【完全ガイド】スキャンを綺麗にする方法と3つのコツを解説

書類や写真をスキャンした際に、文字がぼやける、黒い影が入る、原稿が傾いて見えるなど、データ化はできても仕上がりに不満が残るケースは少なくありません。

スキャンの方法には、スマホを使って手軽に読み取る方法から、プリンター・複合機のスキャン機能を使う方法、専門業者に依頼する方法まであり、原稿の種類や用途によって適した手段は異なります。

綺麗にスキャンするためには、使用する機器の性能だけでなく、解像度の設定や保存形式、原稿の置き方を確認し、書類や写真の状態に合わせて読み取り方を調整することが大切です。

本記事では、書類や写真を綺麗にスキャンするためのコツと、うまくスキャンできないときの原因・対処法を整理し、ビジネスでスキャンを活用したい方に向けておすすめの複合機メーカーも紹介します。

書類や写真を綺麗にスキャンする基本の方法

書類や写真を綺麗にスキャンする方法は、大きく分けてスマホアプリを使う方法、プリンター・複合機のスキャン機能を使う方法、スキャン代行サービスを活用する方法の3つです。

いずれも複雑な操作が必要な方法ではありませんが、仕上がりの安定性や一度に読み取れる枚数、費用のかかり方はそれぞれ異なるため、スキャンしたい原稿の種類や利用目的に合わせて選ぶことが大切です。

この章では、それぞれのスキャン方法の特徴や向いている利用シーンを整理し、どの方法を選べばよいか判断しやすいように解説します。

スマホアプリを使ってスキャンする

スマホアプリを使うと、手元の書類や写真をスマホのカメラで読み取り、そのままPDFや画像データとして保存できます。

専用のスキャナーや複合機が近くにない場合でも対応しやすく、少量の書類をすぐにデータ化したい場面や、外出先で紙の資料を一時的に保存したい場面に向いています。

ただし、スマホアプリでのスキャンは、スマホ本体のカメラ性能や撮影時の明るさ、手ブレの有無によって仕上がりが変わります。

手軽に使える一方で、大量の書類をまとめて読み取る作業や、文字の細部まで鮮明に残したい書類のスキャンには向かない場合があります。そのため、継続的に多くの書類を扱う場合は、プリンター・複合機のスキャン機能も検討しましょう。

プリンター・複合機のスキャン機能を使う

スマホアプリよりも安定した画質でスキャンしたい場合は、プリンターや複合機に搭載されているスキャン機能を使う方法があります。

プリンター・複合機は、ガラス面やADFに原稿をセットして読み取るため、手ブレの影響を受けにくく、書類の文字や写真の細部を比較的きれいにデータ化しやすい点が特徴です。

特に、会社内外でやり取りする書類をデータ化したい場合や、契約書・請求書・社内資料などを継続的にスキャンする場合は、スマホアプリよりもプリンター・複合機の方が、読み取りから保存までを安定して進めやすくなります。

ただし、プリンターや複合機でスキャンするには、事前にパソコン側の保存先設定や専用ソフトのインストールが必要になる場合があります。スキャンできない、保存先がわからないといったトラブルを防ぐためにも、利用前に接続環境・保存先・対応形式を確認しておきましょう。

複合機（コピー機）でスキャンする具体的な手順は、スキャンの基本手順で詳しく解説しています。

スキャン代行サービスを活用する

スキャンの頻度が少ない場合や、大量の書類・冊子をまとめてデータ化したい場合は、「スキャン代行サービス」を利用する方法もあります。

スキャン代行サービスは、専用のスキャン機器を使って書類を読み取り、必要に応じてPDF化やOCR処理まで依頼できるため、自社で作業する手間を抑えながらデータ化を進められる点が特徴です。

特に、保管している紙書類をまとめて電子化したい場合や、検索しやすいPDFデータとして管理したい場合は、OCR処理に対応したスキャン代行サービスを選ぶことで、後から必要な情報を探しやすくなります。

ただし、スキャン代行サービスは依頼する枚数や原稿の種類、解像度、OCR処理の有無によって費用が変わります。依頼前に対応できる原稿の範囲や納期、料金体系を確認しておきましょう。

スキャンを綺麗に行うための3つのコツ

スキャン機能の操作自体は難しくありませんが、仕上がりを綺麗に整えるには、読み取り前の設定や原稿の扱い方を確認しておくことが大切です。

同じ書類や写真をスキャンする場合でも、解像度や保存形式、原稿の置き方が合っていないと、文字がぼやけたり、データが重くなったり、影や歪みが目立ったりすることがあります。

