複合機のOCR機能とは？仕組み・メリット・おすすめ機種を解説！

「複合機導入でコスト・経費削減」記事一覧 更新日: 2025年11月6日

複合機のOCR機能とは？仕組み・メリット・おすすめ機種を解説！

「書類や手書きの資料を入力してデータ化するのが大変」「紙の資料を管理するのが面倒」とお悩みの方におすすめなのが、複合機のOCR機能です。

複合機のOCR機能を活用すれば、大切な書類の管理や資料の作成に非常に役立ちます。

そこでこの記事では、OCRの基礎知識やOCR機能付きの複合機のメリット、注意点を解説します。

さらに、おすすめのOCR機能付き複合機もご紹介しますので、複合機の導入を検討中の方はぜひご参考ください。

OCRとは？OCR機能の基礎を解説

OCR機能とは、画像などのデータのテキストを自動で読み取る機能のことです。

複合機の機能解説の前に、まずは基本的なOCRの機能や仕組みをご説明します。

OCRとは？

OCRとは、画像から文字コードを抽出する技術のことです。Optical Character Recognition/Readerの略で、光学的文字認識とも呼ばれ、複合機やコピー機のみならずスマホやタブレットのアプリにも搭載されている機能です。

本や文書のページをスキャンした場合、そのままでは画像データとしてしか取り扱えません。OCRはスキャンされたページを解析し、そこに書かれている文字を認識して電子データに変換します。これによりコンピュータが、画像に写っている文字情報を理解できるようになります。

項目	内容	ポイント
対象データ	紙文書・画像・PDF（スキャン/撮影）	フォント/レイアウトが整うほど精度向上
処理の流れ	文字領域抽出→照合→テキスト化	レイアウト保持PDF出力も可能
出力形式	PDF/TXT/Office（機種・オプション）	全文検索・転記の手間を削減
主な効果	検索性向上・入力工数削減・省スペース	経理/総務の効率化に有効

紙の文書をスキャンしたものをOCRでデジタルの文字情報に変換し、その情報を使ってPDFを作成することもできます。OCRは文字情報をデジタル化し、さまざまな方法で利用できるようにする非常に便利な技術です。

また最新のAIを搭載した複合機であれば、PDFのテキスト情報を読み取り、自動的にテキストに変換して、適切に保存・管理する機能も搭載しています。これにより、経理や総務の処理業務を大幅に軽減して、業務効率化を図れるでしょう。

OCR機能の仕組み

画像に写った文字をテキストへ置き換えるOCRは、一般に「前処理→領域抽出→文字認識→出力」の4段階で動きます。

どの工程も最終的な精度やファイルサイズ、作業時間に直結します。ここでは各工程の役割と、実務でのコツを文章中心に整理します。

①紙書類をスキャンして画像データを解析

紙の原稿はスキャナで画像化され、向きの自動判定、傾き補正、コントラスト調整、ノイズ除去などの前処理が行われます。

高解像度ほど文字の輪郭が明瞭になり認識は安定しますが、そのぶん処理時間と容量が増えます。実務では目的に応じて解像度やカラーモードを決め、スタンプや印影を残したい帳票はカラー、テキスト中心の資料はグレースケールや白黒と使い分けると効率的です。

設定	目安	効果
解像度	300dpi前後	精度と容量のバランスが良い
カラーモード	白黒／グレースケール／カラー	印影・図表はカラーで判読性向上
向き補正	自動	縦横ブレを低減し誤読を抑制

