コピー機の故障時の修理費用は？依頼前の確認事項・業者への依頼方法も解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

このようなお悩みをお持ちではないでしょうか？

コピー機の故障時は、基本的には早急に業者へ修理依頼するのが鉄則です。

しかし、意外と簡単なところが不調の原因となっていることもあるため、依頼前に確認すべきポイントをチェックし、自分で解消できる部分であれば手間も費用も抑えられます。

そこで本記事では、コピー機・複合機の調子が悪いときに起こるトラブルから、修理依頼する前に確認すべきポイントをご紹介します。

さらにコピー機を業者に依頼する方法と相場、注意点を解説していますので、コピー機のトラブルでお悩みの方はぜひご参考ください。

壊れたかも？コピー機のよくある5大トラブル

印刷ができない、紙が詰まるなどのトラブルが起こると、「壊れてしまったかも…」と不安に感じることがあるかもしれません。

しかし、実はコピー機・複合機のトラブルの中には、業者に頼らずに自分で解決できるケースもあります。

そこでここでは、自分で対処できる可能性が高いコピー機・複合機のよくあるトラブルを5つご紹介します。

トラブル①印刷できなくなった

パソコンから印刷指示を出しているにもかかわらず、印刷できない・稼働しないことがあります。

この場合、何度印刷指示を出しても状況は変わらないため、原因を考え対応する必要があるでしょう。

考えられる可能性としては、LANなどのケーブルが抜けていることや、IPアドレスが勝手に変わってしまったことなどが挙げられます。

エラーコードなどが表示されている場合は、取扱説明書やメーカーサイトのマニュアルをチェックすることで、ある程度は改善できることもあるためまずは確認しましょう。

印刷できないときの解消法について詳しく知りたい方は以下の記事をご参考ください。

トラブル②紙詰まりが起きる

印刷・コピーなどの際に用紙がうまく送り出されず、詰まってしまうことがあります。

多くの場合、用紙の状態が悪いか、複合機内のローラーの状態が悪いために起きてしまうトラブルです。

詰まった用紙を取り除こうと無理に引っ張ると破れ、状況が悪化する可能性もあるため注意しましょう。

なお、紙詰まりを自分で直すのはあくまで自己責任です。

難しいと感じたらすぐに自分での修理を止め、業者に依頼するようにしましょう。

コピー機の紙詰まりの解消法については、こちらの記事をご参考ください。

トラブル③黒い線や点が入る

印刷・コピーした際、印刷物に黒い線や点が入ってしまうことがあります。

この場合は、原稿を読み取るガラス部分や、自動送り装置のローラー部分が汚れていることがほとんどです。

専用の道具などでお手入れすることで改善することもありますが、それでも直らない場合は業者に依頼しましょう。

印刷物に黒い線や点のようなものが入るときの解消法について詳しく知りたい方は、以下の記事をご参考ください。

トラブル④文字や線がかすれる

印刷・コピーした際に、文字や線がかすれてしまうこともあります。

この場合のチェックポイントは、トナーの残量・コピー機の印字濃度設定・用紙の状態です。

トナーの残量が少ない、印字濃度設定が薄すぎる・用紙の状態が乾きすぎ・湿りすぎの状態だと文字や線がかすれてしまうことがあります。

それぞれチェックし、よい状態にしても直らない場合は業者に連絡しましょう。

文字や線がかすれるときの解消法について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

トラブル⑤異音がする

コピー機を起動する際や印刷をする際に「ガガガガ」や「キュルキュル」などと異音が発生することがあります。

このときのチェックポイントは、以下の4つです。

異音の原因はこの4つであることがほとんどなため、まずは上記の点を確認してみましょう。

すべて改善してみても直らなければ、業者に修理を依頼しましょう。

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コピー機の修理を依頼する前のチェックポイント

コピー機の不調の原因は、意外と単純なところにあることもあります。

本章では、コピー機の修理を依頼する前にチェックすべきポイントについて解説します。

以下で紹介するポイントをすべて改善しても直らなければ自分では直せない可能性が高いため、専門業者へ依頼しましょう。

コピー機の電源は入っているか

まずは、コピー機の電源が入っているかをチェックしましょう。

遠目からは見えづらいですが、もしかすると主電源が切れてしまっているかもしれません。

電源が入っているかを確認するため、以下のポイントをチェックすることが大切です。

もしついている場合でも、電源を一度落とし、再起動することで状況が改善することもあります。

ケーブル類は接続されているか

複合機に接続されているケーブル類が正常につながっているかも確認しましょう。

LANケーブルはロックされるため抜けにくいですが、USBは構造上抜けやすくなっているため、ケーブルに足を引っ掛けたり、踏んでしまったりした場合に外れることがあります。

