納品日:2019-12-26
都道府県:東京
メーカー:FUJIFILM
機種名:DocuCentre-VI C2264
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最近の複合機は、「クラウド連携」という便利な機能を搭載しているものが増えています。
クラウド連携とは、複合機で処理した様々なデータをクラウド上で共有・管理することを指します。
これを活用することで、業務の効率化やコスト削減など、多くのメリットが得られます。
そこでこの記事では、複合機のクラウド連携について以下の内容についてわかりやすく解説します。
さらに、最後にクラウド連携に対応したおすすめの複合機もご紹介しますので、クラウド連携に対応した複合機をお探しの方はぜひ参考にしてみてください。
監修者
千々波 一博
(ちぢわ かずひろ)
保有資格:Webリテラシー/.com Master Advance/ITパスポート/個人情報保護士/ビジネスマネージャー検定
2004年から通信業界で5年間営業として従事。その後、起業して他業種に進出。OFFICE110に営業で入社し、月40~60件ほどビジネスホン・複合機・法人携帯などを案内。現在は既存のお客様のコンサルティングとして従事。
2004年から通信業界で5年間営業として従事。その後、起業して他業種に進出。OFFICE110に営業で入社し、月40~60件ほどビジネスホン・複合機・法人携帯などを案内。現在は既存のお客様のコンサルティングとして従事。
複合機をより便利に使う上で、「クラウド連携」は非常に役立ちます。
ここでは、クラウド連携の基本情報と機能について解説します。
クラウド連携とは「複合機で扱う各種データをクラウドサービス上でも共有できること」です。※クラウドサービスとは、インターネットを介して利用できるアプリや機能のこと。
従来の複合機の場合、基本的に、製品にあらかじめ搭載されている機能のみしか使うことができません。
しかし、クラウド連携を使えば外部サービスを利用して機能を拡張することが可能です。
クラウド連携を利用することで、以下の機能を利用できます。
スキャンデータを複合機内蔵のストレージや外部ストレージに保存せず、インターネット上に保存可能です。これにより物理的なストレージの容量圧迫を防げます。
保存されたデータは、オフィス外にいる時でもスマホやタブレットなどで閲覧可能です。
保存先のクラウドサービスにアクセスすれば、目的のデータを検索したり編集したりできます。
WordやExcelなど汎用的なファイルで管理することも可能です。
保存されたデータは、クラウドサービスから呼び出して、複合機で印刷できます。
紙媒体で資料を閲覧したり書き込んだりしたりする場合に便利です。
FAXを受信した時に、毎回紙に印刷する必要はありません。
クラウド上のストレージに保存して、どこからでも閲覧することが可能です。
複合機のクラウド連携を利用すると、以下のメリットが生まれます。
それぞれのメリットについて解説します。
クラウド連携により、以下の点において業務効率化が実現します。
複合機でスキャンしたデータや受信したFAXデータがクラウド上にあれば、オフィス内だけでなくオフィス外からでも確認が可能です。
資料を確認するために、わざわざ外出先からオフィスに戻る必要はありません。
さらに、海外にいても資料を共有管理できるため、出張や外回りが多い部署でも重宝します。
紙へ印刷する必要が生じた時は、クラウドストレージにアクセスして目的のファイルを簡単に探すことが可能です。
USBメモリなど特定のストレージをわざわざ探さずにすむため、作業効率が上がるでしょう。
紙の資料だとファイリングの手間や保管場所の確保など、面倒な作業が生まれてしまいます。
ストレージ上なら一括管理が可能なほか、物理的な保管スペースが必要なくなるため、スモールオフィスでも活躍します。
業務効率化を複合機のクラウド連携で達成した事例として、リコーの『RICOH カンタンストレージ活用』を導入した城善建設株式会社の例をご紹介しましょう。
同社はクラウド上にデータを保存するよう徹底した結果、現場や打合せの際に書類を持参したり、持ち合わせのない資料を取りにわざわざオフィスへ戻ったりする必要がなくなりました。
結果、時間を効率的に使えるようになり、精神的にもゆとりが生まれ、さらに、資料の管理も楽になり、社員の負荷軽減を実現しています。
