【完全保存版】コピー機でUSBから印刷する手順とトラブル解消法【お役立ち情報】 | OFFICE110

ビジネスにおいてエクセルや写真データはクラウド上で管理されるケースが一般化していますが、従来からUSBでデータを管理している方も少なくありません。

だからこそ、USBからコピー機にデータを取り込んで直接印刷する方法を理解することは、業務効率改善にもつながります。

本記事では、コピー機でUSBメモリからデータを印刷する方法、手順までをメーカー別にご紹介します。

さらに、USBメモリが認識されない原因とその対処法も解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

コピー機でUSBメモリを活用！直接印刷が可能に

コピー機には、USBメモリに保存したデータを取り込んで、直接印刷してくれる機能を有した機種もあります。

USBメモリから直接データを印刷すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

USBメモリから印刷できるファイルの種類と一緒に解説します。

コピー機でUSBメモリから印刷するメリット

USBメモリのデータをコピー機に取り込んで印刷する手法の大きなメリットは、パソコンを持ち運んだりケーブルを抜き差ししたりすることなく、手軽に印刷できることです。

具体的な利用シーンからコピー機にてUSBメモリから印刷するメリットを考えてみましょう。

USBメモリ自体がコンパクトで手軽に持ち運びできるため、USBから印刷が可能であることを念頭においておくと業務効率の改善につながります。

USBから印刷できるファイルの種類とは

USBから印刷をする場合には、ファイルの種類にも注意をする必要があります。

印刷できるファイルの種類はコピー機のメーカーや機種により異なりますが、おおむね対応しているのは以下のファイル形式です。

ただし、上記ファイルのうちMicrosoft Word、ExcelR、PowerPointRの文書フォーマット「Office Open XML（docx、xlsx、pptx）」を印刷する際は注意が必要です。

これらのファイルは、印刷結果がパソコンの画面に表示されるものと異なる場合があります。

そのため確実に印刷したい場合は、USBからではなく、パソコンから直接出力したいデータをプリントアウトするようにしましょう。

コピー機でUSBに保存したデータを印刷する方法

コピー機でのUSB印刷について、具体的な手順を押さえておくことが重要です。

手順は、メーカーにより異なるため、この章ではセブンイレブンで導入されている「富士フイルム」とローソン、ファミマで導入されている「シャープ」の基本的な手順を解説します。

富士フイルムのコピー機の印刷手順

引用：富士フイルム公式ページ

富士フイルムのコピー機での印刷手順は、以下のとおりです。

また、想定していたメニュー画面に遷移しない場合は「戻るボタン」を押してからやり直してください。

それでも問題が解決しないときは、カスタマーサポートセンターに問い合わせましょう。

富士フイルムのコピー機で印刷できるファイル形式

「富士フイルム」のコピー機がUSBメモリから直接プリントできるファイルの形式は、以下のとおりです。

SHARP（シャープ）のコピー機の印刷手順

引用：SHARP公式ページ

「SHARP」のコピー機を使用する際の印刷の手順について説明します。

一連の手順を終えると自動的に用紙が印刷されます。

SHARPのコピー機で印刷する際には、データの保存形式により拡張キットが必要になる場合があるため、事前に製品情報を確認しておくことをおすすめします。

「SHARP」のコピー機がUSBメモリから直接プリントできるファイル形式は、以下のとおりです。

SHARPのコピー機で印刷できるファイル形式

USBメモリが認識されない時の原因と対処法

手順どおりに操作をしてもUSBからのコピーを行なおうとしてもうまくデータが読み込めないことがあります。

この章では、USBメモリが認識されないときの対策を解説します。

原因①USBメモリの接触不良

USBメモリが認識されないトラブルのほとんどは、USBメモリの接触不良が原因です。

その場合、USBメモリを一度取り外してから再度接続することで、接触不良を改善できる場合が多いです。

ただし、何度も抜き差しを繰り返すと故障やデータ破損の原因になりかねないため、注意しましょう。

USBメモリ差し込み口のほこりや汚れが、接触不良の原因になっていることもあります。
この場合は、USBをいったん取り外して、汚れを除去してから再び挿入口に差し込むことで改善する可能性があります。

