複合機スキャンデータも楽々共有！NASについて

NASについて、耳にされたことはありますか？
まだまだ知名度は高くありませんが、データを共有する上で非常に利便性が高く、企業だけでなく個人で利用する場合にも利用が広がっています。

NASとは、LAN接続した外付けハードディスクのことを指し、主にデータの保存や共有のために使用されています。もちろん、LAN接続が可能な複合機についても接続が可能です。

今回は、NASについて、そしてNASを用いて複合機をより便利に利用する方法について案内します。複合機のご相談や無料お見積もりはOFFICE110へ。

監修者

千々波 一博
（ちぢわ かずひろ）

保有資格：Webリテラシー/.com Master Advance/ITパスポート/個人情報保護士/ビジネスマネージャー検定

2004年から通信業界で5年間営業として従事。その後、起業して他業種に進出。OFFICE110に営業で入社し、月40～60件ほどビジネスホン・複合機・法人携帯などを案内。現在は既存のお客様のコンサルティングとして従事。

2004年から通信業界で5年間営業として従事。その後、起業して他業種に進出。OFFICE110に営業で入社し、月40～60件ほどビジネスホン・複合機・法人携帯などを案内。現在は既存のお客様のコンサルティングとして従事。

NASとは？

NASという用語は耳慣れないものかもしれません。
NASとはLAN上にある外付けハードディスクのことを指します。その概要やメリットについて紹介します。

NAS(ネットワークHDD)とは

NAS(Network-Attached Storage)とはLANに接続して使用できる外付けのハードディスクのことです。「ナス」と呼びます。
パソコンがなくてもLANネットワークに直接接続できることが特徴です。

NASを利用すれば、同じLANに接続したすべての機器で簡単にデータを共有できます。

NASのメリット

データを共有する方法にはいくつかの方法がありますが、NASならではのメリットを紹介します。

データを共有しやすいこと

ファイルをPCのハードディスク内に保存し共有する場合、共有先でデータを閲覧するためにはパソコンの電源をONにする必要があり、手間もかかり、電力を多く利用してしまうためエコでもありません。その点NASの場合は、他の機器に依存せずに単独で作動できるため、エコでもあり手軽に利用できる機器です。

データの閲覧範囲を細かく指定できること

ユーザーごと、グループごとに閲覧権限をNAS側で細かく指定できます。

フリーアドレスが容易になる

どのパソコンやスマホ、タブレットからでも閲覧できるため、機器に依存しません。従って、スタッフの移動に伴ってデータ移行や記録端末へのコピーをしなくても、スタッフ本人が移動しNASにアクセスするだけで簡単にファイルを開いて作業することができます。

スマホや複合機など様々なデバイスで使用できる

データ容量の少ないスマホから直接利用できることは、データの保存先の確保という点においても非常にメリットがあります。動画などの大容量データについても、NASであれば直接保存できます。
オフィス外からのアクセスも可能であり、外出時でもデータの確認が手軽に行えます。あわせて複合機のセキュリティ対策も確認しておくと安心です。

複合機のスキャンのやり方を覚えることで、スキャンデータをそのままPCやスマホで閲覧できます。

自動的にバックアップが取れる

バックアップ機能付きのNASの場合、自動でバックアップを取れます。

NASのデメリット

一方で、NASのデメリットとしては以下の点が挙げられます。

初期設定が難しい

ネットワークの構築が必要なため、初期設定が難しい点があります。素人にはなかなか困難な作業といえるでしょう。
便利に運用を行うためには、設定業者に要望や用途を正確に伝えなければなりません。

NASのデータが破損してしまった場合のリスク対処が必要

NASのみでデータを共有し保存する場合、データが破損してしまうと全員のデータが破損してしまい復元できなくなる可能性があります。
かといって、そういった事態に備えて各パソコンにバックアップを取ることは、手間もかかりNASを導入したメリットがほとんどなくなってしまいます。

「ミラーリング機能」と呼ばれる2台のハードディスクにデータを保存し片方をバックアップ用とするものもありますが、状況とNASの機能に応じてデータ破損の際のリスクケアを行っておく必要があります。

複合機のスキャンデータをNASで共有するには

複合機のスキャンデータを、NASを使って共有する方法について紹介します。
あらかじめ設定さえしておけば、非常に手軽に利用できることが確認いただけるかと思います。

複合機でスキャンをする

通常のコピーをするときと同様の流れで、複合機にて書類のスキャンを行います。
データの保存先にNASが設定されている場合、データは自動的にNASにPDFファイルとして保存されます。

