト案が決まったら、レイアウトを元にケーブルの配線を考える必要があります。

  • スタッフの動線、作業をしたり棚・備品を置いたりするためのスペースを邪魔しない
  • ケーブルがすっきりしていて見た目にも美しいこと

レイアウト案とともに、新オフィスでどのように仕事をするかのイメージをビジネスフォン工事業者に伝えましょう。

最近のオフィスはほとんど床が二重構造になっているOAフロアです。
OAフロアは床下にケーブルを通すことができますが、他のケーブルと干渉してしまうケースも発生します。複合機やインターネット回線の配線なども含めて検討しましょう。

そして、図面の作成で案が固まったら、工事業者とともに新オフィスの下見を行います。図面との違いがなく、案通りに配線が可能であることを確認しましょう。

オフィスの引っ越し日、工事日程

オフィスの引っ越し日に合わせて工事の日程を組む必要があります。

ビジネスフォンの移設工事には、以下の二種類の工事手配が必要です。

  • 電話回線工事(電話通信業者に電話回線の切り替えを依頼すること)
  • ビジネスフォン移設工事(新オフィスにビジネスフォンの移設や配線作業を行うこと)

作業の負担やビジネスへの影響を考慮すると、両方の工事日程を同日で段取りを組むことが望ましいです。

特にビジネスフォン移設工事は、前もって依頼しておく必要があります。目安としては作業希望日の1か月前までには依頼しておきましょう。

IP電話ビジネスホンの場合は、インターネット回線の契約・開設工事も必要です。インターネットの解説には最短でも1か月ほどかかります。

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

オフィス引っ越しに伴い、ビジネスフォンの見直しも

せっかく大掛かりな工事を行うのであれば、併せてビジネスフォンの見直しを行うのも良いでしょう。
見直しを行うことで業務の効率化やコストの削減を図れる場合もあります。

ビジネスフォン使用台数

業務拡大によるオフィス移転の場合、現在使用している電話機をそのまま移設しても台数が不足する場合があります。
逆に、オフィス移転に伴って部署の統合や閉鎖を行う場合には使用しているビジネスホンに余りが生じることもあります。

ビジネスホンがリース契約の物であればリース期間中は解約できませんので不要な電話機は予備の電話機として保管しておくか、新規事業の開始に備えてセッティングしておくなどの対応を行います。

ビジネスホンが購入品の場合は、下取りに出すことにより工事費の負担を少しでも削減できます。

ビジネスフォン電話機の種類

ビジネスホンには、以下の種類があります。

  • アナログ回線
  • ISDN回線
  • ひかり電話
  • IP電話

従来はアナログ回線、ISDN回線が主流でしたが、最近はより利便性が高く流動性の高いひかり電話、IP電話が増えてきています

ひかり電話やIP電話であれば、電話回線の配線は不要でLAN回線を接続することによりビジネスホンを利用できるので、ケーブルを簡素化でき、今後の工事の段取りも楽になります。

また、PBXについてもクラウド型のものを利用すれば社内に置く必要がなくなり管理が簡素化されます。
メリット・デメリットを踏まえて検討しましょう。

ビジネスフォン移設前に担当者が行う作業

当日スムーズに移設作業を行うために行っておくべき作業を案内します。

ビジネスフォンの使用者をわかるようにしておくこと

アナログ回線の場合は、スタッフがそれぞれどの内線番号を使用しているかわかるようにしておきましょう。

LAN配線のIP電話を移設する場合には、内線番号がビジネスフォン電話機で管理されています。ビジネスホン電話機の外観はどれも同じようになっている場合が多いので、電話機が混同されない様、シールで管理をするなど、把握できるようにしておきましょう。

外線、内線の一覧の作成

社内用に、誰がどの番号を使用しているかの外線直通番号、内線番号の一覧を作成しておきましょう。
オフィス引っ越し後に直通番号や内線番号の一覧が無いと大きな混乱を招いてしまいます

ビジネスフォン工事業者に見積もり、工事の依頼

ビジネスフォン工事業者に見積もりと工事の依頼を行いましょう。

ビジネスフォンの移設は作業工程も多く必要確認事項も多いため、見積もりの依頼を行ってから作成されるまでに日数がかかってしまう場合があります。さらに、まとまった金額が必要になるため、見積もりが出た後社内の稟議に日数を要することも多いです。

前述の通り、工事の依頼は1か月以上の日程の余裕をもって電話工事業者に依頼する必要があるため、これらの作業を優先して進めていかないとすべての工程に遅れが生じてしまう可能性があります。速めに見積もりを手配することにより、余裕を持ったスケジュールでの工程管理と複数社での見積もり比較を行えるように手配しておきましょう。

まとめ

オフィス引っ越しに伴うビジネスフォンの移設についてまとめました。
まず重要なことは、現状のプランを確認し新オフィスでビジネスフォンをどのように利用するかをイメージしたレイアウト図を作成することです。

電話工事業者に、現状と希望する状況を的確に伝えることにより、ビジネスフォンの移設もスムーズになります。
工事の段取りがきちんと組めるように、日程に余裕をもって見積もりや作業日程の確定などの段取りを組んでおくことも重要です。
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