クラウド連携により紙への出力が減ると、ペーパーレスを促進でき、印刷コストの削減にもつながります。
クラウドストレージにFAXデータやスキャンデータ各種データを保存すれば、紙媒体に出力しなくてもスマホやパソコン上からデータを閲覧・編集可能です。
クラウド連携によってデジタル形式での資料の電子化を進めていけば、印刷コストを今よりも削減できるでしょう。
クラウド連携を導入した企業の多くが、成果としてコスト削減の効果を挙げています。
例えば、建設業の城善建設株式会社も、クラウド連携によりコストカットに成功しました。
建設業の特徴として、以前は紙を使う場面が多かったそうですが、クラウドサービスを活用した結果、年間で8,500枚も印刷用紙の使用量を減らすことに成功しました。
クラウド連携は、テレワークなど働き方改革の推進にも貢献しています。
さまざまなデータをクラウド上で管理すれば、オフィス以外の場所でも同じデータにアクセスできます。
これにより、自宅やコワーキングスペースでの作業がしやすくなり、テレワークを導入しやすくもなるでしょう。
テレワークは時間の効率的な活用や交通費の削減、プライベート時間の拡充などさまざまなメリットで注目されていますが、クラウド連携はテレワークの推進に役立つツールとなります。
リコーの『RICOH カンタンストレージ活用』を導入した日進機工株式会社は、クラウド連携を活用してテレワークを推進しています。
同社は以前、紙書類や社内のファイルサーバーにある文書を確認するため出社を余儀なくされていました。
しかしクラウド連携を活用するようになった結果、各書類をスキャンしてクラウド上にデータで保存し、どこからでもアクセスできるようになりました。
クラウド連携は、BCP対策としても注目されるサービスの一つです。
BCP対策
BCP対策とは、企業が天災や人災などの緊急事態に対して被害を最小限にとどめ、速やかに事業の復旧・継続ができるよう対応することをいいます。
台風や地震・テロなどの緊急事態が発生すると、交通網や人の流れがストップして、通常通りに業務を進行ができなくなってしまいます。
しかし、さまざまな資料を電子化してクラウド上で管理すれば、仮に出社が難しくなっても業務をスムーズに再開できるでしょう。
実際、前述の日進機工株式会社は、クラウド連携によってBCP対策を効率よく進めることができました。
同社ではクラウド連携サービスを導入した直後、コロナ禍が世界中で発生し、テレワークの必要性が生じたようです。
しかし、すでにデータ管理をクラウド連携で進めていたおかげで、目立った業務への支障は発生せず、いつもどおり業務を進められました。
複合機のクラウド連携は、情報漏洩リスクの低減にも役立ちます。
複合機で扱うデータを、USBメモリやSDカードに保存している企業は少なくないでしょう。
これらの機器は持ち運びが容易であるのがメリットですが、その分、持ち出しによる情報漏洩リスクが高いのも事実です。
不正利用を目的として誰かがデータを持ち出すリスクはもちろん、紛失により意図せず情報漏洩が起きてしまうリスクも存在します。
一方、クラウド連携の場合、インターネットを介してデータにアクセスするため、紛失のリスクが限りなく低いです。
ログイン情報を使ってアクセスするので一定のセキュリティも確保されており、企業にとってはリスクとなる情報漏洩を低減するのに役立ちます。
複合機メーカー別に、おすすめのクラウドサービスとして以下の4つのサービスをご紹介します。
各サービスの特徴や機能・価格をご紹介します。
まず初めに、富士フイルムが提供する『Cloud Service Hub』をご紹介します。
このサービスは、複数のクラウドサービスを一元管理できるサービスで、有名なクラウドサービスへまとめてアクセス可能です。
まずは、Cloud Service Hubの特徴と機能についてご紹介します。
<特徴>
<機能>
Cloud Service Hubでは、複合機の操作パネルから連携しているクラウドサービスへアクセスできます。
シングルサインオンを利用することで、ストレスを感じることなく、一度に複数のサービスの利用を開始することが可能です。
※シングルサインオンとは、IDやパスワードなどのログイン情報を一度入力するだけで、複数の異なるサービスをまとめて使えるようにする仕組み。
また、Cloud Service Hubは、以下のクラウドサービスと連携しています。
