【完全版】コピー機でUSBから印刷する方法とトラブル対処法

USBメモリに保存したデータは、対応するコピー機・複合機へ差し込むことで、パソコンを介さず直接印刷できます。

会議資料をその場で追加印刷したいときや、ネットワークに接続していないパソコンのデータを出力したいときなど、USB印刷の方法を知っておくと便利です。

ただし、印刷できるファイル形式やUSBメモリの対応条件、操作方法はメーカー・機種によって異なります。認識されない場合は、接触状態やフォーマット、コピー機側の設定なども確認が必要です。

この記事では、コピー機でUSBからデータを印刷する方法とメーカー別の手順、印刷できない原因と対処法を分かりやすく解説します。

USBに保存したデータをコピー機から直接印刷することで、さまざまなメリットがあります。

ここでは、コピー機でUSB印刷する際のメリットと、USBメモリから印刷できるファイルの種類について解説します。

USBメモリのデータをコピー機に取り込んで印刷する大きなメリットは、パソコンを持ち運んだりケーブルを抜き差ししたりすることなく、手軽に印刷できることです。

具体的な利用シーンは以下の通りです。

このように、USBメモリ自体がコンパクトで手軽に持ち運びできるため、USBから印刷できることを覚えておくと業務効率の改善につながります。

なお、USBメモリは印刷だけでなく、スキャンデータの保存にも活用できます。複合機からUSBへスキャンデータを保存する方法を知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

USBから印刷する場合には、ファイルの種類にも注意する必要があります。

印刷できるファイル形式はコピー機のメーカーや機種によって異なりますが、代表的な対応例は以下のとおりです。

ただし、上記ファイルのうちMicrosoft Word、Excel、PowerPointの文書フォーマット「Office Open XML（docx、xlsx、pptx）」を印刷する際は注意が必要です。

これらのファイルは、印刷結果がパソコンの画面に表示されるものと異なる場合があります。

そのため確実に印刷したい場合は、USBからではなく、パソコンから直接出力したいデータをプリントアウトするようにしましょう。

コピー機でUSB印刷を行う場合は、具体的な手順を押さえておくことが重要です。

操作画面やUSBメモリの差し込み口は、メーカーだけでなく機種によっても異なります。

ここでは、セブンイレブンで導入されている「富士フイルム」と、ローソン・ファミマで導入されている「シャープ」の複合機を例に、USBメモリから印刷する基本的な手順について解説します。

引用：富士フイルム公式ページ

富士フイルムのコピー機での印刷手順は、以下のとおりです。なお、差し込み口の位置や画面表示は機種によって異なるため、使用している機種の取扱説明書もあわせて確認してください。

想定していたメニュー画面に遷移しない場合は、「戻るボタン」を押してからやり直してください。

それでも問題が解決しないときは、カスタマーサポートセンターに問い合わせましょう。

富士フイルムの対象機種でUSBメモリから直接プリントできる主なファイル形式は、以下のとおりです。

引用：SHARP公式ページ

SHARPのコピー機でUSBメモリから印刷する手順は、以下のとおりです。ここでは、公式ページで紹介されている「MX-2650FN」を例に、基本的な操作手順を解説します。

一連の手順を終えると、USBメモリ内のデータを印刷できます。

SHARPのコピー機で印刷する際には、データの保存形式によって拡張キットが必要になる場合があるため、事前に製品情報を確認しておくことをおすすめします。

SHARPの対象機種でUSBメモリから直接プリントできるファイル形式は、以下のとおりです。

ここまで紹介した富士フイルムとSHARPのコピー機でUSB印刷を行う場合は、「印刷前にデータのバックアップを取る」「使用するファイル形式に対応しているか確認する」の2点を事前に確認しておきましょう。

手順どおりに操作しても、USBメモリ内のデータをうまく読み込めないことがあります。

原因としては、USBメモリの接触状態やパスワードロック、フォーマット形式、コピー機側の設定などが考えられます。

ここでは、USBメモリが認識されないときに考えられる原因と対処法について解説します。

USBメモリが認識されない場合は、まずUSBメモリの接触不良を確認しましょう。

接触不良が原因であれば、USBメモリを一度取り外してから、再度差し込むことで改善する場合があります。ただし、何度も抜き差しを繰り返すと、USBメモリや端子の故障、データ破損につながるおそれがあるため注意が必要です。

