【保存版】コピー機の印刷履歴の確認方法まとめ！削除の方法も解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

コピー機や複合機を利用している方の中には、

「コピー機の印刷履歴を活用したいけど、操作方法が分からない」
「複合機やコピー機のジョブ履歴のセキュリティが心配…」

といった悩みや疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

コピー機や複合機の印刷履歴は、複合機本体またはパソコンから簡単に確認できます。

また、セキュリティ対策に関しても複雑な操作はありません。

そこで本記事では、コピー機の印刷履歴の概要を解説したうえで、印刷履歴の確認方法・セキュリティ対策・削除方法をご紹介します。

さらに、最後にコピー機の印刷履歴に関するよくある質問もまとめておりますので、ぜひ最後までご覧ください。

印刷履歴は残る！コピー機の「印刷履歴」の基礎知識

複合機やコピー機の印刷履歴は「ジョブ履歴」という形で残ります。
また履歴として「累計印刷枚数」も確認可能です。

まずは、「ジョブ履歴」と「累計印刷枚数」の概要についてわかりやすく解説します。

印刷履歴の基礎知識を押さえることで、この後の内容が理解しやすくなるでしょう。

ジョブ履歴に残る情報

業務用で使用されるコピー機であれば、過去の印刷履歴が「ジョブ履歴」として残っています。
これは家庭用コピー機にはない、業務用コピー機ならではの機能です。

ジョブ履歴として記録されるログはメーカーや機種によって異なりますが、一般的には以下の情報が記録されます。

累計印刷枚数（カウンター枚数）

ジョブ履歴では印刷ジョブの内容だけでなく、「累計印刷枚数（カウンター枚数）」といって、コピー機のこれまでの印刷枚数も確認できます。

累計印刷枚数は、中古の複合機を購入する際に確認しておきたい指標です。

累計印刷枚数が少なければ少ないほど使用されておらず、機器全体の摩耗度が低いため、状態がよいと判断できます。

反対に累計印刷枚数が多い場合は、状態がいまいちな可能性が高いため、長く使いたいのであれば避けておいた方が無難でしょう。

累計印刷枚数の見方は、メーカーや機種によって異なります。
ここでは、主要3メーカーの機種について実際のやり方をご紹介します。

多少の違いはあるものの、どの機種も確認方法は簡単なので、迷うことなく確認できるでしょう。

コピー機・複合機の印刷履歴（ジョブ履歴）の確認方法

コピー機・複合機の印刷履歴は、本体もしくはパソコン（インターネット）から確認できます。

本章では、印刷履歴の確認方法を本体・パソコンに分けてそれぞれ解説します。

ただし、実際の確認方法は機種によって異なるため、参考程度にご覧いただければと思います。

コピー機本体の操作パネルから確認する方法

コピー機・複合機本体からジョブ履歴を確認する場合は、タッチパネルを使います。

メーカーや機種によって表示方法は異なるため、ここではCanonの「iR-ADV」シリーズを例に、実際の確認方法をご紹介します。

操作自体は難しくないため、機械操作が苦手な方でも簡単に確認できるでしょう。

パソコンからインターネット経由で確認する方法

コピー機・複合機のジョブ履歴は本体からだけでなく、パソコンを使ってインターネット経由からも確認が可能です。

こちらもやり方はメーカー・機種によって異なるため、ここではCanonの「iR-ADV」シリーズを例に、実際の確認方法をご紹介します。

ジョブ履歴はCSV形式で保存できるため、確実に記録として残しておきたいときはダウンロードしておきましょう。

コピー機・複合機の印刷履歴のセキュリティ対策

コピー機・複合機の印刷履歴が確認できることは便利な反面、漏洩するリスクも生まれてしまいます。

そこで本章では、印刷履歴のセキュリティ対策方法を4つご紹介します。

ジョブ履歴の閲覧にアクセス制限をかける

印刷履歴のセキュリティ対策としてもっとも基本的な方法は、ジョブ履歴にアクセス制限をかけることです。

アクセスするためにIDやパスワードが必要な設定をすれば、印刷履歴が簡単に見られる可能性は少なくなります。

同時に、定期的にID・パスワードを変更するフローにすることで、前任者など過去にかかわった人間も見られなくなるため、より安全に運用できるでしょう。

インターネット接続のセキュリティ強化

コピー機はパソコンなどと同様にインターネットにつながっているため、ネットワーク経由で攻撃を受け、印刷履歴を覗き見されるリスクもあります。

そのため、インターネット接続による情報漏えい対策を行う必要があるでしょう。

具体的には、以下のような対策が考えられます。

インターネットは便利な反面どうしてもリスクが伴うため、最低限のセキュリティ対策は講じておくことがおすすめです。

社内データやプリントの取扱いルールを徹底する

どれだけ情報漏洩しないための仕組みを作っても、使用する側の従業員が誤った使い方をしてしまうと、情報流出の危険性はむしろ高まってしまいます。

