【保存版】複合機の見積もり方法！チェックポイントと安く抑えるコツ【お役立ち情報】 | OFFICE110

このような疑問やお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

複合機の見積もりを確認する際は、金額だけでなく、複合機の種類やオプションなどさまざまな項目を慎重に確認することが重要です。

また、いくつかコツを押さえることで、見積もりの費用をより安く抑えることができます。

そこで今回は、複合機の見積もりに必要な基本情報と見積書を確認する際の5つのチェック項目を詳しく解説します。

複合機の見積もり依頼に必要な情報

複合機の見積もりを依頼する際、事前に必要な情報を準備しておくことで、迅速かつより適切な複合機の提案が可能になります。

そこで以下に、複合機の見積もり依頼に必要な主な情報をまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

これらの情報をある程度あらかじめ整理しておくことで、見積もりの作成がよりスムーズに進みます。

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複合機の見積書の5つのチェック項目

複合機の見積もりを複数社に依頼しても、どの項目を比較すればよいかわからない方も多いでしょう。
そこでここでは、複合機の見積書でチェックするべき5つのポイントを解説します。

複合機の種類

まずは、契約する複合機の種類を確認しましょう。

契約する複合機は、販売店の営業担当者がお客様の話をヒアリングしたうえで目的に合った最適な機種を提案します。

そのため、提案された機種が希望に合っているかを確認することが重要です。

また、誤って下位機種が提案されていたり、同じメーカーの異なる機種名が記載されていたりする場合もあります。

そのため「きちんとヒアリングしてくれたから大丈夫」と思いこまず、しっかりと複合機の種類を確認しましょう。

複合機のオプション

複合機の契約時には、給紙デスクやフィニッシャーなど必要な機能をオプションとして追加されます。

たとえば、Adobe　illustratorを使用する場合は、PostScript拡張キットが必要となるため、オプションの追加が必要です。

複合機で使いたい機能があれば、事前に営業担当者に伝えておきましょう。

最初から必要な機能を追加しておくことで、業務をスムーズに進めることができます。

一方、不要なオプションが見積もりに含まれている場合もあります。

その際は、不要なオプションの名前を明確に伝えて、削除されているかを確認しましょう。

見積もりの合計金額

次に、見積もりの合計金額を確認しましょう。

たとえば、予算内に収まっているか、計算に間違いはないかをチェックすることがポイントです。

見積もりの内訳は以下のとおりです。

また、業者によっては、割引サービスが適用されることもあります。

たとえば、リース契約の場合は、リース料とリース料率が記載されています。

リース料率はリース期間によって異なるため、料率が適切であるか、何％で計算されているか、希望するリース期間に設定されているか確認しましょう。

一般的に、複合機のリース期間は耐用年数に合わせた5年間で契約することが多いですが、6年や7年の契約も可能です。

ただし、8年以上の契約になると交換部品の製造が停止し、故障時に修理ができないケースがあるため注意しましょう。

保守の種類・カウンター料金

複合機の見積もりを確認する際は、契約した保守の種類とカウンター料金もチェックしましょう。

カウンター料金とは、印刷枚数に応じて発生する料金のことです。

複合機には基本料金とカウンター料金が設定されており、メーカーや業者によって相場が異なります。

そのため、カウンター料金もしっかり確認することが重要です。

複合機（コピー機）のカウンター料金については、こちらの記事で解説していますのでぜひご参考ください。

支払い条件や有効期限

複合機の見積もりでは、支払い条件と見積書の有効期限も確認することも重要です。

複合機の支払い条件は、導入方法によって異なります。

複合機の導入方法には主に、「購入」「リース」「レンタル」の3種類があり、それぞれ支払い方法が異なるため事前に確認しておきましょう。

また、見積もりの有効期限は、その見積書が有効である期間を示しています。