次にCloud Service Hubは、連携するサービスを個別に契約するプランやパッケージになったプランなど、さまざまなプランが用意されています。
代表的なプランの価格は以下のとおりです。
プラン | 月額費用(税別) | ||
---|---|---|---|
個別プラン | Cloud Service Hub For Box | 2,100円 | |
Cloud Service Hub For Dropbox | |||
Cloud Service Hub Syncs With Evernote | |||
Cloud Service Hub For Google Drive | |||
Cloud Service Hub For OneDrive | |||
Cloud Service Hub For SharePoint Online | |||
Cloud Service Hub For Working Folder | |||
パッケージプラン | Cloud Service Hub(7 Pack) | 4,200円 | |
Cloud Service Hub(Office365 Pack) | 2,800円 |
リコーの『RICOH カンタンストレージ活用シリーズ』は、リコー製複合機と各種クラウドストレージを連携するサービスです。
登録や設定が簡単なため、スムーズな導入を目指している企業にもおすすめします。
RICOH カンタンストレージ活用シリーズには以下の特徴と機能があります。
<特徴>
<機能>
クラウド連携の登録やアクセスは非常にスムーズです。
パソコンや特定のドライバが不要で、わずか3ステップで登録が完了します。
ログインはICカードをかざすか4桁以上のパスコードを入力するだけ。
ITに慣れていない場合でも、簡単にクラウド上のデータへアクセスできます。
RICOH カンタンストレージ活用シリーズは、以下のクラウドサービスと連携しています。
RICOH カンタンストレージ活用シリーズは、月額契約と年額契約とにプランが分かれています。
プラン | 月額費用(税別) | |
---|---|---|
年額契約 | クラウドアプリケーション スタートパック | 5,000円/契約 |
カンタンストレージ活用 for Box | 1万8,000円/デバイス | |
カンタンストレージ活用 for DocuWare | ||
カンタンストレージ活用 for Dropbox | ||
カンタンストレージ活用 for OneDrive for Business | ||
月額契約 | クラウドアプリケーション スタートパック | 5,000円/契約 |
カンタンストレージ活用 for Box | 1,500円/デバイス | |
カンタンストレージ活用 for DocuWare | ||
カンタンストレージ活用 for Dropbox | ||
カンタンストレージ活用 for OneDrive for Business |
RICOH クラウドアプリケーション スタートパックを購入することで、基本的なクラウド連携機能が利用可能となります。
Canonの『uniFLOW Online』は、オフィス向け複合機『imageRUNNER ADVANCE』と各種クラウドサービスを接続するクラウド連携サービスです。
本製品のスペックや強みを見ていきましょう。
uniFLOW Onlineには以下の特徴と機能があります。
<特徴>
<機能>
uniFLOW Onlineはクラウドストレージだけでなく、会計仕分業務や経費精算業務に関連したクラウドサービスとの連携ができることが特徴です。
データ保存だけでなく、スキャンしたデータを業務効率化に役立てたい場合にも重宝します。
uniFLOW Onlineは、以下のクラウドサービスと連携しています。
uniFLOW Onlineの代表的なプランの月額費用は以下のとおりです。
プラン | 月額費用(税別) |
---|---|
uniFLOW Online スターティングパック | 5,000円/契約 |
uniFLOW Online Cloud Print & Scan 1-9 | 2,900円/台 |
uniFLOW Online Cloud Scan Advance 1-9 | 3,200円/台 |
uniFLOW Online Cloud会計処理アシスト | 2,500円/台 |
