コピー機のステープル機能で印刷業務を効率化！設定からやり方まで解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

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コピー機のステープル機能で印刷業務を効率化！設定からやり方まで解説

資料をまとめる際に、ひとつずつホチキス留めを行うのは非常に手間がかかってしまいます。

そのようなときは、コピー機の「ステープル機能」の活用がおすすめです。

コピー機のステープル機能を活用すれば、ホチキス留めを自動化してくれるため、資料の作成にかかっていた手間や時間を大幅に削減できます。

そこで今回は、コピー機のステープル機能について詳しく解説します。

さらに、ステープルのやり方から設定方法、ホチキス留めするときの注意点まで説明しますので、資料作成の効率化を図りたい人はぜひご参考ください。

コピー機のステープル機能とは

「ステープル機能」とは、出力された用紙にホチキス留めしてくれる機能のことです。

会議資料や提案資料などでホチキス留めした資料の作成が必要なとき、ステープル機能を活用すれば自動でホチキス留めしてくれるため、資料作成にかかる時間を大幅に削減してくれます。

そんなステープル機能には2種類あります。

ここでは、それぞれのステープル機能について解説します。

種類①針あり

針ありのステープルは、出力された用紙にホチキスの針で留めてくれる機能です。

コピー機内にホチキスの針を装着でき、用紙を送りながら自動的にホチキス留めします。
金属の針を使用するため、多くの用紙を留められるのが特徴です。

会議資料や提案資料など、枚数の多い資料をまとめたいときに最適です。

使用するメーカーにより異なりますが、一般的には30～50枚の用紙をホチキス留めできます。

ホチキス留めできる箇所は、左上もしくは右上どちらか選べて、一度に留めるホチキスの数も1箇所もしくは2箇所を選択可能です。

また針ありのステープルとして、「中綴じ」もあります。

中綴じとは、2つ折りの用紙を重ねてホチキス止めすることで、製本された冊子のように仕上がります。

製本された冊子のような資料は、お客様が手に取ったとき読みやすく見栄えもいいことが特徴です。

種類②針なし

針なしのステープルは、出力された用紙そのものに圧力を加えることでまとめられる機能です。

金属の針を使わないため、少ない枚数でしかまとめられません。

しかし針を使わない分、以下のようなメリットがあります。

針なしで留められる枚数は5枚ほどです。

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ステープル機能に必要なオプション「フィニッシャー」

ステープル機能を利用するには、コピー機に「フィニッシャー」と呼ばれるオプションを付ける必要があります。

フィニッシャーとは、印刷した用紙に後加工してくれる出力オプションのことです。

複合機にオプションとして取り付け、出力した用紙にホチキス留めしたり、穴を開けたりしてくれます。

フィニッシャーは大量の用紙を扱う場合や、カタログやパンフレットなど見栄えのよい資料を作成するのに必要なオプションです。

フィニッシャーには2種類あり、それぞれの機能に違いがあります。

ここからは、それぞれのフィニッシャーの特徴について解説します。

インナーフィニッシャー

インナーフィニッシャーとは、コピー機内部から紙が出力される部分に装着するフィニッシャーのことです。

以下の機能が利用できます。

サドルフィニッシャーより小さく、コピー機の排紙部分に装着するため、追加の設置スペースは必要ありません。

インナーフィニッシャーの価格相場

インナーフィニッシャーにはパンチ機能が標準搭載ではないため、パンチユニットを装着する必要があります。

メーカーにより価格は異なりますが、価格相場は70,000円です。

サドルフィニッシャー

サドルフィニッシャーとは、コピー機本体の横に取り付ける外付けのフィニッシャーのことです。

インナーフィニッシャーに比べ、さまざまな加工ができます。

コピー機本体の横に装着するため、サドルフィニッシャーを設置するためのスペースが必要です。

コピー機の設置スペースが広がる分、印刷の幅が広がり、加工した用紙を大量印刷できます。

サドルフィニッシャーの価格相場

サドルフィニッシャーでは、出力された用紙を自動で折ってくれる「三つ折り機能」が搭載されています。

たとえば請求書や納品書などを定形封筒で送る場合、折らないと定形封筒に入りません。

しかし三つ折り機能を活用すれば、出力されたら封筒にそのまま入れられ、書類発送業務の効率化に役立ちます。

また三つ折り以外にも、以下の折り方に対応しています。

コピー機のステープルのやり方・設定方法を解説