相見積もりを行う場合、有効期限が切れる前に比較して決定する必要があるため、有効期限も忘れずにチェックしましょう。

複合機の見積もりを安く抑えるコツ

複合機の見積もりは、コツを知っていると安く抑えることが可能です。

そこでここからは、複合機の見積もりを安く抑える6つのコツについて解説します。

まずは利用状況やニーズを明確にする

複合機の費用は、印刷スピードや搭載オプションによって大きく変わります。

オーバースペックになると費用が高くなり、逆にスペック不足だと業務効率が落ちたり、必要な使えなかったりします。

そのため、自社のニーズに最適な複合機を導入することが重要です。

複合機を導入する際は、以下の4つポイントを明確にしたうえで機種を選定しましょう。

なお、買い替えの場合は基本的に利用中の機種と同等のスペックのものを選びましょう。

ただし、オーバースペックや利便性の悪さを感じている場合は、問題点を明らかにしたうえで調整しましょう。

中古・新品のどちらが最適か検討する

複合機は、新品と中古で本体価格とカウンター料金が異なります。

中古複合機は不具合や故障が発生しやすいことから、新品と比べるとカウンター料金が高めに設定されています。

複合機のカウンター料金の相場を以下にまとめました。

	モノクロ	カラー
新品複合機	約0.8円〜1.2円	約8円〜12円
中古複合機	約2円〜3.5円	約20円〜25円

どの導入方法が合っているか検討する

複合機は導入方法によって、初期費用や維持費が大きく変わります。

使用状況によっては、中古複合機の購入やリース契約を選ぶことで、初期費用を大幅に削減することが可能です。

複合機の導入方法には、主に以下の4つがあります。

次項より、それぞれの導入方法のメリット・デメリットについてご紹介します。

新品購入

新品の複合機を購入する場合、初期費用がもっとも高くなりますが、長期間の利用続けると総支払額を安く抑えることができます。

新品複合機を購入するメリット・デメリットは以下のとおりです。

中古購入

中古複合機の購入は、新品を購入するよりも費用が抑えられることが特徴です。

以下に、中古購入のメリットとデメリットをまとめました。

新品リース

複合機をリースする場合、新品の複合機を購入するよりも初期費用を大幅に抑えられる点が特徴です。

新品リースのメリット・デメリットは、以下のとおりです。

なお、リースの場合は、リース期間によっても月々の負担や総支払額が変動します。

そのため、トータルコストを抑えたい場合は、料金などを計算したうえで検討しましょう。

中古レンタル

レンタル契約の場合、基本的に複合機は中古複合機となります。

リースとレンタルの違いは、主に契約期間の長さです。

一般的に、リース契約は3年〜5年で契約することが多く、レンタル契約の場合は、最短1日から契約可能です。

他にも、中古レンタルには以下のようなメリット・デメリットがあります。

自社に合った保守契約の種類を選ぶ

複合機の契約時には、保守契約を結ぶことが多いです。

しかし、保守契約にはいくつか種類があり、種類によってサービス内容が異なります。

そのため、見積もりの時点で保守サービスの内容も確認しておきましょう。

カウンター保守

カウンター保守は、保守契約の中でも一般的な契約です。

1枚あたりの印刷単価が設けられており、毎月の印刷枚数に応じて料金が発生します。

毎月のカウンター料金がかかりますが、修理費用やトナー代は無料です。

そのため、印刷を頻繁に行う企業におすすめの保守契約となっています。

スポット保守

スポット保守は、故障した際にその都度有償でメンテナンスを実施する保守契約です。

毎月の料金は発生しませんが、本体が故障した際に高額な修理費がかかります。

そのため、複合機の使用頻度が低いオフィスにおすすめの保守契約です。

キット保守

キット保守は、キットトナー保守とも呼ばれ、トナーがなくなるまでは修理代と消耗品代が無料になる保守契約です。

トナーがなくなったらトナーを再購入すれば、保守契約を延長できます。

本体料金が比較的安くなるため、毎月の印刷枚数が少なく、トナー消費量が少ないオフィスにおすすめです。

割引サービスやキャンペーンを活用する

販売店によっては、見積もり依頼者限定の割引サービスやキャンペーンを実施していることがあります。

これにより、実際の表示価格よりさらに値引きしてもらえるため、割引サービスやキャンペーンがない販売店で契約するよりお得です。