ファイル名を分かりやすいものに変更する

パソコンなどを利用して、保存先のフォルダにアクセスします。（例：Windowsの「ドキュメント」ライブラリ配下にマッピングした共有フォルダ）。

スキャンデータの名称をスタッフの誰が見てもわかるように変更します。あらかじめ、ファイルの名称にルール付けを行っておくことにより、ファイルの検索が容易になり、効率的に業務を進めることができます。

NASでデータ共有する際の注意点

NASで複合機のデータを共有する際の注意点をいくつか紹介します。

NASに対応（LANネットワーク接続可能）な複合機を使用すること

現在、使用中の複合機が非対応の場合は、新たな複合機を契約する必要があります。

関連記事: 複合機と直接LANケーブルで接続できる？主な接続方法を3種類紹介！

スキャナの送信方法やデータの閲覧方法など基本的な機能をスタッフ間で共有すること

せっかくデータを共有できる仕組みを作っても、一部のスタッフのみの間でしか利用されていないことはよくある事例です。データを運用するからには、スタッフ全員が利用方法を理解して、運用できる状態があるべき姿です。

セキュリティ対策を行うこと

パソコンやスマートフォンについては、個人情報や機密情報の保護についてきちんと対処されている場合でも、複合機についてはそこまで意識が働かない場合があります。しかしLAN接続している場合は、スキャンデータの外部流出の可能性は存在します。初期設定パスワードの変更など、セキュリティ対策を行いましょう。
NASのシステムを最新に保つことや二段階認証を取り入れるなど、データの気密性などに応じて対策を講じてください。あわせて複合機のセキュリティ関連機能やセキュリティリスクと対策も確認しておくと安心です。

関連記事

【保存版】複合機のセキュリティリスクと6つの対策を徹底解説

運用ルールをきちんと設定すること

良くも悪くもNASの場合はデータをすべて一元管理できるため、スタッフがそれぞれ似たようなデータをアップすると、新旧の似通ったデータが混在してしまい逆に管理がややこしくなります。データの重複や漏れを防ぐためにも、きちんと定められたルールの元、運用する必要があります。具体的には、共有フォルダのSMB権限（読み書き/スキャン専用）設定、固定IPと名前解決（DNS/ホスト名）、保存容量のしきい値・通知を事前に決め、定期点検することが重要です。

「複合機 × NAS共有」に関するよくある質問（FAQ）

NASを使ったコピー機のスキャンデータ共有について、設定や運用・セキュリティの要点をまとめました。導入前の不安解消にご利用ください。

複合機からNASへ保存する基本設定は何を確認すべき？

共有フォルダのSMB権限と保存先パスの一致が最重要
NAS側で「読み書き」権限のスキャン専用ユーザーを作成し、UNC（\\\\NAS名\\share）と認証情報を複合機に登録します。
固定IPやDNSで安定した名前解決を用意し、フォルダ階層とアクセス権を最小限に保ちます。

共有フォルダの名前解決が不安定で保存に失敗します

NASと複合機を固定IP化しUNCをIP指定に変更します
DHCP予約で固定化し、UNCを\\\\192.168.x.x\\shareに変更すると解決しやすいです。
NTPで時刻を統一し、認証失敗を防ぐ運用にします。

容量不足で保存できないのを防ぐ方法は？

しきい値通知と自動アーカイブを併用します
NASの容量監視アラートを設定し、月次で年・月フォルダへ自動整理します。
カラー解像度やPDF圧縮の標準値も見直し、肥大化を抑制します。

セキュリティ面で最低限やるべきことは？

初期パスワード変更と権限の最小化が基本です
スキャン専用アカウントを作成し管理者権限は付与しない運用にします。
併せてICカード認証や放置プリント対策も有効です。参考：複合機のセキュリティ関連機能、セキュリティリスクと対策

NAS障害や誤削除が心配。バックアップは必要？

必要です。RAIDだけでは不十分です
RAIDは可用性対策であり、誤操作やランサム対策にはなりません。
世代管理の別系統バックアップ（外付け／クラウド）を用意し、定期的にリストアテストを実施します。

まとめ

NASについてまとめました。
NASを利用すれば、LANネットワーク内のパソコンやスマホ、複合機のスキャンデータなどを簡単に共有できます。

パソコン上でデータ共有する場合などと異なり、ハードディスク単体で作動、運用ができるので、効率的でエコな機器でもあります。

LANネットワークで接続した複合機ではスキャンデータをパソコンやスマートフォンで共有する際に非常に便利です。
ネットワークセキュリティに注意しながら、運用ルールを制定し活用すると業務の効率化が図れますよ。

OFFICE110では「ビジネス」を念頭に、常に最適なコピー機（複合機）をご提案しています。
導入をお考えであればどうぞお気軽にご相談ください。

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