複合機のOCR機能とは？OCR機能の5つのメリットと注意点を解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

「書類や手書きの資料を入力してデータ化するのが大変」
「紙の資料を管理するのが面倒」

このようなことでお悩みの方におすすめなのが、複合機の「OCR」機能です。

複合機のOCR機能を活用すれば、大切な書類の管理や資料の作成に非常に役立ちます。

そこでこの記事では、OCRの基礎知識やOCR機能付きの複合機のメリット、注意点を解説します。

さらに、おすすめのOCR機能付き複合機もご紹介しますので、複合機の導入を検討中の方はぜひご参考ください。

OCRとは？OCR機能の基礎を解説

「OCR」は、画像などのデータのテキストを自動で読み取る機能のことです。

複合機の機能解説の前に、まずは基本的なOCRの機能や仕組みをご説明します。

OCRとは？

OCRとは、画像から文字コードを抽出する技術を指します。

Optical Character Recognition/Readerの略で、光学的文字認識とも呼ばれ、複合機やコピー機のみならずスマホやタブレットのアプリにも搭載されている機能です。

本や文書のページをスキャンした場合、そのままでは画像データとしてしか取り扱えません。

OCRはスキャンされたページを解析し、そこに書かれている文字を認識して電子データに変換します。

これによりコンピュータが、画像に写っている文字情報を理解できるようになるのです。

紙の文書をスキャンしたものをOCRでデジタルの文字情報に変換し、その情報を使ってPDFを作成することもできます。

OCRは文字情報をデジタル化し、さまざまな方法で利用できるようにする非常に便利な技術です。

また最新のAIを搭載した複合機であれば、PDFのテキスト情報を読み取り、自動的にテキストに変換して、適切に保存・管理する機能も搭載しています。

これにより、経理や総務の処理業務を大幅に軽減して、業務効率化を図れるでしょう。

OCR機能の仕組み

画像データに写っている文章をテキストデータに変換できるOCRですが、どのようにデータを変換しているのでしょうか。

OCRの仕組みを確認しておきましょう。

①紙書類をスキャンして画像データを解析

紙の文書がスキャンされて画像データへと変換されます。
この段階で、データの方向調整や色補正、ノイズの除去などが行われます。

高い解像度でスキャンすることで文字の認識精度を向上できますが、この場合時間がかかることも考慮しておきましょう。

②文字領域を切り出して解析

画像内で特定した文字範囲を切り出して解析し、一つの行にどのくらいの文字列があるのかを特定します。

ここでは、一文ごとではなく行ごとに切り出され解析するため、文章が途中で区切られることもあります。

③解析された文字の認識

行ごとに解析された文字を個別に認識します。

主に以下の手順にしたがって行われます。

④テキストとして出力

認識したデータがテキストとして処理されます。

OCRの機能によっては、ただのテキストデータ以外にPDFなどの形で出力され、元の文書のレイアウトが再現されることもあります。

複合機でOCR機能を導入・活用する5つのメリット

複合機のOCR機能を利用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。
主なメリットを5つご紹介します。

ペーパーレス化でスペースを有効活用できる

OCRで電子データ化することで、ペーパーレス化が実現します。

紙媒体で保管する場合、ファイリングの手間や保管場所が必要になるとともに、書類の経年劣化などのリスクもあります。

扱う書類が多い企業では、書類保管のために倉庫を契約しているケースもあるでしょう。

しかしOCR機能付きの複合機を利用すれば、保存しておくスペースが不要になり、書類を管理するコストを削減ができます。

情報の検索が簡単になる

OCRスキャンによって書類がデータ化されることで、キーワードや文書名で書類を検索できるようになります。

これにより、膨大な資料のなかから必要な書類を速やかに抽出でき、資料検索にかかる時間が短縮できるでしょう。

2024年1月から適用される「電子帳簿法」も、OCRの需要が高まっている要因といえます。

参考：国税庁「電子帳簿法に関してのパンフレット」

データ入力の作業時間を短縮

OCRを導入することで、業務効率の向上につながるでしょう。
たとえば大量の紙文書をデータ入力する場合、手作業で行うのは非常に時間がかかります。

OCRを使えば、これらの文書をスキャンして自動的に電子データに変換できるため、作業時間を大幅に短縮するとともに、誤入力のリスクも防ぐことが可能です。

書類の不備が減ることで業務が円滑に進み、信頼性の向上にもつながります。

データ変換や共有も簡単

複合機のOCR機能でデータ化した書類は、ほかの書類への転記や編集もできます。
PDF形式だけではなく、MS Office形式などにデータ変換することも可能です。

画像やテキストの文字起こしが不要となるため、業務の負担軽減にもつながるでしょう。

縦横の自動修正も可能

OCRには、文書の向きを自動修正する機能も備わっています。

電子化したデータの向きが縦横バラバラだと、データを確認したいときに見づらかったり、資料を作るときに扱いにくかったりします。

OCRの縦横の自動修正機能を使うことで、スキャンの際にズレてしまった書類の向きを自動的に修正可能です。

複合機のOCR機能を利用する際の注意点

業務の効率化に欠かせないOCR機能ですが、使用する際に気をつけるポイントもいくつかあります。

複合機のOCR機能を使うときの注意点を3つご紹介します。

ファイル容量が重くなる

OCR解析されたデータは、通常のテキストデータや画像データよりもファイルの容量が重くなります。

容量が重いためにデバイスやサーバの保存容量を圧迫したり、容量不足で印刷時にエラーが生じたりすることがあるでしょう。

容量不足で印刷エラーが生じた場合は、いくつかの作業をキャンセルすることで、エラーが改善する可能性があります。

OCRを導入する際は、必要ないデータにまでOCRを使用して、ファイルの容量を圧迫させないようにしましょう。

容量不足によるトラブルを避けるためにも、すべての文書をOCRで処理するのではなく、検索頻度が高い重要な書類を優先するなど、できるだけファイルのサイズが小さくなるように工夫する必要があります。

