【完全ガイド】スキャンを綺麗にする方法と3つのコツを解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

• 「綺麗にスキャンができなくて困っている」
• 「書類を綺麗にスキャンするためのコツが知りたい」

このようなお悩みや疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

データのスキャンは、スマホを使った手軽な手法から専門業者に依頼する方法まで多岐にわたります。

綺麗にスキャンをするために大切なのは、綺麗にスキャンするためのコツと失敗した際の原因や対処法を知ることです。

そこで本記事では、綺麗にスキャンするコツやスキャンに失敗する5つの原因と対処法について解説します。

さらに、ビジネスでのスキャンにおすすめの複合機メーカーについてもご紹介しておりますので、ぜひ最後までお読みください。

書類や写真を綺麗にスキャンする基本の方法

書類や写真を綺麗にスキャンするには主に3つの方法があります。

いずれも複雑な操作が必要なものではなく、手軽に利用できるものばかりです。

それぞれのスキャン方法について詳しく解説します。

スマホアプリを使ってスキャンする

近年では、スマホアプリでかんたんにスキャンできるようになりました。

スマホアプリを使ったスキャンの多くは自動調整の機能を搭載しています。

スマホアプリを利用する際に注意すべき点は、スキャンの画質がスマホのカメラの画質に左右されることです。

また、手軽に利用できる反面大量のスキャンなどにはあまり適していないことも把握しておきましょう。

家庭用コピー機・複合機のスキャン機能を使う

スマホよりも綺麗にスキャンをしたい場合によく利用されるのは、家庭用コピー機・複合機のスキャン機能です。

家庭用コピー機・複合機のスキャン機能には以下の特徴があります。

とくに、会社内外での書面のやり取りをスキャンしてデータでやり取りする場合は、スマホアプリよりも綺麗で大量にスキャン可能な複合機がおすすめです。

しかし、家庭用コピー機や複合機のスキャン機能を使用するには、事前にパソコンに専用ソフトなどをインストールしておく必要があります。

スキャン代行サービスを活用する

スキャンの頻度が少ないときや書籍をデータ化したい場合などの特別な用途のときにはスキャン代行サービスを利用する方法もあります。

スキャン代行サービスを活用したスキャン方法の特徴は以下のとおりです。

スキャン代行業者は、さまざまな用紙に対応した専用のスキャン機器を所有しているため、基本的にどのようなサイズや形式でもデータ化可能です。

また、大量の書類を短時間でデータ化やOCR処理までしてくれるため、複合機などでデータ化したい書類が多い場合におすすめです。

ただし、依頼するのにコストがかかるだけでなく、データ化する量や解像度の設定などにより金額が大きくなる可能性がある点に注意しましょう。

スキャンを綺麗に行うための3つのコツ

スキャン機能の操作はそれほど複雑なものではありませんが、綺麗に印刷するためにはコツが必要です。

そこでここからは、スキャンを綺麗に行うための3つのコツをご紹介します。

データのクオリティにこだわりたい方は、ぜひ参考にしてください。

スキャンの解像度は300dpi以上であればOK

スキャンする際の解像度は、300dpi以上あれば十分綺麗にスキャンすることが可能です。

「dpi」とは、スキャンした際のデータの解像度のことを指します。

スキャンの解像度が高ければ高いほどデータが重くなる代わりに綺麗にスキャンできます。

ただし、人間の目が認識できるのは300〜400dpiとされており、それ以上解像度を上げたとしても違いを判別するのは難しいため、300dpi程度であれば数値としては問題ありません。

