【図解】コピー機の紙の入れ方とは？給紙・手差しの印刷方法も解説

コピー機（複合機）で用紙や原稿を正しくセットするには、給紙トレイ・手差しトレイ・原稿ガラス・ADF（自動原稿送り装置）それぞれの使い方と向きを押さえることが大切です。

とくに、裏紙やレターヘッド、封筒、ハガキなどは、表裏や上下を間違えると印刷のやり直しにつながり、用紙や作業時間のムダが生じます。

ここでは、給紙トレイと手差しトレイへの紙の入れ方、原稿ガラスとADFへの原稿の置き方、紙詰まりを防ぐための注意点を解説します。

この記事を読むことで、用紙や原稿の正しいセット方法が分かり、向きの間違いや紙詰まりを防ぎながら、スムーズにコピーできるようになります。

コピー機（複合機）の給紙トレイを正しく使うことで、紙詰まりを防ぎながらスムーズに印刷できます。

コピー機（複合機）に用紙をセットする際は、基本的に「紙トレイ（給紙トレイ）」を使用します。給紙トレイは引き出し状になっており、一度に多くの用紙をストックできるため、業務での連続印刷に向いています。

ここでは、給紙トレイを使うケース、用紙の向きと入れ方、紙詰まりを防ぐ注意点について解説します。

コピー機の用紙セットだけでなく、コピー機の基本的な使い方について知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

給紙トレイは、よく使うサイズの用紙をまとめてセットし、日常的な印刷に使うための基本的な給紙方法です。

多くの複合機では、A3・B4・A4・B5といった複数サイズの用紙を、それぞれ別の段の給紙トレイにセットできます。

一般的なオフィスではA4サイズの使用頻度が高いため、A4専用トレイを複数段用意しておき、図面や資料など大きめの印刷が必要なときだけA3トレイから出力する、といった運用がよく行われます。

また、対応機種に絞られますが、再利用紙の使用が認められている場合は、社内で使うメモや下書き用資料向けに、再利用紙を専用トレイで運用する方法もあります。

給紙トレイが足りない場合は、オプションでトレイを増設することも可能ですが、その分導入コストは上がるため、まずはオフィスでよく使う用紙サイズや枚数を把握し、ムダのない構成で給紙トレイを準備することが大切です。

なお、コピー用紙の種類やサイズ、用途に合った選び方について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

用紙を正しく給紙するには、用紙の種類や印刷条件に合わせて、指定された面・向きでセットすることが重要です。

未印刷の普通紙は表裏の指定がないことも多いですが、給紙方向や用紙サイズ、片面・両面印刷などによってセット方法が指定される機種もあります。トレイ内の表示や取扱説明書に従ってセットしてください。

一方で、裏紙やレターヘッド・ロゴ付き用紙などを使う場合は、印刷したい面や向きが決まっているため、セット方法に注意が必要です。

裏紙を使用する場合は、印刷したい白紙側に出力される向きで給紙トレイへセットします。印刷面が上向きか下向きかは機種や給紙方式によって異なるため、本体表示や取扱説明書を確認してください。

複数枚セットするときは、印刷したい面の向きがすべてそろっているかを確認してからトレイを閉じます。向きが混在していると、意図しない面に印刷される原因になります。

レターヘッドやロゴ付き用紙を使用する場合は、「縦レイアウト／横レイアウト」や「片面／両面」によって、セットする向きや上下が変わります。

とくに、ロゴの位置や余白をきれいに揃えたい場合は、事前にテスト印刷を行い、正しい向きや重なり方を確認しておくと安心です。

引用：Canon公式サイト

実際に運用する前に、取扱説明書やメーカー公式サイトで「ロゴ付き用紙のセット方法」「レターヘッド用紙のセット方法」などを確認し、少量でテスト印刷してから本番印刷を行うようにしましょう。

なお、用紙のセット方法や対応できる用紙は、メーカー・機種によって異なります。普段使う用紙に合う複合機を選びたい方は、以下の案内から機種や導入方法をご確認ください。