ただし、汚れを取り除くために強く息を吹きかけるのはやめましょう。
ほこりやゴミが奥に入り込み、コピー機やUSBデータの故障や破損につながる危険性があります。

ほこりや汚れの除去は、かわいた清潔な布を使って軽く拭き取る程度にしましょう。

原因②USBメモリにパスワードロックがかかっている

USBを差し込んで、問題なくデータの選択画面まで進むことができたにも関わらず、コピーしたいファイルを選べないことがあります。

その場合は、USBメモリにパスワードロックがかかっている可能性が高いです。

パスワードロックとは、文字や数字などを組み合わせたパスワードでUSBメモリの起動時にロックをかけられる機能で、第三者への情報漏洩を防ぐために使用されます。

このパスワードロックがかかったデータは、コピー機で印刷することはできないため、印刷する前にあらかじめパスワードロックの解除が必要です。

パスワードロックを解除する場合は、パソコンからUSBメモリの設定を変更し、目的のファイルの印刷後は、必要に応じて再度パスワードロックを設定すればセキュリティも安心です。

原因③USBメモリのフォーマット形式が非対応

USBメモリのフォーマット形式が非対応の場合も、コピー機はデータを読み込んでくれません。

フォーマットによって、データをどのように記録をするかの仕様が異なっており、USBメモリには「FAT32」や「NTFS」などのフォーマット形式でデータが記録されています。

そして、コピー機によって対応しているフォーマットが異なっており、非対応のフォーマットのままでは印刷できません。

もしもフォーマットが異なる場合、パソコンにUSBを接続して作業をすればフォーマットを変更できます。
フォーマット変更の際には、USBメモリ内のデータが消えてしまうため、事前にデータのバックアップをとっておきましょう。

原因④コピー機側でダイレクトプリントを禁止している

コピー機の印刷方式には、ネットワークプリントとダイレクトプリントの2種類が存在します。

前者は名前のとおり有線LANなどのWi-Fiを介して印刷し、後者はWi-Fiを介することなくプリンターに直接パソコンを繋いだり、USBメモリを挿したりして印刷する方法です。

コピー機にはダイレクトプリントを禁止する設定があり、この設定が有効になっているとコピー機はUSBメモリを認識してくれず、ファイルのコピーもできません。

ダイレクトプリントがコピー機側で禁止されている場合は、登録されている禁止設定を解除することでUSBメモリを使用できるようになります。

設定を変更する手順は機種により異なるため、マニュアルの手順を確認しながら行いましょう。

複合機の使い方や導入・入れ替えのご相談はOFFICE110へ

複合機・コピー機は、慣れているユーザーにとっては便利ですが、使い慣れていない方にとっては分かりづらい機能がたくさんあります。

複合機を使いこなせるか否かによって業務効率にも大きく影響するため、導入の際に専門知識のある担当者から説明を受けて検討することが重要です。

「OFFICE110」は、記事内で取り上げた富士フイルムやシャープのコピー機をはじめ、全てのメーカーの複合機を取り扱っているコピー機の専門業者です。

複合機だけでなく、ビジネスフォンやオフィスのセキュリティ対策機器などにも幅広く対応しており、多くの企業の導入実績があります。

もちろん、USBメモリに対応した複合機も多数取り扱っています。

全国に拠点があり、専門知識に長けたスタッフが対応しておりますので、「OFFICE110」にお気軽にお問い合わせください。

まとめ

USBを使ってコピー機で直接印刷すれば、業務効率を大幅にアップさせることができます。

ただし、コピー機の機種やメーカーによって、印刷できるファイルが異なるため、事前に確認しておくことが大切です。

また、コピー機にUSBを差しているのに認識されない原因としては、以下のようなものが考えられます。

USBが認識されない場合は、今回紹介した対処法を参考にしてみてください。