なお、小さいサイズの写真を拡大して使用する場合は、dpiの設定を高くしておきましょう。

たとえば、ハガキサイズの書類をA4サイズに拡大して使用する場合は、600dpi以上に設定すると綺麗にスキャンできます。

文書データは「PDF」・画像データは「JPEG」保存がおすすめ

書類や写真をスキャンする場合、保存するデータ形式も意識しましょう。

たとえば、書類などの文書データは「PDF」、写真などの画像データは「JPEG」で保存するのがおすすめです。

PDFはほとんどの企業が利用しているデータ形式で、文書データを共有する際に使われています。

PDFで保存した場合、データの劣化がないので社内文書や経理関係の領収書など重要な書類をデータ化するのに向いています。

また、画像データは解像度などの設定によってデータが重くなりがちです。

JPEG形式で保存することでデータを軽くでき、他の人と共有しやすくなります。

ただし、JPEG形式は保存するたびにデータの劣化が進むので、もし写真などの画像データを綺麗に保存したい場合は別のデータ形式で保存することをおすすめします。

分厚い本は強く押さえてからスキャンする

分厚い本をスキャンする場合は、上から強く押し付けたり布をかけたりすると綺麗にスキャンできます。

反対に、何も対策をせずにそのままスキャンすると、黒い影が映ることがあります。

分厚い本をスキャンして黒い影が映ってしまうのは、本の中心が浮いてしまい空間ができるからです。

また、スキャン後元の本を保管しておく必要がなければ、スキャン時に裁断するとよいでしょう。
裁断することで、分厚かった本も1枚ずつ必要なページをかんたんにスキャンできます。

スキャンが綺麗にできないときの5つの原因とその対処法

綺麗にスキャンしようとしても、トラブルなどにより汚れなどが入ることがあります。

ここからは、スキャンが綺麗にできないときの5つの原因とその対処を解説します。

裏写りしてしまう原因と対処法

スキャンした際に裏写りしてしまう場合は、スキャンしたい書類が薄いことが原因です。

裏写りしないようにするためには、スキャンしたい書類の裏に黒い紙を重ねた状態でスキャンするのがおすすめです。

また、プリンターや複合機に「裏写り防止機能」が備わっている場合は、黒い紙を重ねなくても除去できるので毎回黒い紙を重ねるのが面倒な方は裏写り防止機能が搭載されたプリンターや複合機を購入することをおすすめします。