接続不良だけでなく、ケーブルが劣化している可能性もあります。

正常に稼働しているケーブルに交換し、動作するのであれば新しいケーブルを購入する必要があるでしょう。

用紙やインクは補充されているか

用紙・インクなどの消耗品もチェックしましょう。

用紙がない・状態が悪い場合や、インクが切れている・残りが極端に少なくなっている場合では、正常に印刷できないことがあります。

また、自社所有の複合機を使用しているオフィスの中には、値段が安いという理由で非純正品を使っていることもあるです。

非純正品の使用は故障の原因になることもあるため、正規品を使用することを強くおすすめします。

本体カバーは閉まっているか

本体カバーが閉まっているかを確認するのもチェックポイントのひとつです。

カバーが開いていると、複合機は通常通りの動作ができません。

たとえば、自動原稿送り装置・フロントカバー・給紙トレイのカバーが開いてしまっている可能性があります。

開いている原因は締め忘れのほか、間にゴミや物が挟まってしまっていることもあるので確認しておきましょう。

プリンターヘッドの状態は正常か

インクジェットプリンターの場合は、プリンターヘッドをチェックしましょう。

プリンターヘッドが目詰まりすると、本来の色が印刷されなかったり、変な線が出てしまったりします。

プリンターヘッドにホコリが溜まってしまったり、インクが固まってしまったりすると、上記のようなエラーが起きることがあります。

機種ごとのヘッドクリーニング機能を使うことで改善されることが多いので、試してみましょう。

IPアドレスは正しく設定されているか

IPアドレスとは、ネットワーク上の機器に割り当てられる、いわば住所のようなもののです。

IPアドレスの設定が間違っていると、パソコンがコピー機を認識できず、通信できなくなってしまいます。

IPアドレスは普段何もしていなければ変わることはありませんが、社内のルーター変更などがあった場合、変わってしまうことがあります。

コピー機・パソコンのIPアドレスを確認し、一致しているかをチェックしましょう。

ドライバーの設定は正しいか

パソコンからデータを送り、コピー機で印刷するには、パソコン側にドライバーをインストールしなければなりません。

そもそもドライバーをインストールしていなければ、印刷が始まらないのです。

もしドライバーのインストールがまだの場合は、メーカーのサイトからインストールしましょう。

ドライバーをインストールしているにもかかわらず印刷できない場合は、今入っているドライバーを削除し、再インストールすることで改善することがあります。

その際、必ず最新バージョンを選ぶことを忘れないようにしましょう。

通常使うプリンターに設定しているか

社内に複数のコピー機がある場合は、普段使うコピー機に対して「通常使うプリンター」の設定ができているかも確認しましょう。

何らかの原因でプリントされると思っていたコピー機とは違う機種に設定されており「印刷物が出ない」と勘違いしている可能性もあります。

ちなみにWindowsの場合、設定を変えていなければ、最後に使ったプリンターが自動的に「通常使うプリンター」に設定されてしまいます。

以下の手順で、プリンターの設定を確認・変更しておきましょう。

パソコンの動作は重くないか

複数のソフトウェアを立ち上げパソコンの動作が重たくなっていると、印刷がうまくできないことがあります。

なぜならパソコンに大きな負荷がかかってしまい、プリンタードライバーが正常に動作しなくなってしまうためです。

パソコンの負担を軽減するため、ほかのソフトウェアを閉じてみましょう。

それでも動かない場合は、パソコンを再起動して様子をみてください。

コピー機の修理を業者に依頼する方法と費用相場

チェックポイントを確認後、改善しても直らない場合は業者に修理依頼をする必要があります。

そこで本章では、コピー機の修理を業者に依頼する方法と費用相場について解説します。

保守契約の有無別に解説していますので、自社に合った方法をチェックしましょう。

パターン①保守契約を結んでいる場合

コピー機購入の際に保守契約を結んでいる場合、保守サポート（基本的にはコピー機メーカーもしくは販売店）の技術担当者が修理対応をしてくれます。

連絡先はコピー機本体に問い合わせ先シールが取り付けられていたり、保証書が取り付けられていたりするため、まずは確認しましょう。

修理の依頼方法

購入・リース時に保守契約を結んでいる場合は、すぐに契約を結んだ販売店・購入業者・リース会社、もしくは修理・メンテナンス対応専門の業者に連絡を入れましょう。

基本的に、修理費などは保守料金に含まれているため、費用が発生することはほぼありません。

ただ、コピー機を自分で直そうと分解したり、中身をいじったりしてしまうと、保守契約の対象外となり高額な費用を請求されてしまう可能性があります。

そのため、保守契約を結んでいる場合は無理に直そうとせず、すぐに修理を依頼する方がいいでしょう。

コピー機修理の費用相場

保守契約を結んでいる場合は、修理費は保守料金に含まれているためかかりませんが、業者によっては訪問費がかかってしまう場合があります。

この場合の費用相場は、およそ1万5,000円です。

ただし、保守の種類によって、保証の範囲や修理時の対応については異なるため、契約内容を確認のうえ、見積もりを依頼しましょう。

ちなみに、保守の対象範囲の故障であったとしても、故意や使用者の過失による故障の場合はサポートされないケースが一般的である点には注意しましょう。

パターン②保守契約を結んでいない場合

コピー機を購入・リースする際は保守契約に入るのが基本ですが、オークションで購入した・知人から譲ってもらったなどの理由で、保守契約を結んでいないケースもあるでしょう。