給紙トレイに用紙を入れるときのちょっとした工夫で、紙詰まりや印字トラブルを大きく減らせます。

紙詰まりが起こると、用紙を取り除いたり、印刷をやり直したりといった手間がかかるだけでなく、作業が中断されて業務効率も落ちてしまいます。ここでは、給紙トレイで印刷する際に意識しておきたい代表的なポイントをご紹介します。

新品の用紙をセットする前に、束を軽く持ち上げて空気を含ませるように、紙をパラパラとほぐしてから給紙トレイに入れましょう。

紙と紙の間に少し空気が入ることで、用紙同士がくっつきにくくなり、複数枚同時に送られてしまうトラブルや紙詰まりの発生を防ぎやすくなります。

コピー機（複合機）では、メーカーや機種が使用可能としている用紙を選ぶことが基本です。

普通紙のほか、再生紙などに対応する複合機もあります。ただし、使用できる用紙の種類や坪量は機種ごとに異なるため、取扱説明書の用紙仕様を確認してからセットしてください。

一度印刷した用紙を再利用する場合も、メーカーが再利用紙の使用を認めているか、紙に折れ・反り・汚れがないかを確認します。重要な文書や大量印刷では、状態の良い対応用紙を使うと安定して印刷しやすくなります。

ホチキスで綴じていた資料をそのまま裏紙として給紙トレイにセットすると、ホチキスの針やクリップ、テープ片などが原因で紙詰まりが発生するおそれがあります。

裏紙を使用する場合は、ホチキスの針やクリップ、付箋・メモなどの異物が残っていないか必ずチェックしましょう。

ホチキスを外した後でも、用紙が破れていたり大きく変形していたりする場合は使用を避けてください。搬送しにくい状態の用紙を使わないことが、紙詰まりを防ぐポイントです。

用紙の端が折れていたり、破れていたりすると、それだけで紙詰まりの原因になります。

新品の用紙でも、箱や包装から出すときに角を引っかけてしまい、気づかないうちに端が折れていることがあります。給紙トレイにセットする前に、束の上下や角をざっと確認し、折れや傷のある用紙は取り除いておきましょう。

用紙は湿度の影響を受けやすく、湿気が高い環境では紙が水分を吸って波打ったり、反り返ったりします。一方、乾燥しすぎていると紙がパリパリになり、これも給紙不良や紙詰まりの原因になりがちです。

いずれの場合も、給紙トレイ内で用紙がまっすぐ揃わず、搬送時のトラブルにつながる可能性があります。コピー用紙は直射日光を避け、湿気や乾燥が極端になりにくい場所で保管するようにしましょう。

コピー機（複合機）本体も同様に、湿気や温度変化の影響を受けにくい場所に設置しておくと、安定した印刷品質を保ちやすくなります。

給紙トレイには、それぞれ「最大積載枚数」が設定されています。トレイ内部には、用紙を積み上げてよい高さの目安となる目盛りやマークが付いています。

この目盛りを超えて用紙をセットすると、用紙がうまく分離されずに複数枚同時に送られたり、ローラー部で引っかかったりして紙詰まりを起こしやすくなります。面倒でも、補充時は目盛りを確認し、最大積載枚数を守るようにしましょう。

紙詰まり対策をひと通り試してもトラブルが頻発する場合は、無理に分解したりせず、保守契約をしているサポート会社や販売店に早めに相談することが大切です。

手差しトレイを使うと、封筒やハガキなど、給紙トレイに常備していない用紙にも柔軟に印刷できます。

コピー機（複合機）の「手差しトレイ」は、通常のコピー用紙とはサイズや厚さが異なる用紙を使いたいときに便利な機能です。給紙トレイの用紙を入れ替えずに済むため、少量の特殊印刷にも対応しやすくなります。

ここでは、手差しトレイを使うケース、用紙の入れ方・向き、使用時の注意点について解説します。

日常の印刷は給紙トレイを使い、特殊な大きさ・種類の用紙だけを手差しトレイで扱うのが基本です。

多くのオフィスでは、社内資料や通常の文書はA4などの普通紙を給紙トレイにセットして印刷します。一方で、封筒やハガキ、レターヘッド付きの用紙、少量だけ印刷したい裏紙など、「いつもとは違う用紙」を使いたいときに手差しトレイが活躍します。

