コピー機のソート機能とは？使い方と作業効率の上がる活用事例を紹介

複数ページの会議資料を人数分用意するとき、1部ずつ手作業で並べ替えるのは大きな負担です。こうした仕分け作業を減らせるのが、コピー機の「ソート機能」です。

ソート機能を使えば、複数ページの原稿を部単位でページ順にそろえて出力できるため、印刷後に資料を並べ直す手間や時間を抑えられます。

ただし、ソートの設定名やシフト・回転などの仕分け方法、利用できるオプションはメーカーや機種によって異なるため、用途に合う使い方と必要な機能を確認しておくことが大切です。

この記事では、コピー機のソート機能の仕組みや種類、使い方、活用シーン、組み合わせると便利なオプションまで分かりやすく解説します。

コピー機のソート機能は、複数ページの原稿を部単位でページ順にそろえて出力し、資料の仕分け作業を減らせる機能です。機種や構成によっては、部ごとに排出位置をずらしたり、用紙の向きを変えたりして境目を分かりやすくできます。

たとえば1部10ページの資料を5部用意する場合、ソートを設定すると1〜10ページを1部として順番に出力し、同じ流れを5部繰り返します。印刷が終わった時点で、すでに「配布用のセット」ができているイメージです。

ここでは、ソート機能の種類と、スタック（グループ）との違いについて分かりやすく解説します。

コピー機のソート機能には、主に「シフトソート」と「回転ソート」の2種類があり、どちらも部ごとのセットを見分けやすくするために使います。

どちらも「部単位で資料をまとめる」点は共通していますが、排出時の位置や向きが異なるため、使い勝手や向いている場面が変わります。

それぞれの特徴や注意点を押さえておくと、資料の部数や配布方法に合わせて使い分けやすくなります。

シフトソートは、部数ごとに排出される位置を左右に少しずつずらして仕分ける方法です。

用紙が部ごとに横方向へずれて排出されるため、どこまでが1部なのかをひと目で確認しやすくなります。用紙の向きはそろったままなので、資料をまとめて持ち運びやすいのも特徴です。

ただし、持ち運んでいるうちに用紙のずれがそろってしまうと、部の境目が分かりにくくなることがあります。移動後に配布する場合は、最初と最後のページを確認すると仕分けミスを防ぎやすくなります。

このような特徴から、少ない部数の資料や日常的な配布資料など、部ごとのまとまりを簡単に見分けたい場面ではシフトソートが使いやすい選択肢といえます。

回転ソートは、部ごとに用紙の向きを90度変えて排出する仕分け方法です。

たとえば1部10ページの資料を5部用意する場合、縦向きに10ページ排出した次の部は横向きに10ページ、その次は再び縦向きというように、向きを変えながら部単位で排出します。

シフトソートよりも部の境目を視覚的に確認しやすいため、印刷部数が多いときや、仕分け・確認作業を頻繁に行う場面で役立ちます。

ただし、回転ソートを利用するには、同じサイズの用紙を縦向き・横向きの両方で給紙できるようにセットする必要がある機種もあります。利用条件はコピー機によって異なるため、給紙カセットの構成や対応している用紙サイズを事前に確認しておきましょう。

ソート機能とあわせて知っておきたいのが、スタック（グループ）機能です。ソートが部単位でページ順にまとめるのに対し、スタックは同じページごとに必要枚数をまとめて出力する機能です。

たとえば1部10ページの資料を5部用意したい場合、ソート機能とスタック機能では排出される順番が次のように変わります。

どちらを使うか迷ったときは、配布するときに部単位で必要なのか、ページ単位で必要なのかを基準にすると判断しやすくなります。

複数種類の資料を組み合わせて配布したい場合や、途中に別資料を挟み込みたい場合など、ページ単位でまとめておきたいときはスタック機能のほうが手作業しやすく便利です。

なお、用紙の向きやレイアウトも含めて調整したい場合は、以下の関連記事で詳しく確認できます。

コピー機のソート機能は、複数ページの資料を人数分まとめて用意するときに便利な機能です。印刷した資料が1部ずつまとまった状態で排出されるため、あとからページを並べ替えたり、人数分に仕分けたりする手間を減らせます。