高い解像度は精度向上に寄与しますが、容量・処理時間の増大に注意が必要です。

②文字領域を切り出して解析

画像から「文字がある場所」を見つけ、段落→行→文字の順に細かく区切っていきます。

ここで段組や罫線、表セルの境界がうまく見分けられるほど、後段の認識も安定します。

一方で処理は行単位で進むため、長い文章は途中で分割されることがあり、特に表内の長文や注釈では分割位置が読みやすさに影響します。

③解析された文字の認識

切り出した行・文字は、太さや傾きの是正（正規化）を経て特徴量に変換され、辞書との照合で候補が選ばれます。

最新の方式では文脈や単語の並びを加味して推測するため、同じ見た目の文字でも前後関係から正しい候補を選びやすくなります。

細字や潰れ、特殊記号、クセの強い手書きは誤読の温床になりやすいため、原稿作成時のルール化（フォント・余白・行間）やスキャン時の濃度設定が効果的です。

④テキストとして出力

認識結果は用途に応じて複数の形式に出力されます。

レイアウトを重視する保管・共有にはテキスト埋め込みPDF、システム連携や検索用にはTXT、編集・再利用にはWord/Excel変換が向きます。

どの形式でも、後工程（検索・編集・共有）で何をしたいかを先に決めておくと、前段の取り込み設定やフォルダ設計まで一貫した運用が可能になります。

出力形式	用途	ポイント
PDF（テキスト埋め込み）	レイアウト保持の保管・社内共有	全文検索・注釈・署名ワークフローと相性◎
TXT	基幹システム連携・テキスト解析	軽量で取り回しが良い
Office（Word/Excelなど）	編集・追記・帳票の再利用	表や箇条書きの再編集が容易

OCRの機能によっては、レイアウトを維持したPDF出力や編集向けのOffice変換に対応し、保管・検索・再利用のいずれにも柔軟に適応できます。

複合機でOCR機能を導入・活用する5つのメリット

複合機のOCR機能を利用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

主なメリットを5つご紹介します。

ペーパーレス化でスペースを有効活用できる

OCRで電子データ化することで、ペーパーレス化が実現します。

紙媒体で保管する場合、ファイリングの手間や保管場所が必要になるとともに、書類の経年劣化などのリスクもあります。

扱う書類が多い企業では、書類保管のために倉庫を契約しているケースもあるでしょう。

しかしOCR機能付きの複合機を利用すれば、保存しておくスペースが不要になり、書類を管理するコストを削減できます。

情報の検索が簡単になる

OCRスキャンによって書類がデータ化されることで、キーワードや文書名で書類を検索できるようになります。

これにより、膨大な資料のなかから必要な書類を速やかに抽出でき、資料検索にかかる時間が短縮できるでしょう。

電子帳簿保存法の要件強化も、OCRの需要が高まっている要因といえます。

参考：国税庁の取組紹介-電子帳簿保存法

データ入力の作業時間を短縮

OCRを導入することで、業務効率の向上につながるでしょう。

たとえば大量の紙文書をデータ入力する場合、手作業で行うのは非常に時間がかかります。

OCRを使えば、これらの文書をスキャンして自動的に電子データに変換できるため、作業時間を大幅に短縮するとともに、誤入力のリスクも防ぐことが可能です。

書類の不備が減ることで業務が円滑に進み、信頼性の向上にもつながります。

データ変換や共有も簡単

複合機のOCR機能でデータ化した書類は、ほかの書類への転記や編集もできます。

PDF形式だけではなく、MS Office形式などにデータ変換することも可能です。

画像やテキストの文字起こしが不要となるため、業務の負担軽減にもつながるでしょう。

縦横の自動修正も可能

OCRには、文書の向きを自動修正する機能も備わっています。

電子化したデータの向きが縦横バラバラだと、データを確認したいときに見づらかったり、資料を作るときに扱いにくかったりします。

OCRの縦横の自動修正機能を使うことで、スキャンの際にズレてしまった書類の向きを自動的に修正可能です。

複合機のOCR機能を利用する際の注意点

業務の効率化に欠かせないOCR機能ですが、使用する際に気をつけるポイントもいくつかあります。

複合機のOCR機能を使うときの注意点を3つご紹介します。

ファイル容量が重くなる

OCR解析されたデータは、通常のテキストデータや画像データよりもファイルの容量が重くなります。

容量が重いためにデバイスやサーバの保存容量を圧迫したり、容量不足で印刷時にエラーが生じたりすることがあるでしょう。

容量不足で印刷エラーが生じた場合は、いくつかの作業をキャンセルすることで、エラーが改善する可能性があります。

OCRを導入する際は、必要ないデータにまでOCRを使用して、ファイルの容量を圧迫させないようにしましょう。

容量不足によるトラブルを避けるためにも、すべての文書をOCRで処理するのではなく、検索頻度が高い重要な書類を優先するなど、できるだけファイルのサイズが小さくなるように工夫する必要があります。