ここでは、スキャンしたデータを見やすく、扱いやすい状態で保存するために押さえておきたい3つのコツを解説します。

スキャンの解像度は300dpi以上を目安にする

書類や写真を綺麗にスキャンしたい場合は、まず300dpi以上を目安に設定しましょう。

dpiとは、スキャンしたデータの細かさを示す単位で、数値が高いほど文字や画像の輪郭を細かく読み取れます。一般的な書類や資料をPDFとして保存する場合は、300dpi前後でも文字を確認しやすく、実用上は十分な画質を確保しやすいです。

ただし、解像度を高く設定するほどデータ容量も大きくなるため、必要以上にdpiを上げると、保存や共有に時間がかかる場合があります。綺麗に残したいからといって、すべての原稿を高解像度にしないように心がけましょう。

一方で、小さい写真やハガキサイズの原稿を拡大して使う場合は、300dpiでは粗さが目立つことがあります。そのような場合は、600dpi程度を目安に設定しておくと、綺麗にスキャンできます。

文書データは「PDF」・画像データは「JPEG」で保存する

書類や写真をスキャンする場合は、読み取ったデータをどの形式で保存するかも確認しておきましょう。

契約書や請求書、社内資料などの文書データは、レイアウトを保ったまま共有しやすいPDF形式で保存するのがおすすめです。一方で、写真や画像データは、ファイル容量を抑えながら扱いやすいJPEG形式で保存すると共有しやすくなります。

PDFは多くの企業で利用されている形式で、文書の見た目を保ちやすく、パソコンやスマホでも確認しやすい点が特徴です。そのため、社内文書や経理関係の領収書など、内容を正確に残したい書類のデータ化に向いています。

一方、JPEGは写真や画像の保存に適した形式で、容量を軽くしやすいため、メール添付やチャットでの共有にも使いやすい形式です。ただし、保存や編集を繰り返すと画質が劣化する場合があるため、写真を高画質のまま残したい場合は、用途に応じて保存形式を確認しましょう。

領収書をスキャン保存する際の注意点は、領収書のスキャン保存方法で詳しく解説しています。

分厚い本は浮きを抑えてからスキャンする

分厚い本や冊子をスキャンする場合は、ページの中央部分がガラス面から浮かないように、原稿をできるだけ平らな状態にしてから読み取りましょう。

本の中央にすき間ができたままスキャンすると、ページの内側に黒い影が入ったり、文字が歪んで読み取りにくくなったりすることがあります。特に、厚みのある本や見開きページをスキャンする場合は、原稿台と紙面の密着度を意識することが大切です。

本を傷めたくない場合は、無理に強く押し付けるのではなく、上から軽く押さえたり、外光が入りにくいように布をかけたりして、影が出にくい状態を作りましょう。

スキャン後に元の本を保管する必要がない場合は、裁断して1枚ずつ読み取る方法もあります。ページを分けることで、黒い影や歪みを抑えやすくなり、必要なページをまとめてスキャンしやすくなります。

ここまで紹介したように、スキャンの仕上がりは機器の性能だけでなく、解像度や保存形式、原稿の置き方によっても変わります。オフィスで継続的に書類をデータ化する場合は、用途に合う複合機を選ぶことで、スキャン作業をより安定して進めやすくなります。

スキャンが綺麗にできないときの5つの原因とその対処法

解像度や保存形式、原稿の置き方を調整しても、スキャンしたデータに裏写りや黒い影、歪み、黒い筋などが入ることがあります。

こうした仕上がりの不具合は、原稿の紙質や厚み、セット位置、スキャナーの汚れなど、原因に合わせて見直すことで改善できる場合があります。

ここでは、スキャンが綺麗にできないときに考えられる5つの原因と、それぞれの対処法を解説します。

裏写りしてしまう原因と対処法

スキャンしたデータに裏面の文字や絵柄が写り込む場合は、原稿の紙が薄く、裏面の情報まで読み取ってしまっている可能性があります。

裏写りを抑えたいときは、スキャンする書類の裏側に黒い紙を重ねてから読み取る方法が最適です。黒い紙を当てることで裏面の文字や模様が透けにくくなり、表面の内容を見やすく残しやすくなります。

