複合機のスキャンデータは復元できる？復元方法をメーカー別に解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

このようなお悩みや疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか？

実は、複合機の機種によっては、　消去したデータを復元できる可能性があります。

しかし、近年、セキュリティ面の観点から、印刷が完了すると同時にデータを自動的に削除する機種も増えてきているため、すべての機種で復元できるわけではありません。

そこで今回は、メーカー別に複合機のスキャンデータの復元方法をわかりやすく解説します。

さらに、復元できない場合の対処法やよくある質問についても紹介しているので、データの復元でお困りの方はぜひご参考ください。

複合機のスキャンデータは復元できる？

一部の複合機には、コピー・印刷・スキャナーしたデータなどを一時的に保存して、残存データとして保持する機能があります。

ただし、残存データを保持する機能がない機種の場合は、データを復元することはできません。

便利な機能ですが、複合機の残存データから顧客情報や企業の機密データが漏えいするリスクも伴います。

そのため、近年ではセキュリティ対策の観点から、印刷が完了するとデータを自動的に削除する複合機も発売されています。

複合機に蓄積されたスキャンデータは復元できる

複合機は、コピー、印刷、スキャンしたデータを「メモリー」と「ハードディスク」という2つのメモリー領域に保存しています。

この仕組みにより、たとえば印刷した資料の部数が足りなかった場合でも、保存されたデータをもとに追加印刷を行うことができます。

消去したデータの復旧可否は機種によって異なる

一部の複合機には、削除したデータを復元するためのツールや、データを後で再利用する「ファイリング機能」が搭載されています。

またスキャンしたデータは、複合機本体のメモリーに自動保存される可能性が高いです。

しかし、多くの複合機では、一度消去した消去されたデータを復元することはできないため注意しましょう。

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複合機のスキャンデータを復元する方法【メーカー別】

複合機のスキャンデータを復元する方法は、メーカーごとに異なります。

そこでここからは、メーカー別に複合機のスキャンデータを復元する方法について解説します。

富士フイルム

富士フイルムでは、複合機のハードディスクを交換した際に、各種設定情報を復元するためのツールを用意しています。

バックアップファイルとして、複合機の主な設定情報を作成し保存します。

対象となるバックアップの設定情報は、以下のとおりです。

詳しくは以下の富士フイルムビジネスイノベーションの公式サイトよりご確認ください。

参考：FUJIFILM 設定復元ツール

シャープ

シャープでは、複合機の内蔵ストレージにスキャンしたデータを保存できます。

スキャンしたデータは、パソコンへコピーして保存することも可能です。

シャープ複合機の特徴は、スキャンした画像や資料をPDFファイルなどの形式で保存します。

また、「ネットワークスキャナーツール Lite」というソフトウェアをパソコンにインストールすることで、スキャンしたデータの送信先をパソコン上で簡単に設定できます。

詳しくはシャープの公式サイトをご参考ください。

京セラ

京セラでは、アドレス帳などの基本情報をデータを定期的にバックアップしています。

これにより、落雷や突然のアクシデントなどによる、データ損失から迅速に回復でき、最新の状態への復旧をスムーズに行うことが可能です。

詳しくは京セラの公式サイトよりご確認ください。

参考：京セラ公式サイト

複合機のスキャンデータが復元できないときの対策

一度消去された印刷やスキャンデータは復元できません。

しかし、日常業務で複合機を使用する際、コピーしたりスキャンしたりしたデータは一時的に複合機に保存されます。

それではここからは、スキャンデータなどの復元が必要な場合の対処方法について解説していきます。

バックアップデータを確認する

複合機のハードディスクは、設定データやスキャンしたデータを保存する機能があります。

設定データのバックアップを利用することで、複合機が故障したり新しい機種に交換した際も、迅速に元の使用状態に復元が可能です。

さらに、複合機のハードディスクの保存されたバックアップデータを確認することにより、過去にスキャンしたデータを簡単に印刷することが可能です。

ボックス保存データを確認する

「ボックス保存」とは、複合機そのものにスキャンしたデータを保存できる機能です。

ボックス保存機能を利用すれば、紙の資料を保管する際の手間やスペースを必要とせず、簡単に管理できるようになります。

さらに、ボックス保存からの印刷やデータ送信なども可能です。

ただし、「ボックス保存」は事前に設定する必要があり、設定されていない場合、スキャンしたデータは保存されません。

複合機の機種によって操作方法は異なりますが、基本的に大きな違いはありませんので、保存機能をうまく活用しましょう。

PC側でデータを復元する

複合機でのデータを復元することが難しい場合、パソコン内のゴミ箱に残っている可能性があるため、確認しましょう。

また、パソコンに対してデータ復元ソフトを使用することで、データを復旧できる可能性があります。

複合機のスキャンデータ復元に関するよくある質問

ここからは、複合機のスキャンデータ復元に関するよくある質問についていくつかご紹介します。

複合機のスキャンデータを復元する際にぜひご参考ください。

受信したFAXを印刷してもデータは本体に残るの？

複合機では、受信FAXを印刷すると同時に、内蔵ストレージにデータを保存できるため、データは複合機内に残ります。

FAXの受信後に自動で印刷する場合、FAXデータを印刷後に自動的に消去するか、または消去せずに残すかを設定可能です。

また、複合機の「見てから印刷」機能を活用すれば、受信したFAXデータを出力せず、受信内容を確認してから印刷できます。

そのため、FAXの受信状況を定期的にチェックし、メモリ容量の限界が近づいている場合、データを印刷するか、不要なデータを削除することが重要です。

コンビニの複合機のデータは残る？

コンビニの複合機では、印刷が終了して初期画面に戻ると、自動的にデータが削除される仕組みとなっているため、データは残りません。

そのため、コンビニにある複合機の印刷は、安心して利用できるといえるでしょう。

さらに、コンビニの複合機では、法律で「利用者の許可なくデータを抜き取る」ことは禁止されているため、プライバシーも守られます。

複合機のスキャンデータのセキュリティ対策は必要？

複合機からの情報漏えいを防ぐためには、スキャンデータを含むセキュリティ対策が必須です。

セキュリティ対策が不十分だと、不正アクセスにより複合機が使用できなくなり、業務に支障をきたしてしまう恐れがあるからです。

最近の複合機には、FAX、プリンター、スキャナーなどの機能に加えて、ストレージや認証機能などたくさんの機能を搭載しています。

情報漏えいを防ぐためには、暗号化機能や追跡情報印字プリント機能、地紋印字コピー機能など、必要な機能を活用し、複合機からの情報漏えいを防ぎましょう。

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まとめ

一部の複合機には、スキャンしたデータを一時的に記憶して、残存データとして記録する機能が備わっている機種があります。

この機能を利用すれば、資料が不足した場合でも、再び原稿をスキャンしたり、パソコンからデータを送信したりする手間が省けます。

スキャンデータが復元できない場合の対策には、以下のような方法があります。

スキャンデータの再利用できる機能は便利ですが、複合機に保存されたデータから個人情報や企業の機密データが漏えいするリスクもあります。

セキュリティリスクを減らすためにも、定期的に残存データの自動消去や手動でデータを消去するようにしましょう。