特に、会議資料を参加者ごとに用意する場合や、説明会・セミナーで複数部の資料を作成する場合など、同じ資料をまとめて印刷する場面で役立ちます。

ここでは、会議などの社内資料の作成・仕分けと、説明会やセミナーなどの冊子印刷について分かりやすく解説します。

ソート機能は、会議資料など複数ページの資料を参加人数分まとめて用意するときに便利です。

たとえば、1部10ページの資料を20名分作成する場合、ページごとに出力すると、印刷後に1〜10ページを20人分に仕分けて並べ直す必要があります。部数が増えるほど、こうした作業には時間と手間がかかります。

しかし、ソート機能を使えば、1人分の資料がページ順にまとまった状態で排出されるため、印刷後の仕分け作業を減らし、そのまま配布しやすくなります。

採用の会社説明会や自社開催のセミナーなど、参加者の席へ複数ページの資料を事前に配布したいときは、冊子印刷とソート機能の併用が役立ちます。

冊子印刷は、複数ページを冊子として読める順番に面付けして出力する方法です。1枚の用紙に複数ページを配置して折りたためるため、ページ数が多い資料もコンパクトにまとめやすくなります。

複数部を出力するときにソート機能を使えば、部単位で資料をまとめやすくなります。さらに、対応する中とじフィニッシャーなどを利用できる機種では、折りやステープルまで自動化できるため、手作業の後処理も減らせます。

このように、説明会やセミナーを頻繁に行う場合は、冊子印刷・ソート・必要な後処理をどこまで自動化したいかを基準にオプションを選ぶと、無駄なく業務効率を高められます。

なお、ソート機能付きの複合機への入れ替えや新規導入を検討している方は、OFFICE110までご相談ください。弊社では、印刷枚数や利用人数、資料の作成方法、必要な機能、ご予算などを丁寧にヒアリングしたうえで、用途に合ったコピー機・複合機をご提案します。

ソート機能は、紙の原稿をコピーするときはコピー機本体から、ExcelやPDFなどのデータを印刷するときはパソコンの印刷設定から指定します。

基本的な考え方は同じですが、設定画面や項目名はメーカー・機種・プリンタードライバーによって異なるため、実際の画面に合わせて確認する必要があります。

ここでは、コピー機本体からソートコピーする方法と、パソコンからソート印刷する方法について解説します。

紙で用意された複数ページの資料を部単位でコピーする場合は、コピー機本体でソートを設定します。複数枚の原稿があるときは、ADF（自動原稿送り装置）を使うとまとめて読み込めます。

一般的な操作の流れは次のとおりです。

設定名や操作順は機種によって異なります。画面に「仕分け」や「ソート」が見当たらない場合は、取扱説明書やメーカーのサポート情報で該当項目を確認してください。

パソコンからソート印刷する場合は、アプリケーションの印刷画面からプリンターのプロパティを開き、部単位で出力する設定を指定します。

ここでは、Excelファイルを富士フイルムのコピー機で印刷する場合を例に、基本的な流れを紹介します。

今回はExcelを例に流れを紹介しましたが、WordやPDFでも基本的な操作手順は同じです。なお、設定項目の名称や表示位置は、メーカー・機種・プリンタードライバーによって異なるため、詳しい操作方法は取扱説明書やメーカーのサポート情報をご確認ください。

コピー機によってはソート機能を標準で利用できますが、印刷後の後処理や複数枚原稿の読み取りまで効率化したい場合は、オプションとの組み合わせが必要です。

仕分けだけでよいのか、ステープルなどの後処理まで自動化したいのかによって必要な構成は変わるため、普段の資料作成の流れに合わせて選ぶことが大切です。

ここでは、ソート機能と組み合わせると便利なオプションについて分かりやすく解説します。

フィニッシャーとは、印刷した用紙の仕分けやステープル留め、中とじなどの後処理を自動化できるオプションです。

ソート機能はフィニッシャーがなくても利用できますが、対応するフィニッシャーを装着すれば、部ごとの仕分けに加えて、ステープル留めや冊子仕上げまで自動化できます。

たとえば、会議や説明会で配布する資料を1部ずつ手作業でホチキス留めすると、部数が多いほど時間と手間がかかります。フィニッシャーを活用すれば、印刷から仕分け・仕上げまでをまとめて行えるため、資料作成にかかる作業を効率化できます。