uniFLOW Online Cloud Print | 1,500円/台 |
uniFLOW Online Cloud Link Print Connection 25 | 7,000円/25台 |
uniFLOW Online スターティングパックは初回契約時に必要です。
『クラウドソリューション』は、SHARPが提供するクラウド連携サービスです。
SHARPの人気のあるMXシリーズをはじめとした多くの複合機が対象製品になっており、現在SHARPの複合機を利用している方もクラウド連携機能を利用できる可能性が高いです。
クラウドソリューションには以下の特徴と機能があります。
<特徴>
<機能>
クラウドソリューションは、以下のクラウドサービスと連携しています。
ここからは、クラウド連携を活用できるおすすめ複合機を4つご紹介します。
これから複合機の新規導入や買い替えを検討している方は、ぜひ参考にしてください。
富士フイルム『Apeos C2360』は、A3サイズのカラー複合機です。
幅590×奥行659mmとコンパクトに設計されており、小さめのオフィスでも活躍します。
トレイを最大限に増やせば、最大2,510枚もの給紙が可能です。
本製品には、以下の特徴があります。
省スペースに高画質の複合機を導入したい方におすすめです。
リコー『RICOH IM C2010』は、A3印刷に対応するデジタルフルカラー複合機です。
256GBの大容量SSDを搭載しており、クラウド連携と合わせれば多量のデータ管理ができます。
ICカードを利用した個人認証管理や最新の暗号化通信プロトコルTLS1.3に対応したシステムなど、高いセキュリティレベルを誇ります。
他にも以下のような特徴があります。
大量のデータを扱い、セキュリティレベルの高い複合機をお探しの方に最適な一台です。
Canon『iR C3222F』は、A3サイズ対応のオフィス向け複合機です。
7インチのコンパクトでシンプルな操作パネルを採用しており、わずかな視線移動と手の動きで、作業を迅速に行えるようになっています。
「ボタンだらけの複雑なパネルだと抵抗がある」という社員の方にも使いやすい製品です。
他にも『iR C3222F』には、以下の特徴があります。
シンプルな操作性で高性能な複合機を導入したい方におすすめです。
SHARP『MX-2630FN』は、最大A3サイズの印刷ができるデジタルフルカラー複合機です。
A4用紙6枚分ほどの設置面積(608×650mm)しか取らないため、置き場所に困りません。
即熱定着システムやウォームアップタイムの短縮・LED光源採用など、多彩な省エネ機能も搭載しています。
それと同時に、スリープモードからの1秒復帰や最速4.7秒のファーストコピータイムを実現するなど、エコとスピードの両立を実現しています。
他にも、以下のような特徴があります。
高性能でお手頃な価格の複合機をお探しの方におすすめの一台です。
複合機の導入やクラウド連携を検討している方は、「OFFICE110」へご相談ください。
弊社は長年、複合機をはじめとするオフィス機器の販売や工事を手がけてまいりました。
12万社以上との取引実績があり、全国対応でオフィスに必要な機器の導入をサポートいたします。
さらにOFFICE110には以下の強みがあります。
OFFICE110の強み
OA機器に精通したプロのスタッフが、お客様に合わせた機種やプランをご提案いたします。
専門用語を使わず、丁寧なヒアリングと説明を行うため、初めての方でも安心して導入プランを立てられます。
導入からアフターフォローまでOFFICE110がしっかり対応いたしますので、安心してお任せください。
複合機をはじめオフィス機器の導入やお悩みをお持ちの方は、お気軽にOFFICE110にお問い合わせください。
クラウド連携とは、複合機で扱う各種データをクラウドサービス上でも共有できるサービスのことです。
各種クラウドサービスと連携することで、以下のようなメリットがあります。
ペーパーレスを推進したい企業やリモートワークをもっと普及させたい企業、資料の取り扱いを効率的に行いたい企業は、クラウド連携に対応した複合機の導入を検討してみてはいかがでしょうか?
OFFICE110は、複合機に精通したプロのスタッフが多数在籍し、お客様のニーズに合わせて最適な機種をご提案させていただきます。
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