また、プリンターや複合機によっては、読み取り時に裏写りを抑える裏写り防止機能が搭載されている場合があります。毎回黒い紙を用意する手間を減らしたい場合は、現在の機種で設定できるかを確認しておきましょう。

ただし、裏写りの出方は原稿の紙質や印刷濃度によって変わるため、重要な書類をスキャンする前に一度テストしておくと安心です。

黒い影が映りこんでしまう原因と対処法

冊子や分厚い本をスキャンすると、ページの中央部分や綴じ目の周辺に黒い影が映り込むことがあります。

これは、冊子や本の一部がスキャナーのガラス面から浮いてしまい、原稿とガラス面の間にすき間ができることが主な原因です。特に、見開きページや厚みのある本では、中央部分が浮きやすいため、影や歪みが目立ちやすくなります。

そのため、黒い影を抑えたい場合は、読み取りたいページがガラス面にできるだけ密着するように上から軽く押さえてスキャンしましょう。また、外光が入りやすい場合は、原稿の上から布をかけることで、影の映り込みを抑えることができます。

ただし、強く押さえすぎると、本の綴じ部分やスキャナーのガラス面に負担がかかる可能性があります。本を傷めたくない場合は、無理に押し付けず、ページをできるだけ平らに開いた状態で読み取ることが大切です。

スキャンが歪んでしまう原因と対処法

スキャンしたデータが歪んで見える場合は、原稿をセットした位置がずれていたり、読み取り中に用紙が動いてしまったりしている可能性があります。

特に、原稿台の中央に用紙を置いた場合や、ADFで複数枚を読み取る際に用紙ガイドが合っていない場合は、スキャン後のデータが斜めになったり、文字や罫線が歪んで見えたりすることがあります。

歪みを防ぐには、原稿台の端やガイドに用紙をきちんと合わせ、セット後に原稿が動かないようにしてから読み取りを開始することが大切です。

また、薄い紙や折れ目のある書類は、読み取り時にずれやすくなる場合があるため、重要な書類をスキャンする前は、原稿の折れや反りをできるだけ伸ばし、必要に応じて1枚ずつ確認しながらスキャンすると安心です。

黒い筋や汚れが入る原因と対処法

スキャンしたデータに黒い筋や汚れが入る場合は、スキャナーのガラス面や読み取り部分に、ほこり・紙粉・インク汚れなどが付着している可能性があります。

まずは、原稿台ガラスやADFの読み取り部分をやわらかい布で拭き取り、汚れが残っていないかを確認しましょう。複合機によっては、操作画面の「メニュー」や「設定」から、メンテナンスやクリーニングを実行できる場合があります。

ただし、自分で清掃する際は、無理に内部部品へ触れたり、主電源を急に切ったりしないよう注意が必要です。誤った方法で清掃すると、読み取り不良や故障につながる可能性があります。

ガラス面の拭き取りやクリーニングを行っても黒い筋や汚れが消えない場合は、内部部品の汚れや劣化が原因になっていることもあるため、自社で判断が難しい場合は、無理に分解せず、保守業者や販売店へ確認しましょう。

なお、黒い線が入る場合の詳しいメンテナンス方法は、以下の記事で詳しく解説しています。

スキャンが傾いてしまう原因と対処法

スキャンしたデータが斜めに傾いて見える場合は、原稿を置く位置がずれていたり、読み取り前に用紙へ手が触れて動いてしまったりしている可能性があります。

特に、原稿台の中央に用紙を置くと、基準になる端がないため、わずかなズレでもスキャン後のデータが傾いて見えやすくなります。綺麗に読み取りたい場合は、原稿台の角やガイドに用紙の端を合わせてセットしましょう。

また、スキャン前に原稿カバーを閉じる際も、用紙が動かないように注意が必要です。薄い紙や軽い書類はカバーの動きでずれることがあるため、位置を確認してから読み取りを開始すると安心です。

オフィスで綺麗にスキャンしたいときにおすすめの複合機メーカー3選

オフィスで継続的に書類をスキャンする場合は、スマホアプリや家庭用プリンターよりも、業務用の複合機を使う方が安定した仕上がりを期待できます。

ただし、複合機はメーカーによって、読み取り画質や操作性、補正機能、文書管理との連携のしやすさなどに違いがあります。単に有名なメーカーを選ぶのではなく、自社で扱う書類の種類やスキャンする頻度に合う機種を選ぶことが大切です。

