複合機のリースと購入はどちらがお得？メリット・デメリットを徹底比較

複合機を導入する方法には、主にリース・購入・レンタルの3つがあり、初期費用や利用期間、所有権、支払総額などに違いがあります。

導入を検討する際は、「リースと購入のどちらがお得なのか」「レンタルを含めると自社にはどの方法が合うのか」を比較して判断することが重要です。

ただし、適した導入方法はオフィスの規模や予算、利用期間、必要な機能によって変わります。会計処理についても、契約内容や適用する会計基準によって取扱いが異なるため、月額料金だけで判断しないようにしましょう。

この記事では、リース・購入・レンタルの違いから、価格相場、メリット・デメリットまで比較し、自社に合う複合機の導入方法を判断するポイントを解説します。

複合機を企業で導入する場合は、リース・購入・レンタルという3つの導入方法から選ぶのが一般的です。

それぞれで所有権や契約期間、初期費用・会計処理が大きく異なるため、違いを整理したうえで自社に合う方式を選ぶことが重要です。

ここでは、「リース」「購入」に加えて「レンタル」も含め、導入方法の違いと価格相場を比較して解説します。

複合機のリース・購入・レンタルは、所有権や利用期間、初期費用、会計処理などの条件が異なります。

主な違いは、以下のとおりです。

中古品を導入する場合は、一括現金での購入のほか、割賦やローン・クレジットなどで分割購入する方法もあります。導入形態によって、会計処理（資産計上・減価償却・経費計上）のルールが異なる点に注意が必要です。

なお、購入時の経費処理や減価償却については、取得額に応じて次のような例外的な扱いがあります。

参考：中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例

導入方法ごとの価格感をつかんでおくと、自社の利用枚数や期間に対してどの方式が割安かをイメージしやすくなります。

また、初期費用だけでなく、毎月の支払い額や利用期間全体でかかる費用まで比較することで、より自社に合った導入方法を判断しやすくなります。

ここでは、リース・購入・レンタルそれぞれの価格相場と費用の違いについて分かりやすく解説します。

複合機のリース料金は、主に印刷速度（毎分の出力枚数）によって変わるのが一般的です。印刷速度別のリース料金の目安は次のとおりです。

一般的に、月額リース料金は、「リース対象額 × リース料率」で算出されます。

リース料率は契約年数が長いほど低く設定されるため、長期契約にするほど月々の支払額を抑えやすいというメリットがあります。

一方で、リース契約は基本的に途中解約が認められていないため、長期間の利用計画や印刷枚数の見込みも踏まえて検討することが大切です。

なお、複合機のリース契約については、こちらの記事でも詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。

複合機を購入する場合の、新品・中古それぞれの価格相場は次のとおりです。

中古複合機は導入価格を大きく抑えられる点が強みですが、販売会社の管理状況やメンテナンス体制によって故障リスクが変わる点に注意が必要です。

特に、年式の古い機種や総印刷枚数が多い機種はトラブル発生リスクが高くなりやすいため、保証内容や保守体制をよく確認したうえで導入を検討しましょう。

複合機のレンタル料金は、機種の性能や利用期間、設置地域、契約条件によって異なります。一般的な業務用複合機の本体レンタル料は、月額6,500円〜3万円程度が目安です。

ここでは、OFFICE110でMX-2631をレンタルする場合の、期間ごとの本体レンタル料を例にご紹介します。

このように、契約期間が長くなるほど1か月あたりの本体レンタル料は安くなります。契約期間分の本体料金は、「1か月あたりの料金×利用月数」で算出されます。

ただし、実際の金額は機種や利用期間、設置地域、搬入条件などによって変動するため、導入前に必ず最新の見積もりで確認するようにしましょう。

そのほか、複合機の搬入・設置費用やパソコン設定費などは、本体料金とは別にかかることがあるため、注意が必要です。

なお、より詳しく知りたい方は、複合機のレンタル料金・契約方法についての記事も参考にしてください。

また、複合機の販売価格や導入方法を総合的に比較したい方は、OFFICE110にお気軽にご相談ください。弊社では、利用人数や月間印刷枚数、必要な機能、利用期間、ご予算などを確認したうえで、自社に合った導入方法と機種をご提案します。

複合機のリース契約は、初期費用を抑えて導入しやすい一方、契約期間や中途解約などに注意が必要です。導入後に想定外の負担が生じないよう、メリットだけでなく、契約上の制約や総支払額まで含めて判断しましょう。

ここでは、複合機をリース契約するメリット・デメリットについて詳しく解説します。

複合機をリース契約にすると、初期費用を抑えながら最新機種を導入しやすいという大きなメリットがあります。

主なメリットは、以下の3つです。

複合機をリース契約した場合の最大のメリットは、導入時にまとまった初期費用がほとんどかからないことです。

リース契約では、リース会社が複合機本体を購入し、利用者は契約期間中に月々のリース料金を支払います。契約期間は一般的に3〜7年程度で、1か月あたりの負担を平準化できるのが特徴です。なお、搬入・設置費用などの扱いは契約内容によって異なります。