ステープルを活用するとき、紙で印刷された資料が手元にある場合と、資料データがパソコンにある場合どちらもあるはずです。

そのためコピー機本体とパソコン、それぞれのやり方・設定方法がわからないと困るでしょう。
ステープルのやり方・設定方法には2パターンあります。

ここからは、それぞれの方法について詳しく解説します。

コピーした用紙にステープルする方法

ホチキス留めできる箇所は出力された用紙の左上もしくは右上、真ん中2点留めのいずれかを選べます。

また、一度に止めるホチキスの数も1箇所もしくは2箇所を選択可能です。

注意点としては、印刷する資料に余白が確保されているか確認が必要な点です。

真ん中2点留めの場合、余白が確保されていないと内容の一部がホチキス留めされた部分と被ってしまい、読みづらくなります。

コピーした用紙にステープルする手順は、次のとおりです。

以上で、コピー用紙にステープル方法は完了です。

プリントした用紙にステープルする方法

ホチキス留めしたいデータをパソコンでもっている場合、印刷プロパティから設定します。

しかしコピー機のメーカーにより印刷プロパティ画面が異なります。

パソコンからホチキス留め設定する場合は、各メーカーの印刷設定にしたがって設定してください。

ここではExcelファイルをキヤノンのコピー機でホチキス留めする想定で解説します。

コピー機でホチキス留めするときのよくある質問

コピー機のステープル機能は出力された用紙に自動でホチキス留めしてくれるため、資料の仕上げ作業を削減してくれる便利な機能です。

しかし実際にステープル機能を使おうとすると、さまざまな疑問が出てくるはずです。

そこで最後に、コピー機でホチキス留めするときのよくある質問をまとめましたので、ぜひご参考ください。

コピー機でステープルできるのは何枚まで？

メーカーにより異なりますが、一般的にホチキス留めできる枚数は30～50枚程度です。

以下に主要メーカーのステープル可能枚数をまとめました。

メーカー	ステープル可能枚数
富士フイルム	50枚
Canon	50枚
京セラ	65枚
SHARP	65枚

このように、メーカーによってホチキス留めできる枚数が変わってくるため、導入する前にどのくらいの枚数ホチキス留めできるか確認しましょう。

ステープル設定ができないコピー機はある？

ホチキス留めは、フィニッシャーが装着されていないコピー機では利用できません。

ステープル機能は、コピー機オプションのフィニッシャーに搭載されている機能です。

コピー機の標準機能では自動でホチキス留めできないため、ステープル機能を利用したい場合はフィニッシャーを付けましょう。

プリンターではホチキス留めできない？

パソコンからの印刷のみに対応しているプリンターではホチキス留めができません。

プリンターはパソコンからの印刷のみに対応している印刷機器です。

ホチキス留めは、フィニッシャーを装着したコピー機のみが対応しています。

ホチキス留めはどこにすればいい？

一般的には、縦型の資料は左上、横型の資料は右上にホチキス留めします。

理由は資料を読み始める方向が関係しているといわれています。

おもに文章を読み進める方向を意識してホチキス留めする場所を検討するとよいでしょう。
しかし資料の種類や目的によっても異なるため、上記は参考程度に留めてください。

複合機やオプション機能のご相談なら『OFFICE110』へ

複合機のステープル機能を活用すれば、自動で用紙にホチキス留めができれば資料作成の時間を大幅に短縮することが可能です。

ただしステープル機能を利用するためには、複合機にフィニッシャーを取り付ける必要があります。

複合機の導入からフィニッシャーの設置まで、複合機に関することなら、「OFFICE110」にお気軽にお問い合わせください。

当社では、全国に12万社の導入実績を誇る、オフィス機器総合販売会社です。

コピー機選びにおいては、メーカー・印刷速度・機能・オプション・リース会社など選ぶことが多く、自社だけで検討するのは大変です。

またフィニッシャーを付けるにしても、どのコピー機が自社に合っているかわからないこともあるでしょう。

しかし当社では、専門のスタッフがコピー機選びから導入後までトータルサポート。複合機に関することなら「OFFICE110」にお気軽にお問い合わせください。

まとめ｜コピー機のステープル機能はオプションが必要

今回はコピー機のステープル機能について解説しました。

ステープル機能は、印刷業務を効率化してくれる便利な機能です。

そんなステープル機能を使うには、コピー機のオプションである「フィニッシャー」が必要です。

フィニッシャーには、以下の2種類のフィニッシャーがあります。

それぞれ特徴が異なるため、予算や設置スペースを考慮しながら自社に最適なものを選ぶことが大切です。

しかしメーカーによって、スペックが異なるためどのようなものを選べばいいのか分からない場合も少なくないでしょう。