コピー機のソート機能とは？使い方と作業効率の上がる活用事例を紹介【お役立ち情報】 | OFFICE110

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コピー機のソート機能とは？使い方と作業効率の上がる活用事例を紹介

会議資料が複数ページあるとき、1枚ずつ印刷をして仕分けるのは非常に大変です。

そのようなときに便利なのが、コピー機の「ソート機能」です。

コピー機のソート機能を活用すれば、資料作成や仕分けにかかっていた手間や時間を大幅に削減することが可能です。

本記事では、コピー機のソート機能の使い方から使いどころまでを解説します。

ソート機能がより便利になるおすすめのオプションも紹介しますので、社内の業務効率アップを図りたい人はぜひ参考にしてください。

コピー機のソート機能とは？

ソート機能とは、印刷された用紙を部ごとに並べ替える機能です。

排出された用紙の置かれる位置、もしくは用紙の向きを変えてくれます。

位置や向きを変えてくれることで部ごとの境目が分かりやすくなり、印刷後の仕分け作業の短縮が可能です。

たとえば1部10ページの資料を5部印刷したい場合、通常印刷では1ページ目が10枚、2ページ目が10枚、3ページ目が10枚、4ページ目が10枚、5ページ目が10枚排出されます。

すべて同じ位置に排出されるため、手作業で資料の境目を探し、5部に仕分ける必要があります。

しかしソート機能を活用すると1～10ページを順に印刷し、位置をずらして再度1～10ページを順に印刷するのを繰り返します。

これにより印刷された時点で部ごとの境目が分かるようになり、手作業で仕分ける必要がなくなります。コピー機のソート機能は、資料の仕分け作業を短縮してくれる便利な印刷方法です。

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ソート機能の種類

コピー機のソート機能はおもに2種類です。

印刷された用紙を部ごとに並べ替える点においては同じですが、排出されたときの位置や向きが異なります。

それぞれのソート機能について、メリット・デメリットも含めて解説します。

シフトソート

シフトソートとは、部数ごとに排出される位置を左右にずらしてくれるソート機能です。

用紙が部ごとにずれて排出されるため、1部がどこまでか分かりやすくなります。

排出される用紙の向きが同じのためコンパクトにまとまるのが特徴で、印刷した資料を持ち歩きやすいのがメリットです。

ただし持ち歩いているときに部ごとにずれている部分をなくすと、どこが境目か分からなくなり、最初と最後のページを確認して仕分ける必要があるため、持ち歩くときは注意しましょう。

部ごとの境目をなくさないように注意する以外は使いやすい機能です。少ない部数の資料を印刷するなど普段使いできます。

回転ソート

回転ソートとは、排出される用紙を90度に回転して排出してくれるソート機能です。

たとえば1部10ページの資料を5部用意したい場合、縦向きに10ページ排出したら、次は横向きに10ページ排出し、再度縦向きに10部排出するのを繰り返します。

シフトソートよりも部ごとの境目が分かりやすいのが特徴です。

印刷部数が多いときなど、仕分け作業や確認作業が多いときに重宝します。

ただしいくつか注意点もあります。

回転ソートを使いたい場合、同じサイズの用紙を給紙カセットに縦と横それぞれセットしなければいけない点です。

縦向き・横向きで印刷するには、セットする用紙も同様の向きにしなければいけません。

回転ソートを使うためには、給紙カセット2段分を使います。

ソートとスタック（グループ）との違い

ソート機能のほかに、スタック（グループ）機能があります。

スタック機能とはソート機能と逆の機能で、ページ単位で印刷してくれる機能です。

たとえば1部10ページの資料を5部用意したい場合、ソート機能とスタック機能では排出される順番が異なります。

スタック機能は、ページごとに排出される位置をずらしてくれる機能です。

通常印刷と変わらないように思えますが、操作の手間が省けます。

たとえば1部10ページの資料を5部用意したいとき、通常だと1ページ目を5部印刷、2ページ目を5部印刷、3ページ目を5部印刷とページごとに操作しなければいけません。