そのため、「一度に大きな設備投資を行うのは難しいが、業務には複合機が必要」という企業でも、手元資金を温存しながら必要な機器を整えやすいというメリットがあります。

複合機のリース料金は毎月ほぼ一定額で推移するため、予算計画や資金繰りの見通しを立てやすい点がメリットです。

一方、リース料の会計処理は契約内容や適用する会計基準によって異なります。「毎月のリース料をそのまま全額経費にできる」と一律に判断せず、自社に適用される会計基準を確認することが重要です。

複合機のリース契約の対象は、基本的に新品の複合機であるため、最新機種を導入しやすいというメリットがあります。

支払い総額だけを見ると、一括購入と比べてリース料率等の分だけ高くなるのが一般的です。リース料率は契約期間や審査、機器価格などによって異なるため、月額だけでなく契約期間中の総支払額まで見積もりで確認しましょう。

そのため、最新機能を備えた機種を導入したいが、購入費用の負担は抑えたいという企業にとって、リース契約はコストと性能のバランスを取りやすい導入方法といえます。

複合機のリース契約は、初期費用を抑えて導入しやすい一方で、契約期間中の柔軟性や支払総額に制約がある点に注意が必要です。

導入後に負担や使いづらさが生じないよう、契約前に以下の3つのデメリットを把握しておきましょう。

複合機のリース契約で最も注意したいのは、原則として契約期間中の中途解約ができないという点です。

リース期間は一般に3〜7年程度に設定され、その間は契約に沿ってリース料を支払い続ける必要があります。途中で「複合機が不要になった」「別の機種に切り替えたい」となっても、基本的には自由に解約することはできません。

どうしても解約したい場合は、残っているリース料金に相当する金額などを一括で精算することで、契約を終了できるケースもあります。
リース期間終了後は、再リース契約を結んで同じ機種を使い続けるか、機器を返却して契約を終了し、新しい機種で新規リース契約を結ぶかを選ぶ流れが一般的です。

複合機やコピー機のリース契約は、リース会社が物件を購入して貸し出す金融取引の一種であるため、契約前にリース会社の与信審査を受ける必要があります。

審査基準はリース会社によって異なり、決算内容や事業年数、過去の支払い状況などによっては契約が難しくなるケースもあります。

新設法人や創業直後の企業などは不利になりやすい場合もあるため、事前に販売店やリース会社へ相談しながら進めると安心です。

複合機をリース契約すると、リース料率が上乗せされるため、同じ機種でも総支払額は現金購入より高くなる点がデメリットです。

さらに、リース期間中は原則として契約を途中でやめられないため、業務内容の変化などで「もっと安い機種で足りる」「カラーを使わなくなった」といった状況になっても、ランニングコストをすぐには見直しにくいというリスクがあります。

その結果、必要以上のスペックの機種を長期間使い続けてしまい、トータルコストが割高になるケースも少なくありません。複合機の導入方法を検討する際は、リースのメリットだけでなく、総額や柔軟性の面でのデメリットも踏まえて判断することが大切です。

複合機を導入する際は、リースだけでなく、購入した場合の費用や運用面の特徴も比較しておくことが重要です。

購入は契約期間に左右されずに利用できる一方、導入時の費用や資産管理など、事前に確認しておきたいポイントもあります。

ここでは、複合機を購入するメリット・デメリットについて分かりやすく整理します。

複合機を購入する最大のメリットは、自社の資産として保有できるため、契約期間に縛られず、運用方法や買い替えのタイミングなどを自社の判断で決めながら長く使えることです。

主なメリットは次のとおりです。

現金一括購入の場合は、予算に応じて中古から新品まで幅広いラインアップの中から自社に合った複合機を自由に選べる点が大きなメリットです。

リースやレンタルのように契約条件による制限が少なく、欲しいタイミングで必要な機種を導入しやすいのが特徴です。

また、新品で購入する場合は、給紙カセットの増設やフィニッシャーなど、自社の業務に合わせたオプション構成を選びやすい点も魅力です。リース契約のように契約年数や審査に縛られたくない場合、「契約に縛られない自由さ」を重視する選択肢として購入が向いているといえます。

一括購入では、リースのように毎月リース料を支払い続ける必要がありません。

購入時にまとまった費用はかかるものの、同じ機種を長く使い続けるほど、月あたりの実質コストは低く抑えやすくなります。リースの場合はリース料率が上乗せされるため、同じ期間・同じ機種でも総支払額は購入より高くなるのが一般的です。

そのため、「5年以上は同じクラスの複合機を使い続ける予定」「あらかじめ設備投資の予算を確保できる」といった場合は、一括購入を検討する価値が高いといえます。

複合機を購入すると、取得価額や税務上の処理方法に応じて、自社の資産として計上して減価償却することになります。

自社所有の資産であるため、業務の変化に合わせた使い方の見直しや、不要になった際の売却・譲渡なども自由に行えます。リース契約のようにリース会社の許可を得る必要がないため、機器の扱いに関する制約が少ない点もメリットです。