特に、資料を大量に印刷し、ステープル留めや冊子仕上げまで行う機会が多いオフィスでは、必要な後処理に対応したフィニッシャーを選ぶことで、手作業を減らせます。

フィニッシャーで利用できる機能や選び方について詳しく知りたい場合は、以下の関連記事もあわせて確認してください。

ADFとはAuto Document Feederの略で、複数枚の原稿をセットすると、1枚ずつ自動で送りながら連続して読み取れる装置です。

ADFがないコピー機では、複数ページの原稿をコピーする際に、原稿台ガラスへ1枚ずつ置いて読み取る必要があります。たとえば5ページの資料なら、原稿を置く・コピーする・取り替えるという作業をページ数分繰り返さなければなりません。

一方、ADFを使えば、複数枚の原稿をまとめてセットした状態から連続して読み取れます。

このように、ADFを使うと原稿を1枚ずつ入れ替える作業が不要になるため、複数ページの資料をソートコピーするときの手間を減らせます。

少量の原稿をコピーするだけであれば必須ではありませんが、会議資料など複数ページの原稿を頻繁に扱うオフィスでは、読み取り作業の時間を短縮できる便利な機能です。

なお、ADFの使い方や注意点について詳しく知りたい場合は、以下の関連記事も参考になります。

ソート機能を活用すると、会議資料や配布物を部ごとにまとめる手間を減らし、資料作成を効率化できます。また、フィニッシャーやADFを組み合わせれば、ステープル留めや冊子仕上げ、複数枚の読み取りまで自動化でき、印刷から仕上げまでにかかる時間を削減できます。

ただし、ソートの方式や対応する後処理、ADFの標準搭載・オプション設定はメーカーや機種によって異なります。印刷枚数や資料の作り方に合わない構成を選ぶと、必要な機能を使えなかったり、不要なオプションにコストがかかったりすることがあります。

そのため、ソート機能を含めて自社に必要な機能やオプションを整理したい場合は、OFFICE110へご相談ください。

印刷枚数や利用人数、作成する資料のページ数、必要な後処理、予算などを確認したうえで、用途に合うコピー機・複合機とオプション構成をご提案します。

さらに、現在は新品複合機が最大80％OFF、中古複合機も大特価でご案内しています。必要な機能を備えた複合機をお得に導入し、コストを抑えながら印刷業務の効率化を目指しましょう。

コピー機のソート機能は、複数ページの資料を部単位でページ順にまとめ、印刷後の仕分け作業を減らせる機能です。会議資料や説明会の配布物など、同じ資料を複数部用意する場面で役立ちます。

部ごとの境目を分かりやすくしたい場合は、機種の対応状況に応じてシフトソートや回転ソートを使い分けます。一方、同じページをまとめて出力したい場合はスタック機能が向いています。

紙原稿をコピーするときは本体側、ExcelやPDFなどのデータを印刷するときはパソコン側からソートを設定します。設定名や使える仕分け方法は機種によって異なるため、取扱説明書やプリンタードライバーの設定を確認しておくと安心です。

ステープルや冊子仕上げまで自動化したい場合はフィニッシャー、複数枚の紙原稿をまとめて読み取りたい場合はADFが役立ちます。自社の資料作成でどこまで自動化したいかを基準に、必要な機能だけを選びましょう。

なお、ソート機能やオプションの対応状況まで含めて機種選定に迷っている場合は、OFFICE110までご相談ください。弊社では、印刷枚数・利用人数・資料の作り方・予算などを確認したうえで、用途に合ったコピー機・複合機をご提案します。