複合機とNASを連携する方法とは？スキャンデータの保存・共有手順と注意点

NAS（ネットワークHDD）は、社内ネットワークに接続してデータを保存・共有できる機器です。複合機と連携すれば、スキャンした書類をNASに保存し、複数のスタッフで共有できます。

ただし、複合機からNASへ直接保存するには、対応する送信機能や共有フォルダの設定が必要です。

NASはデータを一元管理できる一方、情報漏洩を防ぐためのアクセス権限の設定や、データ消失に備えたバックアップも欠かせません。

この記事では、NASのメリット・デメリットと、複合機のスキャンデータを共有する方法や注意点について解説します。

NASとは、LANなどのネットワークに接続して利用するストレージ機器のことです。パソコンを介さずにデータを保存・共有できるため、社内のファイル管理に役立ちます。

ここでは、NASの基本的な仕組みとメリット・デメリットについて解説します。

NAS（Network Attached Storage）とは、ネットワークに接続してデータを保存・共有できるストレージ機器のことです。「ナス」と読み、ネットワークHDDとも呼ばれます。

NASと一般的な外付けHDDでは、接続方法やデータの共有方法が異なります。

NASなら、同じネットワークに接続したパソコンやスマートフォンなどから、アクセス権限に応じてデータを共有できます。

NASには、データの共有や管理を効率化できるさまざまなメリットがあります。主なメリットを紹介します。

パソコン内のハードディスクを共有する場合、ほかのスタッフがデータを閲覧するには、共有元のパソコンを起動しておく必要があります。常時稼働させる手間がかかるほか、電力も消費します。

その点、NASはパソコンに依存せず単独で稼働するため、必要なときに共有データへアクセスできます。共有元のパソコンを常時起動する必要がなくなり、利用環境によっては消費電力の削減にもつながります。

NASでは、ユーザーやグループごとにデータの閲覧・編集権限を設定できます。

部署ごとにアクセスできるフォルダを分けるなど、業務に必要なデータだけを共有することで、機密情報の管理にも役立ちます。

NASに保存したデータは、アクセス権限のあるパソコンやスマートフォン、タブレットなどから閲覧できます。そのため、特定の端末にデータを保存しておく必要がありません。

フリーアドレスのオフィスでも、スタッフが席を移動するたびにデータをコピーしたり、移行したりする手間を省けます。利用する端末からNASにアクセスするだけで、必要なファイルを開いて作業できます。

NASはパソコンだけでなく、対応するスマートフォンや複合機など、さまざまな機器と連携できます。

スマートフォン本体の容量を使わずに、NASへ写真や動画などの大容量データを保存できることもメリットです。

また、リモートアクセス機能に対応したNASであれば、必要な設定を行うことでオフィス外からもデータを確認できます。ただし、社外から利用する場合は、アクセス制限などのセキュリティ対策が必要です。

自動バックアップ機能を搭載したNASであれば、設定したスケジュールに従ってデータをバックアップできます。

外付けHDDや別のNASなどへ定期的にデータをコピーしておくことで、万が一の故障やデータ消失に備えられます。

NASはデータの共有や管理に便利な一方、初期設定やデータ保護の面で注意が必要です。主なデメリットを紹介します。

NASを利用するには、ネットワークへの接続や共有フォルダの作成、アクセス権限の設定などが必要です。ネットワークに詳しくない場合、初期設定が難しく感じられることがあります。

業務で適切に運用するには、次の項目を事前に整理しておくことが重要です。設定を業者へ依頼する際も、用途を具体的に伝えましょう。

NASだけにデータを保存している場合、本体の故障やデータの破損によって、共有しているファイルを利用できなくなる可能性があります。重要なデータを失わないためにも、定期的なバックアップが必要です。