また、USBメモリの差し込み口に付着したほこりや汚れが、正常な接続を妨げていることもあります。汚れが見られる場合は、USBメモリを取り外したうえで、差し込み口や端子を確認してください。

なお、清掃する際は、差し込み口へ強く息を吹きかけないようにしましょう。ほこりやゴミが内部へ入り込み、コピー機やUSBメモリの故障につながる可能性があります。

汚れを取り除く場合は、乾いた清潔な布などを使い、無理に奥まで触れずに軽く清掃することが大切です。

USBを差し込んで、問題なくデータの選択画面まで進むことができたにもかかわらず、印刷したいファイルを選べないことがあります。

その場合は、USBメモリにパスワードロックがかかっている可能性があります。

パスワードロックとは、文字や数字などを組み合わせたパスワードでUSBメモリの起動時にロックをかけられる機能で、第三者への情報漏洩を防ぐために使用されます。

パスワードロックがかかっているUSBメモリは、コピー機側で内容を読み取れないことがあるため、印刷前にパソコンでロックを解除する必要があります。

パスワードロックを解除する場合は、パソコンからUSBメモリの設定を変更し、目的のファイルを印刷した後は、必要に応じて再度パスワードロックを設定しましょう。

USBメモリのロックとは別に、複合機本体の管理者パスワードについて確認したい方は、以下の記事で初期パスワードや変更方法を詳しく解説しています。

USBメモリのフォーマット形式が非対応の場合も、コピー機でデータを読み込めません。

フォーマットによってデータを記録する仕様が異なり、USBメモリには「FAT32」や「NTFS」などの形式でデータが記録されています。

コピー機によって対応しているフォーマットは異なるため、非対応のフォーマットのままでは印刷できません。

フォーマットが対応していない場合は、パソコンにUSBメモリを接続してフォーマットを変更できます。
フォーマット変更の際にはUSBメモリ内のデータが消去されるため、必ず事前にデータのバックアップを取っておきましょう。

コピー機では、ネットワークを経由して印刷する方法のほか、USBメモリ内のファイルを本体で読み込んで直接印刷する「ダイレクトプリント」を利用できる機種があります。

コピー機側でUSBメモリからのダイレクトプリントが禁止されていると、USBメモリを挿しても利用できない場合があります。

この場合は、コピー機側の設定を確認し、必要に応じて外部メディアからの印刷を許可する設定へ変更します。

設定を変更する手順は機種により異なるため、マニュアルの手順を確認しながら行いましょう。
複合機（コピー機）の設定方法については「複合機（コピー機）の設定方法｜FAX・ネットワーク・印刷設定を解説」もご参考ください。

USB印刷に対応したコピー機・複合機を選ぶ際は、使用したいファイル形式に対応しているか、USBメモリを接続できるかを確認することが重要です。

また、対応するファイル形式や必要なオプション、USB印刷の利用条件はメーカー・機種によって異なります。さらに、実際の導入ではUSB印刷への対応だけでなく、印刷枚数や利用人数、必要な機能、予算なども含めて比較する必要があります。

そのため、USB印刷に対応したコピー機・複合機の導入や入れ替えを検討している方は、OFFICE110へご相談ください。

OFFICE110では、現在の利用状況やUSBで扱いたいファイル形式、必要な機能などを確認したうえで、新品・中古の中から業務に適したコピー機・複合機をご提案します。

さらに、OFFICE110では、新品コピー機が最大80％OFF、中古のコピー機が大特価になるキャンペーンも実施しています。USB印刷への対応を含め、自社の使い方や予算に合ったコピー機・複合機を選びたい方は、お気軽にご相談ください。

USBメモリから直接印刷できるコピー機・複合機を活用すれば、パソコンを持ち運んだりネットワークへ接続したりせず、必要なデータをその場で印刷できます。

実際に利用する際は、USBメモリを差し込む位置や操作手順、対応するファイル形式を確認しましょう。これらの条件はメーカー・機種によって異なるため、事前に製品情報や取扱説明書を確認しておくことが大切です。

USBメモリが認識されない場合は、接触不良・パスワードロック・フォーマット形式・コピー機側の設定などを順番に確認します。フォーマットを変更する場合はデータが消去されるため、必ずバックアップを取ってから作業してください。

なお、USB印刷を日常業務で利用する場合は、印刷したいファイル形式まで含めて機種を選ぶとスムーズです。USB対応のコピー機・複合機への入れ替えや導入を検討している方は、OFFICE110までご相談ください。