しかしスタック機能を使えば10ページ分まとめて操作でき、一度の操作で各ページの必要枚数を印刷できます。

ここで「ソートとスタック機能の違いが分かっても、どう使い分けすればいいか分からない」という人もいるでしょう。

以下の例を基準に、ソートとスタックを使い分けてみてください。

ほかにも複数形式の資料があり、間に別資料を挟みたい場合などではスタック機能が手作業しやすく便利です。

コピー機のソート機能が役立つシーン例

コピー機のソート機能は、印刷した資料を仕分けしたいときなどに役立ちます。

しかしどのような業務で役立つのかイメージしにくい人もいるでしょう。

ここではソート機能が役立つ具体例を紹介します。

会議などの社内資料の作成・仕分け

ソート機能は、会議などの社内資料の作成・仕分けするときに役立ちます。

会議の参加者に資料を配布するため、資料を大量に印刷するときもあるでしょう。

通常印刷だと一人ひとりに配るため、手作業で資料を仕分けることもあります。

たとえば1部10ページの資料を20名分作成するには、各ページを20名分にわけ、1～10ページを順番に重ねなければいけません。

手作業でおこなうには時間のかかる作業です。

しかしソート機能を使えば、印刷された時点で部ごとに仕分けられています。

このように、ソート機能なら自動で仕分けてくれるため、時間や手間を大幅に削減することが可能です。

説明会やセミナーなどの冊子印刷

採用における会社説明会や自社開催のセミナーなど、事前に参加者の席へ資料を配布したいときは、冊子印刷との併用が役立ちます。

冊子印刷とは、出力された用紙を重ねて綴じ合わせ、冊子のように仕上げる印刷方法です。

1枚の用紙に複数のページを印刷し、それらを折りたたんで冊子に仕上げるため、ページ数が多くてもコンパクトにまとめられます。

オプションであるフィニッシャーを付ければ、自動でホチキス留めもしてくれます。

冊子印刷とソート機能を併用すると、冊子にされた資料を1部ずつずらして排出してくれます。

部単位でずれていることで部数を数えやすく、席数ごとに仕分ける配布作業が楽になるのです。

フィニッシャーというオプションが必要ですが、説明会やセミナーを頻繁におこなうのならオプションとして付けてもいいでしょう。

ソート機能のやり方｜コピー機側・パソコン側で解説

ソート機能を使うとき、コピー機側で操作する場合とパソコン側で操作する場合があるはずです。

そのためコピー機本体とパソコン、それぞれのやり方が分からないと困るでしょう。

ソート機能のやり方には、以下の2つのパターンあります。

コピー機本体からソートコピーする方法

紙で用意された資料が手元にある場合、コピー機本体からソートコピーする設定をおこないます。

ここではADF（自動原稿送り装置）に用紙をセットする方法を紹介します。

パソコンからソート印刷する方法

パソコンからソート機能を活用して印刷する場合、印刷プロパティからソート機能を設定します。

しかしコピー機のメーカーにより印刷プロパティ画面が異なります。

パソコンから印刷する場合は、各メーカーの印刷設定にしたがって設定してください。

ここではExcelファイルを富士フイルムのコピー機で印刷する想定で紹介します。

ソート機能がより便利に使えるコピー機のオプション

コピー機によっては標準でソート機能が搭載されていますが、コピー機のオプションと組み合わせることでさらに便利になります。

ここではソート機能と組み合わせると便利なオプションを紹介します。

フィニッシャー

フィニッシャーとは、印刷した用紙に後加工してくれる出力オプションのことです。

コピー機本体にソート機能が搭載されていない場合は、オプションのフィニッシャーを付けるとソート機能が使えます。

コピー機のソート機能が標準搭載されているならフィニッシャーは不要と思われるかもしれませんが、ホチキス留めまでしてくれるため、さらなる業務効率化が期待できます。

ソートされた資料を会議や説明会などで使用するとき、そのままでは閲覧しているうちに資料の順番が分からなくなる可能性があります。

資料の順番が分からなくなる対策、そして資料の見栄えを整えるためにホチキスで留めることもあるでしょう。

手作業で1部ずつホチキス留めするのは時間も手間もかかります。

しかしフィニッシャーがあれば、印刷した資料に自動でホチキス留めまでしてくれます。

このように、コピー機にフィニッシャーを付けると業務効率化が図れるため、資料を大量に印刷する会社におすすめです。

ADF（自動原稿送り装置）

ADFとは「Auto Document Feeder」の略で、原稿を自動で読み込んでくれる装置のことです。

ADFをどこに付けるかというと、複合機上部にある原稿を読み取るガラス部分の蓋の上に装着します。

ADFがない場合、ガラス台を使って1枚ずつ原稿を読み込まなければいけません。

しかしADFがあれば原稿をセットし、スタートボタンを押すだけです。

ADFがあれば原稿が複数枚あっても、一度にまとめて読み込んでくれます。

コピー機での操作を簡略化するためにもADFは必須でしょう。

コピー機のオプションとして追加できますが、最近では標準搭載されている機種も多く、その場合はオプションとして追加しなくてもよいのです。

導入する予定のコピー機にADFが標準搭載されているか確認してみましょう。

複合機のADF機能について詳しくは、こちらの記事をぜひご参考ください。

コピー機の使い方から選定まで『OFFICE110』にお任せ！

資料を大量に印刷する会社では、コピー機のソート機能は非常に役立ちます。

しかし機種によっては、オプションを追加しないとソート機能が付いていないものもあり、導入するか迷う方も多いと思います。

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まとめ｜コピー機のソート機能で印刷業務の手間を削減

今回はコピー機のソート機能の使い方から使いどころを紹介しました。

ソート機能とは、出力された用紙を部ごとに並べ替える機能です。

コピー機のソート機能は、主に2種類あります。

資料を頻繁に印刷したり、配布したりすることが多い場合はソート機能の活用をおすすめします。

さらにコピー機のオプションであるフィニッシャーやADFを取り付けると、より印刷業務の効率化が可能です。

ソート機能をフル活用したいなら、フィニッシャー・ADF付きのコピー機がイチオシです。

OFFICE110では用途やご希望に合わせ、最適なコピー機の選び方から使い方までご提案いたします。まずはご相談だけでも、オフィス機器のプロである「OFFICE110」お気軽にお問い合わせください。