そのため、情報漏えいのリスクを抑えるためにも、コピー機の使用に関する社内ルールの決めておくことが大切です。

例えば、以下のようなルールが挙げられます。

担当者などでルールを作り、従業員全員が実践できるようにしましょう。

履歴自動削除の設定をする

メーカーや機種によっては、設定を変更することで自動で印刷履歴を削除できるケースもあります。

例えば、富士フイルムの複合機では、ジョブ履歴の削除設定を変更でき「何日間保存するか」「どのタイミングで削除するか」などを決められます。

印刷履歴の流出などによる情報漏えいを事前に予防したい場合は、ジョブ履歴の削除設定を活用するとよいでしょう。

コピー機・複合機の印刷履歴を削除する方法

複合機・コピー機を廃棄する際、印刷履歴が残ったままでは情報漏えいの危険性があります。

そこで本章では、コピー機の印刷履歴を削除する方法を2つご紹介します。

コピー機を初期化する

初期化することで購入時の状態に戻るため、印刷履歴を含めたコピー機内のデータをすべて消去することが可能です。

初期化する方法は、以下の2つの方法があります。

ただし、どちらの方法もすべてのデータが消えてしまうため、本当に行ってよいタイミングなのかは十分に検討してから行いましょう。

メーカーのデータ消去サービスを利用する

印刷履歴を消去する方法としては、各メーカーのサービスを利用する方法もあります。

各メーカーでは、複合機のハードディスクのデータ消去に対応しています。

製造元であるため、複合機内のデータを適切かつ安全に消去してくれるはずです。

一般的に処理・廃棄時に活用されるサービスであり、運用中には使用できないサービスであることは注意しておきましょう。

複合機のデータ消去方法については、こちらの記事でも詳しく解説していますので、ぜひご参考ください。

コピー機・複合機の印刷履歴に関するよくある質問まとめ

最後に、コピー機・複合機の印刷履歴に関するよくある質問についてQ＆A方式でご紹介します。

よくある質問を確認し、コピー機の印刷履歴に関する疑問や悩みを解消しましょう。

コンビニのコピー機には印刷履歴は残りますか？

基本的に、コンビニのコピー機には印刷履歴は残りません。

そのため、情報漏えいのリスクは限りなく低いと考えて問題ないでしょう。

ただし、USBや原稿資料などを忘れると大問題になってしまうため、どれだけ急いでいても忘れ物がないかは確認するようにしましょう。

印刷履歴の再印刷はできますか？

コピー機のジョブ履歴では印刷内容の確認はできるものの、履歴からの再印刷はできません。

例えば、受信FAXの内容をジョブ履歴から確認できますが、一度出力したFAXデータは消えてしまうのが一般的です。

受信FAXのデータを残しておきたい場合は「メール転送機能」を活用し、パソコンやスマートフォンに保存しておくことをおすすめします。

複合機のメール転送機能について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

Windowsから印刷履歴は確認は可能ですか？

印刷履歴は、Windowsから確認することも可能です。

Windowsからの確認方法は、以下の2種類です。

ただし、Windowsから確認する場合、まず印刷履歴を残す設定を有効にしなければならないため、これまでの印刷履歴は確認できません。

今日からの印刷履歴を保存・確認したいのであれば、有効な方法といえるでしょう。

複合機の導入から活用までOFFICE110がトータルサポート

複合機の「印刷履歴」や「累計印刷枚数」は、複合機のタッチパネルやパソコン（インターネット）から簡単に確認できます。

特に、累計印刷枚数は少なければ少ないほど複合機の消耗度合いが低いため、中古複合機を購入する際は必ずチェックしましょう。

複合機の使い方や入れ替えをご検討中の方は、OFFICE110にお気軽にご相談ください。

弊社では、新品だけでなく中古複合機も多数取り扱っておりますので、お客様のご利用状況や予算に合わせて豊富なラインナップからお選びいただけます。

さらに、新品や中古機種がお得になるキャンペーンも実施中ですので、これらのキャンペーンを活用すれば、通常よりもお得に複合機をご購入・入れ替えすることが可能です。

まとめ

複合機の本体には、「印刷履歴」と「累計印刷枚数」が記録されます。

これらの履歴は、本体のタッチパネルやパソコンから簡単に確認が可能です。

ただし、メーカーによって確認方法は異なる場合があるため、具体的な確認方法は公式ページで確認するようにしましょう。

また、簡単に確認できる分、情報漏えいなどのセキュリティリスクも上がるため、セキュリティ対策が欠かせません。

情報漏えいを防ぐセキュリティ対策としては、以下のような対策が挙げられます。

また、廃棄・処分する際も印刷履歴から情報漏えいしてしまうリスクもゼロではないため、しっかり削除してから廃棄することをおすすめします。