コピー機（複合機）のスキャンのやり方とパソコンにPDF保存する方法！

監修者

千々波 一博
（ちぢわ かずひろ）

保有資格：Webリテラシー/.com Master Advance/ITパスポート/個人情報保護士/ビジネスマネージャー検定

2004年から通信業界で5年間営業として従事。その後、起業して他業種に進出。OFFICE110に営業で入社し、月40～60件ほどビジネスホン・複合機・法人携帯などを案内。現在は既存のお客様のコンサルティングとして従事。

2004年から通信業界で5年間営業として従事。その後、起業して他業種に進出。OFFICE110に営業で入社し、月40～60件ほどビジネスホン・複合機・法人携帯などを案内。現在は既存のお客様のコンサルティングとして従事。

コピー機・複合機のスキャンのやり方と仕組みを解説

まず、コピー機・複合機の基本について解説した上で、具体的なスキャン方法について解説します。

スキャンとは？

スキャンとは、書類や画像をデジタルデータとして読み取ることを指します。

具体的には、紙の文書を光学センサーで読み取り、JPEG、PDF、TIFF（TIF）といったデジタルファイル形式で保存できます。

これにより、データの電子保存ができ、複数人での共有や編集作業もスムーズに行うことが可能です。

コピー機・複合機のスキャンのやり方

コピー機・複合機でのスキャンの仕方と手順については、以下のとおりです。

コピー機（複合機）でスキャンしたデータをPDFに変換する方法

次に、リコーのコピー機を例にスキャンしたデータをPDF変換する方法をご紹介します。

◆RICOH（リコー）「imagio MP C3000」

参考：RICOH よくあるご質問 -FAQ

また「imagio MP C3000」では、PDF変換時に「シングルページ」または「マルチページ」を選択できます。

「シングルページ」は、複数枚の原稿を読み取る際に1ページごとにファイルが作成され、読み取ったページと同じ数のファイルが送信される形式。

一方「マルチページ」は、複数のページが1つのファイルにまとめられて送信される形式となります。

例えばマルチページでファイルを送信したい時、まとめたページが多すぎるとデータサイズが大きくなって一度で送信できないことも。
なのであまりに多くのページをスキャンする場合には、スキャン送信を何回かに分けるなどの対策が必要になりますよ。

PDFに変換したデータの便利な使い方を3つ紹介！

それでは続いて、PDFに変換したデータの便利な使い方を3つ詳しくご紹介していきます。

スキャンしたPDFデータをパソコンへ保存！

はじめに、スキャンしたPDFデータをパソコンに保存するには以下の事前準備が必要です。

事前にパソコンで新規フォルダを作成し、フォルダのプロパティにある「詳細な共有」で、「このフォルダーを共有する」「アクセス許可」をクリックしましょう。

「アクセス許可：Everyone」欄にある「変更」の「許可」にチェックを入れて、「適用」「OK」をクリックすると共有フォルダーの作成が完了します。

事前にちょっとした設定さえ済ませておけば、たったの3ステップで簡単に保存できます。

スキャンしたPDFデータをメール送信！

メール送信も同様に、ゲートウェイアドレスやSMTPサーバーの登録など初期設定が必要です。

「初期設定」→「システム初期設定」→「インターフェース設定」で「本体IPv4アドレス」の登録や、「サブネットマスク」の入力が必要。

メールアドレスは「初期設定/カウンター/問い合わせ情報」→「システム初期設定」→「管理者用設定」→「アドレス帳登録/変更/消去」を選択、「新規登録」から登録可能です。

それでは次に、リコーの「imagio MP C3000」を例に具体的な操作手順ご紹介します。

参考：RICOH よくあるご質問 -FAQ-

複合機+クラウド連携でPDFデータをどこでもチェック可能！

さらに、スキャンしたデータをクラウド上に保存して共有・管理することもできます。

それでは次に、データをクラウド連携するメリットをいくつか見ていきましょう。

データをクラウドで管理することで、場所を選ばずにアクセス可能、簡単にファイルを共有できる、必要なデータをすぐに取り出せるため業務効率もアップ・・・とメリット尽くしです。

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コピー機（複合機）でスキャンできない時の原因と対処法

ネットワーク関係やパソコン・コピー機周りで何か変更があった場合、不具合の原因はそこにある可能性が高いので、再度設定をし直しましょう。

中でもコピー機でスキャンできない時の原因の90%以上はパソコン側にあると言われているので、まずはパソコンの設定を見直すことをおすすめします。

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複合機（コピー機）でスキャンできない！送れない！8つの原因と対処法

充実のサポート体制で安心！コピー機（複合機）なら『OFFICE110』にお任せ

コピー機や複合機のことなら、オフィス機器総合販売店の『OFFICE110』にお任せください！

当社では、新品や中古のコピー機・複合機の販売をはじめ、リースやレンタルなどお客様のニーズに合わせた多彩なプランからご提案可能です。

さらに、コピー機・複合機の導入から設定・使い方・アフターサポートまでOFFICE110がトータルサポートいたしますので、他の業者へのやり取りを大幅に削減できます。

他にも、OFFICE110でご契約いただくと、以下のようなメリットがあります。

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コピー機のスキャンに関するよくある質問（FAQ）

設定の基本から保存・送信・トラブル対処まで、コピー機のスキャン運用で迷いやすいポイントをまとめました。

共有フォルダへスキャン保存するには何を設定すれば良い？

PC側の共有フォルダ作成と複合機アドレス帳登録が必要
PC名・IPアドレス・共有名を確認し、Everyoneの変更許可を付与します。
その後、複合機の宛先に共有フォルダ（SMB）を登録して送信します。
本文の「PC保存」に沿って設定すれば運用できます。

「シングルページ」と「マルチページ」の違いは？

シングルは1枚＝1ファイル、マルチは複数枚＝1ファイル
少枚数はシングルが扱いやすく、大量原稿はマルチが便利です。
容量超過の恐れがある場合は分割送信や解像度調整を検討します。

メール送信（スキャン to E-mail）が失敗します。何を確認すべき？

SMTP関連の設定値と宛先登録を再確認
IPv4・DNS・SMTPサーバ名／ポート、管理者メールを見直し、アドレス帳の宛先を選択して送信します。
詳細手順はメーカーFAQも参考になります（例：RICOHの解説）。

スキャンできない・送れない時の代表的な原因は？

ネットワークやPC側の設定変更が主因になりがち
ルーター交換、ネットワーク種別変更、PCパスワード変更、回線障害などを確認します。
原因と対処は「スキャンできない！送れない！」の解説も参照してください。

クラウドに直接保存するメリットは？

場所を選ばず閲覧・共有でき、業務効率が向上
対応機では複合機から直接クラウドへ保存・印刷が可能です。
概要はクラウド連携の解説をご覧ください。

まとめ

今回はコピー機（複合機）のスキャンのやり方やPDFへの変換の仕方、トラブル時の対処法をご紹介しました。

初期設定さえ済ませていれば、コピー機は簡単にスキャン・PDF化できます。

紙の原稿をデータ化することによりパソコンで簡単に管理できるのはもちろん、そのままメールで送信できたりクラウド上で共有できたりと非常に便利なので、この機会に試してみてはいかがでしょうか？

コピー機の買い替えやコストの見直しを検討している方は、OFFICE110へお気軽にご相談ください。