「使わなくなったので他拠点に移設したい」「買い替え時に下取りに出したい」といった判断も、自社の裁量で行うことができます。こうした運用面での自由度の高さは、所有資産として持つことの大きな利点といえるでしょう。

一方で、複合機を購入する場合には、資金面・税務面で押さえておきたい注意点もあります。

主なデメリットは次のとおりです。

複合機を購入する最大のデメリットは、導入時に本体代金に加えて搬入・設置・設定などの費用を含めた「まとまった初期投資」が必要になることです。

高性能なA3カラー複合機の場合、本体価格だけでも数十万〜数百万円になることがあり、キャッシュフローへのインパクトが大きい点は避けられません。

そのため、初期費用をできるだけ抑えたい場合は、価格を抑えやすい中古複合機も選択肢に含めるなど、予算や利用状況に応じて導入方法を検討することが大切です。

購入した複合機は、取得価額や税務上の処理方法によって、「償却資産」として固定資産税の申告・課税対象になる場合があります。

複写機の法定耐用年数は5年です。固定資産税の申告・課税関係は資産の取得価額や処理方法によって異なるため、所在地の自治体や顧問税理士へ確認しましょう。

購入を検討する際は、「本体価格＋設置費用」だけでなく、減価償却や固定資産税も含めたトータルコストを見て判断することが大切です。

複合機を短期間だけ利用したい場合や、本格導入前に使用感を確認したい場合は、レンタル契約も有効な選択肢です。

レンタルは必要な期間だけ利用しやすく、契約期間や台数を調整しやすい一方で、利用期間によっては費用が割高になったり、選べる機種が限られたりする点には注意が必要です。

ここでは、複合機をレンタルするメリット・デメリットについて整理します。

なお、レンタル料金について詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。

複合機をレンタル契約で導入すると、必要なときだけ短期間で利用できる柔軟さを得られます。

主なメリットは次の3つです。

複合機のレンタル契約では、必要な期間だけスポットで利用できることが最大のメリットです。

リース契約が3〜7年程度の中長期利用を前提としているのに対し、レンタル契約は「イベント期間中だけ」「移転までの数か月だけ」といった短期利用に対応しやすいのが特徴です。レンタル会社によって利用できる最短期間は異なるため、必要な期間に対応できるか事前に確認しましょう。

そのため、展示会・セミナー会場・期間限定のプロジェクト拠点など、短期間だけ複合機を使いたいシーンではレンタル契約が非常に相性の良い方法といえます。

レンタルの場合も搬入・設置などの初期費用はかかりますが、高額な本体価格を一度に支払う必要がないという点で、購入よりも導入時の負担を抑えられます。

また、所有権はレンタル会社にあるため、通常は利用者側で固定資産として計上したり減価償却したりする必要はありません。レンタル料金は一般に「賃借料」などで処理します。

レンタル料金自体は、期間が短いほど月額単価が高くなる傾向がありますが、「短期だけ使う」前提であればトータルコストを抑えやすい導入方法といえます。

レンタル契約のもう一つの特長は、リース契約のような与信審査を必要としないケースが多いことです。

リース契約では、リース会社が高額な複合機を購入して貸し出す性質上、審査の結果によっては契約できないこともあります。一方でレンタル契約は、レンタル会社が保有する機器を短期間貸し出す形のため、手続きが比較的シンプルで導入までのハードルが低い傾向があります。

起業したばかりの企業や、まずはお試しで複合機を導入したい場合など、スピード感を重視して導入したい場面ではレンタル契約が検討しやすい選択肢になります。

一方で、複合機のレンタル契約には、費用面や機種選びの自由度に関するデメリットもあります。

レンタル契約は短期間の利用を想定しているため、同じクラスの機種でもリースに比べて月々のレンタル料が高くなるケースが一般的です。

加えて、カウンター料金や保守料金も、リース契約と比較するとやや高めに設定されることがあります。そのため、長期間利用する場合や印刷枚数が多い場合は、リースや購入も含めて総額を比較することが重要です。

短期間ならメリットが大きい一方で、長期で使う前提の場合は、レンタルのまま継続するよりリースや購入も含めて比較検討することが重要です。

レンタルで提供される複合機・コピー機は、レンタル会社が保有する中古機が中心になるケースが多く、新品機を指定して借りられないことも少なくありません。

そのため、リースのようにメーカー・シリーズ・オプションを細かく選べるわけではなく、「在庫の中から近いスペックの機種を提案してもらう」形になることが一般的です。

そのため、画質や速度、最新機能にこだわりたい場合や、自社の業務に合わせた細かな構成を求める場合は、レンタルよりもリースや購入のほうが向いていることがあります。

なお、中古コピー機を前向きに検討している方は、おすすめモデルや選び方のポイントを解説した記事も参考にしてみてください。