【保存版】複合機の見積もり方法！チェックポイントと安く抑えるコツ

複合機の見積もりは、本体価格だけでなく、オプション費用や保守料金、契約条件を含めて比較することが大切です。

「見積書のどこを確認すればよいのか」「費用を抑えるにはどうすればよいのか」と迷うこともあるでしょう。

月間印刷枚数や必要な機能、導入方法によって、選ぶべき機種と費用は変わります。見積金額の安さだけで契約すると、導入後の保守料金が想定より高くなることもあります。

この記事では、複合機の見積もりに必要な情報と見積書の5つの確認項目、費用を抑える6つのコツを解説します。

見積もりを依頼する前に利用状況や希望条件を整理しておくと、自社に合う機種や導入方法の提案を受けやすくなります。

具体的には、次の情報を伝えると見積もりの作成がスムーズです。

条件がすべて決まっていなくても、見積もりは依頼できます。印刷枚数や必要な機能が分からない場合は、現在の使い方や困っている点を伝えるとよいでしょう。

OFFICE110では、利用状況や予算に合う機種・導入方法をご提案しています。導入費用の目安を知りたい場合は、OFFICE110の無料見積もりをご利用ください。

見積書を比較する際は、合計金額だけでなく、機種・オプション・保守契約・支払い条件も確認しましょう。

ここでは、複合機の見積書で確認したい5つのチェック項目について解説します。

まずは、見積書に記載された複合機のメーカー名と型番を確認しましょう。

販売店から提案された機種でも、自社の希望する機能や性能を満たしているか確認が必要です。

同じメーカーでも、型番によって印刷速度や対応用紙サイズ、搭載機能は異なります。説明を受けた機種と見積書の型番が一致しているかまで確かめておきましょう。

給紙デスクやフィニッシャーなど、業務に必要なオプションが見積書に含まれているかを確認します。

例えば、Adobe Illustratorで作成したデータを印刷する場合、機種や出力方法によってはPostScriptへの対応が必要です。普段使うソフトと印刷方法に対応しているかを事前に確かめておきましょう。

反対に、使わないオプションまで含まれていると費用がかさみます。必要な機能だけを残した見積もりになっているかも確認してください。

見積書では、合計金額と費用の内訳を確認し、予算内に収まるか判断しましょう。

主に次の費用が、見積金額に含まれているか確認してください。

• 機種本体の代金
• オプション費用
• 搬入・設置・初期設定費用

リース契約では、月額リース料だけでなく、契約期間と支払総額も確認します。料率が記載されている場合は、その算定条件も確認してください。月々の負担が小さくても、契約期間によって支払総額は変わります。

複写機の法定耐用年数は原則5年ですが、リース期間を必ず5年にする必要はありません。実際に使う予定の年数や保守部品の供給状況も踏まえて選びましょう。

見積書では、保守契約の内容とカウンター料金も見落とせません。

カウンター料金とは、コピーやプリントの出力枚数などに応じて発生する保守料金です。単価はメーカーや機種、月間印刷枚数、契約内容によって異なります。

基本料金・最低利用料金の有無に加え、トナーの供給や部品交換が保守に含まれるかも確かめてください。

料金の仕組みや相場は、カウンター料金の解説記事で詳しく紹介しています。

見積書の支払い条件と有効期限も確認が必要です。

購入・リース・レンタルでは、支払いの時期や契約期間、初期費用の負担が異なります。

有効期限が過ぎると、価格や在庫、キャンペーンの適用条件が変わることもあります。各社の見積もりが有効なうちに、条件をそろえて比較しましょう。

複合機の費用を抑えるには、値引き額だけでなく、印刷枚数や利用期間に合った機種・契約を選ぶことが大切です。

ここでは、複合機の見積もりを安く抑える6つのコツについて解説します。

複合機の価格は、印刷速度や搭載機能、オプション構成によって変わります。

性能が高すぎる機種を選べば費用がかさみ、性能が足りなければ印刷待ちが増えたり、必要な業務に対応できなかったりします。

選定前に、次の4点を整理しておくと判断しやすくなります。

買い替えの場合は、現在の機種を基準に、使っていない機能や不足している性能を洗い出しましょう。月々の保守料金は、モノクロ・カラーの出力枚数と単価に加え、基本料金や最低利用料金も考慮して試算すると、機種ごとの負担を比較しやすくなります。