黒い影が映りこんでしまう原因と対処法

冊子や分厚い本などをスキャンする際に、黒い影が映り込むことがあります。

黒い影が映りこむのは、冊子や分厚い本はそのままスキャンしようとするとスキャンしたい箇所がガラス面から浮いてしまい空間ができるからです。

黒い影が映り込んでしまう場合は、上から押し付けてガラス面との隙間をなくすことで綺麗にスキャンすることが可能です。

スキャンが歪んでしまう原因と対処法

スキャンした際に歪んでしまう場合は、用紙の位置が悪いことがほとんどです。

用紙をセットする際に誤って触れてしまったり、スキャナーのガイドと用紙がズレていたりすることでスキャンした際に歪んでしまいます。

用紙がズレるのを防ぐには、用紙を動かさないことが大切です。

黒い筋や汚れが入る原因と対処法

スキャンしたデータに黒い筋や汚れが入っている場合は、スキャナーが汚れている可能性があります。

ガラス面をしっかり拭き取る、クリーニングを行うなどの対策を行いましょう。

また、もし自分でクリーニングを行う場合は、故障の原因につながるため誤って主電源を落とさないように注意してください。

クリーニングは、コピー機や複合機の「メニュー/設定」→「メンテナンス」などの項目から行えます。

それでも黒い筋や汚れが消えない場合は、内部の部品に問題がある可能性も考えられます。

しかし、素人が無理に内部を清掃しようとすると破損してしまうかもしれないので、専門業者に依頼するのがおすすめです。

黒い線が入るときのメンテナンスについては、以下の記事のでも詳しく解説していますので合わせてチェックしてみてください。

コピー機（複合機）で紙に黒い線が入る時の原因やメンテナンス法解説！

スキャンが傾いてしまう原因と対処法

スキャンを行った際に傾いてしまう場合は、用紙をスキャナーの中央に置いているかもしれません。

スキャナーの中央に用紙を置いた場合、手が触れるなど少しのズレでスキャンが傾いてしまいます。

綺麗にスキャンを行う場合は、必ずスキャナーの端と用紙を合わせる必要があります。

オフィスで綺麗にスキャンしたいときには複合機が便利！おすすめメーカー3選

複合機にはさまざまなメーカーが参入しており、どのメーカーを選べば綺麗にスキャンできるのかわからない方も多いでしょう。

メーカーごとに印刷の品質やスキャナーの性能など強みが異なります。

今回は、スキャン性能が高く綺麗にスキャンできるメーカーを3社ご紹介します。

画質の良さで高評価の「富士フイルム」

詳しくはこちら：富士フイルム複合機・コピー機

「富士フイルム」は、複合機業界で業界1位を誇る人気メーカーです。

全国のセブン-イレブンに導入されており、利用したことがある方もいるのではないでしょうか。

メーカートップクラスの画質や色彩表現力の高さに定評があり、どのような色味も忠実に再現することが可能です。

さらに、製品の耐久性も高く、全国各地に保守拠点を展開しておりサポート面でも優れています。

画質を重視する方やサポート面を重視する方におすすめのメーカーです。

カラー印刷に定評のある「キヤノン」

詳しくはこちら：Canon複合機・コピー機

「キヤノン」は、カメラメーカーとしての技術を活かしたカラー印刷に定評のあるメーカーです。

キヤノンも画質に優れた機種を多く展開しており、スキャン時に黒い筋や汚れを自動検知して補正してくれる機能も搭載されています。

また、大型ディスプレイが搭載された機種も多く存在しており、操作性も高いのがキヤノン製品の魅力です。

印刷・スキャンなどすべてにおいてハイクオリティを求める方におすすめです。

デザイン性と操作性に優れた「コニカミノルタ」

詳しくはこちら：コニカミノルタ複合機・コピー機

「コニカミノルタ」は、デザイン性や操作性に優れた複合機を多く展開しているメーカーです。

コニカミノルタの複合機はMacOSにも標準対応しており、デザイン事務所などデザイン関係の仕事をする現場で役立ちます。

また、コニカミノルタの複合機はINFO‐Palette（インフォパレット）と呼ばれるコンセプトで設計されており、ドラッグやフリックなどスマホ感覚で操作ができる点も大きな特徴です。

カメラ事業を展開していたこともあり、高いプリント技術にも定評があります。

画質と操作性やデザイン性を意識する方は、コニカミノルタの複合機がおすすめです。

複合機の導入や使い方でお悩みならOFFICE110にお任せください！

スキャンを綺麗にとるには画質や機能のよい複合機を選び、搭載されている機能を理解する必要があります。

しかし、複合機の便利機能を有効活用できていない企業は少なくありません。

機能を有効活用するためにも、これから複合機の導入を検討される方や、複合機の使い方でお悩みの方はぜひ「OFFICE110」にご相談ください。

「OFFICE110」では、12万社以上の豊富な導入実績や経験を活かし、お客様の複合機の導入・サポートを行っています。

「OFFICE110」では、新規・中古の複合機両方を取り扱っており、低コストで導入も可能です。

また、富士フイルムやCanonなど代表的なメーカーの機種を数多く取り扱っています。

導入した後も専門スタッフのサポート体制が整っているため、複合機についてのお悩みがあればぜひ一度ご相談ください。

まとめ

本記事では、スキャンを綺麗に行うための方法や、スキャンがうまくいかない場合の原因と対処法について解説しました。

スキャンは、書類や写真を誰かと共有したり、データ化して管理しやすくしたりするのに役立ちます。

複合機の選び方によっては、スキャンが失敗する原因の黒い影や筋などを自動補正してかんたんに綺麗なスキャンが行える機種も存在します。

もし、スキャンが綺麗に行える複合機の選び方で迷っている場合は、ぜひ一度「OFFICE110」までご相談ください。弊社の専門スタッフが、お客様に最適な複合機をご提案いたします。