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複合機はオプションの活用でより便利に!おすすめ設備・ソフト紹介

複合機はオプションの活用でより便利に!おすすめ設備・ソフト紹介

複合機の基本機能は印刷・コピー・スキャンの3つ。
各機能の中には様々な設定があり、基本機能をより便利にしてくれます。

しかし、「もう少しここが使えたら…」と複合機に不満を感じることがあるのも確か。

例えば、10ページの会議資料を100部印刷するとします。
印刷は複合機に任せられても、ホチキス留めから製本までは全て手作業です。

実は、複合機には基本機能を拡張できる”オプション”が提供されています

オプションの中には印刷からホチキス留め、製本まで全て自動で行ってくれるものも。
複合機によくあるセキュリティの甘さを解消してくれるオプションもあります。

では、今回は複合機をより便利にしてくれるおすすめの”オプション”についてご紹介しましょう。

▼目次

複合機のオプション【設備編】

”オプション”とは、複合機に取り付け(または、インストール)することで機能を拡張できるもののこと。
では、複合機のオプションとして取り入れやすい”設備”に関するものから詳しくご紹介しましょう。

フィニッシャー

”フィニッシャー”とはその名の通り、出力された印刷物の”まとめ作業”をしてくれるもの。

印刷物を部数ごとにまとめたり、ホチキス留めやパンチ処理をしてくれるものも
本格的なものになると5,000枚前後の出力紙をストックできるものもあります。

日々、数百部の会議資料を印刷するというときには非常に便利なオプションです。

ブックレットフォルダー

”ブックレットフォルダー”とは、フィニッシャーと合わせることで製本作業のできるものです。

複合機で印刷したものはフィニッシャーでまとめ作業を、その後はブックレットフォルダーに。
フィニッシャーでホチキス留めされた印刷物を、ブックレットフォルダーが”中綴じ”します。

最近では”三つ折り”に対応した機種もあり、製本作業を半自動で行えるオプションです。

メールボックス

”メールボックス”とは出力者(または、内容)ごとに印刷物を仕分けして管理するもの。

5〜7つのトレーがあり、各トレーごとに出力者の印刷物が仕分けした状態で排出されます。
印刷やコピーなど用途ごとはもちろん、個人のメールボックスとしても設定可能です。

複合機の利用者が不特定多数で、かつ用途が様々なときに役立つオプションです。

ペーパーフィーダー

”ペーパーフィーダー”とは給紙トレーとも呼ばれ、出力紙をストックしておくためのもの。

複合機にも搭載されていますが、標準のものはストックできるサイズも容量も少なめです。
その点、ペーパーフィーダーには大量給紙や、特殊紙にも対応している機種があります。

複合機の標準のものに不満があるのなら、ぜひ追加で活用してみたいオプションでしょう。

ICカードリーダー

”ICカードリーダー”とは複合機にICカードを読み取る機能を追加できるというもの。

ICカードとは”スマートカード”とも呼ばれ、ICチップ内に様々な情報を記録できます。
”偽造”や”変造”に強いとされ、キャッシュカードやクレジットカードなどに使用されるほど

ICカードにより個人認証をすることで、複合機の不正利用を防げる安心のオプションです。

USB無線LANアダプター

USB無線LANアダプターとは、複合機とのUSB接続により無線LAN機能を追加できるもの。

無線LAN機能によりパソコンとの通信を有線ケーブルに頼らず、より自由なレイアウトが可能です。
最近ではスマホやタブレットなど、携帯端末と連携できる端末もありより活躍の場が広がっています。

オフィスをより自由にレイアウトしたい、デスクにいなくても出力したいときに使えるオプションです。

状態表示キット

”状態表示キット”とは印刷やコピーなど、複合機の状態をランプやブザー音で知らせてくれるもののこと。

例えば、問題なく動作しているときは”緑”、警告は”黄”、エラーのときは”赤”などのランプで。
出力紙やトナーの残量に合わせて警告音を、ブザー音の種類を設定できるものなどもあります。

印刷やコピーなどで複合機の側にいる必要がなく、他の作業に時間を取りやすくなるオプションです。

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複合機のオプション【ソフト編】

複合機のオプションにはフィニッシャーのような設備だけでなく、”ソフト”に関するものも多くあります。
では、複合機のオプションとして便利な”ソフト”の中から、特におすすめしたいものをご紹介しましょう。

スキャンアクセサリーキット(OCR)

”スキャンアクセサリーキット”とはOCR(光学的文字認識)とも呼ばれ、文字コードを読み取るシステムのこと。

複合機でスキャンした書類から文字コードだけを読み取り、再処理できるデータとして変換するものです。
例えば、文字のみの資料はもちろん、雑誌やパンフレット、最新のものだと手書き文字を認識するものも。

読み取った文字コードはワードなどで再処理もでき、資料のペーパーレス化に役立つオプションです

ファイル自動整頓ツール

”ファイル自動整頓ツール”とは印刷やコピーなどで出力したファイルを自動で整理整頓するシステムのこと。

出力したファイルは年・月・日によって、出力方法(印刷やコピーなど)によって自動で整理整頓されます。
整頓されたファイルはあとからキーワード検索できるので、複合機の不正利用の防止に効果が期待できます。

また、期限切れのファイルを自動で削除してくれたりと、複合機としては地味に便利なオプションなのです。

クラウドソリューション

”クラウドソリューション”とは複合機とクラウドサービスとを連携させるためのシステムのこと。

例えば、ワードやエクセルなどのファイルをクラウド上で編集・共有のできる”Google Drive”
マイクロソフト社の提供するクラウドストレージ(記憶容量)”One Drive”など。

各クラウドサービスから直接印刷したり、スキャンしたデータを記録したりと便利なオプションです。

まとめ

今回は、複合機に追加したくなる”オプション”について設備とソフトの両面からまとめてみました。

設備としては以下の7つ。

  • フィニッシャー…ホチキス留めやパンチ処理ができる
  • ブックレットフォルダー…中綴じや3つ折りができる
  • メールボックス…宛先ごとに印刷物を仕分けできる
  • ペーパーフィーダー…出力紙の容量、種類を増やせる
  • ICカードリーダー…ICカードを読み取る機能を付けられる
  • USB無線LANアダプター…USBから無線LANができる
  • 状態表示キット…複合機の状態をランプや音で知らせる

ソフトとしては以下の3つ。

  • スキャンアクセサリーキット(OCR)…資料を文字データ化できる
  • ファイル自動整頓ツール…出力の年・月・日ごとに仕分けできる
  • クラウドソリューション…クラウドサービスとの連携ができる

上記のようなオプションを活用することで、複合機をいまより少しだけ便利にできるでしょう。

ただし、すべての複合機で上記のようなオプションが使えるとは限りません。
メーカーや機種によって対応しているオプション、拡張範囲に差があるのです

新しく複合機を導入する予定なのだとしたら、使いたいオプションに対応した機種で探すと安心です。

もちろん「このような使い方をしたい」といったご要望をいただければ、弊社OFFICE110が最適な機種をお選びすることも可能です。

まずはお気軽にメールお問合せフォームまたはお電話よりご相談くださいませ。

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