ここでは、オフィスで書類や写真を綺麗にスキャンしたい方に向けて、複合機選びで候補に入れたいおすすめメーカーを3社紹介します。

画質の良さで高評価の「富士フイルム」

富士フイルムは、複合機メーカーのなかでも画質や色彩表現に定評があり、書類だけでなく写真や図表を含む資料も綺麗にスキャンしやすいメーカーです。

細かな文字や淡い色味を含む原稿でも、内容を見やすくデータ化しやすいため、画質を重視して複合機を選びたいオフィスに向いています。

また、富士フイルムの複合機は耐久性やサポート体制の面でも評価されており、継続的にスキャン業務を行う企業でも導入しやすい点が魅力です。

そのため、画質の良さや色の再現性、導入後のサポートを重視する場合は、富士フイルムの複合機を候補に入れるとよいでしょう。

カラー印刷に定評のある「キヤノン」

キヤノンは、カメラメーカーとして培ってきた画像処理技術を活かし、カラー印刷や色の再現性に定評があるメーカーです。

画質に優れた機種を多く展開しており、書類だけでなく、写真やカラー資料をスキャンする場合でも、原稿の色味や細部を見やすく残しやすい点が特徴です。

また、機種によっては、スキャン時に黒い筋や汚れを検知して補正する機能が搭載されているものもあります。

そのため、印刷品質やスキャン画質、操作性までバランスよく重視したい場合は、キヤノンの複合機を候補に入れるとよいでしょう。

デザイン性と操作性に優れた「コニカミノルタ」

コニカミノルタは、デザイン性や操作性に優れた複合機を多く展開しているメーカーです。

かつてカメラ事業を展開していた背景もあり、プリント品質や色の表現力にも定評があります。

そのほか、コニカミノルタの複合機はMacにも対応しており、デザイン事務所などMac環境で作業する現場でも使いやすい点が特徴です。

また、「INFO-Palette（インフォパレット）」というコンセプトのもと、ドラッグやフリックなどスマホに近い感覚で操作しやすい設計が取り入れられています。

そのため、画質だけでなく、操作性やデザイン性まで重視したい場合は、コニカミノルタの複合機を候補に入れるとよいでしょう。

複合機の導入や使い方でお悩みならOFFICE110にお任せください！

スキャンを綺麗に行うには、画質や読み取り性能に優れた複合機を選ぶだけでなく、解像度の設定、保存形式の選択、原稿に合わせた読み取り方法を理解しておくことが大切です。

しかし、複合機のスキャン機能はメーカーや機種によって設定画面や対応機能が異なるため、自社だけでは最適な機種や使い方を判断しづらい場合があります。

複合機の導入や入れ替え、スキャン機能の使い方でお悩みの場合は、OFFICE110にまとめてご相談ください。

弊社では、お客様の印刷枚数やスキャン頻度、設置環境、必要な保存形式、セキュリティ要件などを丁寧にヒアリングしたうえで、業務に合う複合機をご提案します。

さらに、OFFICE110では新品コピー機が最大80%OFF、中古コピー機が大特価になるなど、導入コストを抑えやすいキャンペーンも実施しています。
そのため、スキャンのしやすさや画質、導入後のサポートまで含めて自社に合う複合機を選びたい場合は、OFFICE110までお気軽にお問い合わせください。

まとめ

書類や写真を綺麗にスキャンするには、原稿の種類や用途に合わせて、スマホアプリ・プリンター・複合機・スキャン代行サービスなどから適した方法を選ぶことが大切です。

基本的なポイントは、300dpi以上を目安に解像度を設定する、文書はPDF・画像はJPEGで保存する、分厚い本は浮きを抑えて読み取るという3つです。スキャン前に設定や原稿の置き方を確認しておくことで、文字のぼやけや影、歪みを抑えやすくなります。

また、裏写りや黒い影、黒い筋、傾きなどが出る場合は、原稿の紙質や厚み、セット位置、スキャナーの汚れが原因になっている可能性があります。仕上がりに違和感があるときは、原因に合わせて原稿の置き方や設定、清掃方法を見直しましょう。

なお、現在の複合機でスキャン画質に不満がある場合や、解像度・保存形式・読み取り設定などの使い方に不安がある場合は、OFFICE110までお気軽にご相談ください。複合機の選定から導入後の設定、運用面の確認まで、自社の利用環境に合わせてご提案します。