一方、スタッフそれぞれのパソコンにバックアップを保存すると、管理の手間が増え、データを一元管理するメリットが薄れてしまいます。

NASのデータを保護する方法には、ミラーリングとバックアップがあります。両者の違いは次のとおりです。

※参考：バッファロー「RAID（レイド）だからって過信は禁物！」

ミラーリングだけで安心せず、外付けHDDや別のNASなどへのバックアップも設定しておくことが重要です。

NASと連携できる複合機の導入を検討している場合は、必要なスキャン機能やネットワークへの対応状況についても、OFFICE110へご相談いただけます。

複合機でスキャンしたデータは、NASの共有フォルダへ保存することで、複数のスタッフが閲覧できるようになります。

必要な設定を済ませておけば、書類をスキャンするたびにパソコンへデータを移す手間も省けます。

ここでは、複合機のスキャンデータをNASへ保存・共有する手順と注意点について解説します。

まず、複合機のスキャン機能を使って書類を読み取ります。

あらかじめ保存先としてNASの共有フォルダを登録しておけば、複合機からデータを直接送信できます。保存形式はPDFなど、機種や設定によって異なります。

※参考：キヤノン「スキャンして共有フォルダーに送信する方法」

次に、パソコンなどからNASの共有フォルダにアクセスし、保存したスキャンデータを確認します。Windowsの場合は、エクスプローラーから共有フォルダを開く方法があります。

スキャンデータのファイル名は、スタッフの誰が見ても内容を把握できるものに変更しましょう。

あらかじめファイル名の付け方を統一しておけば、必要な資料を探しやすくなり、業務を効率的に進められます。

NASで複合機のスキャンデータを共有する際は、機器の対応状況だけでなく、スタッフ間の運用方法やセキュリティ対策にも注意が必要です。

導入前に確認しておきたい主な注意点を紹介します。

複合機からNASへスキャンデータを直接保存するには、ネットワーク接続に加えて、共有フォルダへの送信機能などが必要です。

現在使用している複合機が対応しているか確認し、必要な機能がない場合は、ほかの保存方法や対応機種への入れ替えを検討しましょう。

複合機の接続方法については、複合機と直接LANケーブルで接続できる？主な接続方法を3種類紹介！でも詳しく解説しています。

NASでデータを共有できる環境を整えても、一部のスタッフしか使い方を理解していなければ、十分に活用できません。

複合機からのスキャン方法や保存先フォルダへのアクセス方法など、基本的な操作手順をスタッフ間で共有しておくことが大切です。

誰でも必要なデータを確認できるよう、操作方法を統一しておきましょう。

パソコンやスマートフォンでは個人情報や機密情報の保護を意識していても、複合機のセキュリティ対策は見落とされがちです。

しかし、複合機やNASをネットワークに接続している場合、不適切な設定や不正アクセスによって、スキャンデータが外部へ流出するおそれがあります。

基本的なセキュリティ対策は、次のとおりです。

複合機をネットワークに接続して利用する際の対策については、以下の関連記事でも詳しく紹介しています。

NASはデータを一元管理できる一方、スタッフがそれぞれ似たようなファイルを保存すると、新旧のデータが混在し、管理が複雑になることがあります。

データの重複や保存漏れを防ぐためにも、ファイル名や保存先、アクセス権限などの運用ルールを定めておきましょう。

具体的な管理項目は次のとおりです。

設定したルールや容量の状況は、定期的に点検することが重要です。

NASを利用すれば、複合機でスキャンした書類を社内で共有し、データ管理の手間を減らせます。

ただし、NASへの直接保存に対応しているかどうかは、複合機の機種や搭載機能によって異なります。ネットワーク環境や保存先の設定によっても、必要な対応は変わります。

現在の複合機で利用できるのか、入れ替えが必要なのかを判断するには、機種の仕様と社内のネットワーク環境を確認することが重要です。

OFFICE110では、現在の利用環境や必要なスキャン機能、利用人数、ご予算などを伺い、用途に合った複合機をご提案しています。NASとの連携を考慮した機種選びについてもご相談いただけます。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。NASへのスキャン保存に対応した複合機をお探しの方や、現在の機種からの入れ替えを検討している方は、OFFICE110までお気軽にご相談ください。

NASを利用すれば、社内ネットワークに接続したパソコンやスマートフォンなどから、データを簡単に共有できます。複合機と連携することで、スキャンした書類の保存・管理にも役立ちます。

パソコン内でデータを共有する場合と異なり、NASは単独で稼働できるため、共有元のパソコンを常時起動する必要がありません。ファイルを一元管理できることもメリットです。

ただし、複合機からNASへ直接保存するには、対応する機能やネットワーク設定が必要です。データの破損や情報漏洩を防ぐためにも、バックアップやアクセス権限の設定を行いましょう。

スタッフ間でファイル名や保存先などの運用ルールを統一しておけば、必要な資料を探しやすくなり、業務の効率化につながります。

NASに対応した複合機の導入をお考えの場合や、現在の機種で利用できるか判断に迷う場合は、OFFICE110へご相談ください。ご希望の機能や利用環境に合わせた複合機をご提案します。