そのような場合は、ご自身で修理業者を探し、スポット保守を依頼する必要があります。

ただ、業者に頼んだ場合でも、複合機の修理は数十万と高額な費用がかかってしまうことも少なくありません。

このような場合は、思い切って買い替えた方がお得なケースもあるため、まずは修理の見積もりを依頼しましょう。

修理の依頼方法

保守契約を結んでいない場合は、インターネットなどで修理業者を探し、修理を依頼します。

修理依頼はメーカーのほか、コピー機専門の修理業者などもあります。

業者を選ぶ際に注目すべきポイントは、以下のとおりです。

業務に支障が出る可能性もあるためコピー機の修理はできるだけ急ぎたいところですが、業者を選ぶときはなんとなくでは選ばず、数社で比較検討するのがおすすめです。

コピー機修理の費用相場

保守契約を結んでいない場合のコピー機の修理費用の内訳は「エンジニアの出張費用」＋「技術料」＋「修理部品費用」となります。

このうち「エンジニアの出張費用」＋「技術料」の相場は、1万5,000円ほどです。

修理部品の金額はピンキリで、数千円のものから、中には10万円を超えるようなものまであります。

状況によって金額は大きく異なるため、ひとまず今の状態を確認してもらい、見積もりをもらったうえで修理するかどうかを判断するのがよいでしょう。

コピー機の修理を業者に依頼する際の注意点

最後に、コピー機の修理を業者に依頼する際の注意点を2点ご紹介します。

注意点を事前に把握しておけば、スムーズに修理依頼できるでしょう。

当日に修理対応してもらえないケースがある

保守契約なしでコピー機の修理を単発依頼する場合、翌日以降の対応になってしまう可能性が高いと考えておきましょう。

なぜなら業者としては、仮に保守契約を結んでいるユーザーといないユーザーから同時に依頼を受けた場合、保守契約を結んでいるユーザーの対応を優先するためです。

そのため、完全に使えなくなってから修理を依頼するのではなく「なんかいつもと違うな」「使えるけど若干気になる不具合がある」などの状態で、早めに相談するのがおすすめです。

この段階であれば修理を後回しにされても問題ありませんし、ちょっとしたクリーニングや調整などで済むため高額な費用をかけなくて済みます。

修理できず買い替えが必要になる場合がある

部品交換が必要な修理の場合、複合機の機種によっては修理ができない可能性もあることは覚えておきましょう。

なぜなら、古い機種の場合、部品の生産が終了してしまっていることがあるためです。

OA機器にはメーカーで製造が終了した機種でも修理に必要な部品を保有しておく「部品保有期間」があり、コピー機の場合は原則7年です。

つまり、生産終了から7年以上経過した型番のコピー機の場合は部品が手に入れられず、修理できないことがあります。

この場合はどうしようもないため、新たなコピー機を導入するしかないことは理解しておきましょう。

コピー機・複合機の修理や買い替えのご相談はOFFICE110へ

コピー機の修理や買い替えでお悩みであれば、OFFICE110にご相談ください！

複合機に精通したプロスタッフが修理対応に伺い、なるべく低コストでの修理や買い替えをご提案いたします。

また、日本全国に対応しているため、どの地域でもスピーディな対応が可能です。

なお、コピー機の買い替えをお考えの場合でも、当社では主要メーカーの機種を新品・中古ともに豊富に取りそろえているため、多くの選択肢の中からお選びいただけます。

そのため、さまざまなご要望にお応えできるのが、OFFICE110の1番の強みです。

コピー機は販売だけでなく、保守契約・設置工事・アフターフォローまで一貫して行っておりますので、さまざまな業者に連絡する手間も省けます。

コピー機・複合機でお悩みの方は、OFFICE110へお気軽にご相談ください。お見積りからささいなご相談もスタッフ一同お待ちしております。

まとめ

コピー機の調子が悪いときは、修理依頼する前にまずは今回紹介したチェックポイントを確認しましょう。

チェックポイントを確認したうえでまだ不調な場合は部品や基盤など、技術者でしか触れない部分にエラーが起こっている可能性が高いため、業者に依頼することをおすすめします。

修理依頼は、保守契約の有無によって依頼方法・修理費用が異なります。
自社の状況に合わせて適切な業者に連絡し、コピー機を直してもらいましょう。

もし修理業者・買い替え先をお探しであれば、OFFICE110にご連絡ください。

専門知識豊富なスタッフがお客様の状況を把握したうえで、最適なご提案をいたします。