新品と中古では、本体価格だけでなく、保守料金にも差が出ます。導入時の金額と毎月の費用を分けて確認しましょう。

中古複合機は本体価格を抑えやすい一方、カウンター単価は新品より高くなる傾向があります。以下は一般的な料金の目安です。

毎月の印刷枚数が少なければ中古の低い本体価格を生かしやすい一方、印刷枚数が多い場合は、新品とのカウンター単価の差が総額に影響します。

保守の基本料金や最低利用料金も踏まえ、導入費用と利用期間中の保守料金を合わせて比較することが重要です。

自社の印刷枚数で新品・中古のどちらが合うか、費用を比較したい場合はOFFICE110へご相談ください。

複合機の初期費用と支払総額は、購入・リース・レンタルのどれを選ぶかによって変わります。

短期間だけ使うならレンタル、長く使うなら購入やリースが主な候補です。以下では、新品購入・中古購入・新品リース・中古レンタルのメリットとデメリットを比較します。

新品を購入すると、最初にまとまった費用がかかります。ただし、リース料は発生しないため、長期間使う場合は支払総額を抑えられることがあります。

購入した複合機の会計・税務処理は、取得価額や適用制度によって異なります。固定資産への計上や減価償却の扱いも確認しておきましょう。

中古複合機は、新品より本体価格を抑えやすい点が魅力です。ただし、使用状況や修理用部品の供給状況は機種ごとに異なるため、購入前の確認が欠かせません。

なお、一定の要件を満たす中小企業者等は、2026年4月1日以降に取得した40万円未満の減価償却資産について、取得価額を損金算入できる特例を利用できる場合があります。青色申告や年間300万円の上限など、適用条件を確認してください。

