コピー機（複合機）でPDFデータを印刷する方法を徹底解説

コピー機（複合機）では、PDFデータをUSBメモリーから直接印刷したり、パソコンから印刷したりできます。また、紙の原稿をスキャンし、PDF形式で保存することも可能です。

ただし、「USBメモリーからPDFを印刷するにはどうすればよいのか」「スキャンした原稿をPDF化するにはどのように設定するのか」など、操作方法に迷う方も多いのではないでしょうか。

PDFの印刷方法やスキャンデータの保存・送信方法は、利用するコピー機の機種や設定によって異なります。USBメモリーを利用する場合は、社内の利用ルールやセキュリティ設定も確認しておくことが重要です。

この記事では、コピー機でPDFデータを印刷する方法から、スキャンした原稿をPDF化する手順、PDFを扱う際の注意点まで分かりやすく解説します。

コピー機でPDFデータを印刷する方法は、「USBメモリーをコピー機に接続して直接印刷する方法」と「パソコンから印刷する方法」の2通りがあります。

USBメモリーを使えばパソコンを介さずにPDFを出力でき、パソコンから印刷する場合は、ページ指定やカラー・モノクロなどの条件を設定して出力できます。

ここでは、USBメモリーとパソコンを使ってPDFデータを印刷する基本的な方法について分かりやすく解説します。

コピー機でPDFデータを印刷する場合、USBメモリーにPDFデータを保存し、コピー機へ直接接続して印刷する方法があります。

基本的な印刷手順は、以下のとおりです。

コンビニなどのコピー機を操作したことがある方も多いと思いますが、USBメモリーを使ってPDFを印刷する基本的な流れは、企業向けの複合機でも同様です。

ただし、企業ではセキュリティ対策として、USBメモリーの利用時にパスワードやユーザー認証を求められる場合があります。印刷前に、コピー機の設定や社内のUSB利用ルールを確認しておきましょう。

コピー機でUSBメモリーから印刷する方法をさらに詳しく確認したい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

コピー機でPDFデータを印刷する場合は、パソコンでPDFファイルを開き、接続しているコピー機へ印刷指示を送る方法も利用できます。

基本的な印刷手順は、以下のとおりです。

PDFはすべてのページをまとめて印刷できるほか、必要なページだけを指定して印刷することもできます。カラー・モノクロや印刷枚数なども設定できるため、社内資料や取引先へ提出する書類を必要な条件で出力したい場合に便利です。

なお、PDF印刷に対応した複合機や導入費用について相談したい場合は、OFFICE110にお気軽にご相談ください。弊社では、印刷枚数や利用人数、設置環境、必要な機能、ご予算などを丁寧にヒアリングしたうえで、業務に合う複合機をご提案します。

コピー機はPDFデータを印刷するだけでなく、紙の原稿をスキャンしてPDF形式のデータとして保存することもできます。

紙の書類をPDF化しておけば、パソコンなどで保管・共有しやすくなり、書類管理の効率化やペーパーレス化にもつながります。

基本的なPDF化の手順は、以下のとおりです。

操作画面の名称や設定方法は機種によって異なりますが、基本的には保存するファイル形式をPDFに設定し、保存先または送信先を指定してスキャンします。

機種や設定によっては、スキャンしたPDFを指定した宛先へメールで送信することも可能です。紙の資料をPDF化して保存・共有できるため、社内での情報共有をスムーズに進められます。

コピー機でPDFデータを扱う際は、印刷や保存の操作だけでなく、情報漏洩につながらないようセキュリティにも注意する必要があります。

特にUSBメモリーを利用する場合は、複合機へ挿したまま忘れたり、管理されていないUSBメモリーを接続したりすると、業務データを安全に管理できなくなるおそれがあります。

ここでは、USBメモリーの置き忘れと、不正アクセスによる情報漏洩を防ぐための注意点について解説します。

コピー機にUSBメモリーを接続してPDFデータを印刷する際は、印刷後にUSBメモリーを置き忘れないよう注意が必要です。

USBメモリーを紛失すると、保存している業務データを第三者に閲覧・持ち出され、情報漏洩につながるおそれがあります。印刷が終わったら、コピー機からUSBメモリーを取り外したことまで確認しましょう。

企業によっては、情報管理の観点からUSBメモリーの利用を社内規定で制限している場合もあります。その場合は、社内ルールに従い、パソコンからの印刷など別の方法を利用してください。

コピー機からの情報漏洩を防ぐために確認しておきたい対策については、複合機（コピー機）の情報漏えい対策で詳しく解説しています。

コピー機はネットワークやUSBメモリーなどの外部機器と接続して利用するため、不正アクセスやマルウェアなどのセキュリティリスクを考慮して運用することが重要です。

ウイルスに感染したUSBメモリーや、安全性を確認できない外部媒体を接続すると、セキュリティ上のリスクが高まります。コピー機だから安全と考えず、社内で管理されたUSBメモリーを利用するなど、適切な運用を行いましょう。

USBメモリーを利用するパソコン側のセキュリティ対策に加え、コピー機側でもアクセス制限・ユーザー認証・ネットワークのセキュリティ設定など、利用環境に応じた対策を行うことが大切です。

コピー機を安全に利用するための基本的な対策については、コピー機・複合機のセキュリティ対策もあわせてご確認ください。

コピー機でPDF印刷やスキャンを快適に行うには、PDFの印刷方法だけでなく、USB印刷への対応・スキャンデータの保存や送信・ネットワーク接続・セキュリティ機能なども確認することが大切です。

ただし、利用できる機能や設定方法はメーカー・機種によって異なります。また、必要な性能は、月間印刷枚数や利用人数、PDFの印刷・スキャン頻度、社内のネットワーク環境によっても変わります。

そのため、複数の機種を比較しても、自社に必要な機能や性能を整理しきれず判断に迷う場合は、OFFICE110にまとめてご相談ください。

弊社では、お客様の印刷枚数や利用人数、設置環境、PDF印刷・スキャンの利用状況、必要な機能、ご予算などを丁寧にヒアリングしたうえで、業務内容に合うコピー機・複合機をご提案します。

さらに、今なら新品複合機が最大80％OFF、中古複合機が大特価になるキャンペーンも実施しています。よりお得に複合機を導入したい方は、ぜひOFFICE110までご相談ください。

コピー機でPDFデータを印刷する方法は、「USBメモリーをコピー機に直接接続する方法」と「パソコンから印刷指示を送る方法」の2通りがあります。

USBメモリーを使う場合は、PDFファイルを保存したUSBをコピー機へ接続し、印刷するデータや出力条件を選択します。一方、パソコンから印刷する場合は、PDFファイルを開き、用紙サイズ・カラー・印刷範囲・部数などを設定してコピー機へ印刷指示を送るのが基本的な流れです。

また、コピー機では紙の原稿をスキャンし、PDF形式で保存することもできます。PDFを活用すれば、社内資料や請求書などを電子データとして保存・共有しやすくなります。ただし、USBメモリーの置き忘れや不適切な外部媒体の利用は情報漏洩につながるため、社内ルールやコピー機のセキュリティ設定も確認しておきましょう。

なお、PDF印刷やスキャンに必要な機能を備えたコピー機を選びたい場合は、OFFICE110へご相談ください。利用人数・印刷枚数・設置環境・必要な機能・ご予算を確認したうえで、業務に合うコピー機・複合機をご提案します。