ハガキ印刷用ソフトウェアや宛名印刷ソフトと連携させて、年賀状や案内状を効率よく作成するといった使い方も一般的です。

封筒やハガキなどは、種類ごとに「向き」と「上下」を意識してセットすることが大切です。

ここでは、封筒・ハガキ・裏紙・レターヘッド／ロゴ付き用紙の代表的なセット方法をまとめます。メーカーや機種によって向きが異なる場合もあるため、あくまで目安として確認してください。

封筒を手差しトレイにセットするときは、使用する封筒の種類とコピー機（複合機）の指定に合わせて、向きや印刷面を確認することが重要です。

ここでは、富士フイルムの設定方法を例に紹介します。

のりやシールが付いている封筒は、通常の封筒とセット方法が異なる場合があります。のりの位置やフラップの向きを確認し、機種ごとの指定に従ってセットしてください。

参考：富士フイルム公式サイト

富士フイルムでは窓付き封筒を使用しないよう案内しているため、印刷前に使用している機種の取扱説明書で対応可否を確認してください。

ハガキには、通常の郵便はがき（100×148mm）と往復ハガキ（148×200mm）があります。セットする向きやプリント面は機種によって異なるため、本体の用紙設定ガイドや取扱説明書の表示に従ってセットしてください。

参考：富士フイルム公式サイト

なお、ハガキをまとめてセットする際は、反りや曲がりがないかを確認し、軽くパラパラとほぐしてからトレイに入れると搬送が安定しやすくなります。

裏紙を使用する場合は、印刷したい白紙側に出力される向きで手差しトレイへセットします。印刷面の上下は機種によって異なるため、本体表示や取扱説明書を確認してください。

その際、用紙の角が折れていないか、破れやヨレがないかをよく確認し、束をきちんと揃えてからセットすることが大切です。角が潰れていたり、紙が波打っていたりすると、搬送時に引っかかりやすくなります。

レターヘッドとは、用紙の上部に企業名や住所、ロゴマークなどがあらかじめ印刷されている用紙のことです。正式な文書や見積書・請求書などでよく使用されます。

レターヘッドやロゴ付き用紙に印刷する場合は、上下と表裏を間違えずにセットすることがとても重要です。向きを誤ると、会社名やロゴが逆向きに印刷されてしまうことがあります。

例として、Canonの手差しトレイでのセット方法は次のように案内されています。

引用：Canon公式サイト

メーカーや機種によって、「印刷面を上にする／下にする」「綴じ側を手前にする／奥にする」などの指示が異なる場合があります。正式文書に使用する前に、必ずテスト印刷を行い、向きが正しいか確認しておきましょう。

手差しトレイの設定や印刷手順をさらに確認したい方は、関連記事で具体的な操作方法を解説しています。

手差しトレイは便利な一方で、用紙の選び方やセット方法を誤ると紙詰まりや故障の原因になります。

ここでご紹介するポイントを押さえたうえで、正しく安全に活用していきましょう。

コピー機（複合機）の機種によって、手差しトレイで使用できる用紙の種類や厚さ、サイズは異なります。

対応していない用紙を無理に通そうとすると、紙詰まりだけでなく、定着部や搬送部の故障につながる可能性があります。まずは取扱説明書やメーカーサイトで、対応している用紙サイズ・厚さ・推奨枚数を事前に確認しておきましょう。

ただし、同じ「普通紙」でも銘柄や厚さによって適合しない場合もあるため、大量印刷の前には少量でテストしておくと安心です。

ラベル紙は、すべてのコピー機（複合機）で使用できるわけではありません。印刷する前に、使用している機種がラベル紙に対応しているか、取扱説明書やメーカー公式サイトで確認しましょう。

