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複合機(コピー機)はクラウドで使い方が変わる!おすすめサービス3選

複合機(コピー機)はクラウドで使い方が変わる!おすすめサービス3選

複合機(コピー機)を使用していて不満に思うことはありませんか?

実は、「側にいないと操作できないのがちょっと…」という意見が多いのです。

確かに、複合機(コピー機)でコピー、スキャンするには側で操作する必要が。
印刷するにも複合機(コピー機)とつながっているパソコンから操作するしかありません

複合機(コピー機)から直接ファイルにアクセスしたり、オフィスの外から操作したりはできないのです。

では、もし複合機(コピー機)で上記のような操作ができるようになるとしたらどうですか?

最近では複合機(コピー機)と”クラウドサービス”との連携が進められています。
クラウドと連携することで、複合機(コピー機)を上記のような幅広い場面で使えるようになります。

そこで、今回は複合機(コピー機)とクラウドの連携に、おすすめサービスについてご紹介しましょう。

▼目次

複合機(コピー機)のクラウドサービスってなに?

デジタル化が進む現在においても、複合機(コピー機)はビジネスの現場において欠かせないものです。
では、複合機(コピー機)とデジタルとの組み合わせ、”クラウドサービス”とはどのようなサービスなのでしょうか?

複合機(コピー機)に求められるものが変わってきている

複合機(コピー機)の基本機能と言えば”印刷・コピー・スキャン”の3つ。
そこに両面印刷やフィニッシャーなど、様々な設定を追加できるのが魅力です。

しかし、機能(設定)が多いだけに「使い方が分からない…」という悩みも。

そこで登場したのが、パソコンから操作できる”プリンタードライバー”というソフトです。
デスクトップ上から操作できるとして、現在では全ての機種に対応しているほど。

複合機(コピー機)は顧客の不満、要望に合わせて常に変化してきている訳です。

では、近年で求められるものはというと、物とインターネットの連携である”IoT”
複合機(コピー機)とクラウドサービスとの連携もIoTの一種として挙げられます。

複合機(コピー機)と”クラウドサービス”との連携は必須に

クラウドサービスとはネットワーク上の仮想空間にシステムの大半を移行したサービスのこと。

例えば、ブラウザ(検索システム)やSNSなどもクラウドサービスの一種と言えます。
ビジネス向けとしてはネットワーク上でファイルを管理できる”オンラインストレージ”なども。

従来のシステムでは設備を物理的に導入する必要があり、管理に手間がかかりました。

その点、クラウドサービスではほぼ設備を導入する必要がなく、サービスを利用するだけ
サービスによっては利用料金がかかるものの、従来のものと比べればお得に導入できます。

つまり、クラウドとの連携とは、複合機(コピー機)からサービスにアクセスできるようにすること。

クラウドサービスを経由することで、外部から複合機(コピー機)にアクセスすることも可能です。
複合機(コピー機)をクラウドと連携させることで、より活躍の場が広がることは確かでしょう。

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複合機(コピー機)とクラウドとの連携でできること

複合機(コピー機)とクラウドとを連携させることで、日々の業務を少しだけ便利にできます。
では、複合機(コピー機)とクラウドを連携させることでできることについて見ていきましょう。

スキャンデータをクラウド上に直接保存

複合機(コピー機)とクラウドを連携させることで、スキャンデータの直接保存ができます。

本来、記憶媒体(クラウド)にデータを保存するにはパソコンなどを経由する必要が。
スキャンしたデータをパソコンに取り込み、パソコンからクラウドに保存する必要があるのです。

その点、クラウドが連携しているので、データのやり取りが直接できて手間がかかりません。

クラウド上からデータを直接印刷

クラウド上からデータを直接印刷できるのも、複合機(コピー機)とクラウドの連携ならでは。

先述した通り、クラウドを連携しているので、パソコンを介さずにデータのやり取りが直接できます。
データを保存するのと同様に、クラウド上からデータを取得して印刷するのも可能なのです

また、パソコンで作成したデータも、クラウド上に保存しておけば直接印刷ができて便利です。

端末からクラウド上のデータの閲覧・編集

複合機(コピー機)とクラウドを連携させれば、端末からデータを閲覧・編集などにも使えます。

パソコンはもちろん、スマホやタブレットなどでも同様のクラウドサービスを使えることがあります。
特に、クラウドストレージ(記憶媒体)は各端末で同様に使えることが強みの1つです

複合機からクラウド上に保存、パソコンからから閲覧・編集、スマホから印刷するのもできます。

複合機(コピー機)で使える主なクラウドサービス

複合機(コピー機)とクラウドサービスの連携は、すべてのサービスに対応している訳ではありません。
では、複合機(コピー機)と連携できる主なクラウドサービス3選について詳しくご紹介しましょう。

Google Drive

グーグルの提供するクラウドサービスの1つ。

PDFやワードだけでなく、イラストレーターやフォトショップなどあらゆるあらゆるファイルの保存が。
その上、ワードやエクセルなど主要なソフトであれば、パソコンと同様にクラウド上で編集できます。

端末やユーザーに関わらず、ファイルやフォルダを共有できるのも魅力の1つ

特定のファイルだけ、テキストドキュメントやスプレッドシートだけ共有して編集することも。
プロジェクトごとにファイルを共有できるので、最近ではビジネスの必須アイテムとなりつつあります。

Google Drive
公式サイト:https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

One Drive

マイクロソフト社の提供するクラウドサービスの1つ。

パソコンのHD(記憶媒体)を使うかのように、ほぼ全てのファイルの保存が。
ウィンドウズ(OS)との互換性も高く、かつ7GBまでは”無料”で使えます。

ワードやエクセルなどがセットになった”Office 365”からであれば1TBまでに。

マイクロソフト社のワードやエクセルは”ビジネスに必須”とまで言われるツールです。
ワードやエクセルを使っているのなら、ぜひ試してみたいクラウドサービスでしょう。

One Drive
公式サイト:https://www.microsoft.com/ja-jp/office/homeuse/onedrive.aspx

Evernote

メモの作成に特化したクラウドサービスの1つ。

文章はもちろん、手書きや音声、動画など”メモ”になり得るものは全て保存が。
保存した内容に”タグ”を設定でき、あとから検索することも可能です。

パソコンよりも、スマホやタブレットなど携帯端末での操作性の高さに定評が

複合機(コピー機)の機能としても注目される、”OCR(光学文字認識)”にも対応。
名刺などのちょっとした資料をさっと撮影して保存と、1度試すと手放せなくなります。

Evernote
公式サイト:https://evernote.com/intl/jp

まとめ

今回は複合機(コピー機)の使い方が変わる”クラウドサービス”についてまとめてみました。

複合機(コピー機)とクラウドを連携させることで以下のことができます。

  • スキャンデータをクラウド上に直接保存
  • クラウド上からデータを直接印刷
  • 端末からクラウド上のデータの閲覧・編集

Google DriveやOne Drive、Evernoteは多くの機種に対応しているおすすめサービスです。
今後、クラウドサービスがさらに発展すれば、より幅広いことに活用できるのは間違いありません。

クラウドサービスを上手に活用して、複合機(コピー機)をより便利にしてみましょう

ただし、クラウドサービスの利用には、常に”セキュリティの問題”が関わってきます。
クラウドサービスから情報漏洩…、なんてことにならないよう万全の対策が必須です。

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