※出典：国税庁「令和8年度法人税関係法令の改正の概要（中小企業税制）」

新品リースは、まとまった購入費を用意せずに新品を導入しやすい方法です。

ただし、原則として契約途中で解約できず、リース料を払い終えても通常は機器の所有権が移りません。

月額と総支払額は契約期間によって変わるため、可能であれば期間を変えた見積もりも比較しましょう。

中古レンタルは、短期間の利用や一時的な増設に向いています。契約期間や料金体系は、レンタル会社によって異なります。

リースより利用期間を調整しやすい反面、長く借りると購入・リースより支払総額が高くなることもあります。

複合機の保守契約は、故障時の対応や毎月の費用に関わるため、機種と合わせて確認する必要があります。

契約の種類によって、料金の発生方法や修理・消耗品の対象範囲が異なります。

見積もりの段階で、トナーの供給条件、修理の対象範囲、訪問対応時間、対応地域を確認しましょう。

カウンター保守は、印刷枚数に応じた料金を毎月支払う、一般的な保守方式です。

通常は、契約範囲内の修理やトナー供給がカウンター料金に含まれます。ただし、すべての故障や消耗品が無償になるわけではないため、対象範囲を確かめてください。

印刷枚数に応じて費用が変わるため、日常的に印刷するオフィスでは、月間枚数をもとに予算を立てる必要があります。

スポット保守は、故障や不具合が起きたときに、その都度料金を支払って修理・点検を依頼する方式です。

定額の保守料は通常かかりませんが、故障内容によっては高額な修理費がかかります。

利用頻度が低いオフィスでは選択肢になりますが、修理費の目安や対応範囲を事前に確認してください。

キット保守は、指定のトナーキットなどを購入することで、所定の保守サービスを受けられる方式です。

指定キットの使用期間など、契約で定められた条件内で保守を受けられます。対象となる修理や消耗品は、メーカー・機種によって異なります。

対応機種が限られるため、自社の印刷量に合うかどうかと併せて、契約条件を確認しましょう。

販売店によっては、見積もりを依頼した方を対象に割引やキャンペーンを実施していることがあります。

適用を受けるには、対象機種や申込方法、実施期間などの条件を満たす必要があります。

割引額だけで判断せず、値引き後の支払総額と適用条件を見積書で確認しましょう。

相見積もりを取る際は、2～3社を目安に比較すると、価格と契約条件の違いを把握しやすくなります。

各社には、希望する機種・オプション・印刷枚数・契約期間などを、できるだけ同じ条件で伝えましょう。

他社の見積書を提示すると、値引きに応じてもらえることもあります。ただし、提案内容や導入後のサポートにも目を向け、金額だけで販売店を決めないことが大切です。

複合機の導入は、見積もりの比較・販売店の選定から始まり、契約、搬入・設置、検収へと進みます。

希望する利用開始日が決まっている場合は、リース審査や設置日程も見込んで早めに準備しましょう。

ここでは、見積もりから導入までの4つの手順について解説します。

最初に、複数社へ同じ条件で見積もりを依頼します。

機種やオプション、支払総額だけでなく、保守契約の内容と搬入・設置の対応範囲も比較し、販売店を選びましょう。

販売店が決まったら、見積内容と契約条件を確認して手続きを進めます。リースを利用する場合は、リース会社の審査が必要です。

審査にかかる日数は申込内容やリース会社によって異なります。導入希望日までに契約できるか、販売店に事前確認しておきましょう。

導入を急ぐ場合は、在庫や納期を確認したうえで、購入やレンタルも選択肢に入れます。

契約後は、販売店と調整した日時に複合機を搬入し、設置・初期設定を行います。

階段での運搬や特殊な搬入作業が必要な場合、追加料金がかかることがあります。エレベーターの有無、搬入経路、設置場所は見積もりの段階で伝えておきましょう。

設置時は担当者の立ち会いを求められることが多いため、社内の立ち会い担当者と日程を決めておくとスムーズです。

検収とは、納品された機器やオプションが、発注内容どおりかを確認する作業です。

搬入・設置後は、機種・オプションの型番や数量に相違がないか、コピーや印刷が正常に行えるかを確かめましょう。

リース契約の場合は、リース会社から電話や書面で納品確認を求められることがあります。案内された方法に従って回答してください。

複合機の見積もりでは、導入時に支払う費用と、使い続ける間にかかる保守料金を分けて確認する必要があります。

特に、毎月の保守料金は印刷枚数や契約内容に左右されるため、購入時の価格とは分けて試算すると比較しやすくなります。

機種の性能や保守範囲が異なる見積書は、金額だけで優劣を判断できません。

OFFICE110では、印刷枚数や必要な機能、予算を伺い、新品・中古の機種と導入方法を、保守料金も含めてご提案します。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。自社の印刷枚数や予算に合う機種を、購入・リースの条件も含めて比較したい場合は、OFFICE110までご相談ください。

複合機の見積もりを安く抑えるには、複数社に同じ条件で見積もりを依頼し、総額を比較することが重要です。

見積書では、機種、オプション、合計金額、保守契約・カウンター料金、支払い条件・有効期限の5項目を確認しましょう。

新品・中古や購入・リースの違いによって、導入費用と毎月の支払いは変わります。利用予定期間中に支払う総額まで計算して比較することが大切です。

販売店を選ぶ際は、保守対応の範囲やトラブル時のサポート体制も確認しましょう。費用の内訳や契約条件を明確に説明してくれるかも判断材料になります。

機種や保守契約の違いを踏まえて導入費用を比較したい場合は、OFFICE110へご相談ください。