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複合機スキャンデータも楽々共有!NASについて

複合機スキャンデータも楽々共有!NASについて

NASについて、耳にされたことはありますか?
まだまだ知名度は高くありませんが、データを共有する上で非常に利便性が高く、企業だけでなく個人で利用する場合にも利用が広がっています。

NASとは、LAN接続した外付けハードディスクのことを指し、主にデータの保存や共有のために使用されています。もちろん、LAN接続が可能な複合機についても接続が可能です。

今回は、NASについて、そしてNASを用いて複合機をより便利に利用する方法について案内します。

▼目次

NASとは?

NASという用語は耳慣れないものかもしれません。
NASとはLAN上にある外付けハードディスクのことを指します。その概要やメリットについて紹介します。

NAS(ネットワークHDD)とは

NAS(Network-Attached Storage)とはLANに接続して使用できる外付けのハードディスクのことです。「ナス」と呼びます。
パソコンがなくてもLANネットワークに直接接続できることが特徴です。

NASを利用すれば、同じLANに接続したすべての機器で簡単にデータを共有できます。

NASのメリット

データを共有する方法にはいくつかの方法がありますが、NASならではのメリットを紹介します。

データを共有しやすいこと

ファイルをPCのハードディスク内に保存し共有する場合、共有先でデータを閲覧するためにはパソコンの電源をONにする必要があり、手間もかかり、電力を多く利用してしまうためエコでもありません。その点NASの場合は、他の機器に依存せずに単独で作動できるため、エコでもあり手軽に利用できる機器です。

データの閲覧範囲を細かく指定できること

ユーザーごと、グループごとに閲覧権限をNAS側で細かく指定できます。

フリーアドレスが容易になる

どのパソコンやスマホ、タブレットからでも閲覧できるため、機器に依存しません。従って、スタッフの移動に伴ってデータ移行や記録端末へのコピーをしなくても、スタッフ本人が移動しNASにアクセスするだけで簡単にファイルを開いて作業することができます。

スマホや複合機など様々なデバイスで使用できる

データ容量の少ないスマホから直接利用できることは、データの保存先の確保という点においても非常にメリットがあります。動画などの大容量データについても、NASであれば直接保存できます。
またオフィス外からのアクセスも可能であり、外出時でもデータの確認が手軽に行えます。

また複合機を接続すれば、スキャンデータをそのままPCやスマホで閲覧できます。

自動的にバックアップが取れる

バックアップ機能付きのNASの場合、自動でバックアップを取れます。

NASのデメリット

一方で、NASのデメリットとしては以下の点が挙げられます。

初期設定が難しい

ネットワークの構築が必要なため、初期設定が難しい点があります。素人にはなかなか困難な作業といえるでしょう。
便利に運用を行うためには、設定業者に要望や用途を正確に伝えなければなりません。

NASのデータが破損してしまった場合のリスク対処が必要

NASのみでデータを共有し保存する場合、データが破損してしまうと全員のデータが破損してしまい復元できなくなる可能性があります。
かといって、そういった事態に備えて各パソコンにバックアップを取ることは、手間もかかりNASを導入したメリットがほとんどなくなってしまいます。

「ミラーリング機能」と呼ばれる2台のハードディスクにデータを保存し片方をバックアップ用とするものもありますが、状況とNASの機能に応じてデータ破損の際のリスクケアを行っておく必要があります。

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複合機のスキャンデータをNASで共有するには

複合機のスキャンデータを、NASを使って共有する方法について紹介します。
あらかじめ設定さえしておけば、非常に手軽に利用できることが確認いただけるかと思います。

プリンタのスキャンをする

通常のコピーをするときと同様の流れで、複合機にて書類のスキャンを行います。
データの保存先にNASが設定されている場合、データは自動的にNASにPDFファイルとして保存されます。

ファイル名を分かりやすいものに変更する

パソコンなどを利用して、保存先のフォルダにアクセスします。(ファイルはマイドキュメントのライブラリ内に入っています)。

スキャンデータの名称をスタッフの誰が見てもわかるように変更します。あらかじめ、ファイルの名称にルール付けを行っておくことにより、ファイルの検索が容易になり、効率的に業務を進めることができます。

NASでデータ共有する際の注意点

NASで複合機のデータを共有する際の注意点をいくつか紹介します。

NASに対応(LANネットワーク接続可能)な複合機を使用すること

現在、使用中の複合機が非対応の場合は、新たな複合機を契約する必要があります。

スキャナの送信方法やデータの閲覧方法など基本的な機能をスタッフ間で共有すること

せっかくデータを共有できる仕組みを作っても、一部のスタッフのみの間でしか利用されていないことはよくある事例です。データを運用するからには、スタッフ全員が利用方法を理解して、運用できる状態があるべき姿です。

セキュリティ対策を行うこと

パソコンやスマートフォンについては、個人情報や機密情報の保護についてきちんと対処されている場合でも、複合機についてはそこまで意識が働かない場合があります。しかしLAN接続している場合は、スキャンデータの外部流出の可能性は存在します。初期設定パスワードの変更など、セキュリティ対策を行いましょう。
NASのシステムを最新に保つことや二段階認証を取り入れるなど、データの気密性などに応じて対策を講じてください。

運用ルールをきちんと設定すること

良くも悪くもNASの場合はデータをすべて一元管理できるため、スタッフがそれぞれ似たようなデータをアップすると、新旧の似通ったデータが混在してしまい逆に管理がややこしくなります。データの重複や漏れを防ぐためにも、きちんと定められたルールの元、運用する必要があります。

まとめ

NASについてまとめました。
NASを利用すれば、LANネットワーク内のパソコンやスマホ、複合機のスキャンデータなどを簡単に共有できます

パソコン上でデータ共有する場合などと異なり、ハードディスク単体で作動、運用ができるので、効率的でエコな機器でもあります。

LANネットワークで接続した複合機ではスキャンデータをパソコンやスマートフォンで共有する際に非常に便利です。
ネットワークセキュリティに注意しながら、運用ルールを制定し活用すると業務の効率化が図れますよ。

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