また不要になったデータは削除するようにすることも、ファイル容量の軽減につながります。

認識しにくい文字がある

OCRには認識しにくい文字があります。
次のような場合に、スキャンが失敗する可能性があるので気をつけましょう。

上記に該当する場合は、OCRが紙面の文章をテキストデータに変換するのが難しく、スキャンに失敗することがあります。

不要なトラブルを避けるためにも、正確にスキャンできているかを目視で確認することも重要です。

スキャンを前提に文書を作成する場合は、OCRに適さない文字の使用を避けましょう。

メーカー・機種によってOCRの精度が異なる

OCR機能付きの複合機は、メーカーや機種によってOCRの精度に差があります。
読みづらい筆跡やフォントによる文書は、OCRが誤読する可能性があるでしょう。

OCRの精度を重視するのであれば、「AI-OCR」を搭載した複合機がおすすめです。

AI-OCR搭載の複合機を選択することで、認識精度が上がります。
AI-OCR搭載の複合機であれば、文字単体ではなく、前後の文脈や語句の規則性、関連性を踏まえて識別可能です。

多様な筆跡パターンを学習するため、手書き文字も高精度に認識できます。

手書き文字の学習を事前に行っているAIも増えており、機種によっては導入初期から約90%の精度で識別可能です。
なかには調整次第で、識別精度がほぼ100%になる機種もあります。

OCR対応複合機のおすすめ機種

OCRに対応している複合機は、多くのメーカーから発売されていますが、機種によって機能やスペックは異なります。

また、使用用途や毎月の印刷やスキャンの枚数はどれくらいなのかによって、最適な複合機は変わるでしょう。

そこで最後に、OCR機能付き複合機のおすすめ機種を厳選してご紹介します。

富士フィルム「Apeos C2570」

Apeos C2570の製品詳細はこちら

富士フィルム「Apeos C2570」は、中速のカラー複合機です。

オプションの「業務別らくらくスキャンPro」を使うことで、OCR機能をさらに便利に利用できます。

業務や文書の種類別に設定しておいたボタンを押すことでファイル形式の指定、ファイル名の付与など、ルールに基づいた処理を行います。

スキャンした文書は、適切な保存先に自動的に格納可能です。

文書内の特定箇所を抽出し、読み取った文字をフォルダー名やファイル名に指定できます。

本体価格	2,166,000円
連続複写速度（カラー/モノクロ）	分速25分
本体サイズ	幅595×奥行677×高さ1,119mm（PFSモデル）
重量	約120kg

SHARP「BP-60C26」

BP-60C26の製品詳細はこちら

SHARP「BP-60C26」は、中速のカラー複合機です。

スマホのアプリからも操作でき、さまざまなソリューションやサービスとも連携して柔軟な働き方を支援します。

OCR機能にAIを活用したことで、スキャンした原稿の色や階調（色の濃淡）を自動的に整えられます。

また大きさの異なる原稿でも、自動でサイズを調節可能です。

細かい設定を気にしなくても、自動で最適な状態に調整できるのが魅力でしょう。

本体価格	1,285,000円
連続複写速度（カラー/モノクロ）	分速26枚
本体サイズ	幅608×奥行653×高さ829mm
重量	約80kg

京セラ「TASKalfa 2554ci」

TASKalfa 2554ciの製品詳細はこちら

京セラ「TASKalfa 2554ci」は、高速のカラー複合機です。

省エネルギー設計で、環境にも配慮しています。
高度なセキュリティーと先進機能を備えており、スマホのアプリからも操作可能です。

OCRでスキャンデータを、Word/Excel/PowerPoint形式のファイルに変換して編集加工できます。

オプションの「KYOCERA Capture Manager」を活用することで、帳票や請求書などのデータ入力や仕分け作業を自動化できる点も便利です。

本体価格	1,300,000円
連続複写速度	分速25分
本体サイズ	幅602×奥行665×高さ790mm
重量	約90kg

OCR機能付きの複合機を導入するならOFFICE110にお任せください

OCRの重要性は理解しても、どの機種を選べばよいか決めるのは難しいでしょう。

業務上どのような機能が必要で、どれくらいのスペックがあれば業務が効率化するのかを判断するには、専門的な知識が必要です。

スムーズに導入するためにも、専門知識をもつ業者に相談しましょう。

「OFFICE110」は、多くの企業に複合機を導入した実績がある専門業者です。

全国に拠点があるため、導入後のフォローや保守にも迅速に対応できます。

代表的なメーカーの複合機はすべて取り扱っているため、企業の業務効率をあげる複合機を提案可能です。

複合機の導入・入れ替えを検討中の方で、OCR複合機に関する疑問やお悩みがあれば、「OFFICE110」にお気軽にお問い合わせください。

まとめ

複合機のOCRは、データの入力や管理にかかる手間が軽減されるとともに、データの変換や共有が容易になる便利な機能です。

ただし機種によって機能や性能が異なるため、企業の業務内容に見合ったスペックの複合機を選ぶ必要があります。

自分で最適な機種を見つけるのが難しいのであれば、プロに相談するのも一つの方法です。

複合機を専門に扱うOFFICE110なら、企業の業務効率を上げるために必要な機能を搭載した複合機のご提案が可能です。

OCR機能付きの複合機を検討されている方は、一度「OFFICE110」にご相談ください。