ただし、見積もり一括サイトからの依頼ではなく、販売店へ直接見積もり依頼を出すことを条件にしていることもあります。

2～3社に相見積もりを取って比較する

見積もり価格をなるべく安く抑えるには、相見積もりがおすすめです。

2～3社に見積りを依頼し、料金と内容を比較して最適なものを選びましょう。

販売業社の中には、競合他社の値段を伝えることで値引きしてくれる場合もあるため、コストを抑えたいなら相見積もりを行いましょう。

また、価格だけでなく、営業担当者の提案がわかりやすいかどうかも重要なポイントです。

丁寧な提案と説明をしてくれる会社であれば、他社より多少値段が高くてもアフターフォローの手厚さが期待できます。

複合機の見積もりから導入までの流れ

ここからは、複合機の見積もりから導入までの流れを4つのステップに分けてご紹介します。

利用を開始したい日から逆算して、見積もりを依頼し始める時期を決めましょう。

手順①見積もりを取って業者を選定する

まずは、相見積もりをして複数社を比較しましょう。
希望に合った機種であるかはもちろん、保守契約の内容もチェックすることが大切です。

手順②契約手続きとリース審査をする

業者を選定できたら、次に契約手続きに進みます。

なお、リース契約の場合、契約手続きと併せてリース会社によるリース審査が行われます。

このリース審査にかかる日数は、リース会社によって異なり、2〜3日で完了することもあれば1週間程度かかることもあります。

そのため、複合機を急いで導入したい場合は、早めに販売業者に問い合わせるか、レンタルまたは購入を検討することをおすすめします。

手順③希望日時に搬入・設置工事をする

契約後は、いよいよ複合機の搬入と設置工事が始まります。

搬入時に階段作業が必要な場合、エレベーターの有無や階数によって追加料金が発生する可能性があるため、見積もりの段階で確認しておくことが重要です。

また、複合機の搬入設置には、担当者の立ち会いが必要になることが多いため、関係者との日程調整を事前に行っておきましょう。

手順④リース会社より検収確認の電話が入る

リース契約の場合、後日リース会社より検収確認の電話が入ります。

検収とは、納品物の品質・数量・仕様などが発注内容に沿っているか確認することです。

この際、設置された複合機が契約したものと合っているか確認します。

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複合機の導入にあたってよくある質問

最後に、複合機の導入にあたってよくある質問をQ&A形式でまとめました。

複合機を初めて導入する方だけでなく、複合機の買い替えを検討している方もぜひご参考ください。

複合機の寿命・耐用年数はどれくらい？

複合機の法定耐用年数は5年です。

しかし、これは機器の寿命を示すものではなく、問題なく使用できるととされている期間です。

そのため、定期的に適切なメンテナンスを行っていれば、5年以上使用できるケースも少なくありません。

ただし、10年以上経過した複合機は買い替えをおすすめします。

この期間を過ぎると、メーカーが部品の供給を終了している可能性が高く、故障時に修理が困難または不可能になることがあります。

そのため、長期間にわたり複合機を使用する際は、部品の保有期間も考慮することが重要です。

また複合機の寿命については、以下の記事で詳しく解説していますのでご参考ください。

複合機のリース契約は途中解約できる？

複合機のリース契約には、大きく分けて「ファイナンシャル・リース」と「オペレーティング・リース」の2種類があります。

一般的に複合機は、ファイナンシャル・リースで契約されることが多いですが、このタイプのリースは途中解約ができません。

万が一、途中解約を希望する場合は、違約金を発生するため注意しましょう。

複合機の支払方法には何がある？

複合機の支払いは、以下の3つの方法が使えます。

ただし、業者によっては「現金一括」と「リース」のみを受け付けているところもあるため、契約前に必ず確認しておきましょう。

まとめ

複合機（コピー機）の見積もりを安く抑えるには、相見積もりを行うのがおすすめです。

そして、複数の業者から見積書を業者を受け取ったら、以下の5つの項目をチェックしましょう。

なお、契約する業者によってアフターフォローの内容や対応スピードは異なります。

そのため、見積もり時にしっかりとヒアリングし、提案内容を丁寧に説明してくれる信頼性の高い業者を選ぶことが重要です。