また不要になったデータは削除するようにすることも、ファイル容量の軽減につながります。

認識しにくい文字がある

OCRには認識しにくい文字があります。

次のような場合に、スキャンが失敗する可能性があるので気をつけましょう。

上記に該当する場合は、OCRが紙面の文章をテキストデータに変換するのが難しく、スキャンに失敗することがあります。

不要なトラブルを避けるためにも、正確にスキャンできているかを目視で確認することも重要です。

スキャンを前提に文書を作成する場合は、OCRに適さない文字の使用を避けましょう。

メーカー・機種によってOCRの精度が異なる

OCR機能付きの複合機は、メーカーや機種によってOCRの精度に差があります。

読みづらい筆跡やフォントによる文書は、OCRが誤読する可能性があるでしょう。

OCRの精度を重視するのであれば、「AI-OCR」を搭載した複合機がおすすめです。

AI-OCR搭載の複合機を選択することで、認識精度が上がります。

AI-OCR搭載の複合機であれば、文字単体ではなく、前後の文脈や語句の規則性、関連性を踏まえて識別可能です。

多様な筆跡パターンを学習するため、手書き文字も高精度に認識できます。

手書き文字の学習を事前に行っているAIも増えており、機種によっては導入初期から約90%の精度で識別可能です。

なかには調整次第で、識別精度がほぼ100%になる機種もあります。

AI OCR機能について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご参考ください。

OCR機能に対応したおすすめ複合機3選

OCRに対応している複合機は、多くのメーカーから発売されていますが、機種によって機能やスペックは異なります。

また、使用用途や毎月の印刷やスキャンの枚数はどれくらいなのかによって、最適な複合機は変わるでしょう。

そこで最後に、OCR機能付き複合機のおすすめ機種を厳選してご紹介します。

Apeos C2570（富士フイルム）

連続複写速度（カラー/モノクロ）	分速25枚
本体価格	2,166,000円
OFFICE110価格	OFFICE110特価で販売中 ※詳しくはお気軽にお問い合わせください！
本体サイズ（幅×奥行×高さ）	595×677×1,119mm（PFSモデル）
重量	約120kg

富士フイルムの「Apeos C2570」は、中速のカラー複合機です。

オプションの「業務別らくらくスキャンPro」を利用することで、OCR機能がより便利になります。

この機能を使うと、事前に設定した業務や文書の種類に応じたボタンを押すだけで、ファイル形式の選択やファイル名の付与など、ルールに基づいた処理が自動で行われます。

スキャンした文書は、自動的に適切な保存先に保存されるため管理が簡単になります。

さらに、文書内の特定の情報を抽出して、その内容をフォルダ名やファイル名に反映することも可能です。

BP-60C26（シャープ）

連続複写速度（カラー/モノクロ）	分速26枚
本体価格	1,285,000円
OFFICE110価格	OFFICE110特価で販売中 ※詳しくはお気軽にお問い合わせください！
本体サイズ（幅×奥行×高さ）	608×653×829mm
重量	約80kg

SHARPの「BP-60C26」は、中速のカラー複合機です。

スマホのアプリからも操作可能で、さまざまなソリューションやサービスと連携し、柔軟な働き方をサポートします。

OCR機能にAIを活用したことで、スキャンした文書の色や階調を自動で最適化できます。

また、サイズが異なる原稿でも自動で調整可能なので、細かな設定を行う手間を省くことが可能です。

TASKalfa 2554ci（京セラ）

連続複写速度	分速25枚
本体価格	1,300,000円
OFFICE110価格	最大80%OFF ※詳しくはお気軽にお問い合わせください！
本体サイズ（幅×奥行×高さ）	602×665×790mm
重量	約90kg

京セラの「TASKalfa 2554ci」は、高速のカラー複合機です。

省エネルギー設計で環境にも配慮しており、高度なセキュリティ機能と先進的な操作ができます。

また、TASKalfa 2554ciでは、OCR機能を用いることで、スキャンしたデータをWord、Excel、PowerPoint形式に変換し、直接編集が可能です。

さらに、「KYOCERA Capture Manager」というオプションを使用することで、帳票や請求書などのデータ入力や仕分け作業を自動化でき、業務の効率化に貢献します。

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まとめ

複合機のOCRは、データの入力や管理にかかる手間が軽減されるとともに、データの変換や共有が容易になる便利な機能です。

ただし機種によって機能や性能が異なるため、企業の業務内容に見合ったスペックの複合機を選ぶ必要があります。

自分で最適な機種を見つけるのが難しいのであれば、プロに相談するのも一つの方法です。

複合機を専門に扱うOFFICE110なら、企業の業務効率を上げるために必要な機能を搭載した複合機のご提案が可能です。

OCR機能付きの複合機を検討されている方は、一度「OFFICE110」にご相談ください。