対応機種でも、ラベルがはがれている用紙や、のりがはみ出している用紙は使用を避けることが重要です。用紙が内部に貼り付くと、紙詰まりや故障の原因になります。

ラベル紙を使用できる場合は、メーカーが指定する給紙方法に従い、プリンタードライバーや本体側の用紙種類も「ラベル紙」など適切な設定に合わせてから印刷してください。

コピー機（複合機）に原稿をセットする方法は、「原稿ガラス」と「原稿送り装置（ADF）」の2種類です。

原稿ガラスは本や名刺など厚みや形のある原稿、ADFは複数枚の普通紙原稿をまとめて読み取る場合に適しています。セットする面は、一般的に、原稿ガラスでは下向き、ADFでは上向きですが、機種によって異なる場合があるため、本体のガイド表示も確認してください。

原稿ガラスを使うときは、コピーしたい面を下向きにしてガラス面に密着させるのが基本です。

コピー機（複合機）の上部にある原稿ガラスは、平らで広いガラス面になっており、ホチキス留めされた資料や、本を見開きでコピーしたいときに便利です。厚みのある冊子や、折り目のついた資料なども、ガラス面に直接押し当てることできれいに読み取れます。

また、名刺やレシートなどの小さい原稿は、原稿送り装置（ADF）では正しく搬送できないことが多いため、原稿ガラスを使ってコピーします。

原稿ガラスは1回につき1面ずつの読み取りですが、そのぶん原稿の位置を微調整しやすく、レイアウトを確認しながらコピーしたいときにも適しています。

普通紙の資料をまとめてコピーしたいときは、「原稿送り装置（ADF）」を使います。一般的な業務用複合機では、読み取りたい面を上向きにしてセットする方式が多く採用されています。

原稿送り装置（ADF）は、普通紙の原稿をまとめてセットすることで、自動的に1枚ずつ読み取りながらコピーしてくれる機能です。一度に複数枚をスキャンできるため、ページ数の多い資料でも短時間でコピーできるのが大きなメリットです。

ADFは効率的な一方で、折れの大きい原稿や、ホチキス・クリップ・付箋などが付いた原稿は搬送トラブルの原因になります。異物を外して原稿を整えたうえで利用するか、搬送に適さない原稿は原稿ガラスで読み取りましょう。

コピー機を安定して使うには、用紙の向きや給紙方法を正しく確認するだけでなく、普段使う用紙サイズ・種類や印刷枚数に合う機種を選ぶことも大切です。

ただし、対応できる用紙サイズ・坪量・給紙方法はメーカーや機種によって異なるため、封筒やハガキ、ラベル紙なども含めて比較すると、自社だけでは判断しづらいことがあります。

そのため、コピー機・複合機の導入や入れ替えで機種選定に迷っている場合は、OFFICE110へご相談ください。

印刷枚数や利用人数、よく使う用紙サイズ、設置環境、必要な機能、予算などを確認したうえで、用紙の運用も踏まえて業務に合うコピー機・複合機をご提案します。

さらに、OFFICE110では新品コピー機が最大80％OFF、中古コピー機が大特価になるキャンペーンも実施しています。
用紙サイズや印刷枚数まで含めて、自社に合うコピー機・複合機を選びたい場合は、OFFICE110までお問い合わせください。

コピー機（複合機）を正しく使うには、用紙の種類に合わせて給紙トレイと手差しトレイを使い分け、原稿を正しい向きでセットすることが大切です。

普段使うA4などの普通紙は給紙トレイ、封筒やハガキなどを印刷するときは手差しトレイを使用します。原稿をコピーする場合は、本や名刺などは原稿ガラス、複数枚の普通紙はADFを使うとスムーズです。

用紙や原稿の向きはメーカー・機種によって異なるため、本体のガイド表示や取扱説明書を確認してからセットしましょう。また、用紙の折れや反り、異物、入れすぎにも注意することで、紙詰まりや給紙トラブルを防げます。

なお、現在のコピー機で紙詰まりが続く場合や、使用したい用紙に対応する機種を探している場合は、OFFICE110までご相談ください。印刷枚数・利用人数・用紙サイズ・設置環境・必要な機能・予算を確認し、自社の使い方に合ったコピー機・複合機をご提案します。